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ペーパーレス化はDXの第一歩!企業のDX推進を底上げする理由とは

お役立ちコラム

「企業でDXに取り組みたいけれど、何から始めればいいの?ペーパーレス化は第一歩と言われるのは本当?」
「ペーパーレス化とDXの関係性は?なぜペーパーレス化がDXの第一歩になるの?」

昨今企業には市場変化への対応や付加価値創出のために、DXへの取り組みが求められています。

DXの足掛かりとして「まずはペーパーレス化に取り組もうかな」とは思っているものの、本当にペーパーレス化を進めていいのか判断に困っている担当者もいるでしょう。

実は、DXの第一歩には「ペーパーレス化」がおすすめです。

その理由は、DXを推進する業務の根幹にペーパーレス化があるためです。
ペーパーレス化が進んでいない状態では、DXを推進するための次のステップへと進めません。

ペーパーレス化はDX化を推進するため業務の根幹にあるからこそ、業務同士の兼ね合いを見ながら適切なステップで進めることが重要です。
闇雲に取り組んでも、DXを推進する前にペーパーレス化で挫折してしまうことになるでしょう。

とはいえ、人による対策には限界があるので、DXの定義にも含まれるデジタルツール・システムを使い効率よく進めることがポイントです。

実際に私たちが提供しているペーパーレス会議システム「ConforMeeting」を使い会議のペーパーレス化を進めたところ、下記のように業務効率化やコスト削減につながった事例があります。

ConforMeetingの導入事例 ※複数の導入ユーザ様の実績を基にした算出例です

  • 準備にかかる時間を1回につき5時間削減
  • 会議準備スタッフ3人を1人に削減
  • 1ヶ月の会議開催・運営費用を約170万円削減

この記事では、ペーパーレス化がDXの第一歩だと言われる理由や具体的な実践方法を解説していきます。

とくにDXを推進するためのペーパーレス化の実践方法は7つのステップに沿って分かりやすくまとめているので必見です。

この記事を読むと分かること

  • ペーパーレス化がDXの第一歩だと言われる理由が分かる
  • DX推進のためにペーパーレス化を進める実践方法が分かる
  • DX推進のためにペーパーレス化を進めるときのポイントが分かる

この記事を最後まで読めば、まずはペーパーレス化からDXをスタートしようと思えるはずです。

DXの成果は、取り組み方により大きく変わります。とくに基盤となるペーパーレス化の取り組みは重要なので、ぜひ参考にしてみてください

1.ペーパーレス化はDX推進の第一歩となりうる!

ペーパーレス化は、DXを推進するための「はじめの一歩」です。

そもそもDXとペーパーレス化は、概念と手段の関係性です。DXとはデジタル技術を活用しながらビジネスモデルや社内風土に変革を起こして、競争力を強化することです。

この概念を実現するための手段として、まずは「ペーパーレス化」に取り組んでみましょう。

「なぜペーパーレス化から取り組む必要があるの?」と感じている担当者もいるかと思いますが、ペーパーレス化はDXを推進する業務の根幹にあるからです。

ペーパーレス化を進めて業務の根幹をデジタル化しないと、次のステップに進めません。

経済産業省が公表している「PDFDXレポート2 中間取りまとめ」では、企業が取り組むべきアクションとして次の4つを挙げています。

企業が取り組むべきDXアクション
業務環境のオンライン化
ペーパーレス化が必要
  • テレワークなど多様な働き方に対応するにはペーパーレス化が必要
  • Web会議を実施するには資料のペーパーレス化が必要
業務プロセスのデジタル化
ペーパーレス化が必要
  • 契約書や旅費精算など様々な業務プロセスをデジタル化するにはペーパーレス化が必要
従業員の安全・健康管理のデジタル化
ペーパーレス化が必要
  • 勤怠管理や従業員の情報を一元管理するにはペーパーレス化が必要
顧客接点のデジタル化
ペーパーレス化が必要
  • ECサイト開設など顧客接点をデジタル化するには納品書や請求書などのペーパーレス化が必要

