その理由は、DXを推進する業務の根幹にペーパーレス化があるためです。
ペーパーレス化が進んでいない状態では、DXを推進するための次のステップへと進めません。

ペーパーレス化はDX化を推進するため業務の根幹にあるからこそ、業務同士の兼ね合いを見ながら適切なステップで進めることが重要です。
闇雲に取り組んでも、DXを推進する前にペーパーレス化で挫折してしまうことになるでしょう。

とはいえ、人による対策には限界があるので、DXの定義にも含まれるデジタルツール・システムを使い効率よく進めることがポイントです。

実際に私たちが提供しているペーパーレス会議システム「ConforMeeting」を使い会議のペーパーレス化を進めたところ、下記のように業務効率化やコスト削減につながった事例があります。

※複数の導入ユーザ様の実績を基にした算出例です

この記事では、ペーパーレス化がDXの第一歩だと言われる理由や具体的な実践方法を解説していきます。

とくにDXを推進するためのペーパーレス化の実践方法は7つのステップに沿って分かりやすくまとめているので必見です。

この記事を読むと分かること

この記事を最後まで読めば、まずはペーパーレス化からDXをスタートしようと思えるはずです。

DXの成果は、取り組み方により大きく変わります。とくに基盤となるペーパーレス化の取り組みは重要なので、ぜひ参考にしてみてください

ペーパーレス化は、DXを推進するための「はじめの一歩」です。

そもそもDXとペーパーレス化は、概念と手段の関係性です。DXとはデジタル技術を活用しながらビジネスモデルや社内風土に変革を起こして、競争力を強化することです。

この概念を実現するための手段として、まずは「ペーパーレス化」に取り組んでみましょう。

「なぜペーパーレス化から取り組む必要があるの？」と感じている担当者もいるかと思いますが、ペーパーレス化はDXを推進する業務の根幹にあるからです。

ペーパーレス化を進めて業務の根幹をデジタル化しないと、次のステップに進めません。

経済産業省が公表している「DXレポート2 中間取りまとめ」では、企業が取り組むべきアクションとして次の4つを挙げています。

参考：経済産業省「DXレポート2 中間取りまとめ」

4つのアクションすべてに共有していることが「ペーパーレス化」で、ペーパーレス化を進めないとDXを推進することが難しくなります。

また、DXには「5つのレス」が必要だと言われています。

5つのレスの中でも「ファックスレス」「はんこレス」「キャッシュレス」はペーパーレスが進んでいないと、取り組むことが難しいでしょう。

このように、企業の働き方を変えてDXを推進するには、まずはペーパーレス化に取り組むことが重要です。次の章では「DXの第一歩はペーパーレス化から」と言われる理由をより具体的に解説していきます。

DXの第一歩としてペーパーレス化から取り組んだほうがいい具体的な理由には、次の4つがあります。

DXを効率よく推進して企業の変革につなげるためにも、なぜペーパーレス化から取り組むべきか理解しておきましょう。

2-1.DXを推進するための根幹になる

1つ目は、ペーパーレス化はDXを推進するための根幹になるからです。

先ほども触れたように、ペーパーレス化はあらゆるDX課題を解決する最初のステップです。
言い換えると、ペーパーレス化をしない状態で次のステップに進みDX化を加速させることはできません。

例えば、紙の契約書が多く、電子契約を導入して業務効率化を進めたいと考えているとしましょう。
電子契約をするには、まず書類をデジタル化するペーパーレスから始める必要があります。

ペーパーレス化が浸透していない状態で電子印を導入しても、スムーズな運用ができないでしょう。

また、企業の風土を改革するために多様な働き方に対応したいと考えている場合も、ペーパーレス化を避けて通れません。

社内外で必要な書類や資料を共有できる環境がなければ「在宅では申請書が作成できない」「在宅で作成した書類を提出できない」などの支障が出ることが考えられます。

DXを推進するときにまずはペーパーレス化をしないと次のステップに進めない業務が多いため、DXはペーパーレス化からと言われているのです。

2-2.成果を可視化しやすい

2つ目は、ペーパーレス化は成果を可視化しやすいことです。

DXを推進するときに「取り組みが継続できない」「社内のモチベーションが低い」などの課題を抱えるケースがあります。

これは、成果を可視化できていないことが1つの要因です。
DXは意識的に成果を可視化しないと、前に進んでいるのか、取り組みが正しいのか判断しにくいです。

バックオフィスのDX化に取り組んでいるときに成果を可視化できず「本当に業務効率化につながっているのかな？」などの気持ちを抱えている社員がいたら、なかなか前向きに取り組めません。

