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対応迫るインボイス制度と電子帳簿保存法。今、企業がやるべきことは?
1.消費税インボイス制度の対応の準備
令和5年10月1日から始まる適格請求書等保存方式(以下、「インボイス制度」といいます。)では、事業者が消費税の確定申告書を提出する場合の仕入税額控除の方法が変わり、仕入税額控除の要件は、所要事項が記載された帳簿と適格請求書の保存となります。適格請求書を発行するには適格請求書発行事業者の登録が必要です。施行日(2023年10月1日)から発行事業者として登録するには、原則として2023年3月31日までに所轄税務署に登録申請書を提出する必要があります。
インボイス制度の対応は、適格請求書の対応につきます。全ての消費税課税事業者においては、適格請求書の発行する検討と、受領する側の検討が必要となります。適格請求書等の発行方法は、書面に加え電磁的記録によることも可能となります。(以下、電磁的記録で交付された適格請求書等を「電子インボイス」といいます。)発行や受領は書面で行うことでも問題はありませんが、電子インボイスによる対応により効率化や適正化が可能となります。
以下、インボイス制度への対応について解説します。
2.適格請求書の発行者(売り手)側の検討
適格請求書は、売り手が買い手に対して消費税率や消費税額を正確に伝えるための書類です。適格請求書発行事業者として登録された事業者は、取引先から適格請求書の交付を求められた場合には、適格請求書の交付をすることが義務付けられ、発行しない、又は適切に対応できない場合には取引先に迷惑がかかります。
発行の検討では取引先に交付する書類のうち、どの書類を適格請求書とするかを検討します。適格請求書は、消費税法で定められる記載事項が記載されていればよく、事業者により該当する書類が異なります。多くの事業者では、請求書や領収書が該当することになりますが、納品書や買い手が発行する支払通知書などが該当する場合もあります。取引先には適格請求書とする書類やインボイス対応について事前に連絡をしておくことで取引先のインボイス制度の準備もできるようになります。
また、適格請求書を発行した場合には、その控えの保存も義務付けされますので保存方法の検討もしておく必要があります。
適格請求書の作成に当たっては消費税法の規定に則った記載項目や記載する消費税額の計算方法などを確認する必要があります。さらに返品、割引、割戻しや販売奨励金の支払いをする場合には、適格返還請求書(返還インボイス)の交付が必要となり、返還インボイスの交付方法の検討も必要です。なお、令和5年度の税制改正では、少額(1万円未満)の値引きに係る返還インボイスの交付が免除される改正も予定されていますので、改正内容を確認しつつ返還インボイスの交付方法についての検討を行います。
また、取引先への対応としては、自社の登録番号や適格請求書として発行する書類の種類などについては早めに連絡をしておく必要もあるでしょう。さらに、取引先が免税事業者の場合には、インボイス制度開始後の請求金額についても決めておく必要があります。免税事業者は、適格請求書発行事業者として登録することもできますし、免税事業者が事業で支払った消費税相当額の請求金額への転嫁や、経過措置を利用した場合の仕入税額控除額なども勘案し取引金額については検討が必要です。買い手の優越的地位を乱用し、取引停止や一方的な請求金額の減額と措置などは独占禁止法や下請法に違反することになるので慎重な対応が必要です。
適格請求書を発行する場合、書面による発行もできますが、電子インボイスによることで請求書等の発行の効率化が図れます。確実に取引相手に発行すること、取引先においての利便性などを考慮すると、クラウドサービスなどの利用がお勧めです。電子インボイスはフォーマットの標準化がされており、クラウドサービスなどで電子インボイスがデジタルインボイス(JP PINT)に変換されれば、受領者側のデータ活用が容易になります。例えばデジタルインボイスによる会計システムへの入力や振込依頼の自動化が可能となるシステムが登場します。受領者側では非常に利便性が向上することが期待されています。それだけではなく発行者側でもデジタルインボイスの請求書ID情報による入金消込処理の自動化も可能となるシステムが登場します。
適格請求書等の発行に係る検討ポイント
- 適格請求書発行事業者の登録(所轄税務署への登録申請書の提出)
- どの書類を適格請求書とするか
- 適格請求書への所要事項を記載する
- 適格請求書の作成単位による消費税額計算(端数計算)方法を検討
- 適格請求書等の交付方法を検討(書面又は電磁的記録)
- 対価の返還(割引・割戻し・販売奨励金等)をする場合の返還インボイスの交付
- 免税事業者に対する消費税分の金額交渉及び区分記載請求書の発行依頼
- 適格請求書の控えの保存方法の検討
- 電子インボイスの発行方法(Peppolなど)の検討
- 電子インボイスの発行時のクラウドサービスの検討
【適格請求書の発行側・受領側の検討】
3.適格請求書の受領者(買い手)側の検討
消費税の確定申告においては、売上等に係る消費税額から仕入税額控除後の納付消費税額を計算しますが、インボイス制度では、仕入税額控除は、所要事項が記載された帳簿の保存と適格請求書の保存が要件となります。受領者側は、適格請求書を必ず受領すること、受領した適格請求書を保存する方法を検討します。