4つのアクションすべてに共有していることが「ペーパーレス化」で、ペーパーレス化を進めないとDXを推進することが難しくなります。

また、DXには「5つのレス」が必要だと言われています。

【DXに必要な5つのレス】

  • ペーパーレス
  • ファックスレス
  • はんこレス
  • キャッシュレス
  • タッチレス

5つのレスの中でも「ファックスレス」「はんこレス」「キャッシュレス」はペーパーレスが進んでいないと、取り組むことが難しいでしょう。

このように、企業の働き方を変えてDXを推進するには、まずはペーパーレス化に取り組むことが重要です。次の章では「DXの第一歩はペーパーレス化から」と言われる理由をより具体的に解説していきます。

2.DXの第一歩は「ペーパーレス化から」と言われる4つの理由

DXの第一歩としてペーパーレス化から取り組んだほうがいい具体的な理由には、次の4つがあります。

DXを効率よく推進して企業の変革につなげるためにも、なぜペーパーレス化から取り組むべきか理解しておきましょう。

DXの第一歩は「ペーパーレス化から」と言われる4つの理由

  • 1)
    DXを推進するための根幹になる
  • 2)
    成果を可視化しやすい
  • 3)
    付加価値を創出する基盤を構築できる
  • 4)
    BCP対策ができる
2-1.DXを推進するための根幹になる

1つ目は、ペーパーレス化はDXを推進するための根幹になるからです。

先ほども触れたように、ペーパーレス化はあらゆるDX課題を解決する最初のステップです。
言い換えると、ペーパーレス化をしない状態で次のステップに進みDX化を加速させることはできません。

例えば、紙の契約書が多く、電子契約を導入して業務効率化を進めたいと考えているとしましょう。
電子契約をするには、まず書類をデジタル化するペーパーレスから始める必要があります。

ペーパーレス化が浸透していない状態で電子印を導入しても、スムーズな運用ができないでしょう。

電子契約を導入する場合の工程の一例

  • 契約書をペーパーレス化する
    【ペーパーレス化をしないとここから先の工程に進めない】
  • 電子印に対応する仕組みを整える
  • 電子契約システムを導入する

また、企業の風土を改革するために多様な働き方に対応したいと考えている場合も、ペーパーレス化を避けて通れません。

社内外で必要な書類や資料を共有できる環境がなければ「在宅では申請書が作成できない」「在宅で作成した書類を提出できない」などの支障が出ることが考えられます。

DXを推進するときにまずはペーパーレス化をしないと次のステップに進めない業務が多いため、DXはペーパーレス化からと言われているのです。

2-2.成果を可視化しやすい

2つ目は、ペーパーレス化は成果を可視化しやすいことです。

DXを推進するときに「取り組みが継続できない」「社内のモチベーションが低い」などの課題を抱えるケースがあります。

これは、成果を可視化できていないことが1つの要因です。
DXは意識的に成果を可視化しないと、前に進んでいるのか、取り組みが正しいのか判断しにくいです。

バックオフィスのDX化に取り組んでいるときに成果を可視化できず「本当に業務効率化につながっているのかな?」などの気持ちを抱えている社員がいたら、なかなか前向きに取り組めません。

ペーパーレス化なら下記のように成果を可視化しやすく、社員のモチベーションアップや継続的な取り組みにつながります。

【ペーパーレス化の成果を可視化する一例】

  • 先月と比べて〇〇枚コピー用紙使用量が減りました
  • 年間で植林木〇本分のペーパーレス化に成功した
  • 1ヶ月で〇〇円のコスト削減ができた

例えば、書類のペーパーレス化を開始して「コピー用紙の使用が2,000枚減りました」と成果を可視化できれば、社員が達成感を得られ継続して取り組みやすくなります。

DXは成果を確認しながらコツコツ継続していく、ダイエットと同じという意見もあります。
成果を可視化して推進力に変えていくという側面でも、ペーパーレス化はDXの第一歩です。

