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会議効率化の成功事例10選!全事例から学ぶ成功の秘訣を紹介

お役立ちコラム

「ダラダラと続く会議をどうにか効率化したい!いい方法が思いつかず参考にできる事例はないかな?」
「会議の準備負担が大きく効率化が必要!どのように効率化すればいいのか成功事例を参考にしたい」

会議の度に資料準備や参加者の負担が大きいと「何とかしたい」と感じますよね。

会議の効率化が必要だと思ってはいても、何から始めればいいのか分からず困っている担当者は多いのではないでしょうか。

実際に会議の効率化に成功した企業は多くあり「準備負担の軽減」や「会議時間の短縮」など、一定の成果をあげています。

今回は「会議の準備」「会議中」「Web会議」の3つの項目に分けて、会議効率化に成功した10社の事例を紹介していきます(気になる事例をクリックするとすぐに確認できます)。

会議の準備負担を軽減した会議効率化事例
物流企業N社 3人で5時間かかっていた準備を1人で完了
飲料メーカーA社 事務局の準備と後片付けの負荷を約50%軽減
アニメーション制作会社S社 事務局の負担軽減×月3000枚の用紙削減に成功
会議中の課題を解決した効率化事例
文具メーカーP社 意思決定スピードが加速し会議時間を1.5時間に短縮
水処理専業K社 事務局と参加者の双方の負担を軽減しペーパーレス化を推進
自治体T市 会議に関する情報共有のスピードアップ
Web会議の効率化事例
医療機器の開発・提供企業O社 適切なツールを導入してグローバルな役員会議を効率化
和菓子の製造・販売業B社 VPN環境下での遠隔会議を効率化
情報通信業 リモートワークでの意思疎通課題を解消
自動車部品製造業 多拠点会議準備の負担を軽減

会議効率化に成功した事例では

  • 3人で5時間かかっていた準備を1人で2~3時間で完了できるようになった
  • 会議時間を1.5時間に短縮できた
  • Web会議でも対面会議と変わらない意思疎通を実現できた

など確実な成果をあげています。
どのような取り組みをして会議効率化を実現できたのか具体的に理解して、自社でも実践できるようにしましょう。

この記事では、会議の効率化に成功した事例や会議の効率化に成功した事例の共通点をご紹介します。
とくに、会議の効率化に成功した事例は課題と成果が分かりやすくまとめられているので必見です。

この記事を読むと分かること

  • 会議の効率化の具体的な事例が分かる
  • 会議の効率化の事例の共通点が分かる
  • 会議の効率化に「人による対策とツール・システムの活用」が必要な理由が分かる

この記事を最後まで読めば、成功する会議の効率化の取り組み方法が分かるようになります。
一刻も早く会議の効率化の成果を実感するためにも、ぜひ参考にしてみてください。

【今回ご紹介する事例の多くはペーパーレス会議システム「ConforMeeting/e」を導入】

これからご紹介する事例のほとんどは、私たちが提供しているペーパーレス会議システム「ConforMeeting」を導入して成果を出しています。

ペーパーレス会議システムとは会議の準備から進行、議事録作成までを効率化・ペーパーレス化するシステムのことです。

資料共有機能や会議の進行をサポートする機能、資料保存機能などが備わっていて、このシステム1つで様々な会議課題を解決できます。

ペーパーレス会議システムについては「6.会議を効率化した実績多数!ペーパーレス会議システム「ConforMeeting」」で詳しく解説しているので参考にしてみてください。

1.会議の準備負担を軽減した会議効率化の事例3つ

まずは、会議の準備負担を軽減した効率化事例をご紹介します。
会議の準備では下記のような課題を抱えていることが多いですよね。

【会議の準備での効率化課題】

  • 会議の資料の準備に時間がかかる
  • 会議資料の差し替えが負担になっている
  • 紙の会議資料での情報漏えいや置き忘れなど扱いに不安がある

効率化に成功した事例では、どのように課題を解決したのか参考にしてみてください。

1-1.3人で5時間かかっていた準備を1人で完了
物流企業N社の事例
課題
  • 会議の準備に事務局3人で5時間程度かかっている
  • 膨大な紙の資料の管理に不安がある
  • 情報伝達にタイムロスがある
成果
  • 会議の準備が事務局1人で2~3時間で完了するようになった
  • 資料のペーパーレス化により置き忘れなどのリスクがなくなった
  • 発言者の意図が的確に伝えられ会議進行がスピードアップした
導入した機器・システム
  • ペーパーレス会議システム「ConforMeeting」
  • 15.6インチのノートパソコンにタッチ用パネルを装着