なお、令和5年度の税制改正大綱では、基準期間の課税売上高が1億円以下である事業者については、令和5年10月1日以降6年間は1万円未満の課税仕入れについて、適格請求書の保存がされていなくても帳簿の保存のみで仕入税額控除の要件が満たされることが改正予定とされています。1
- 1基準期間における課税売上高が1億円超であっても、前年又は全事業年度の開始の日以後6か月の期間の課税売上高が5千万円以下である場合には当該特例の対象とすることができる予定。
適格請求書の保存の検討では、書面とデータで受領するそれぞれの適格請求書をどのように保存するかについて検討します。データで受領した電子インボイスは電子帳簿保存法(以下、「電帳法」)で規定される電子取引に該当し、原則として電帳法の要件に従ったデータによる保存が必要となります2。データによる書類の一元管理をするには、書面で受領した適格請求書は、電帳法4条3項(国税関係書類のスキャナ保存)の要件が満たされたシステムによる保存のほか、入力手順等を定めた社内規程等の整備も必要となります。
適格請求書はデータ保存だけではなく、データを活用し業務処理を行うことで経理業務をDX化させることが可能となります。業務処理をデータで行うためには、ワークフローシステムの導入が必要ですが、例えば、請求書等をワークフローシステムへの入力では、証憑データからAI-OCRで読み取りをする、請求書をテキストデータ(CSV等)で受領し自社システムに取り込みをする、EDIシステムを利用しインターフェースを構築するなどデータを活用した入力を行うことで入力の効率化や入力間違いなどを防止することができます。
また、適切な仮払消費税の会計処理を行うためには、記載されている登録番号を国税庁が公開する登録簿情報の確認することも必要と思われますが、システムによっては自動で確認を行い、免税事業者の判定ができるものもあります。標準化されたPeppol形式のデジタルインボイスは、会計システムで自動伝票作成ができるようになります。
このようにデジタルデータを活用できるシステムが今後ラインナップされますのでこうしたパッケージを活用したインボイス制度対応が可能となります。
- 2電子インボイスは、発行側、受領側双方において電帳法第7条で規定される電子取引に該当し、消費税法施行規則第15条の5において、電帳法施行規則第4条第1項の規定により保存することが規定されています。ただし、電帳法では令和3年度改正により、電子取引データの書面による保存が廃止されていますが、消費税法施行規則同条第2項においては、電子インボイスを書面に出力し整理保存する方法も認めています。これは、消費税に係る保存義務者が行う電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存については、その保存の有無が税額計算に影響を及ぼすことなどを勘案したことが理由です。
適格請求書等の受領側の検討ポイント
- 適格請求書の受領と不備があった場合の対応方法
- 適格請求書をどのように保存するか
- 書面で受領した適格請求書のスキャナ保存による一元管理
- 税率ごとに会計システム等に入力
- 登録事業者と免税事業者を区分した会計処理
- 適格請求書に記載されている登録番号が登録されているかの確認業務
- 対価の返還(割引・割戻し・販売奨励金等)を受けた場合の適格返還請求書の受領
- データを活用した経理業務のデジタル化
- 標準インボイス(Peppol)を活用した業務処理
4.業務処理の電子化の検討
電子インボイスを発行、受領することによる経理業務等のデジタル化による業務効率化や処理の適正化による業務負担の軽減が期待されています。電子インボイスの発行を検討する企業は多く、受領者側もデジタルで受領するインボイスは多くなることが予想されます。書面とデータが混在することになりますが、業務処理を電子化するためには書面書類は全てデータ化し、データによる業務処理が行えるようにワークフローシステムの導入を検討する必要があります。経費精算や請求書処理など様々な業務に対応したワークフローシステムがありますので企業規模に応じたシステム導入を検討します。
ワークフローシステムを導入する場合には、請求書データが自動で保存できるシステムであれば保存漏れなども防げます。保存に当たっては電帳法で規定されているスキャナ保存(電帳法4条3項)や電子取引(同法7条)の保存要件に対応していることも重要です。会計システムの中には、こうしたワークフロー機能と電帳法に対応した証憑保存ができるものもありますし、経費精算システムも承認処理から証憑保存までできるものがあります。
また、業務処理を電子化することにより、処理の進捗管理、担当者ごとの業務管理等が可能となり適正処理や不正防止などの対応も期待されます。
業務処理の電子化の検討ポイント
- データで承認処理等ができるワークフローシステムの導入
- 文書保存ができるシステムへの自動保存機能
- 証憑保存は電帳法のスキャナ保存と電子取引の法令要件対応ができていること
- 仕訳情報はワークフローから会計システムへ自動連携
- 業務管理(進捗・不正防止等)がデジタルデータを活用
【業務処理DX化の検討】