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無駄な会議を劇的に効率化する15のポイントと導入したいツール5選

お役立ちコラム

「無駄な会議が多く時間ばかりかかっている。何とか会議を効率化したい!」
「会議をダラダラしているだけで何も決まらない。効率化する方法はないの?」

会議を行うたびに感じる「ムリ・ムダ・ムラ」。
コア業務に集中する時間を削り、費用と時間を投資する会議を「何とか効率化したい!」と思っている担当者は多いのではないでしょうか。

実は会議の効率化は数ある業務効率化の中でも難易度が低く、初めに取り組むべき部分です。

下記の15のポイントを押さえて取り組めば、あなたもすぐに効率化できます。

ステップ1:会議前

  • 会議の目的を決める
  • 必要なメンバを選定する
  • 資料をペーパーレス化する
  • Web会議を取り入れる
  • 会議のアジェンダを事前に共有する
  • 会議=コストという認識を持つ

ステップ2:会議中

  • 会議時間は1時間以内を目安にする
  • 会議の進行役を決めておく
  • 結論は半分程度の時間で出す
  • アウトプットとインプットのバランスを意識する
  • 会議のルールを設ける
  • 会議のスタイルを工夫する

ステップ3:会議後

  • 議事録を作成して共有する
  • フォローアップする
  • 会議に代わる方法を検討する

ただし、人的な改善にはどうしても時間と労力がかかるので、短期間で会議を効率化するには限界があります。

そこで、ツールと組み合わせて会議の効率化を進めると、社員の負担を軽減しながら円滑に効率化が進められるでしょう。

実際に私たちが提供しているペーパーレス会議システム「ConforMeeting」を導入し1回の会議時間を30分も短縮できた事例があります。※「ConforMeeting」を使用した15名会議の事例

そこでこの記事では、会議を効率化する15の方法と、会議効率化をサポートするツールをまとめて解説していきます。

とくに、会議を効率化する方法ではチェックリストを用意しているので、何をすればいいのかすぐに把握できるので必見です。

この記事を読むと分かること

  • 会議を効率化する15の方法が分かる
  • 会議を効率化するときに何をしなければいけないのか分かる
  • 会議の効率化をサポートするツールが分かる

この記事を最後まで読めば、自社の現状に応じて会議を効率化する対策を実施できます。
会議の時間を短縮して効率よく仕事をするためにも、ぜひお役立てください。

1.【準備】会議を効率化する6つのポイント

会議の準備段階では、会議の目的とメンバーを厳選し、最小限の労力で準備をすることが効率化のポイントです。
ここでは、会議の準備段階で実践したい6つの効率化ポイントをご紹介します。

会議の効率化は、準備段階が鍵を握ると言っても過言ではありません。
どのような点を改善できそうかチェックしてみてください。

会議の準備を効率化する6つのポイント
会議の目的を決める 会議を実施する目的を明確にする
必要なメンバーを選定する 7人ルールを念頭に置いて会議に必要なメンバーを決める
資料をペーパーレス化する 会議に必要な資料をペーパーレス化する
Web会議を取り入れる 会議の目的や参加メンバーによってはWeb会議を取り入れる
事前に会議のアジェンダを共有する 会議開始前に会議のアジェンダを共有する
会議=コストという認識を持つ 社内で会議にはコストがかかっていることを共通理解する
1-1.会議の目的を決める

まずは、会議の目的を決めましょう。無駄な会議には、目的が定まっていない特徴があります。

【無駄な会議の一例】

  • 目的の定まってない全員参加の定例会議
  • とりあえず話し合う目的で集合した会議
  • 会議を実施すれば答えが見えてくると思っている会議

目的を定めずに何となく会議をしても、会議が終わった後に何らかの成果を得られません。

本来会議は、未来に向けて建設的な意思決定やアイデア出しをする場です。

会議が終わったときに結論を出せていない場合は、時間だけを費やした非効率的な会議になります(情報交換のみを目的とする会議もありますが今回は省いています)。

そのため、会議を効率化するときは「本当に必要な会議」を「本当に必要なメンバーのみ」で実施することが欠かせません。

本当に必要な会議とは、意思決定やアイデア出しなど明確な目的がある会議です。

  • 来月の目標を決める
  • 新人育成の方向性を決める
  • 会社の来季の方向性を決める

など、しっかりとした目的がある会議なのか考えましょう。
明確な目的のない会議は実施することを避けて、意義のある会議のみに絞り込むことが大切です。

\効率化チェックリスト/

  • 会議を設定する前に会議の目的を明確にする
  • 目的のない会議は実施しない

【必要のない会議の基準を設定するのも1つの方法】

会議回数を減らすときに「目的のある会議がどうか分からない」「どの会議が不要なのか分からない」という声があります。

「目的のある会議」の絞り込みが難しい場合は、社内で必要のない会議の基準を決めることも1つの方法です。

  • チャットやメールでの情報共有で十分理解できる会議
  • 30分以上の議論が必要な会議
  • 目的が定まっていない会議

など、必要のない会議の基準を設けておけば、本当に必要な会議のみに絞り込みやすくなります。

1-2.必要なメンバーを選定する

会議の目的が明確になったら、必要なメンバーを選定します。

「とりあえず会議に参加してもらおう」「全員参加にしよう」など会議の目的にそぐわない不必要なメンバーを選定すると、コア業務に支障が出て残業が増えるなどの悪循環が生まれます。