2-3.付加価値を創出する基盤を構築できる

3つ目は、DXに必要な付加価値を創出する基盤を構築できることです。

冒頭でも触れたようにDXとは、デジタル技術を活用しながらビジネスモデルや社内風土に変革を起こして、競争力を強化することです。

デジタル技術の導入や業務効率化で終わるのではなく、自社の変革につなげることが求められます。

ビジネスモデルや社内風土に変革を起こすには

  • 新しい価値を創出するための時間
  • 競合他社と差別化を図るためのデータの蓄積

などが必要です。ペーパーレス化はこの2つに貢献できるため、DXに必要な付加価値を創出する基盤を構築できます。

DX推進に必要な項目 ペーパーレス化でできること
新しい価値を創出するための時間の創出 業務効率化や工程の簡略化でコア業務以外の時間を創出できる
競合他社と差別化を図るためのデータの蓄積 デジタルデータとして蓄積でき分析に活用しやすくなる

例えば、コア業務で忙しく新たな価値創出に向けて検討する時間がなければ、思ったようにDXが進みません。
ペーパーレス化を実現すると、下記のようにあらゆる業務の効率化や工程の簡略化ができます。

【ペーパーレス化で効率化・簡略化できる業務の一例】

  • 申請書類や契約書類の作成
  • 会議書類の作成や共有
  • 過去の書類を探す時間
  • 勤怠管理

日々の業務で書類を作成する時間や探す時間を短縮でき、付加価値の創出に使える時間が生まれます。

また、ペーパーレス化をすると社内のデータを一元管理しやすくなります。競合他社との比較や昨年度との比較、ニーズの調査など変革を起こすための分析にも活用できるようになるでしょう。

2-4.BCP対策ができる

4つ目は、BCP対策ができることです。

BCP(Business Continuity Plan:事業継続計画)とは、企業が緊急事態時に事業を継続するための手段を決めておくことです。

昨今は災害や感染症の拡大などが起こり、通常通り勤務することが難しい時期がありました。
このようなときに柔軟な対応を行い事業継続できる基盤を整えておくことも、DX推進の意義の1つです。

ペーパーレス化は下記のような点で、BCP対策につながります。

BCP対策の項目 ペーパーレス化で実現できること
情報資産の保全 書面は火災や地震により紛失するリスクがある
データとしてサーバーなどで厳重に管理することで情報資産の紛失を防ぐ
多様な働き方への対応 インシデントで出社ができなくなった場合に自宅で勤務ができる状態を整える
情報の一元管理 紙での書類作成や保管は個人しか把握していない部分が多い
書面をデータ化し一元管理することで権限を持つ社員が閲覧できるようする

地震や火事などが発生すると書面の書類は散乱し、大切な情報資産が紛失するリスクがあります。
ペーパーレス化を進めデータとして管理できれば、インシデントが発生しても大切な情報資産を失うことがありません。

BCP対策は企業の信頼性やイメージアップにもつながるため、DXとペーパーレス化を推進しながら企業価値を高めることもできます。

3.DX推進のためにペーパーレスを進める具体的な7つのステップ

ここまで読み、DXを推進するならまずはペーパーレス化から取り組んでみようと思えたでしょう。
次の段階としてDXを推進するためには、どのようにペーパーレス化を進めればいいのか気になりますよね。

DXを推進するためにペーパーレス化に取り組むときには、次の7つのステップに沿って進めるといいでしょう。

ステップごとにどのようなことを実践すればいいのか詳しく解説していくので、参考にしてみてください。

DXを推進するためにペーパーレス化に取り組む7つのステップ
1)DXの目標を明確にする DXの目標を設定して目標達成のためにペーパーレス化で何ができそうか考える
2)今のペーパーレス化の状況を客観的にチェックする 現在どの程度までペーパーレス化が進んでいるのか客観的に拡大する
3)紙の書類を整理・データ化する 社内にある紙の書類を整理する
今後も必要な書類のみデータ化する
4)紙を使用していた業務をペーパーレス化する 請求書発行や旅費精算など紙を使用していた業務をペーパーレス化する
5)デジタルツール・システムを活用する DXを推進するためにデジタルツール・システムを活用しながらペーパーレス化する
6)継続して取り組むためのルールを決める ペーパーレス化に継続して取り組むためのルールを設定する
7)DX・ペーパーレス化に関する知識を深める 社内ルールと併せて社内の意識改革に取り組む
3-1.DXの目標を明確にする

