下記の15のポイントを押さえて取り組めば、あなたもすぐに効率化できます。

ただし、人的な改善にはどうしても時間と労力がかかるので、短期間で会議を効率化するには限界があります。

そこで、ツールと組み合わせて会議の効率化を進めると、社員の負担を軽減しながら円滑に効率化が進められるでしょう。

実際に私たちが提供しているペーパーレス会議システム「ConforMeeting」を導入し1回の会議時間を30分も短縮できた事例があります。※「ConforMeeting」を使用した15名会議の事例

そこでこの記事では、会議を効率化する15の方法と、会議効率化をサポートするツールをまとめて解説していきます。

とくに、会議を効率化する方法ではチェックリストを用意しているので、何をすればいいのかすぐに把握できるので必見です。

この記事を読むと分かること

この記事を最後まで読めば、自社の現状に応じて会議を効率化する対策を実施できます。
会議の時間を短縮して効率よく仕事をするためにも、ぜひお役立てください。

会議の準備段階では、会議の目的とメンバーを厳選し、最小限の労力で準備をすることが効率化のポイントです。
ここでは、会議の準備段階で実践したい6つの効率化ポイントをご紹介します。

会議の効率化は、準備段階が鍵を握ると言っても過言ではありません。
どのような点を改善できそうかチェックしてみてください。

1-1.会議の目的を決める

まずは、会議の目的を決めましょう。無駄な会議には、目的が定まっていない特徴があります。

目的を定めずに何となく会議をしても、会議が終わった後に何らかの成果を得られません。

本来会議は、未来に向けて建設的な意思決定やアイデア出しをする場です。

会議が終わったときに結論を出せていない場合は、時間だけを費やした非効率的な会議になります（情報交換のみを目的とする会議もありますが今回は省いています）。

そのため、会議を効率化するときは「本当に必要な会議」を「本当に必要なメンバーのみ」で実施することが欠かせません。

本当に必要な会議とは、意思決定やアイデア出しなど明確な目的がある会議です。

など、しっかりとした目的がある会議なのか考えましょう。
明確な目的のない会議は実施することを避けて、意義のある会議のみに絞り込むことが大切です。

1-2.必要なメンバーを選定する

会議の目的が明確になったら、必要なメンバーを選定します。

「とりあえず会議に参加してもらおう」「全員参加にしよう」など会議の目的にそぐわない不必要なメンバーを選定すると、コア業務に支障が出て残業が増えるなどの悪循環が生まれます。

誰でも参加する会議ではなく、必要なメンバーを厳選して意義のある時間にすることが重要です。会議に必要なメンバーを決めるときには「7人ルール」と「目的に合うメンバー」を意識します。

7人ルールとは、会議に適切な人数を示したルールです。会議の参加メンバーが7人を超えると、当事者意識が薄れて意見がなかなか言えない状況になります。

それだけでなく、7人を超える場合は1人増えるごとに生産性が10％も低下すると言われています。

そのため、会議を効率化するためには7人を目安にメンバーを選定しましょう。

選定するメンバーの基準は「目的に合うメンバー」です。もう少し分かりやすく言うと、下記のような人員で目的に合うメンバーを選定するといいでしょう。

例えば、チームの目標を決める会議を行う場合、最終的な意思決定権はリーダーにあります。目標を決めるために発言するべきなのはチーム員なので、チーム員を会議のメンバーに選定します。

チーム員が多い場合は成績や役職などを含めて「誰から意見を聞くべきか」絞り込むといいでしょう。

このように、会議は誰でも参加するものではなく選定したメンバーが参加するものに意識を変えることで、効率化につながります。

1-3.資料をペーパーレス化する

会議を効率化するには、資料のペーパーレス化（紙媒体だったものを電子化すること）を進めましょう。
そもそも会議を効率化するには、会議の準備にかかる時間や工数を削減する必要があります。

ペーパーレス化をすると、下記のように会議の準備に費やす工程、時間を大幅に削減できます。

例えば、7名が参加する会議に30ページ程度の資料が必要だったとしましょう。
紙面で会議資料を作成する場合は、30ページもの資料を印刷して製本し全員に配布しなければなりません。

会議前に修正する部分が発生した場合は、その都度資料修正して製本し直す手間がかかります。

一方で、ペーパーレス化した場合は、デジタルデータで共有するので製本する手間が省けるでしょう。それだけでなく修正や共有も簡単にできるので、資料作成に費やす時間全体が減らせます。