誰でも参加する会議ではなく、必要なメンバーを厳選して意義のある時間にすることが重要です。会議に必要なメンバーを決めるときには「7人ルール」と「目的に合うメンバー」を意識します。

7人ルールとは、会議に適切な人数を示したルールです。会議の参加メンバーが7人を超えると、当事者意識が薄れて意見がなかなか言えない状況になります。

それだけでなく、7人を超える場合は1人増えるごとに生産性が10%も低下すると言われています。

そのため、会議を効率化するためには7人を目安にメンバーを選定しましょう。

選定するメンバーの基準は「目的に合うメンバー」です。もう少し分かりやすく言うと、下記のような人員で目的に合うメンバーを選定するといいでしょう。

【会議のメンバーに必要な人員】

  • 最終的な意思決定・承認をする人:会議の目的に応じて最終的な判断をする人
  • 会議で発言するべき内容がある人:目的に応じたプレゼンなどを行う人
  • 意見を出して欲しい人:目的に応じた知見のある人や意見を聞いておきたい人
  • 会議をサポートする人:司会進行や議事録などの作成を行う人

例えば、チームの目標を決める会議を行う場合、最終的な意思決定権はリーダーにあります。目標を決めるために発言するべきなのはチーム員なので、チーム員を会議のメンバーに選定します。

チーム員が多い場合は成績や役職などを含めて「誰から意見を聞くべきか」絞り込むといいでしょう。

チームの目標を決める会議を行う場合
最終的な意思決定・承認をする人 リーダー
意見を出して欲しい人 チーム員
会議をサポートする人 事務職

このように、会議は誰でも参加するものではなく選定したメンバーが参加するものに意識を変えることで、効率化につながります。

\効率化チェックリスト/

  • 会議のメンバーは7人ルールを基準に考える
  • 目的に応じて必要なメンバーを絞り込む
  • 会議に参加するメンバーが多くなりそうな場合は役職や意欲などを踏まえて選定する
1-3.資料をペーパーレス化する

会議を効率化するには、資料のペーパーレス化(紙媒体だったものを電子化すること)を進めましょう。
そもそも会議を効率化するには、会議の準備にかかる時間や工数を削減する必要があります。

ペーパーレス化をすると、下記のように会議の準備に費やす工程、時間を大幅に削減できます。

紙面で会議資料を作成する場合の工数

  • パソコンで作成した資料印刷して代表者に確認してもらう
  • 修正部分を上書きして保存する
  • 再度資料を印刷して代表者に確認してもらう
  • 会議参加者分の資料を印刷して製本する
  • 会議当日に配布する

ペーパーレス化した場合の工数

  • パソコンで作成した資料をメール等で送信して代表者に確認してもらう
  • 修正部分を上書きして保存する
  • 会議2~3日前までに、または会議当日にデジタルデータのまま資料を共有する

例えば、7名が参加する会議に30ページ程度の資料が必要だったとしましょう。
紙面で会議資料を作成する場合は、30ページもの資料を印刷して製本し全員に配布しなければなりません。

会議前に修正する部分が発生した場合は、その都度資料修正して製本し直す手間がかかります。

一方で、ペーパーレス化した場合は、デジタルデータで共有するので製本する手間が省けるでしょう。それだけでなく修正や共有も簡単にできるので、資料作成に費やす時間全体が減らせます。

資料のペーパーレス化は「4.会議をより効率化させるにはツールを導入しよう」で解説するツールを活用すると効率よく進められます。

ツール導入に時間がかかる場合は、パソコンで作成した会議資料をデータのままメール等で共有するところから始めてみましょう。

\効率化チェックリスト/

  • 会議の資料を紙面印刷しないでデジタルデータで共有する
  • パソコンで作成した会議資料をデータのままメール等で共有する

【会議資料の見直しも効率化につながる】

会議資料が分厚く作成に時間がかかっている場合は、会議資料の中身を見直してみましょう。
会議資料はあくまでも会議の進行を補助するものなので、会議内容をすべて記載する必要はありません。

詳しい会議内容は議事録にまとめられるので、会議資料には本当に必要な内容のみを記載するようにしましょう。とくに下記のような部分があると資料作成に時間を要するので、作成方法を見直してみてください。

  • 不必要な図表を作成する
  • 不必要な装飾をする
  • 会議内容を細かく文章化する

ペーパーレス化が進んでいる場合には参考にして欲しい図表やデータのURLを添付して、手間を省くことも可能です。

1-4.Web会議を取り入れる

会議を実施するときに「必ず社内の会議室を利用する」「社内のミーティングスペースを利用する」など場所に縛られていませんか?