物流企業のN社は、毎月2回の会議の準備に課題がありました。

出席者は最大35名・資料枚数は80~100枚になることも珍しくありません。
この準備を事務局となる総務部3名で担当しており、残業が当たり前になっていました。

この状況に加えて

  • 膨大な紙の資料の管理
  • 置き忘れなどによる情報漏えいのリスク
  • 情報伝達のタイムロス

などにも課題があり、スムーズに会議を進行できるようペーパーレス会議システム(会議効率化とペーパーレス化を支援するシステム)「ConforMeeting」を導入しました。

ペーパーレス会議システムを有効活用するために、15.6インチのノートパソコンにタッチ用パネルを装着したものも購入して環境を整えました。

ペーパーレス会議システムの導入後は、月末2日間に渡り3人で5時間はかけていた準備作業が1人で2~3時間で完了するようになったそうです。

資料をメールで受け取りシステムに登録するだけで準備ができるため、大幅に負担を軽減できました。

万が一、資料の差し替えが発生してもシステム内に登録したファイルを入れ替えるだけなので、会議中でも対応できるようになりました。

また、会議の参加者からも、ペーパーレス会議システム導入の評価は高かったそうです。

【会議参加者からの声】

  • 発言者の意図が的確に伝えられるようになり、会議の進行がスピードアップした
  • 会議終了後は資料データがフォルダ内に保存されるので持ち帰る必要がない
  • 直感的な操作で負担感や手間感がなかった

会議の準備は事務局にとって、大きな課題になっているケースは多いです。

ペーパーレス会議システムを導入したことで資料作成や資料共有の工程を削減し、準備を効率化した好事例だと言えるでしょう。

この事例は下記で詳しく解説しているので、参考にしてみてください。
事例の詳細を見る

1-2.事務局の準備と後片付けの負荷を約50%軽減
飲料メーカーA社の事例
課題
  • 会議準備の事務局負担が大きい
  • 紙の資料配布の情報漏えいリスクがあった
  • 会議資料のペーパーレス化による運用方法に課題があった
成果
  • 会議の準備と片付けの負荷を50%軽減できた
  • 年間で約40,000枚の用紙削減・出張費の削減につながった
  • 海外拠点との会議資料共有にペーパーレス会議システムを活用できるようになった
導入した機器・システム
  • ペーパーレス会議システム「ConforMeeting」
  • 役員会議室のリニューアル

飲料メーカーのA社は、週1回開催している役員会議に課題がありました。

週末までに各部門が作成した資料を事務局に提出し、10~40ページの資料にまとめる作業を行っていました。

直前に資料の差し替えが発生することもあり、事務局の負担が大きかったそうです。

下記のような部分にも課題があり、業務効率化やペーパーレス化に取り組みたいと考えていました。

  • 資料を30部印刷して個人別に配布しており情報漏えいリスクがあった
  • ペーパーレス化を促進したいものの事前の資料閲覧や会議に集中できる環境整備に課題があった

そこで、ペーパーレス会議システム「ConforMeeting」を導入しました。

システムを有効活用するために、役員会議室のリニューアルも実施して会議に集中できる環境を整えています。

ペーパーレス会議システムの導入後は、会議の準備と片付けの負荷を50%軽減できました。

また、年間で約40,000枚の用紙削減や出張費の削減にもつながっているようです。

会議参加者からは「会議に集中できるようになった」「セキュリティを担保しながらどこでも資料を閲覧できて業務効率化につながっている」などの声もありました。

飲料メーカーA社ではオーストラリア拠点との会議での資料共有にもペーパーレス会議システムを活用しており、役員会議にとどまらず幅広い会議の効率化を目指しています。

この事例は下記で詳しく解説しているので、参考にしてみてください。
事例の詳細を見る

1-3.事務局の負担軽減×月3000枚の用紙削減に成功
アニメーション制作会社S社の事例
課題
  • 会議直前まで各部署から届くフォーマットが異なる資料の整理に追われていた
  • 14名の役員に約120ページの資料を配布していたのでコピー費用と時間がかかる
  • 役員会議以外にも負担の大きい会議があった
成果
  • 事務局の準備業務は各部署から送付される資料をサーバにアップロードするだけになった
  • 毎月3,000枚使用していた用紙が0枚になり紙代と印刷代、廃棄代が節約できた
  • 会議にとどまらず採用・面接業務でも有効活用できるようになった
導入した機器・システム
  • ペーパーレス会議システム「ConforMeeting」
  • iPad