資料のペーパーレス化は「4.会議をより効率化させるにはツールを導入しよう」で解説するツールを活用すると効率よく進められます。

ツール導入に時間がかかる場合は、パソコンで作成した会議資料をデータのままメール等で共有するところから始めてみましょう。

1-4.Web会議を取り入れる

会議を実施するときに「必ず社内の会議室を利用する」「社内のミーティングスペースを利用する」など場所に縛られていませんか？

会議を効率化するためには、会議のスタイルを変えることも重要です。
例えば、遠方からの参加者や出張先からの参加者がいる場合は、移動時間やスケジュール調整の手間がかかります。

効率よくスケジュール調整をして個々の負担を軽減しながら会議を行うためにも、Web会議を検討してみましょう。

Web会議とはインターネット回線を利用して、会議を実施する方法です。
複数拠点の代表者が参加する会議や出張者、海外赴任者が参加する会議など場所を問わず、手軽に実施できます。

移動時間や会議室を準備する時間が必要ないので、業務効率化につながるところが大きなポイントです。もちろん、会議の内容や機密性によっては対面で実施したほうがいいですが、

などの問題を抱えている場合は、一部の会議からWeb会議に移行するといいでしょう。

1-5.会議のアジェンダを事前に共有する

会議参加者には、事前にアジェンダ（会議の予定やスケジュールのこと）を共有しておきましょう。

参加者が会議の内容を理解していないと、会議開始時に会議の目的や課題、スケジュールなどを話すところから始めなければなりません。

会議参加者も会議当日に詳しい内容を把握するので短時間で考えや意見をまとめる必要があり、最良の提案ができない可能性があるでしょう。

という2つの側面から見て、事前にアジェンダを共有することが会議の効率化につながります。
会議のアジェンダには様々な作成方法がありますが、主に下記のような内容を伝えるようにしましょう。

一例として、人材確保の方法を決めることを目的とした会議では、下記のようなアジェンダを作成して事前に共有します。

遅くても会議の2～3日前までにアジェンダを共有しておけば、参加者が内容やスケジュールを理解したうえで会議を実施できます。

1-6.会議＝コストという認識を持つ

会議の効率化を目指すときには、社員の考え方や意識を変える必要があります。

社員が会議を業務の一環だと捉え、どれだけ時間がかかっても仕方ないと考えている場合はなかなか効率化することが難しいです。

会議にはコストがかかっていることをしっかりと伝え、最小限のコストで最大限の結果につなげる意識を持てるようにしましょう。

例えば、時給2,000円の社員が7人会議に参加していたとします。
会議が長引き2.5時間かかったとすると、この会議は会議当日の人件費だけで35,000円もかかっています。

この会議を30分で終わらせることができれば、人件費は7,000円で済んだはずです。
会議に無駄があり、余分な費用がかかっていることを認識できれば、業務効率化が実現しやすくなります。

会議中は、下記の6つを意識して効率化を進めましょう。

とくに重要なのは、設定した時間内で意義のある討論をして結論を出すことです。

ダラダラと時間をかけると効率化から程遠い会議になってしまうので、6つのポイントを意識して会議の質を高めましょう。

2-1.会議の時間は1時間以内を目安にする

会議を効率化するには会議の時間に制限を設けて、時間内で結論を出す習慣をつけることが大切です。

非効率な会議は、時間を気にしないでダラダラと会議を継続してしまうことが多いです。
会議の時間を意識できていないと話が脱線しやすく、時間をかけたわりに実りのない会議になる傾向があります。