ペーパーレス化なら下記のように成果を可視化しやすく、社員のモチベーションアップや継続的な取り組みにつながります。

例えば、書類のペーパーレス化を開始して「コピー用紙の使用が2,000枚減りました」と成果を可視化できれば、社員が達成感を得られ継続して取り組みやすくなります。

DXは成果を確認しながらコツコツ継続していく、ダイエットと同じという意見もあります。
成果を可視化して推進力に変えていくという側面でも、ペーパーレス化はDXの第一歩です。

2-3.付加価値を創出する基盤を構築できる

3つ目は、DXに必要な付加価値を創出する基盤を構築できることです。

冒頭でも触れたようにDXとは、デジタル技術を活用しながらビジネスモデルや社内風土に変革を起こして、競争力を強化することです。

デジタル技術の導入や業務効率化で終わるのではなく、自社の変革につなげることが求められます。

ビジネスモデルや社内風土に変革を起こすには

などが必要です。ペーパーレス化はこの2つに貢献できるため、DXに必要な付加価値を創出する基盤を構築できます。

例えば、コア業務で忙しく新たな価値創出に向けて検討する時間がなければ、思ったようにDXが進みません。
ペーパーレス化を実現すると、下記のようにあらゆる業務の効率化や工程の簡略化ができます。

日々の業務で書類を作成する時間や探す時間を短縮でき、付加価値の創出に使える時間が生まれます。

また、ペーパーレス化をすると社内のデータを一元管理しやすくなります。競合他社との比較や昨年度との比較、ニーズの調査など変革を起こすための分析にも活用できるようになるでしょう。

2-4.BCP対策ができる

4つ目は、BCP対策ができることです。

BCP（Business Continuity Plan：事業継続計画）とは、企業が緊急事態時に事業を継続するための手段を決めておくことです。

昨今は災害や感染症の拡大などが起こり、通常通り勤務することが難しい時期がありました。
このようなときに柔軟な対応を行い事業継続できる基盤を整えておくことも、DX推進の意義の1つです。

ペーパーレス化は下記のような点で、BCP対策につながります。

地震や火事などが発生すると書面の書類は散乱し、大切な情報資産が紛失するリスクがあります。
ペーパーレス化を進めデータとして管理できれば、インシデントが発生しても大切な情報資産を失うことがありません。

BCP対策は企業の信頼性やイメージアップにもつながるため、DXとペーパーレス化を推進しながら企業価値を高めることもできます。

ここまで読み、DXを推進するならまずはペーパーレス化から取り組んでみようと思えたでしょう。
次の段階としてDXを推進するためには、どのようにペーパーレス化を進めればいいのか気になりますよね。

DXを推進するためにペーパーレス化に取り組むときには、次の7つのステップに沿って進めるといいでしょう。

ステップごとにどのようなことを実践すればいいのか詳しく解説していくので、参考にしてみてください。

3-1.DXの目標を明確にする

まずは、DXの目標を明確にしましょう。

DXを推進するときの失敗で多いのは

など、DXの目標を立てず始めてしまい成果に結びつかないことです。

DXは新たな価値を創出してビジネスモデルや企業風土の変革を起こすことが目的なので、ツールの導入で終わっては意味がありません。

せっかく取り組むDX推進を企業にとって価値のあるものにするためにも、下記のように目標を決めて取り組むことが大切です。

目標が決まったら、達成のためにペーパーレス化がどのように貢献できるのか考えておくといいでしょう。

例えば、業務効率化を行い新たな価値を創出する時間を作りたい場合は、どのような書類からペーパーレス化すると業務効率化につながるのか検討します。

DXの目標達成とペーパーレス化の関係性が理解できていると、優先順位をつけて取り組みやすくなります。

3-2.今のペーパーレス化の状況を客観的にチェックする

DXの目標が決まったら、現在のペーパーレス化の状況を客観的にチェックしましょう。

一例として下記のチェックリストを確認すると、現在どれくらいペーパーレス化ができているのか見えてきます。

チェックリストで「はい」が多ければ多いほど、現状はペーパーレス化が進んでいないことになります。

現状を可視化すると「ペーパーレス化を進めないといけない」という気持ちになるでしょう。
次の章からは、DXを推進するためにどのようにペーパーレス化に取り組めばいいのか具体例にお伝えしていきます。