アニメーション制作会社S社は、毎月1回実施する役員会議で14名の役員に約120ページの資料を配布していました。

事務局の担当者は、会議直前まで各部署から届くフォーマットが異なる資料の整理に追われていました。

会議前の半日は、コピー機を使い続けることもあったそうです。
事務局の負担が大きい会議は他にもあり、課題を感じていました。

そこでペーパーレス会議システム「ConforMeeting」を導入。
同時に係長以上の役職者にiPadを配布して、社内での浸透を図りました。

ペーパーレス会議システムの導入後は、事務局の準備業務は各部署から送付される資料をサーバにアップロードするだけになりました。

以前は節約のためにモノクロで資料を作成していましたが、印刷の必要がないのでカラーのまま活用できるようになったそうです。

毎月3,000枚使用していた用紙が0枚になり、紙代と印刷代、廃棄代の節約にもつながりました。

紙の資料に慣れていた役員も多かったのですが、事前に丁寧な説明会を開催したことで「前のほうがよかった」という声はなかったと言います。

また、アニメーション制作会社S社ではペーパーレス会議システムを採用・面接業務にも活用しています。

採用・面接業務では会議同様に扱う紙の量が多く、面接官×候補者の数だけ資料を用意する工程が大きな負担になっていたそうです。

ペーパーレス会議システムを活用することでコピーする負担がなくなったのはもちろん、採用・面接業務の管理がしやすくなりました。

会議の業務効率化やペーパーレス化からスタートし、社内の他業務にも拡大している事例だと言えるでしょう。

この事例は下記で詳しく解説しているので、参考にしてみてください。
事例の詳細を見る

2.会議中の課題を解決し会議効率化した事例3つ

続いて、会議中の効率化課題を解決した事例をご紹介します。
会議中は「議論が活性化しない」「会議時間が長い」など、企業により様々な課題を抱えています。

成功事例ではどのように課題を解決し効率化できたのか、チェックしてみましょう。

【会議中の効率化課題】

  • 会議時間が長く短縮できない
  • 資料理解が浅く会議を活性化できない
  • 会議中の資料参照の負担が大きい
2-1.意思決定スピードが加速し会議時間を1.5時間に短縮
総合文具メーカーP社の成功事例
課題
  • 会議時間を最大1.5時間に決めたいものの事前の資料共有に課題がある
  • 資料の作成に時間がかかり印刷後に修正作業に半日を費やすことがあった
成果
  • 社内外から事前に資料を共有・閲覧できるようになった
  • 会議時間1.5時間のルールを厳守できるようになった
  • 正確な情報共有で議論に集中できるようになった
導入した機器・システム
  • ペーパーレス会議システム「ConforMeeting」
  • iPad

総合文具メーカーP社は毎週月曜日に経営会議を、毎月1回取締役会を実施しています。

経営会議は重要な議題が多く、半日かけても結論が出ないことがあったそうです。

意思決定のスピードアップを図るために会議時間を最大1.5時間と決めたものの、これを実現するには事前に資料共有の必要がありました。

とは言え、毎週月曜日の役員会議に間に合うよう資料作成するために時間がかかっている状況でした。

  • 多拠点の資料をまとめる必要がある
  • 印刷後に修正作業に半日を費やすことがある

など、会議時間の短縮に向けて課題が多かったそうです。

そこで、ペーパーレス会議システム「ConforMeeting」を導入することに。

ペーパーレス会議システム導入時は戸惑いがあったものの、1ヶ月程度でスムーズに活用できるようになりました。

役員はiPadからペーパーレス会議システムにログインできるようにして、社内外から事前に資料を共有・閲覧できる環境を整えたそうです。

事前に資料を確認できるようになったことで、会議時間1.5時間のルールを厳守できるようになりました。

また、紙の資料では今どの数字の話をしているのか分からないことがありましたが、ペーパーレス会議システムなら画面共有をしながら会議を進められます。

参加者全員が確実に同じ数字を見られるようになり、議論に集中できるようになりました。
今後は役員会議だけでなく他の会議にも拡大し、効率化を進めていく予定だそうです。

この事例は下記で詳しく解説しているので、参考にしてみてください。
事例の詳細を見る

2-2.事務局と参加者の双方の負担を軽減しペーパーレス化を推進
「水と環境」の分野で事業展開しているK社の成功事例
課題
  • 事務局側は資料の持ち運び・資料準備の負担が大きかった
  • 参加者は資料の持ち運び・事前の読み込みの負担が大きかった
成果
  • システム経由で資料閲覧ができることで理解が深まった状態で会議に参加できるようになった
  • 事務局が過去資料を用意する手間がなくなった
  • 新型コロナウイルス流行下ではスムーズにリモートでの会議に切り替えができた
導入した機器・システム
  • ペーパーレス会議システム「ConforMeeting」