会議を効率化するためには、会議のスタイルを変えることも重要です。
例えば、遠方からの参加者や出張先からの参加者がいる場合は、移動時間やスケジュール調整の手間がかかります。

効率よくスケジュール調整をして個々の負担を軽減しながら会議を行うためにも、Web会議を検討してみましょう。

Web会議とは
概要 インターネット回線を利用して会議を実施する方法
メリット
  • 対面しなくても会議ができ複数拠点やテレワークに対応できる
  • 移動にかかる費用や会議室利用時の費用を削減できる
  • 会議の準備や片付けの手間を省ける
デメリット
  • 通信環境に左右される
  • Web会議を実施するうえでのモラルやルールが必要になる

Web会議とはインターネット回線を利用して、会議を実施する方法です。
複数拠点の代表者が参加する会議や出張者、海外赴任者が参加する会議など場所を問わず、手軽に実施できます。

移動時間や会議室を準備する時間が必要ないので、業務効率化につながるところが大きなポイントです。もちろん、会議の内容や機密性によっては対面で実施したほうがいいですが、

  • 参加者の交通費や移動時間が業務効率化を妨げている
  • 会議室やミーティングスペースが混み合っていてスケジュール調整に時間がかかる

などの問題を抱えている場合は、一部の会議からWeb会議に移行するといいでしょう。

\効率化チェックリスト/

  • 対面での会議に限定しないでWeb会議を活用する
  • とくに遠隔地の人が参加する場合や準備に時間がかかっている場合はWeb会議に移行すると効率化につながる
1-5.会議のアジェンダを事前に共有する

会議参加者には、事前にアジェンダ(会議の予定やスケジュールのこと)を共有しておきましょう。

参加者が会議の内容を理解していないと、会議開始時に会議の目的や課題、スケジュールなどを話すところから始めなければなりません。

会議参加者も会議当日に詳しい内容を把握するので短時間で考えや意見をまとめる必要があり、最良の提案ができない可能性があるでしょう。

  • 会議時間を短縮する
  • 最良な判断ができる会議にする

という2つの側面から見て、事前にアジェンダを共有することが会議の効率化につながります。
会議のアジェンダには様々な作成方法がありますが、主に下記のような内容を伝えるようにしましょう。

アジェンダの項目 概要
日時・場所 会議を実施する日時と場所を記載
(Web会議の場合はURLを載せる)
時間 会議の実施時間を記載する
参加者名 参加者一覧を記載
目的 会議の目的を事前に共有する
目標 会議で到達したいゴールを共有する
スケジュール 会議の流れを共有する
注意事項・お知らせ 事前に共有しておきたい注意事項やお知らせを記載する

一例として、人材確保の方法を決めることを目的とした会議では、下記のようなアジェンダを作成して事前に共有します。

アジェンダの項目 概要
日時・場所 2024年2月〇日
第1会議室
時間 13:00~14:00
参加者名 進行:〇〇さん
〇〇さん
〇〇さん
〇〇さん
〇〇さん
目的 新たな人材確保の方法を決める
目標 実施できる人材確保の方法をある程度決める
スケジュール 13:00~13:10:人材不足の現状・課題
13:10~13:20:今まで実施してきた人材確保の方法
13:20~13:40:人材確保の方法の議論
13:40~13:50:実施するべき人材確保の方法(結論)
注意事項・お知らせ 資料は事前にメールで共有します

遅くても会議の2~3日前までにアジェンダを共有しておけば、参加者が内容やスケジュールを理解したうえで会議を実施できます。

\効率化チェックリスト/

  • 会議の2~3日前までにアジェンダを共有する
  • アジェンダには日時や目的、スケジュールなど会議全体の概要が分かる内容を記載する

【アジェンダと併せて事前に資料を共有しよう】

会議に関連する資料がある場合は、事前に共有しておきましょう。
参加者が事前に内容を理解し自分なりの見解を見つけておくことで、効率よく会議が進められます。

ただし、機密性の高い資料は事前配布をするリスクが高いので、資料の内容や会議の目的に応じて臨機応変に準備をすることが大切です。

1-6.会議=コストという認識を持つ

会議の効率化を目指すときには、社員の考え方や意識を変える必要があります。

社員が会議を業務の一環だと捉え、どれだけ時間がかかっても仕方ないと考えている場合はなかなか効率化することが難しいです。

会議にはコストがかかっていることをしっかりと伝え、最小限のコストで最大限の結果につなげる意識を持てるようにしましょう。

例えば、時給2,000円の社員が7人会議に参加していたとします。
会議が長引き2.5時間かかったとすると、この会議は会議当日の人件費だけで35,000円もかかっています。

この会議を30分で終わらせることができれば、人件費は7,000円で済んだはずです。
会議に無駄があり、余分な費用がかかっていることを認識できれば、業務効率化が実現しやすくなります。

\効率化チェックリスト/

  • 会議はコストであることを認識する
  • とくに人件費は会議の大きなコストになるので無駄のない会議にする必要性を伝える

2.【会議中】会議を効率化する6つのポイント

会議中は、下記の6つを意識して効率化を進めましょう。

とくに重要なのは、設定した時間内で意義のある討論をして結論を出すことです。

ダラダラと時間をかけると効率化から程遠い会議になってしまうので、6つのポイントを意識して会議の質を高めましょう。

会議を効率化する6つのポイント
会議の時間は1時間以内を目安にする 会議は1時間以内を目安に時間を設定する
会議の進行役を決めておく 進行役が主導しスケジュールに沿って会議を執行する
結論は半分程度の時間で出す 結論は会議の半分程度の時間を目安に決める
アウトプットとインプットのバランスを意識する 参加メンバーの意見を聞けるように進め方を工夫する
会議のルールを設ける 会議に集中できるようにルールを設定する
会議のスタイルを工夫する 効率よく会議ができるように会議スタイルを工夫する
2-1.会議の時間は1時間以内を目安にする