まずは、DXの目標を明確にしましょう。

DXを推進するときの失敗で多いのは

  • 何となくDXをスタートしたが何をすればいいのか分からない
  • デジタルツールを導入して終了する

など、DXの目標を立てず始めてしまい成果に結びつかないことです。

DXは新たな価値を創出してビジネスモデルや企業風土の変革を起こすことが目的なので、ツールの導入で終わっては意味がありません。

せっかく取り組むDX推進を企業にとって価値のあるものにするためにも、下記のように目標を決めて取り組むことが大切です。

【DXの目標の一例】

  • データを活用して新しい価値を提供できる基盤を整える
  • 業務効率化を推進してコア業務以外に取り組める時間を創出する

目標が決まったら、達成のためにペーパーレス化がどのように貢献できるのか考えておくといいでしょう。

DXの目標 ペーパーレス化で実現できること
データを活用して新しい価値を提供できる基盤を整える
  • 現在の書類を整理してデジタル化する
  • 顧客情報や売上情報などを紙面ではなくデータで管理する
業務効率化を推進してコア業務以外に取り組める時間を創出する
  • 会議書類や契約書類のペーパーレス化を進める
  • 現在の書類を整理して随時デジタル化する

例えば、業務効率化を行い新たな価値を創出する時間を作りたい場合は、どのような書類からペーパーレス化すると業務効率化につながるのか検討します。

DXの目標達成とペーパーレス化の関係性が理解できていると、優先順位をつけて取り組みやすくなります。

3-2.今のペーパーレス化の状況を客観的にチェックする

DXの目標が決まったら、現在のペーパーレス化の状況を客観的にチェックしましょう。

一例として下記のチェックリストを確認すると、現在どれくらいペーパーレス化ができているのか見えてきます。

回答 ペーパーレス化チェックリスト
はい・いいえ 過去の契約書や書類は紙で保管している
はい・いいえ 部門ごとに紙で管理するべき文書が決まっていない
はい・いいえ デスクやキャビネットに文書を保管している人が多い
はい・いいえ 必要がない限り文書やデータの棚卸は実施していない
はい・いいえ 契約書や書類をPDF化するルールがない
はい・いいえ 書類や契約書の共有、申請は基本的に紙で実施している
はい・いいえ 電子契約や電子印に対応していない

チェックリストで「はい」が多ければ多いほど、現状はペーパーレス化が進んでいないことになります。

現状を可視化すると「ペーパーレス化を進めないといけない」という気持ちになるでしょう。
次の章からは、DXを推進するためにどのようにペーパーレス化に取り組めばいいのか具体例にお伝えしていきます。

3-3.紙の書類を整理・データ化する

ペーパーレス化の第一歩は、社内に点在している紙の書類を整理するところから始めましょう。
紙の書類がある限りは、どうしても業務が紙に依存してしまいます。

紙のフォーマットを印刷して申請を行う、過去の紙面書類を参考にしながら紙の書類を作成するなど紙を使った業務から離れるには、現在ある書類を整理する必要があります。

紙の書類を整理するときは部署ごとに一定のルールを決めて、下記のように分けていく方法がおすすめです。

社内の書類の分け方 書類を分けるときのルール例
保管
オフィスに残す書類
  • 説明書やルールなど今後も使用する書類
  • 直近1年以内の契約書や精算書類
  • 直近2年以内の会議書類
  • 直近3年以内の顧客情報
保存
外部倉庫など社外環境で保存する書類
  • 会社の歩みなど沿革に関する書類
  • 決算に関する書類
廃棄
廃棄する書類
  • 重複書類
  • 保管するべき書類に該当しない書類
  • 退職者の書類