これを回避するためにも、会議ごとにあらかじめ時間を決めておくようにしましょう。

適切な時間は会議の目的によって大きく変動するので一概には言えませんが、人の集中力が続く時間を考慮すると1時間以内が目安です。

「1-5.会議のアジェンダを事前に共有する」でも触れたように事前に作成したスケジュールに沿って、時間内で終了できるようにしましょう。

とは言っても会議が始まると時間を忘れてしまう方もいるかと思います。

そのような場合は

などの方法を取り入れて、時間内で終わる会議を目指してみてください。

2-2.会議の進行役を決めておく

会議を実施するときには、あらかじめ進行役（ファシリテーター）を決めておきましょう。

進行役はスケジュールに沿った進行や参加者の意見をまとめる役などを担います。

進行役がいないと会議の時間管理がしにくく、ダラダラと続く会議になりがちです。
また、参加者の発言や意見をまとめてくれる人がいないので、結論が導きにくくなります。

そのため、短時間で目的を達成できる結論にたどり着くためにも進行役の設定が欠かせません。

会議の進行役は参加者の中から決めてもいいですし、管理職や事務職など議論をするメンバー外から選出しても構いません。

ただし、会議の当日に「〇〇さんを進行役にします」と指定すると準備不足でなかなかスムーズ進行できないので、事前に進行役となる人を決めて依頼しておくことが大切です。

2-3.結論は半分程度の時間で出す

会議では、結論をできるだけ早く出すように意識しましょう。

繰り返しになりますが、会議は未来に向けて建設的な意思決定やアイデア出しをする場です。
一人ひとりが意見を考える場でないので、時間をかけたところで結論が大きく変わらないと考えられます。

参加者が事前に自分の考えを整理して意見を持った状態で会議に参加し、会議では建設的な結論を出すために意見を整理する流れが好ましいです。

そのため、会議の半分程度の時間で参加者の意見や考えを聞いて、残りの半分程度の時間で意見をまとめて結論を出す流れを意識するといいでしょう。

もちろん会議の内容によって時間配分は左右しますが、結論を早めに出すことで会議時間が伸びることなく目的達成までたどり着けます。

2-4.アウトプットとインプットのバランスを意識する

会議を効率化するには、アウトプットとインプットのバランスを意識しましょう。

例えば、進行役や一部の参加者のみが話し続ける会議は、意見の共有のみで終わってしまいます。

会議を意思決定やアイデア出しの場にするなら、参加者全員に平等に意見を言う機会を設けることが大切です。アウトプットとインプットのバランスを意識した会議には、下記のように様々な方法があります。

できるだけ多くの意見をもとに結論を出したい場合は、フリートーク形式が向いています。
ざっくばらんに会話ができる時間を設けることで、1つでも多くのアイデアを拾える可能性があります。

全員の意見を聞いたうえで判断したい場合は、全員に発言する機会を設けるといいでしょう。
ただし、会議の内容によっては時間がかかるので、スケジュール管理をしながら意見を拾う必要があるでしょう。

会議で沈黙が続いたり意見が活発に交換できなかったりすると、意味のない会議で終わってしまう可能性があります。

会議を実施するときには参加者が積極的に発言できる場を設け、アウトプットとインプットのバランスを保ちましょう。

2-5.会議のルールを設ける

参加者に会議に集中してもらうために、会議にルールを設けるようにしましょう。
例えば、参加者が会議中に他の業務をしている参加者がいると、会議の質が低下します。

短時間で集中して意義のある会議にするためには、会議中の環境づくりも大切です。会議で必要なルールは企業の考え方や課題に応じて異なりますが、一例として下記のようなルールが検討できます。

対面会議ではスマートフォンや携帯電話の持ち込みを禁止するルールが検討できます。

また、Web会議では会議に参加している姿勢を見るために、Webカメラは常時オンにするルールを設けるといいでしょう。

このように、効率よく会議を進めるという視点で必要なルールを設定してみてください。

2-6.【立ち会議・スケルトン会議室など】会議のスタイルを工夫する

長時間ダラダラと会議を続けないように、会議のスタイルを工夫することもおすすめです。通常の会議は、会議室やミーティングスペースなど閉鎖的な空間で実施することが多いです。

機密情報を守る、緊張感のある空間を作るという面では優れていますが、会議の内容によっては他のスタイルのほうが効率よく進められます。

実際に実施されている会議スタイルの一例には、下記のようなものがあります。

例えば、立ち会議は、社内の空いているスペースを利用して立ったまま行う会議です。
立ったままの姿勢は誰もが疲れるので、自然と会議時間が短くなります。

また、椅子やテーブルがない分物理的な距離が近くなり、会議を活性化するメリットも期待できます。
このように、会議の内容に応じてスタイルに変化をつけると、会議の効率化につながるでしょう。

会議が終わった後には、次の3つの方法で効率化を進めます。
会議終了後の効率化は次回の会議本数を減らす・会議で決めたことを実践することがポイントです。

会議後の取り組み方で会議本数や打ち合わせ本数を減らせるので、どのようなことに注意するべきか確認してみてください。

3-1.議事録を作成して共有する

会議終了後には会議の議事録を作成して、共有するようにしましょう。
会議後に議事録を共有する目的は

の2つです。

議事録がないと、参加者が会議中に各々メモを取ります。メモを取ることに必死になってしまうと会議の議論に集中できません。メモを取り終えるまで待つ時間も生まれるので、会議時間が長くなる原因になります。