会議を効率化するには会議の時間に制限を設けて、時間内で結論を出す習慣をつけることが大切です。

非効率な会議は、時間を気にしないでダラダラと会議を継続してしまうことが多いです。
会議の時間を意識できていないと話が脱線しやすく、時間をかけたわりに実りのない会議になる傾向があります。

これを回避するためにも、会議ごとにあらかじめ時間を決めておくようにしましょう。

適切な時間は会議の目的によって大きく変動するので一概には言えませんが、人の集中力が続く時間を考慮すると1時間以内が目安です。

1-5.会議のアジェンダを事前に共有する」でも触れたように事前に作成したスケジュールに沿って、時間内で終了できるようにしましょう。

とは言っても会議が始まると時間を忘れてしまう方もいるかと思います。

そのような場合は

  • タイマーなどを用意してスケジュール内容ごとにアラームを鳴らす
  • 進行役が時間配分を守り進行する

などの方法を取り入れて、時間内で終わる会議を目指してみてください。

\効率化チェックリスト/

  • 会議を始める前に制限時間を設定する
  • 制限時間内で終われるようにタイマーなどを使用して時間を意識しながら会議を進める

【会議を時間内で終わらせるために知っておきたいコツ】

会議の効率化に取り組むときに、会議を時間内に終了できないという声は多いです。

会議を時間内で終了するには、時間配分をして進めるだけでなく下記のような点にも留意してみるといいでしょう。

  • 会議で議論する内容を増やし過ぎない
  • 話が脱線したらすぐに元に戻す
  • 参加者全員が会議の時間を意識する

とくに話が脱線してしまいそのまま目的と異なる内容を議論してしまうと、いつまで経っても会議が終わりません。

話が脱線した場合はすぐに進行役が目的の内容に戻して、今回の会議で必要な内容を議論できるようにしましょう。

2-2.会議の進行役を決めておく

会議を実施するときには、あらかじめ進行役(ファシリテーター)を決めておきましょう。

進行役はスケジュールに沿った進行や参加者の意見をまとめる役などを担います。

会議の進行役の役割

  • スケジュールに沿って会議を進行する
  • 参加者の意見をまとめて結論を導き出す
  • 発言者がいないときに参加者に発言を促す
  • 話が脱線したときや目的と異なる議論をしているときに本来の目的に戻す

進行役がいないと会議の時間管理がしにくく、ダラダラと続く会議になりがちです。
また、参加者の発言や意見をまとめてくれる人がいないので、結論が導きにくくなります。

そのため、短時間で目的を達成できる結論にたどり着くためにも進行役の設定が欠かせません。

会議の進行役は参加者の中から決めてもいいですし、管理職や事務職など議論をするメンバー外から選出しても構いません。

ただし、会議の当日に「〇〇さんを進行役にします」と指定すると準備不足でなかなかスムーズ進行できないので、事前に進行役となる人を決めて依頼しておくことが大切です。

\効率化チェックリスト/

  • 会議の進行を担う進行役を設定する
  • 進行役はスケジュール管理や参加者の意見をまとめて結論を導き出す役割を担う
  • 進行役は会議参加者または外部の進行役に徹することができる人から選出する
2-3.結論は半分程度の時間で出す

会議では、結論をできるだけ早く出すように意識しましょう。

繰り返しになりますが、会議は未来に向けて建設的な意思決定やアイデア出しをする場です。
一人ひとりが意見を考える場でないので、時間をかけたところで結論が大きく変わらないと考えられます。

参加者が事前に自分の考えを整理して意見を持った状態で会議に参加し、会議では建設的な結論を出すために意見を整理する流れが好ましいです。

実施する場面 行動 概要
個人 考える 多くの情報や意見を踏まえたうえで自分、または組織の方向性や意見を見出す
会議 意思決定 結論を出すための論点や考えを整理する

そのため、会議の半分程度の時間で参加者の意見や考えを聞いて、残りの半分程度の時間で意見をまとめて結論を出す流れを意識するといいでしょう。

会議の前半 参加者の意見や考えを聞く
会議の後半 意見をまとめて結論を出す

もちろん会議の内容によって時間配分は左右しますが、結論を早めに出すことで会議時間が伸びることなく目的達成までたどり着けます。

\効率化チェックリスト/

  • 会議の前半では意見や考えを聞いて後半で意見をまとめて結論を出す
  • 会議の結論はできる限り早く出すことを意識する

【会議は5分前終了を意識する】

「会議の結論を早く出したいけれどなかなかうまくいかない」という場合は、会議を5分前には終了するように意識しましょう。

最後の5分は使えないことを前提条件しておくと、結論を後伸ばしにすることを回避できます。例えば、1時間の会議の場合は実質55分で終了しなければならないので、会議開始30分後くらいには結論を出したいところです。

このように、少しでも早く終わらせることを習慣化することで、会議の結論を短時間で出せるようになるでしょう。

2-4.アウトプットとインプットのバランスを意識する

会議を効率化するには、アウトプットとインプットのバランスを意識しましょう。

例えば、進行役や一部の参加者のみが話し続ける会議は、意見の共有のみで終わってしまいます。

会議を意思決定やアイデア出しの場にするなら、参加者全員に平等に意見を言う機会を設けることが大切です。アウトプットとインプットのバランスを意識した会議には、下記のように様々な方法があります。