書類の整理ができたら、オフィスに残す書類の中からデータ化する書類を選定します。

DX化を推進するためにもできるだけ多くの書類をデータ化したいところですが、業種によっては書面での作成が義務化されているものがあります。

社内のルールや法律に従って、データ化できる書類を選ぶようにしましょう。書類のデータ化は、下記のような方法で進めることができます。

【書類をデータ化する方法の一例】

  • 紙面の書類をスキャンしてデータ化する
  • 紙面のデータをExcelやワード、システム内に転記する
  • 書類電子化サービスを使用する

例えば、社内のコピー機にスキャン機能がある場合が、紙面の書類をスキャンしデータ化して保管することが可能です。

3-5.デジタルツール・システムを活用する」でも触れますが、デジタルツールを使い効率よくデータ化することも検討できます。

3-4.紙を使用していた業務をペーパーレス化する

既存の書類をペーパーレス化できたら、続いてこれから行う業務や日常業務のペーパーレス化に取り掛かります。

既存の書類をペーパーレス化しても日常業務で紙を消費していたら、ペーパーレス化が進みません。DXの目標に応じて、優先順位をつけながら業務のペーパーレス化を行いましょう。

ここで重要なのは業務のペーパーレス化のみに注目するのではなく、ペーパーレス化を含む業務プロセス全体を見直すことです。

例えば、DXの目標達成のために、会議資料のペーパーレス化を進めるとしましょう。会議の資料をパソコンで作成しても、共有方法や保管方法が決まっていないとペーパーレス化ができません。

下記のようにペーパーレス化の前後の工程を含めて、業務プロセス全体を変えていくことが大切です。会議資料のペーパーレス化の例では、業務プロセスの工程削減も実現しています。

従来の業務プロセス

  • 1)
    パソコンのフォーマットを使い会議資料を作成する
  • 2)
    プリントして製本する
  • 3)
    会議の当日に配布する
  • 4)
    会議終了後に保管用の会議資料をプリントする
  • 5)
    社内のキャビネットで保管する

ペーパーレス化後の業務プロセス

  • 1)
    パソコンのフォーマットを使い会議資料を作成する
  • 2)
    Web会議システムを使い資料を共有する
  • 3)
    会議終了後にデータのまま社内フォルダーに保管する

このように、DXの目標と照らし合わせながら、ペーパーレス化できる業務を増やしていきましょう。

3-5.デジタルツール・システムを活用する

DXはデータやデジタル技術を活用して推進することが大切なので、ペーパーレス化を進めるときにもデジタル技術の活用を検討しましょう。

ペーパーレス化に活用できるデジタルツールやシステムには、下記のようなものがあります。

デジタルツール 主な使用目的 概要
オンラインストレージ データ保存 クラウド上にデータの保存、共有ができる
スキャナー 紙の書類のデータ化 紙の書類を画像データに変換して保存できる
(スキャナー機能のみの商品やコピー機・複合機の機能として備わっている場合がある)
AI OCR・OCR 紙の書類のデータ化 画像データのテキストを認識してデータ化できる
AI OCRはAIを活用して文字の認識率を向上している
ペーパーレスFAX 紙の書類のデータ化 FAXをプリントしないでデータとして保存できる
デジタルシステム 主な使用目的 概要
文書管理システム データ保存 データ化した書類を一元管理できるシステム
データ保存や検索、セキュリティ対策などができる
経費精算システム 経費精算のペーパーレス化 経費の申請・承認・支払いの一連の工程を効率化するシステム
システムを使い経費申請書類を作成できるのでペーパーレス化につながる
ワークフローシステム 事務業務のペーパーレス化 幅広い業務プロセスのワークフローをデジタル化できるシステム
旅費精算や見積書依頼、書類作成依頼など様々な業務のペーパーレス化に活用できる
電子契約システム 契約書のペーパーレス化 インターネットを介して契約を締結するシステム
紙面での契約書作成・確認が不要になりペーパーレス化できる
旅費精算システム 旅費精算のペーパーレス化 旅費精算の申請・承認・支払いの一連の工程を効率化するシステム
ペーパーレスWeb会議システム 会議のペーパーレス化 会議の準備から会議後までのペーパーレス化を支援するシステム
会議に必要な書類をペーパーレス化できる