また、議事録がないと会議で話した内容や会議の結論を振り返ることができない可能性があります。せっかく意義のなる会議を実施しても社内での行動に結びつかなければ意味がないので、議事録の作成は必要でしょう。

会議の議事録は、作成担当者を事前に決めておくことがポイントです。

会議の進行役だった人や各チームの新人など、誰が担当しても構いません。議事録を作成するときは下記のポイントを意識すると、まとめやすいです。

後ほど紹介する「4-2.議事録作成・管理ツール｜議事録作成を簡略化できる」を使用すると、議事録作成にかかる時間を短縮できます。

3-2.会議で決まったことを実行できるようにフォローアップする

会議の目的や会議で出た結論にもよりますが、実行する必要がある場合はフォローアップを行いましょう。

例えば、会議で新人の育成を強化するという結論が出たとします。
この結論を放置していると、新人の育成が促進されることはありません。
せっかく会議を実施したのに形骸化されたものになり、無駄な会議になってしまうのです。

そこで、各チームや部署で新人育成ができるように、行動を促す必要があります。
今回の例は新人育成なので、下記のような取り組みが検討できるでしょう。

このように、会議で決まったことを放置するのではなく、行動につなげて会議の成果を出していくことが大切です。

3-3.会議に代わる方法を検討する

「1-1.会議の目的を決める」でも触れたように、会議を効率化するには本当に必要な会議のみを実施することが大切です。

1つ会議が終わると次の会議を設定しがちですが「本当に会議が必要なのか」「会議に代わる方法で解決できないのか」考えてみましょう。

例えば、前回の会議で決まった新人育成の進捗状況を確認、共有する方法としては、会議以外にも下記の方法が検討できます。

例えば、新人育成に携わっているメンバーと1on1ミーティングをすれば、現状や課題などが理解できます。

また、日々の進捗状況や新しい情報共有は、メールやチャットでも問題なくできるケースがあります。

このように、必ず会議をしなければならないのではなく、会議の回数を減らすためにどのようなコミュニケーション方法を選択できるか検討してみるといいでしょう。

ここまで、会議を効率化する方法を詳しく解説してきました。

簡単に取り組めるものもありますが、ペーパーレスや時間短縮など人による対策だけでコントロールすることが難しい対策もあります。

そこで、実際に会議の効率化には、ツールの使用がおすすめです。
会議を効率化するときに使用できる代表的なツールには、下記のようなものがあります。

自社の会議効率化の課題に応じたツールを選定するためにも、ツールごとの特徴を理解しておきましょう。

4-1.Web会議ツール｜インターネットを使い場所を選ばず会議ができる

Web会議ツールとは、インターネットを使いビデオ通話や音声通話などができるツールです。「1-4.Web会議を取り入れる」でも触れたように遠隔地にいても画面越しにリアルタイムで会議に参加でき、場所を問わず手軽に会議を実施できます。

例えば、複数拠点がある企業の場合はWeb会議ツールを使うと各拠点にいながらも会議を実施できるので、業務効率化につながります。

また、Web会議ツールは単にビデオ通話ができるだけでなく、会議を円滑に進めるための下記のような機能が備わっています。

例えば、画面の共有機能を使用すれば、パソコン画面に資料を写しながら会議を進めることが可能です。リアクション機能や投票機能を使うと、参加者の考えや意見を簡単に可視化できます。

4-2.議事録作成・管理ツール｜議事録作成を簡略化できる

議事録作成・管理ツールは、会議の議事録作成を簡略化できるツールです。
会議の音声データをもとに議事録を自動作成できる機能を中心に、下記のような機能が備わっています。

会議の音声データをもとに自動で文字起こしを行ってから、議事録のテンプレートを活用すると短時間で効率よく議事録作成ができます。

議事録の共有や保管ができるツールも多く、会議後に参加者と共有する作業もしやすくなります。

4-3.ホワイトボードツール｜会議の記録をデジタル化できる

ホワイトボードツールは、オンラインで共有しながら使えるデジタルホワイトボードです。会議で使用するホワイトボードや黒板に代わりに使用でき、会議中の意見やアイデアをすぐに可視化できます。