方法 概要
フリートーク形式 発言者を決めないで自由に発言をする方法
一定の時間内で自由に発言することで誰もが発言できる状態を作る
挙手式 意見のある人が手を挙げて発言する方法
発言したい人の思いを逃すことはないものの発言者が偏る可能性がある
全員発言方式 進行役が一人ずつに意見を聞いて全員発言させる方法
平等にアウトプットの機会を設けられるが時間がかかる

できるだけ多くの意見をもとに結論を出したい場合は、フリートーク形式が向いています。
ざっくばらんに会話ができる時間を設けることで、1つでも多くのアイデアを拾える可能性があります。

全員の意見を聞いたうえで判断したい場合は、全員に発言する機会を設けるといいでしょう。
ただし、会議の内容によっては時間がかかるので、スケジュール管理をしながら意見を拾う必要があるでしょう。

会議で沈黙が続いたり意見が活発に交換できなかったりすると、意味のない会議で終わってしまう可能性があります。

会議を実施するときには参加者が積極的に発言できる場を設け、アウトプットとインプットのバランスを保ちましょう。

\効率化チェックリスト/

  • アウトプットとインプットのバランスを保ちながら会議を進行する
  • 会議の目的に応じて参加者が発言する場を設ける

【Web会議はアンケート機能やチャット機能を有効活用する】

Web会議を使用するときに導入するツールによっては、アンケート機能やチャット機能を活用できます。

  • チャット機能:リアルタイムでチャットベースで意見交換ができる
  • アンケート機能:参加者に一斉にアンケートが取れる

例えば、発言者の内容に質問や疑問がある場合はチャット機能で質問をして、議論を活性化することが可能です。
また、結論を出したときの納得度をアンケート機能で収集するなどの工夫も検討できます。

Web会議でも個々の発言やフリートークは可能ですが、併せてWeb会議ならではの機能を活用するとより効率よく会議を進められます。

2-5.会議のルールを設ける

参加者に会議に集中してもらうために、会議にルールを設けるようにしましょう。
例えば、参加者が会議中に他の業務をしている参加者がいると、会議の質が低下します。

短時間で集中して意義のある会議にするためには、会議中の環境づくりも大切です。会議で必要なルールは企業の考え方や課題に応じて異なりますが、一例として下記のようなルールが検討できます。

会議の方法 ルールの一例
対面会議
  • スマートフォンや携帯電話の持ち込みを禁止する
  • 否定的な意見を言わない
  • 意見は2分以内で発言する
Web会議
  • Webカメラは常時オンにする
  • 会議の録画はしない
  • 発言時以外はミュートして雑音が入らないようにする
  • 挙手ボタンを押してから2分以内で発言する

対面会議ではスマートフォンや携帯電話の持ち込みを禁止するルールが検討できます。

また、Web会議では会議に参加している姿勢を見るために、Webカメラは常時オンにするルールを設けるといいでしょう。

このように、効率よく会議を進めるという視点で必要なルールを設定してみてください。

\効率化チェックリスト/

  • 現状や課題を踏まえて会議のルールを設ける
  • 会議に集中して取り組むことを目的としたルールを設定する
2-6.【立ち会議・スケルトン会議室など】会議のスタイルを工夫する

長時間ダラダラと会議を続けないように、会議のスタイルを工夫することもおすすめです。通常の会議は、会議室やミーティングスペースなど閉鎖的な空間で実施することが多いです。

機密情報を守る、緊張感のある空間を作るという面では優れていますが、会議の内容によっては他のスタイルのほうが効率よく進められます。

実際に実施されている会議スタイルの一例には、下記のようなものがあります。

会議のスタイル 概要
立ち会議
(スタンディングミーティング)
参加者全員が立ったまま実施する会議
会議の準備が不要、会議時間を短縮できるなどのメリットがある
円卓会議 参加者が円卓を囲み実施する会議
参加者全員の様子が分かるため会議に集中しやすいメリットがある
スケルトン会議 会議室やミーティングスペースの壁をスケルトンにする方法
周囲から見られている意識が持てるので無駄な行動が減る

例えば、立ち会議は、社内の空いているスペースを利用して立ったまま行う会議です。
立ったままの姿勢は誰もが疲れるので、自然と会議時間が短くなります。

また、椅子やテーブルがない分物理的な距離が近くなり、会議を活性化するメリットも期待できます。
このように、会議の内容に応じてスタイルに変化をつけると、会議の効率化につながるでしょう。

\効率化チェックリスト/

  • 会議の目的に応じて会議スタイルを変更する
  • 会議スタイルを変えることで会議時間や準備時間の削減につながる

3.【会議後】効率化する3つのポイント

会議が終わった後には、次の3つの方法で効率化を進めます。
会議終了後の効率化は次回の会議本数を減らす・会議で決めたことを実践することがポイントです。

会議後の取り組み方で会議本数や打ち合わせ本数を減らせるので、どのようなことに注意するべきか確認してみてください。

会議後を効率化する3つのポイント
事録を作成して共有する 会議中のメモを減らす・会議で決まったことを実行するために議事録を作成する
会議で決まったことが実行できるようにフォローアップする 会議を形式的なものにしないために決まったことが実行できるようにフォローする
会議に代わる方法を検討する コミュニケーション方法を検討して会議の回数を減らす
3-1.議事録を作成して共有する