ペーパーレス化に活用できるツールやシステムはそれぞれ目的が異なるため、ペーパーレス化したい業務に応じて選定することが大切です。

例えば、旅費精算をペーパーレス化したい場合は、旅費精算システムやワークフローシステムを使うとペーパーレス化を含む全行程をデジタル化できます。

また、会議のペーパーレス化を促進したい場合は、ペーパーレス会議システムを選ぶといいでしょう。このように、DXの目標とペーパーレス化の目標に合うツールの活用も検討してみてください。

3-6.ペーパーレス化に継続して取り組むためのルールを決める

DXの推進もペーパーレス化も一時的な取り組みではなく、企業の変革ができるように継続することが大切です。

そのため、ペーパーレス化を進める基盤が整ったら、ペーパーレス化を継続するためのルールを決めましょう。

業務ごとのペーパーレス化に関するルールだけでなく、下記のように一人ひとりがペーパーレス化を意識できるルールを設けることがポイントです。

【ペーパーレス化のルールの一例】

  • 社員1人当たりが保管できる書類の量を決める(ボックス1箱分など)
  • 大量にコピーする場合は承認制にする
  • コピー機の使用枚数制限を設ける

社員1人当たりの保管できる書類量を決めておけば、一定以上に紙の書類が増えることを防げます。また、大量に印刷する場合は承認が必要となるルールを設けると、無駄なプリントを未然に予防できるでしょう。

ペーパーレス化は小さな取り組みをコツコツと積み重ねることで、大きな成果につながります。社員が一丸となりペーパーレス化を進めるためにも、ルールを設定し実行できるようにしましょう。

【部署ごとの現状を考慮してルールを設定する】

ペーパーレス化は部署や業務内容によって、取り組みの難易度が大きく左右されます。

普段から書類を扱うことの少ない部署ならペーパーレス化の負担は少ないですが、バックオフィス業務など書類を扱う部署はペーパーレス化に対する抵抗が大きいです。

そのため、部署ごとの現状や課題を把握したうえで柔軟な対応ができる余力を残しながら、ルールやノルマを儲けるようにしましょう。

例えば、難易度が高い部署では初めはノルマを低く設定するなど、社員が前向きに取り組める考慮を取り入れてみてください。

3-7.DX・ペーパーレス化に関する知識を深める

継続してペーパーレス化に取り組むには、ルールの策定と併せて社員の意識改革が必要です。
ペーパーレス化に失敗する要因の1つに、DXを推進する部署や管理職と現場との温度差があります。

とくにDXを推進するためにペーパーレス化を始めたばかりの頃は

  • なぜペーパーレス化をしなければならないのか分からない
  • 業務が増えている気がして不安になる
  • 忙しい中でペーパーレス化に取り組む暇がない

など、ペーパーレス化に前向きでない社員も一定数いるでしょう。このモチベーションのままペーパーレス化やDXを進めても、どこかでブレーキがかかり前に進めなくなります。

社員が一丸となり納得してペーパーレス化に取り組むためにも、早い段階でペーパーレス化の必要性やDXに取り組む意図を共有しておきましょう。

【ペーパーレス化・DXに関する取り組みの一例】

  • ペーパーレス化やDXの基礎知識や必要性を伝える研修を行う
  • デジタルツールやシステムを導入する場合は使い方の研修を実施する
  • 企業のトップやリーダーがペーパーレス化の重要性を発信する
  • ペーパーレス化やDXの成果を可視化して社内報などで伝える

社内で研修を実施してペーパーレス化やDXの必要性に社員が納得できれば、モチベーションを維持しながら効率よくペーパーレス化を進められます。

このように、DXを推進するためにペーパーレス化に取り組む場合は、段階を踏みながら計画的に進めるようにしましょう。

4.DXの足掛かりとしてペーパーレス化に取り組むときは「特定の帳票や一部の業務だけに限定」せず全体に広げていく

DXの足掛かりとしてペーパーレス化に取り組むときは、スモールスタートが基本ですが、特定の帳票や一部の業務だけで満足せず社内の業務全体に広げていきましょう。

繰り返しになりますが、DXが目指すのはデジタル技術を活用した社内風土やビジネスモデルの変革です。
契約書のみをペーパーレス化した状態では、社内風土が変革化できたとは言えません。