3-3.紙の書類を整理・データ化する

ペーパーレス化の第一歩は、社内に点在している紙の書類を整理するところから始めましょう。
紙の書類がある限りは、どうしても業務が紙に依存してしまいます。

紙のフォーマットを印刷して申請を行う、過去の紙面書類を参考にしながら紙の書類を作成するなど紙を使った業務から離れるには、現在ある書類を整理する必要があります。

紙の書類を整理するときは部署ごとに一定のルールを決めて、下記のように分けていく方法がおすすめです。

書類の整理ができたら、オフィスに残す書類の中からデータ化する書類を選定します。

DX化を推進するためにもできるだけ多くの書類をデータ化したいところですが、業種によっては書面での作成が義務化されているものがあります。

社内のルールや法律に従って、データ化できる書類を選ぶようにしましょう。書類のデータ化は、下記のような方法で進めることができます。

例えば、社内のコピー機にスキャン機能がある場合が、紙面の書類をスキャンしデータ化して保管することが可能です。

「3-5.デジタルツール・システムを活用する」でも触れますが、デジタルツールを使い効率よくデータ化することも検討できます。

3-4.紙を使用していた業務をペーパーレス化する

既存の書類をペーパーレス化できたら、続いてこれから行う業務や日常業務のペーパーレス化に取り掛かります。

既存の書類をペーパーレス化しても日常業務で紙を消費していたら、ペーパーレス化が進みません。DXの目標に応じて、優先順位をつけながら業務のペーパーレス化を行いましょう。

ここで重要なのは業務のペーパーレス化のみに注目するのではなく、ペーパーレス化を含む業務プロセス全体を見直すことです。

例えば、DXの目標達成のために、会議資料のペーパーレス化を進めるとしましょう。会議の資料をパソコンで作成しても、共有方法や保管方法が決まっていないとペーパーレス化ができません。

下記のようにペーパーレス化の前後の工程を含めて、業務プロセス全体を変えていくことが大切です。会議資料のペーパーレス化の例では、業務プロセスの工程削減も実現しています。

このように、DXの目標と照らし合わせながら、ペーパーレス化できる業務を増やしていきましょう。

3-5.デジタルツール・システムを活用する

DXはデータやデジタル技術を活用して推進することが大切なので、ペーパーレス化を進めるときにもデジタル技術の活用を検討しましょう。

ペーパーレス化に活用できるデジタルツールやシステムには、下記のようなものがあります。

ペーパーレス化に活用できるツールやシステムはそれぞれ目的が異なるため、ペーパーレス化したい業務に応じて選定することが大切です。

例えば、旅費精算をペーパーレス化したい場合は、旅費精算システムやワークフローシステムを使うとペーパーレス化を含む全行程をデジタル化できます。

また、会議のペーパーレス化を促進したい場合は、ペーパーレス会議システムを選ぶといいでしょう。このように、DXの目標とペーパーレス化の目標に合うツールの活用も検討してみてください。

3-6.ペーパーレス化に継続して取り組むためのルールを決める

DXの推進もペーパーレス化も一時的な取り組みではなく、企業の変革ができるように継続することが大切です。

そのため、ペーパーレス化を進める基盤が整ったら、ペーパーレス化を継続するためのルールを決めましょう。

業務ごとのペーパーレス化に関するルールだけでなく、下記のように一人ひとりがペーパーレス化を意識できるルールを設けることがポイントです。

社員1人当たりの保管できる書類量を決めておけば、一定以上に紙の書類が増えることを防げます。また、大量に印刷する場合は承認が必要となるルールを設けると、無駄なプリントを未然に予防できるでしょう。

ペーパーレス化は小さな取り組みをコツコツと積み重ねることで、大きな成果につながります。社員が一丸となりペーパーレス化を進めるためにも、ルールを設定し実行できるようにしましょう。

3-7.DX・ペーパーレス化に関する知識を深める

継続してペーパーレス化に取り組むには、ルールの策定と併せて社員の意識改革が必要です。
ペーパーレス化に失敗する要因の1つに、DXを推進する部署や管理職と現場との温度差があります。

とくにDXを推進するためにペーパーレス化を始めたばかりの頃は

など、ペーパーレス化に前向きでない社員も一定数いるでしょう。このモチベーションのままペーパーレス化やDXを進めても、どこかでブレーキがかかり前に進めなくなります。

社員が一丸となり納得してペーパーレス化に取り組むためにも、早い段階でペーパーレス化の必要性やDXに取り組む意図を共有しておきましょう。

社内で研修を実施してペーパーレス化やDXの必要性に社員が納得できれば、モチベーションを維持しながら効率よくペーパーレス化を進められます。

このように、DXを推進するためにペーパーレス化に取り組む場合は、段階を踏みながら計画的に進めるようにしましょう。

DXの足掛かりとしてペーパーレス化に取り組むときは、スモールスタートが基本ですが、特定の帳票や一部の業務だけで満足せず社内の業務全体に広げていきましょう。

繰り返しになりますが、DXが目指すのはデジタル技術を活用した社内風土やビジネスモデルの変革です。
契約書のみをペーパーレス化した状態では、社内風土が変革化できたとは言えません。