会議終了後には会議の議事録を作成して、共有するようにしましょう。
会議後に議事録を共有する目的は

  • 会議中の参加者のメモを減らす
  • 会議で決まったことを実行する

の2つです。

議事録がないと、参加者が会議中に各々メモを取ります。メモを取ることに必死になってしまうと会議の議論に集中できません。メモを取り終えるまで待つ時間も生まれるので、会議時間が長くなる原因になります。

また、議事録がないと会議で話した内容や会議の結論を振り返ることができない可能性があります。せっかく意義のなる会議を実施しても社内での行動に結びつかなければ意味がないので、議事録の作成は必要でしょう。

会議の議事録は、作成担当者を事前に決めておくことがポイントです。

会議の進行役だった人や各チームの新人など、誰が担当しても構いません。議事録を作成するときは下記のポイントを意識すると、まとめやすいです。

【議事録を作成するときのポイント】

  • 誰がどの発言をしたのか分かるように書く(氏名を書く・色で分けるなど)
  • スケジュールに沿って見出しを立てて結論が分かるように書く
  • 会議で決まったことや課題となったことを明確に書く

後ほど紹介する「4-2.議事録作成・管理ツール|議事録作成を簡略化できる」を使用すると、議事録作成にかかる時間を短縮できます。

\効率化チェックリスト/

  • 会議中に各々がメモを取る手間を省くために会議後に議事録を作成する
  • 議事録はツールを使用して作成時間を短縮する

【ホワイトボードツールの画面共有を議事録代わりにすることもできる】

会議後の議事録作成に負担感を感じる場合は、ホワイトボードツール(オンラインで共有しながら使えるホワイトボードツール)の画面を議事録代わりすることがあります。

会議中に記載したホワイトボードの内容をそのまま議事録として使用するので、会議後の手間を大幅に削減できます。

ただし、ホワイトボードツールで残せる内容は議事録と比較すると少ないため、どの程度の内容を議事録として残しておくべきか考えて判断するといいでしょう。

3-2.会議で決まったことを実行できるようにフォローアップする

会議の目的や会議で出た結論にもよりますが、実行する必要がある場合はフォローアップを行いましょう。

例えば、会議で新人の育成を強化するという結論が出たとします。
この結論を放置していると、新人の育成が促進されることはありません。
せっかく会議を実施したのに形骸化されたものになり、無駄な会議になってしまうのです。

そこで、各チームや部署で新人育成ができるように、行動を促す必要があります。
今回の例は新人育成なので、下記のような取り組みが検討できるでしょう。

  • チームで新人育成の方法を話し合う
  • 新入社員に困っていることや分からないことを聞いてフォローする
  • 次回の会議までに成果を報告するなど実践期限を決める

このように、会議で決まったことを放置するのではなく、行動につなげて会議の成果を出していくことが大切です。

\効率化チェックリスト/

  • 会議で決めたことを形骸化させないために実際に取り組む
  • 取り組む内容が不明確な場合はフォローを行いながら実践できるようにする
3-3.会議に代わる方法を検討する

1-1.会議の目的を決める」でも触れたように、会議を効率化するには本当に必要な会議のみを実施することが大切です。

1つ会議が終わると次の会議を設定しがちですが「本当に会議が必要なのか」「会議に代わる方法で解決できないのか」考えてみましょう。

例えば、前回の会議で決まった新人育成の進捗状況を確認、共有する方法としては、会議以外にも下記の方法が検討できます。

方法 概要
1on1ミーティング 上司と部下が1対1で定期的に対話をする
メール・チャット メールやチャットを活用して情報の交換や意見出しを行う
資料の共有 新しい情報や社内の現状などの資料を共有する

例えば、新人育成に携わっているメンバーと1on1ミーティングをすれば、現状や課題などが理解できます。

また、日々の進捗状況や新しい情報共有は、メールやチャットでも問題なくできるケースがあります。

このように、必ず会議をしなければならないのではなく、会議の回数を減らすためにどのようなコミュニケーション方法を選択できるか検討してみるといいでしょう。

\効率化チェックリスト/

  • 本当に会議を実施する必要があるのか、他の方法でカバーできないか検討する
  • 日頃からコミュニケーションを活性化することで会議の回数を減らす

4.会議をより効率化させるにはツールを導入しよう

ここまで、会議を効率化する方法を詳しく解説してきました。

簡単に取り組めるものもありますが、ペーパーレスや時間短縮など人による対策だけでコントロールすることが難しい対策もあります。

そこで、実際に会議の効率化には、ツールの使用がおすすめです。
会議を効率化するときに使用できる代表的なツールには、下記のようなものがあります。

自社の会議効率化の課題に応じたツールを選定するためにも、ツールごとの特徴を理解しておきましょう。

会議を効率化できる代表的なツール5選

1)Web会議ツール:インターネットを使い場所を選ばず会議ができる
2)議事録作成・管理ツール:議事録作成を簡略化できる
3)ホワイトボードツール:会議の記録をデジタル化できる
4)スケジュール管理ツール:会議の日程調整が円滑にできる
5)ペーパーレス会議システム:会議のペーパーレス化を促進できる