「水と環境」の分野で事業展開しているK社は働き方改革や業務効率化を推進していましたが、役員会議の膨大な紙の資料が事務局と参加者双方の負担になっていました。

事務局
  • 資料の締め切り日が近くなると半日程度コピー機を占領していた
  • 資料の準備が大きな負担になっていた
  • 事務局側で過去の会議資料を用意するときはファイル数冊分に及び、その中から該当箇所を探し出す負担があった
参加者
  • 議事が重なると資料は100ページを超え辞書のような厚みになり持ち運びに不便だった
  • 機密資料が掲載された資料は持ち出し禁止なので出張などで受け取りが遅れた場合は会議前日に遅くまで役員室で読み込む必要があった

そこで、役員会議のペーパーレス化を推進するためにペーパーレス会議システム「ConforMeeting」を導入しました。

ペーパーレス会議システムを導入したことで、端末上で資料を閲覧できるようになりました。

オンライン会議システムで資料を共有・閲覧すると、資料の理解が追いつかず議論が深まらないことが多々あったそうです。

ペーパーレス会議システムでは、メモなどの機能を活用しながら深く理解したうえで意見を出し合えるようになりました。

また、資料の差し替えも瞬時にできるため、事務局の負担も軽減できたようです。

「ConforMeeting」にはキャビネット機能があり過去の資料を閲覧できるので、事務局が過去資料を持ち込み確認する手間のなくなりました。

さらに、新型コロナウイルス流行下ではペーパーレス会議システムを導入していたおかげで、すぐに役員会議をリモート開催に切り替えることに成功。

万が一のときも安心して会議を実施でき、事業継続にも貢献しています。

この事例は下記で詳しく解説しているので、参考にしてみてください。
事例の詳細を見る

2-3.会議に関する情報共有のスピードアップ
T市の成功事例
課題
  • 数百ページに及ぶ紙の資料の準備に時間がかかっていた
  • ペーパーレス化を促進したい思いがあった
成果
  • 庁議などの会議での紙の使用量25万枚削減の筋道が見えてきた
  • 庁議後の資料共有が迅速になり情報共有がスピードアップした
導入した機器・システム
  • ペーパーレス会議システム「ConforMeeting」
  • タブレット端末

T市では、他の自治体と同様に環境負荷軽減や行政コスト圧縮の取り組みとして紙の使用量削減を目指していました。

とくにT市の市長や副市長以下の幹部が出席する庁議では、参加者は70名ほどになります。

数百ページの資料を人数分用意しなければならないので、準備にかかる負担が課題になっていました。

そこで「タブレット端末で利用できる」「Windows・officeアプリが使用できる」「一定のセキュリティを担保できる」などの条件をクリアしたペーパーレス会議システム「ConforMeeting」を導入。

同時にタブレット端末も用意して、会議を効率化する環境を整えました。

ペーパーレス会議システムの導入時は運用の慣れに濃淡があったものの、トラブルはなく使い方に慣れてきているとのことです。

また、ペーパーレス会議システムの導入により、庁議などの会議での紙の使用量25万枚削減の筋道が見えてきました。
それに加えて庁議後の資料共有が迅速にできるようになり、情報共有のスピードアップができたとのことです。

この事例は下記で詳しく解説しているので、参考にしてみてください。
事例の詳細を見る

3.Web会議での会議効率化の事例一覧4つ

昨今は対面会議だけでなく、海外拠点や他拠点とWeb会議を実施する機会が増えています。

リモート会議では対面会議と異なる課題が発生し、思ったように効率化できないケースがあります。

ここでは、Web会議を実施するときの効率化事例をご紹介します。

Web会議特有の課題をどのように課題し効率化できたのか、ぜひ参考にしてみてください。

【Web会議の効率化課題】

  • 多言語対応できずに思ったように意思疎通が図れない
  • 通信環境が悪く会議の中断・延長が起きる
  • 海外拠点や他拠点との資料共有に時間と手間がかかる
3-1.適切なツールを導入してグローバルな役員会議を効率化
医療機器の開発・提供をしているO社の成功事例
課題
  • 日本語版と英語版の資料が同期できず議論を活性化できない
  • 回線が不安定で接続に手間と時間がかかる
成果
  • 事前に紐付けておいた日本語版と英語版の資料を会議中に同期して表示できるようになった
  • 遅延や接続不良の声がほぼ出ない状況を実現できた
  • 接続不良時の事務局確認負担を軽減できた
導入した機器・システム
  • ペーパーレス会議システム「ConforMeeting」に「日英同期機能」を導入
  • 「ConforMeeting SaaS」に移行(Azure ADと連携)