DXの目標に応じて契約書のペーパーレス化からスタートしたかもしれませんが、次は旅費精算、その次は会議と計画的にペーパーレス化の範囲を拡大していきましょう。

このときに役に立つのが「3-5.ペーパーレス化にデジタルツール・システムを活用する」でも触れたデジタルツール・デジタルシステムです。

DXを推進するためのペーパーレス化が加速する!
人による施策×デジタルツール・システム

狭い範囲ならルールの設定のみでペーパーレス化を促進できるかもしれませんが、範囲が広くなると人による施策だけでは手に負えません。

場合によっては業務効率化を目指しているにも関わらず、一時的に手間や労力が増える可能性があります。

そこで、ペーパーレス化を促進するデジタルツールやシステムを併用すれば、最低限の手間でスピード感を持ちペーパーレス化を進められます。

一例として、ペーパーレス会議システム「ConforMeeting」を導入した事例では、1回の会議準備にかかる時間を5時間削減できました。

それだけでなく1ヶ月の会議開催・運営費用を約170万円削減でき、ペーパーレス化の成果を出すことができています。

ペーパーレス会議システム「ConforMeeting」の導入事例

  • 準備にかかる時間を1回につき5時間削減
  • 会議準備スタッフ3人を1人に削減
  • 1ヶ月の会議開催・運営費用を約170万円削減
  • 複数の導入ユーザ様の実績を基にした算出例です

ペーパーレス化範囲を拡大しながらDX推進の成果を出すためにも、デジタルツール・システムの使用を検討してみてください。

5.DXを推進する!ペーパーレス会議システム「ConforMeeting」

DXを推進のためには、人的対策とデジタルツール・システムの活用が大切だと理解できたかと思います。
とは言え、DXとペーパーレスの双方を推進できるシステム選びに、悩んでいる担当者も多いでしょう。

会議のペーパーレス化を進める場合は、私たちが提供しているペーパーレス会議システム「ConforMeeting」がおすすめです。

トップ層向け会議や多拠点会議など準備・コスト負担が大きい会議の準備から終了までを手厚くサポートします。

ここでは「ConforMeeting」ならではの強みを解説していくので、DXの推進とペーパーレス化に活用できる機能をチェックしてみてください。

ペーパーレス会議システム「ConforMeeting」の強み

  • 1)
    会議を効率よくペーパーレス化
  • 2)
    スムーズな連携で多様な働き方に対応
  • 3)
    会議時間を短縮して業務効率化に貢献
5-1.会議を効率よくペーパーレス化

「ConforMeeting」は、次のような会議のペーパーレス化が実現できる機能が揃っています。

機能 概要
会議資料の事前参照 会議資料はデータのまま事前に登録・共有ができる
会議直前まで資料更新ができ差し替えの手間がかからない
個人作業モード データ化された資料に自由にメモ書きができる
メモを用意する必要がなくペーパーレス化につながる
報告者の画面操作同期 会議中に報告者の画面を同期できる
過去資料へのアクセス機能 過去の会議資料や今回の会議資料はキャビネ※に保存できる
(サーバーで暗号化して一元管理)
  • キャビネ:過去の会議資料が手書きメモを含めて保存されている場所です

会議資料は事前に登録ができるため、プリントする必要がありません。Office文書もそのまま登録可能なので、ペーパーレス化に伴い新しいテンプレートを用意する手間が省けます。

また、会議終了後は暗号化してサーバー上で一元管理できるので、他のツールと併用する必要がありません。

5-2.スムーズな連携で多様な働き方に対応

「ConforMeeting」は、DXを推進するときに重要となる多様な働き方をサポートする機能も充実しています。

Web会議をするときに課題となるのが、工程の複雑化です。複数のシステムを使う、Web会議システムへのアクセスが難しいなど工程が複雑化すると、Web会議を開始する前につまずいてしまいます。