4-1.Web会議ツール|インターネットを使い場所を選ばず会議ができる

Web会議ツール:インターネットを使いビデオ通話や音声通話などができるツール

効率化のポイント

  • Web会議の実施をサポートする
  • テレワークや海外赴任など多様な働き方をしている人と手軽に会議ができる

Web会議ツールとは、インターネットを使いビデオ通話や音声通話などができるツールです。「1-4.Web会議を取り入れる」でも触れたように遠隔地にいても画面越しにリアルタイムで会議に参加でき、場所を問わず手軽に会議を実施できます。

例えば、複数拠点がある企業の場合はWeb会議ツールを使うと各拠点にいながらも会議を実施できるので、業務効率化につながります。

また、Web会議ツールは単にビデオ通話ができるだけでなく、会議を円滑に進めるための下記のような機能が備わっています。

【Web管理ツールに備わっている主な機能】

  • 画面の共有
  • チャット機能
  • 挙手機能
  • リアクションボタン機能
  • 投票機能
  • ツールにより備わっている機能が異なります

例えば、画面の共有機能を使用すれば、パソコン画面に資料を写しながら会議を進めることが可能です。リアクション機能や投票機能を使うと、参加者の考えや意見を簡単に可視化できます。

4-2.議事録作成・管理ツール|議事録作成を簡略化できる

議事録作成・管理ツール:会議の音声データをもとに自動で文字起こしできる

効率化のポイント

  • 議事録作成を簡略化できる
  • 議事録の共有や保管もでき議事録に関する業務効率化ができる

議事録作成・管理ツールは、会議の議事録作成を簡略化できるツールです。
会議の音声データをもとに議事録を自動作成できる機能を中心に、下記のような機能が備わっています。

【議事録作成・管理ツールに備わっている主な機能】

  • 会議の音声データをもとに文字起こしをする機能
  • 議事録のテンプレート機能
  • 議事録の共有・保管機能
  • タスク管理機能
  • ツールにより備わっている機能が異なります

会議の音声データをもとに自動で文字起こしを行ってから、議事録のテンプレートを活用すると短時間で効率よく議事録作成ができます。

議事録の共有や保管ができるツールも多く、会議後に参加者と共有する作業もしやすくなります。

4-3.ホワイトボードツール|会議の記録をデジタル化できる

ホワイトボードツール:会議中の意見や考えを直感的に書き込める

効率化のポイント

  • 会議が進行しやすくなる
  • 会議中の意見や考えを1つのホワイトボードにまとめることができる

ホワイトボードツールは、オンラインで共有しながら使えるデジタルホワイトボードです。会議で使用するホワイトボードや黒板に代わりに使用でき、会議中の意見やアイデアをすぐに可視化できます。

会議室にあるホワイトボードと同じようにイラストや文字を書けるのはもちろんのこと、付箋や画像を挿入でき、より直感的に分かりやすくまとめられます。

【ホワイトボードツールに備わっている主な機能】

  • 文字やイラストを描く機能
  • 図形や付箋、画像を挿入する機能
  • 共同作業機能
  • ホワイトボード画面を保存する機能
  • ツールにより備わっている機能が異なります

会議を実施するときにホワイトボードツールを開き、参加者と共有しながら使用します。会議の内容によっては参加者各々がホワイトボードツールに意見を書き込み、議論を深めることも可能です。

また、会議室にあるホワイトボードや黒板は記入した内容を保存できませんが、ホワイトボードツールでは議事録と併せて保管できます。

4-4.スケジュール管理ツール|会議の日程調整が円滑にできる

スケジュール管理ツール:社内のスケジュールを可視化でき会議の日程調整がしやすくなる

効率化のポイント

  • 会議の日程調整が円滑にできる
  • ツール経由で会議の日程調整依頼ができる

スケジュール管理ツールは、社内のスケジュールや進捗状況を管理・可視化できるツールです。

会議を実施するときは複数人とのスケジュール調整が必要ですが、スケジュール管理ツールを使えばいつ誰が空いているのかすぐに確認できます。

スケジュール管理ツールはツールにより機能が異なりますが、社内のスケジュールを一元管理したりスケジュール調整の依頼をしたりすることが可能です。

【スケジュール管理ツールに備わっている主な機能】

  • 社内のスケジュールの一元管理機能
  • スケジュール調整の依頼機能
  • アラーム機能
  • メモやto doリスト機能
  • ツールにより備わっている機能が異なります

会議を実施するときにはスケジュール調整に時間を要することがありますが、スケジュール管理ツールがあればその場でスケジュールを確認できます。

ツールによってはスケジュール管理ツール経由でスケジュール調整依頼ができ、業務効率化につながります。

4-5.ペーパーレス会議システム|会議のペーパーレス化を促進できる

ペーパーレス会議システム:会議のペーパーレス化をサポートする

効率化のポイント

  • 会議の資料や議事録のペーパーレス化を促進できる
  • 会議の準備から完了までを一貫して効率化できる

ペーパーレス会議システムとは、会議のペーパーレス化をサポートするシステムです。「1-3.資料をペーパーレス化する」でも触れたように、会議のペーパーレス化を推進できると業務効率化につながります。