医療機器の開発・提供をしているO社は、セキュリティリスク・事務局負担軽減のためにペーパーレス会議システム「ConforMeeting」を導入しました。

役員会議の完全ペーパーレス化や事務局負担の削減を実現できたものの、新たな課題が生じました。

グローバル化や企業戦略の転換を機に外国人役員の起用が急増。
複数拠点間での役員会議実施を余儀なくされ、下記のような課題を抱えました。

【グローバルな会議での課題】

  • 日本語版と英語版の資料が必要となったが資料の同期ができないので「どのページについて説明しているのか分からない」ことが頻発した。
  • 海外からはVPN経由で接続していたため回線が不安定で接続に手間と時間がかかった。

そこで、グローバルな役員会議を効率よく進めるために、下記のような改善を実施しました。

改善策 具体的な内容
「ConforMeeting」に
「日英同期機能」を導入
  • 事前に紐付けておいた日本語版と英語版の資料を会議中に同期して表示できる
  • 参加者のストレスを軽減し会議活性化につながった
「ConforMeeting SaaS」に移行
  • インターネット経由で接続できるSaaS版に移行して接続環境を改善した
  • Azure ADと連携してセキュアな接続環境を実現した

「ConforMeeting」に「日英同期機能」を導入したことで、同じ資料を見て同じ議題に集中できる環境を整えられたそうです。

また、ISO27017クラウドセキュリティ認証を取得している「ConforMeeting SaaS」に移行したことで、セキュリティを担保しながら遅延や接続不良の声がほぼ出ない状況を実現できました。

事務局が接続状況を確認する手間もなくなり、効率よく会議を進められるようになったようです。

適切なツールを導入することで、グローバルな役員会議を効率化した事例だと言えるでしょう。

この事例は下記で詳しく解説しているので、参考にしてみてください。
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3-2.VPN環境下での遠隔会議を効率化
和洋菓子の製造・販売をしているB社の成功事例
課題
  • 複数拠点と実施する遠隔会議の品質に課題が悪く会議の質が低下していた
  • VPN環境で使用できるシステムを導入する必要があった
成果
  • 会議中に通信が途切れることがなく会議の活性化につながった
  • 会議効率化にかかるコストを抑えられた
導入した機器・システム
  • 音声通信システム「Aspire UX」

和洋菓子の製造・販売をしているB社では、数年前より遠隔会議を実施しています。

3拠点をつなぎ約20名で販売進捗会議を実施しているのですが「音声が途切れる」「映像品質が悪い」などの課題がありました。

そこで、音声通信システム「Aspire UX」を導入し、VPN環境で拠点間を接続できる仕組みを整えました。

音声通信システムの導入後は会議中に通信が途切れることがなくなり、活性化につながったそうです。

参加者から不満が出ることもなく、コミュニケーションが取りやすくなりました。

また「Aspire UX」は本社に1台設置するだけなので導入費用を抑えられ、月々のランニングコストも不要です。
会議を効率化するための費用も削減できました。

今後は資料共有機能なども活用し、業務効率化を進める予定とのことです。
この事例は下記で詳しく解説しているので、参考にしてみてください。
事例の詳細を見る

3-3.リモートワークでの意思疎通課題を解消
情報・通信業の成功事例
課題
  • 会議資料のメール誤送信や資料管理による情報漏えいに不安があった
  • 今のリモート会議の方法では意思疎通が図れなかった
  • Web会議システムだけでは参加者の理解促進や議論活性化に不満があった
成果
  • リモートでも効率よく会議を進行できるようになった
  • 会議資料のメール事前送付・紙資料の携帯を避けられるようになった
  • リアルタイムでの意思疎通がしやすくなった
導入した機器・システム
  • ペーパーレス会議システム「ConforMeeting」
  • Web会議システム

情報・通信業をしているこの企業では、新しい働き方を実現するためにリモート会議が求められていました。
しかし、対面会議と比べると意思疎通が上手にできない課題を抱えていました。