「ConforMeeting」ではログイン時にQRコードを共有するので、入室時の失敗を防げます。

  • 「QRコード」は株式会社デンソーウェーブの登録商標です

また、進行を行う事務局側のページやマーカーが随時反映されるため、参加者側での操作が不要です。
Web会議時に多い「今どこの話をしているのか分からない」という失敗を防止できます。

Web会議に慣れる前に挫折しないように、「ConforMeeting」では操作性のしやすさや使いやすさを重視しDX推進をサポートします。

5-3.会議時間を短縮して業務効率化に貢献

DXを推進するには会議の時間短縮も視野に入れたいところですが、「ConforMeeting」では会議の進行をコントロールして業務効率化に貢献する機能も揃っています。

機能 概要
議事のコントロール 権限設定や資料操作などを行い議事をコントロールできる
タイムスケジュール管理 実際の進行とタイムスケジュールを比較しながら進行できる
発言者がいるときにタイマー表示して時間制限ができるなど進行をコントロールできる
採決機能 会議中に投票でき、集計結果をリアルタイムで共有できる
会議情報の分析 会議の開催時間や議事時間などを表示して改善できるポイントがないか可視化できる

例えば、タイムスケジュール管理では、事前に登録したタイムスケジュールと進行と照らし合わせながら、遅延がないかコントロールできます。

また、採決機能を使えば会議中に投票ができ、効率よく結論を導き出せるでしょう。実際に「ConforMeeting」を利用している企業様からは、会議時間が短縮でき効率よく会議ができるようになったという声をいただいています。

【ConforMeetingを導入している企業様の声】

  • 3時間程度かかっていた経営会議が現在ではおよそ半分の時間で終了しています。
  • 接続に手間と時間がかかるという不満はもちろん、遅延や接続不良の声があがることはほぼなくなりました。

「ConforMeeting」はDXを推進するために欠かせない円滑なペーパーレス会議の実施をサポートします。

「どのようなシステムなのか試してみたい」という声にお応えして、30日間の無料トライアルを用意しています。まずは試しに活用してみてください。

6.まとめ

今回は、DXを推進するためのペーパーレス化の実践方法や必要性を解説しました。最後にこの記事の内容を簡単に振り返ってみましょう。

〇ペーパーレス化はDXの推進の第一歩である理由は次の4つ

  • DXを推進するための根幹になる
  • 成果を可視化しやすい
  • 付加価値を創出する基盤を構築できる
  • BCP対策ができる

〇DXを推進するためにペーパーレス化を進めるステップは次のとおり

DXを推進するためにペーパーレス化に取り組む7つのステップ
1)DXの目標を明確にする DXの目標を設定して目標達成のためにペーパーレス化で何ができそうか考える
2)今のペーパーレス化の状況を客観的にチェックする 現在どの程度までペーパーレス化が進んでいるのか客観的に拡大する
3)紙の書類を整理・データ化する 社内にある紙の書類を整理する
今後も必要な書類のみデータ化する
4)紙を使用していた業務をペーパーレス化する 請求書発行や旅費精算など紙を使用していた業務をペーパーレス化する
5)デジタルツール・システムを活用する DXを推進するためにデジタルツール・システムを活用しながらペーパーレス化する
6)継続して取り組むためのルールを決める ペーパーレス化に継続して取り組むためのルールを設定する
7)DX・ペーパーレス化に関する知識を深める 社内ルールと併せて社内の意識改革に取り組む

〇DXの推進時はペーパーレス化の範囲を拡大していくことが大切。拡大するためには人による施策×デジタルツール・システムでDXのペーパーレス化を促進する

DX推進の第一歩となるペーパーレス化は人による施策とデジタルツール・システムを組み合わせることで、効率化よく進められます。

ペーパーレス会議システムの「ConforMeeting」は、ペーパーレス化とDX推進の双方をサポートします。
30日間の無料トライアルを用意していますので、まずはお気軽にお問い合わせください。

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