DXの目標に応じて契約書のペーパーレス化からスタートしたかもしれませんが、次は旅費精算、その次は会議と計画的にペーパーレス化の範囲を拡大していきましょう。

このときに役に立つのが「3-5.ペーパーレス化にデジタルツール・システムを活用する」でも触れたデジタルツール・デジタルシステムです。

狭い範囲ならルールの設定のみでペーパーレス化を促進できるかもしれませんが、範囲が広くなると人による施策だけでは手に負えません。

場合によっては業務効率化を目指しているにも関わらず、一時的に手間や労力が増える可能性があります。

そこで、ペーパーレス化を促進するデジタルツールやシステムを併用すれば、最低限の手間でスピード感を持ちペーパーレス化を進められます。

一例として、ペーパーレス会議システム「ConforMeeting」を導入した事例では、1回の会議準備にかかる時間を5時間削減できました。

それだけでなく1ヶ月の会議開催・運営費用を約170万円削減でき、ペーパーレス化の成果を出すことができています。

ペーパーレス化範囲を拡大しながらDX推進の成果を出すためにも、デジタルツール・システムの使用を検討してみてください。

DXを推進のためには、人的対策とデジタルツール・システムの活用が大切だと理解できたかと思います。
とは言え、DXとペーパーレスの双方を推進できるシステム選びに、悩んでいる担当者も多いでしょう。

会議のペーパーレス化を進める場合は、私たちが提供しているペーパーレス会議システム「ConforMeeting」がおすすめです。

トップ層向け会議や多拠点会議など準備・コスト負担が大きい会議の準備から終了までを手厚くサポートします。

ここでは「ConforMeeting」ならではの強みを解説していくので、DXの推進とペーパーレス化に活用できる機能をチェックしてみてください。

5-1.会議を効率よくペーパーレス化

「ConforMeeting」は、次のような会議のペーパーレス化が実現できる機能が揃っています。

会議資料は事前に登録ができるため、プリントする必要がありません。Office文書もそのまま登録可能なので、ペーパーレス化に伴い新しいテンプレートを用意する手間が省けます。

また、会議終了後は暗号化してサーバー上で一元管理できるので、他のツールと併用する必要がありません。

5-2.スムーズな連携で多様な働き方に対応

「ConforMeeting」は、DXを推進するときに重要となる多様な働き方をサポートする機能も充実しています。

Web会議をするときに課題となるのが、工程の複雑化です。複数のシステムを使う、Web会議システムへのアクセスが難しいなど工程が複雑化すると、Web会議を開始する前につまずいてしまいます。

「ConforMeeting」ではログイン時にQRコードを共有するので、入室時の失敗を防げます。

また、進行を行う事務局側のページやマーカーが随時反映されるため、参加者側での操作が不要です。
Web会議時に多い「今どこの話をしているのか分からない」という失敗を防止できます。

Web会議に慣れる前に挫折しないように、「ConforMeeting」では操作性のしやすさや使いやすさを重視しDX推進をサポートします。

5-3.会議時間を短縮して業務効率化に貢献

DXを推進するには会議の時間短縮も視野に入れたいところですが、「ConforMeeting」では会議の進行をコントロールして業務効率化に貢献する機能も揃っています。

例えば、タイムスケジュール管理では、事前に登録したタイムスケジュールと進行と照らし合わせながら、遅延がないかコントロールできます。

また、採決機能を使えば会議中に投票ができ、効率よく結論を導き出せるでしょう。実際に「ConforMeeting」を利用している企業様からは、会議時間が短縮でき効率よく会議ができるようになったという声をいただいています。

「ConforMeeting」はDXを推進するために欠かせない円滑なペーパーレス会議の実施をサポートします。

「どのようなシステムなのか試してみたい」という声にお応えして、30日間の無料トライアルを用意しています。まずは試しに活用してみてください。

今回は、DXを推進するためのペーパーレス化の実践方法や必要性を解説しました。最後にこの記事の内容を簡単に振り返ってみましょう。

〇ペーパーレス化はDXの推進の第一歩である理由は次の4つ

〇DXを推進するためにペーパーレス化を進めるステップは次のとおり

〇DXの推進時はペーパーレス化の範囲を拡大していくことが大切。拡大するためには人による施策×デジタルツール・システムでDXのペーパーレス化を促進する

DX推進の第一歩となるペーパーレス化は人による施策とデジタルツール・システムを組み合わせることで、効率化よく進められます。

ペーパーレス会議システムの「ConforMeeting」は、ペーパーレス化とDX推進の双方をサポートします。
30日間の無料トライアルを用意していますので、まずはお気軽にお問い合わせください。