資料は事前にメールで送付し会議は電話で音声共有をする方法で進めていましたが、会議中にどこの部分を見ているのか分からずコミュニケーションが取りにくかったそうです。

しかし、Web会議システムのみでは事前の資料閲覧や複数の資料共有ができず、参加者の理解促進や議論活性化に不満がありました。

そこで、臨場感のあるリモート会議を実施するためにペーパーレス会議システム「ConforMeeting」を導入しました。

  • Web会議システムの高品質な音声と映像共有
  • 「ConforMeeting」の会議資料の先読みや別資料の参照(個人作業モード)機能

を組み合わせることで、リモートでも効率よく会議を進行できるようになりました。

「ConforMeeting」では資料へのマーカーや説明ポイントをリアルタイムで共有できるため、意思疎通が図りやすくなったそうです。

紙の資料をペーパーレス化することもでき、会議資料の紛失や盗難を避けられるようになりました。

この事例は下記で詳しく解説しているので、参考にしてみてください。
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3-4.多拠点会議準備の負担を軽減
自動車部品製造業の事例
課題
  • 事務局で資料の取りまとめや事前共有、差し替えを行うが拠点が多く負担が大きい
  • 紙での資料共有のセキュリティに不安がある
  • 紙の資料を多拠点に配布することに不安がある
成果
  • ペーパーレス会議を実現し資料準備の事務局負担を大幅に軽減できた
  • 海外拠点や複数拠点との会議も運営しやすくなり効率化ができた
  • 議論に集中でき会議効率がアップし、役員会議の意思決定の迅速化につながった
導入した機器・システム
  • ペーパーレス会議システム「ConforMeeting」

自動車部品製造業をしているこの企業ではグローバルな事業展開を行っており、海外や他拠点との会議に下記のような課題がありました。

【グローバルな会議での課題】

  • 事務局で資料の取りまとめや事前共有、差し替えを行うが拠点が多く負担が大きい
  • 紙での資料共有のセキュリティに不安がある
  • 紙の資料を多拠点に配布することに不安がある

そこで、ペーパーレス会議システム「ConforMeeting」を導入。
ペーパーレス会議を実現し、資料準備の事務局負担を大幅に軽減できました。

海外拠点や複数拠点との会議も運営しやすくなり、効率化ができたそうです。

多拠点や海外拠点との会議では資料の準備や共有が難しく事務局の負担になりがちですが、適切なシステムを導入し効率化できた事例だと言えるでしょう。

この事例は下記で詳しく解説しているので、参考にしてみてください。
事例の詳細を見る

4.事例から見えてきた会議効率化を成功させる3つの共通点

ここまで会議を効率化した事例を見てきました。

実は、今までご紹介した会議効率化が成功した事例には3つの共通点があります。

事例から見えてきた会議効率化を成功させる3つの共通点

  • 1)
    会議効率化の課題と目標を明確にする
  • 2)
    特定の会議から効率化をスタートする
  • 3)
    業務効率だけでなく会議の質の向上にも着目する

ここでは、成功事例から見えてきた会議効率化を成功させるためのポイントをご紹介します。

どのような点に配慮して会議効率化を進めるべきか分かるので、ぜひ参考にしてみてください。

4-1.会議効率化の課題と目標を明確にする

1つ目は、会議の効率化の課題と目標を明確にすることです。

一言で会議の効率化と言っても、現状に応じて抱える課題は大きく異なるものです。

何となく会議の効率化をしたいと取り組んでも、課題に応じた対策や取り組みができず失敗する可能性があるでしょう。

今回ご紹介した成功事例では、会議の効率化に取り組む前にどのような課題があるのか明確になっていました。
その上でどのように効率化を目指したいのか、目標を立てて取り組んでいます。

例えば、P社の場合は会議時間を1.5時間に短縮したいものの、事前に資料共有に課題を感じていました。

そこで、会議時間1.5時間を厳守できる資料共有方法・環境整備を目標にしています。

  P社の例 S社の例
課題
  • 会議時間を1.5時間に短縮したいが事前の資料共有に課題がある
  • 会議の準備の事務局負担が大きい
  • 膨大な紙の資料の管理に不安がある
目標
  • 会議時間1.5時間を厳守できるように資料共有方法・環境を整える
  • 会議準備の事務局負担を軽減する
  • セキュアな環境で資料共有・保存をする

会議の効率化を成功させるためにも

  • 会議を効率化しなければならない課題はどこにあるのか
  • 課題を解決するためにどのような目標を立てるべきか

を事前に明確にしてから取り組むようにしましょう。

4-2.特定の会議から効率化をスタートする

2つ目は、特定の会議から効率化をスタートさせることです。

一度にすべての会議を効率化しようとすると、改善や軌道修正が難しくなる可能性があるからです。

とくに複数の会議で既にツールを導入していると、運営方法の変更にも時間を要するでしょう。

今回ご紹介した成功事例では、役員会議やリモート会議、複数拠点との会議など一部の会議から効率化を開始していました。
そして、一部の会議での成功事例をもとに、他の会議の効率化へと範囲を広げています。