会議室にあるホワイトボードと同じようにイラストや文字を書けるのはもちろんのこと、付箋や画像を挿入でき、より直感的に分かりやすくまとめられます。

会議を実施するときにホワイトボードツールを開き、参加者と共有しながら使用します。会議の内容によっては参加者各々がホワイトボードツールに意見を書き込み、議論を深めることも可能です。

また、会議室にあるホワイトボードや黒板は記入した内容を保存できませんが、ホワイトボードツールでは議事録と併せて保管できます。

4-4.スケジュール管理ツール｜会議の日程調整が円滑にできる

スケジュール管理ツールは、社内のスケジュールや進捗状況を管理・可視化できるツールです。

会議を実施するときは複数人とのスケジュール調整が必要ですが、スケジュール管理ツールを使えばいつ誰が空いているのかすぐに確認できます。

スケジュール管理ツールはツールにより機能が異なりますが、社内のスケジュールを一元管理したりスケジュール調整の依頼をしたりすることが可能です。

会議を実施するときにはスケジュール調整に時間を要することがありますが、スケジュール管理ツールがあればその場でスケジュールを確認できます。

ツールによってはスケジュール管理ツール経由でスケジュール調整依頼ができ、業務効率化につながります。

4-5.ペーパーレス会議システム｜会議のペーパーレス化を促進できる

ペーパーレス会議システムとは、会議のペーパーレス化をサポートするシステムです。「1-3.資料をペーパーレス化する」でも触れたように、会議のペーパーレス化を推進できると業務効率化につながります。

ペーパーレス会議システムによって搭載されている機能が大きく異なりますが、主に下記のような機能が備わっています。

ペーパーレス会議システムには資料の共有や保管機能を始め、Web会議を円滑に進める機能が揃っています。ペーパーレス化とWeb会議を同時に推進し、会議の効率化を進めたい場合に向いています。

ここまで解説してきたように、会議の効率化は人による改善とツールを組み合わせることでより加速します。

とは言え会議の効率化に使えるツールは複数あり、どれも同時に導入すると費用と手間がかかります。
1つのツールで会議の効率化が実現できれば嬉しいですよね。

私たちが提供しているペーパーレス会議システム「ConforMeeting」は、会議プロセス全体の効率化をサポートします。

会議の準備から完了後までの処理を一貫してサポートし、手間をかけずに安全に会議ができる基盤を整えます。機能の一例として、下記のように業務効率化を支援する機能を用意しています。

とくに、下記の3つの性能がすべて揃っているのは「ConforMeeting」のみで、会議の準備・進行・意義のある議論という多方面から効率化をサポートします。

実際にリモート会議の運用に課題を抱えていた製造業A社様は、「ConforMeeting」を導入したことで映像や音声、資料の共有がスムーズにできるようになりました。

その結果、会議時間を1回30分短縮することに成功し、業務効率化を実現しています。
例えば、1ヶ月に2回同等の会議をしたとすると、年間で会議時間を12時間短縮できます。
工数で見ると年間180時間もの時間削減につながるのです。 ※15名での会議の場合

「ConforMeeting」は下記の3ステップで導入でき、Web会議の効率化や円滑な運用に活用できます。

今ならお得な30日間のトライアルも用意していますので、会議の効率化にお悩みの場合はぜひお試しください。

今回は会議前・会議中・会議後の3段階に分けて、会議を効率化する具体的な方法と効率化を促進するツールをご紹介しました。

最後にこの記事の内容を簡単に振り返ってみましょう。

〇会議を効率化する15のポイントは下記のとおり

〇会議を効率化できるツールは下記のとおり

1）Web会議ツール：インターネットを使い場所を選ばず会議ができる
2）議事録作成・管理ツール：議事録作成を簡略化できる
3）ホワイトボードツール：会議の記録をデジタル化できる
4）スケジュール管理ツール：会議の日程調整が円滑にできる
5）ペーパーレス会議システム：会議のペーパーレス化を促進できる

会議は人的な改善と適切なWebツールを組み合わせると、より円滑に効率化が進められます。

私たちが提供しているペーパーレス会議システム「ConforMeeting」は、会議プロセス全体の効率化をサポートします。

会議の効率化を短期間で進めてより働きやすい環境を構築するためにも、ぜひ30日間のトライアルを利用してみてください。