ペーパーレス会議システムによって搭載されている機能が大きく異なりますが、主に下記のような機能が備わっています。

【ペーパーレス会議システムに備わっている主な機能】

  • 資料の共有・保管機能
  • 議事録の保管
  • 会議時の資料閲覧機能(ホワイトボードツールのような機能)
  • Web会議ツールとの連携機能
  • セキュリティ対策機能
  • タイムキーパー機能
  • ツールにより備わっている機能が異なります

ペーパーレス会議システムには資料の共有や保管機能を始め、Web会議を円滑に進める機能が揃っています。ペーパーレス化とWeb会議を同時に推進し、会議の効率化を進めたい場合に向いています。

5.会議時間を30分短縮した事例あり!会議の効率化は「ConforMeeting」がおすすめ

ここまで解説してきたように、会議の効率化は人による改善とツールを組み合わせることでより加速します。

とは言え会議の効率化に使えるツールは複数あり、どれも同時に導入すると費用と手間がかかります。
1つのツールで会議の効率化が実現できれば嬉しいですよね。

私たちが提供しているペーパーレス会議システム「ConforMeeting」は、会議プロセス全体の効率化をサポートします。

会議の準備から完了後までの処理を一貫してサポートし、手間をかけずに安全に会議ができる基盤を整えます。機能の一例として、下記のように業務効率化を支援する機能を用意しています。

会議資料の事前参照 資料を会議前に登録、共有できる
参加者は事前に資料を閲覧しながら準備できる
資料にメモができる 資料には自由にメモができる
会議中に資料を共有しながら進められる
過去の資料にもアクセス可能 過去の資料にアクセスできこれまでの経緯を踏まえて結論を検討できる

とくに、下記の3つの性能がすべて揃っているのは「ConforMeeting」のみで、会議の準備・進行・意義のある議論という多方面から効率化をサポートします。

【3つの性能がすべて揃っているのは「ConforMeeting」のみ】

  • 質問事項のメモ書きや過去資料閲覧ができ様々な側面から深い議論ができる
  • 議事のコントロールができ時間に沿った会議進行ができる
  • 会議前に資料共有をして理解を深めることができる
  • 2024年1月時点での情報です

実際にリモート会議の運用に課題を抱えていた製造業A社様は、「ConforMeeting」を導入したことで映像や音声、資料の共有がスムーズにできるようになりました。

その結果、会議時間を1回30分短縮することに成功し、業務効率化を実現しています。
例えば、1ヶ月に2回同等の会議をしたとすると、年間で会議時間を12時間短縮できます。
工数で見ると年間180時間もの時間削減につながるのです。 ※15名での会議の場合

「ConforMeeting」は下記の3ステップで導入でき、Web会議の効率化や円滑な運用に活用できます。

今ならお得な30日間のトライアルも用意していますので、会議の効率化にお悩みの場合はぜひお試しください。

6.まとめ

今回は会議前・会議中・会議後の3段階に分けて、会議を効率化する具体的な方法と効率化を促進するツールをご紹介しました。

最後にこの記事の内容を簡単に振り返ってみましょう。

〇会議を効率化する15のポイントは下記のとおり

会議の準備を効率化する6つのポイント
会議の目的を決める 会議を実施する目的を明確にする
必要なメンバーを選定する 7人ルールを念頭に置いて会議に必要なメンバーを決める
資料をペーパーレス化する 会議に必要な資料をペーパーレス化する
Web会議を取り入れる 会議の目的や参加メンバーによってはWeb会議を取り入れる
事前に会議のアジェンダを共有する 会議開始前に会議のアジェンダを共有する
会議=コストという認識を持つ 社内で会議にはコストがかかっていることを共通理解する
会議を効率化する6つのポイント
会議の時間は1時間以内を目安にする 会議は1時間以内を目安に時間を設定する
会議の進行役を決めておく 進行役が主導しスケジュールに沿って会議を執行する
結論は半分程度の時間で出す 結論は会議の半分程度の時間を目安に決める
アウトプットとインプットのバランスを意識する 参加メンバーの意見を聞けるように進め方を工夫する
会議のルールを設ける 会議に集中できるようにルールを設定する
会議のスタイルを工夫する 効率よく会議ができるように会議スタイルを工夫する
会議後を効率化する3つのポイント
事録を作成して共有する 会議中のメモを減らす・会議で決まったことを実行するために議事録を作成する
会議で決まったことが実行できるようにフォローアップする 会議を形式的なものにしないために決まったことが実行できるようにフォローする
会議に代わる方法を検討する コミュニケーション方法を検討して会議の回数を減らす

〇会議を効率化できるツールは下記のとおり

1)Web会議ツール:インターネットを使い場所を選ばず会議ができる
2)議事録作成・管理ツール:議事録作成を簡略化できる
3)ホワイトボードツール:会議の記録をデジタル化できる
4)スケジュール管理ツール:会議の日程調整が円滑にできる
5)ペーパーレス会議システム:会議のペーパーレス化を促進できる

会議は人的な改善と適切なWebツールを組み合わせると、より円滑に効率化が進められます。

私たちが提供しているペーパーレス会議システム「ConforMeeting」は、会議プロセス全体の効率化をサポートします。

会議の効率化を短期間で進めてより働きやすい環境を構築するためにも、ぜひ30日間のトライアルを利用してみてください。

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