無駄なコストをかけないでスムーズに会議効率化を行うためにも優先順位の高い会議から取り組み、成功したら範囲を拡大するようにしましょう。

例えば役員会議の資料作成負担が最も大きい場合は、まずは役員会議の効率化から開始します。

ここで得た成功体験をもとに定例会議やリモート会議など効率化範囲を拡大すると、失敗を避けながら効率化を進められるでしょう。

4-3.業務効率だけでなく会議の質の向上にも着目する

3つ目は、業務効率だけでなく会議の質の向上にも着目することです。

会議の準備や進行などの業務効率だけでは、質を維持したまま効率化することが難しい場合があるからです。

例えば、会議の進行を急いで会議時間の短縮化ができても、会議の質が低下して意義のある議論が行えなければ意味がありません。

会議の質を向上して短時間でも意義のある議論ができるようになれば、自然に短時間で終了できるようになるでしょう。

今回ご紹介した成功事例では会議の質を向上するために、下記のような取り組みをしているケースがありました。

【成功事例での取り組み一例】

  • 会議に集中できる環境を整える(オンライン環境を整備する・資料共有しやすくするなど)
  • 会議前に資料を共有して理解を深める
  • 会議中にどの話をしているのか全員が確実に理解できるようにする

このように、会議の質そのものを高める方法も視野に入れることで、結果的に会議効率化につながります。

5.会議の効率化は人による対策とツール・システムの併用が欠かせない

ここまで、会議効率化に成功した好事例と共通点を解説してきました。
会議効率化に成功している事例を見て「自社でも挑戦できそうだな」と感じた方も多いでしょう。

冒頭でもお伝えしたとおり、今回ご紹介した好事例はすべて「人による対策」と「ツール・システムの導入」を併用しています。

効率化の方法 具体的な取り組みの一例
人による対策
  • 会議を効率化するルールの設定
    (会議時間を決める・事前に資料共有するなど)
  • 会議効率化を進めるスケジュールの設定
    (いつまでにどの会議を効率化するのかなど)
ツール・システムの導入
  • 会議を効率化させるツールの導入
    (Web会議システム・ペーパーレス会議システムなど)

人による対策とは、会議を効率化するルールやスケジュールを設定することです。

例えば、下記のように会議の時間や進め方を具体的に決めて、事務局や参加者が効率化できるよう促す役割を果たします。

【人による対策の一例】

  • 会議時間を1時間に設定する
  • 会議の資料共有・資料保存ルールを決める
  • 会議で発言するときのルールを決める
  • 会議を開催する場合の一連の流れを決める

「会議の時間を1時間にする」とルール化すれば、その中で効率よく会議を実施しなければなりません。

事務局と参加者の意識が変わり「どのように1時間以内で会議を実施しようか」と考えるようになるでしょう。

このときに「発言時間を短縮する」「時間を意識する」などの意識変革だけで効率化できればいいですが、現実はなかなか難しいですよね。

そこで活躍するのが、会議効率化をサポートするツールやシステムです。
会議効率化の事例でも具体的な施策を実施するときに、ツールやシステムを有効活用していました。

「会議の時間を1時間にする」場合は、事務局の進行をサポートするツールや資料共有ができるツールなどが検討できます。

人による対策と課題に応じたツール・システムの活用により、会議の質を保ちながら会議効率化を継続できるようになるのです。

会議の効率化に活用できるツールは下記の記事で詳しく解説しているので、参考にしてみてください。

「会議 効率化 ツール」

6.会議を効率化した実績多数!ペーパーレス会議システム「ConforMeeting」

「会議を効率化するためにはシステムやツールが必要なのは分かったけれど何を選べばいいの?」と悩んでいる方もいるでしょう。

会議を効率化するなら私たちが提供しているペーパーレス会議システム「ConforMeeting」を、ぜひ選択肢のひとつとしてご検討ください。

ペーパーレス会議システムとは、会議の準備から完了後までの効率化とペーパーレス化を支援するシステムです。

「ConforMeeting」は今回ご紹介した下記の成功事例を始め、多数の会議効率化実績があります。

ここでは、「ConforMeeting」の魅力を詳しく解説していくので、ぜひ業務効率化の参考にしてみてください。

「ConforMeeting」の3つの魅力

  • 1)
    会議の質を向上させる機能を搭載
  • 2)
    事務局運用をサポートして負担を軽減
  • 3)
    安心して使える高いセキュリティ水準
6-1.会議の質を向上させる機能を搭載

「ConforMeeting」には、会議の質を向上させる下記のような機能が搭載されています。

「ConforMeeting」を使うと、会議の資料をシステム経由で事前共有できます。

資料には個人的なメモを残すことができ、理解を深めたうえで会議に参加することが可能です。

また、事務局との画面共有や多言語対応機能もあるため、会議中にどの部分の話をしているのか確実に共有しながら進められます。

システム内に過去の資料を蓄積できるので、重い資料を持ち歩き該当部分を探す手間も省けるでしょう。

実際に「ConforMeeting」を導入している企業様からは、会議の質向上につながったという声をいただいています。

【ConforMeetingを導入している企業様の声】

  • 同じ資料を見て同じ議題に集中できる「あるべき姿」を整えることができ、場の一体感が増して会議を活性化できました。
  • 資料を先読み、戻り読み、メモをしながら理解を深めることができ、議論活性化につながっています。
  • 役員は事前に資料を見て議題を把握できるようになっています。会議当日は経営目標に対する進捗状況の把握や、目標達成に向けた施策の確認・意見交換など、本質的なことに十分な時間を充てられるようになりました。
6-2.事務局運用をサポートして負担を軽減

会議の効率化を目指すときに課題となるのが事務局の負担ですよね。

「ConforMeeting」には、事務局の負担を軽減する様々な機能が揃っています。

「ConforMeeting」ではシステム経由で資料の共有・差し替えができるので、事前準備の負担を軽減できます。

会議中は進行をサポートする機能が揃っているため、会議時間を意識しながらスムーズな進行を実現できるでしょう。

例えば「議事進行コンソール」機能では一斉画面同期や発言権の設定ができ、会議を進行しやすい環境が作れます。

また、会議後は資料をキャビネに保存できるため、資料管理がしやすくなるでしょう。
このように、活用しやすい事務局の負担を軽減する機能で、会議効率化をサポートします。

6-3.安心して使える高いセキュリティ水準

ペーパーレス会議システムを活用するときに「システムのセキュリティが不安」「一定のセキュリティ水準を満たしたシステムを使いたい」というケースも多いかと思います。

「ConforMeeting」には、セキュリティを強化できる機能が備わっています。

とくに情報を管理するクラウドサーバは「new windowISO27017」認証を取得しており、クラウドサービスにおけるリスク一定基準のリスク対策ができていることを証明しています。

また、会議資料ごとに権限設定ができるため、不要なダウンロードや閲覧を避けて情報漏えいの防止をサポートできるころも特徴です。

実際に「ConforMeeting」を導入している企業様からは、高いセキュリティ水準で安心して使用できるという声をいただいています。

【ConforMeetingを導入している企業様の声】

  • 求めるセキュリティ基準をクリアしていました。
  • 会議資料を表示するスピードと高いセキュリティ環境が担保された仕組みが印象に残りました。
  • どの利用端末にも会議資料が保存されないなど、安心して利用できる点が魅力でした。

会議の効率化を手厚くサポートする「ConforMeeting」は、30日間無料で試せるトライアルをご用意しています。

使いやすい操作画面や豊富な機能を体感いただけるので、まずは無料トライアルからお試しください。

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7.まとめ

今回は、会議効率化に成功した企業の事例を詳しく解説しました。
どのような取り組みをして会議効率化を実現できたのか理解できたかと思います。

最後に、この記事の内容を振り返ってみましょう。

〇会議効率化に成功した事例は下記のとおり

会議の準備負担を軽減した会議効率化事例
物流企業N社 3人で5時間かかっていた準備を1人で完了
飲料メーカーA社 事務局の準備と後片付けの負荷を約50%軽減
アニメーション制作会社S社 事務局の負担軽減×月3000枚の用紙削減に成功
会議中の課題を解決した効率化事例
文具メーカーP社 意思決定スピードが加速し会議時間を1.5時間に短縮
水処理専業K社 事務局と参加者の双方の負担を軽減しペーパーレス化を推進
自治体T市 会議に関する情報共有のスピードアップ
Web会議の効率化事例
医療機器の開発・提供企業O社 適切なツールを導入してグローバルな役員会議を効率化
和菓子の製造・販売業B社 VPN環境下での遠隔会議を効率化
情報通信業 リモートワークでの意思疎通課題を解消
自動車部品製造業 多拠点会議準備の負担を軽減

〇会議効率化に成功した事例の共通点は下記のとおり

  • 1)
    会議効率化の課題と目標を明確にする
  • 2)
    特定の会議から効率化をスタートする
  • 3)
    業務効率だけでなく会議の質の向上にも着目する

会議効率化は人による対策とツール・システムの活用を組み合わせて、スムーズに進める必要があります。

私たちが提供しているペーパーレス会議システム「ConforMeeting」は、多数の会議効率化実績があります。

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