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【事例付】情報共有ツールの効果は?
課題別に導入すべき6種類を解説
「情報共有ツールを活用すれば、社内外での伝達や資料共有にタイムロスが発生することはなくなるだろうか?」
「そもそも情報共有ツールとはどのようなもの?期待できる効果がイメージしづらくて自社に必要かどうか判断しかねる…」
このように、情報共有ツールの導入を検討しつつも、具体的な機能性や効果がはっきりせず、必要性に疑問を感じているのではありませんか?
情報共有ツールが社内外の情報共有をサポートしてくれるだろうことは分かっても、本当に導入効果が得られるのか、という踏み込んだポイントについてはイメージしづらいですよね。
そもそも、情報共有ツールと一言に言っても、以下のように多様な種類があります。
これらの種類についてきちんと吟味して、自社に合ったものを導入すれば、情報共有の質が向上することはもちろん、企業そのものの質も高めてくれます。
実際、製造設備の保守マニュアルを管理部門と現場で確実に共有するために、情報共有ツールとして文書管理システムを導入した企業では以下のような効果を得られています。
マニュアル共有を主目的とした文書管理システム導入事例 | |
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課題 |
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導入効果 |
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このように、情報共有ツールの導入は、情報共有の正確性や効率向上に有効です。
ただ、さらに踏み込んで効果を見てみると、導入前に懸念されていた「品質の低下や作業員のケガ」、「作業の滞り」、「情報漏えい」が抑止されていることも見て取れます。
こういった効果は、従業員の保安や業務の生産性、コンプライアンスに直結しており、企業の質の向上にも寄与していることが分かりますね。
自社に合った情報共有ツールを導入することは、この事例のように企業の質を高めることにもつながるのです。
ただ、そのためには、情報共有ツールがどのようなもので、どんなタイプがあるのかを具体的に理解した上で、自社にベストなツールを選ぶ必要があります。
今回は、その一助となるように、以下の通り情報共有ツールについて徹底的に解説します。
本記事の主な内容
- 情報共有ツールの基礎知識
- 情報共有ツールのメリット・デメリット
- 情報共有ツールの種類
- 情報共有ツールの導入事例
- 自社に合った情報共有ツールの選び方
最後までお読みになれば、自社に導入すべき情報共有ツールがどのようなものか分かり、早速ツール選定へと踏み出せるはずです。
ぜひじっくりと目を通してみてください。
1. 情報共有ツールとは
情報共有ツールとは、その名の通り、社内外の情報共有をサポートしてくれるシステムやサービスのことです。
とはいえ、具体的にどのような効果が得られるのかはイメージしづらいところですよね。
そこでここでは、実現できることや、企業に与える影響にフォーカスしながら情報共有ツールがどのようなものかを把握していきましょう。
1-1. 情報共有ツールで情報共有の質・効率の向上が叶う
情報共有ツールを導入することで、情報共有の質や効率の向上が実現します。
情報共有ツールにはさまざまな種類があり、情報共有上のあらゆる課題に対応できるからです。
具体的には、次のようなツールが、一般的に情報共有ツールと呼ばれています。
情報共有ツールの種類
- ネット接続ができればどこでもファイルを共有できるオンラインストレージ
- 社内文書(ファイル)の一元管理で共有もスムーズにできる文書管理システム
- グループ内のコミュニケーションを迅速に行えるビジネスチャット
- 各従業員の業務知見を含む社内の情報を集約・共有できる社内wiki
- 連絡を取り合わなくても進捗を把握できるプロジェクト管理ツール
- ファイル共有やチャットなど多様な機能を搭載し、情報共有を一箇所で完結させるグループウェア
このように多様な種類があり、解決できる課題も多岐に渡ります。
そのため、自社の情報共有上の課題が明確になってさえいれば、これらの内いずれかのツールが、その課題を解消し、情報共有の質・効率を高めていけるのです。
1-2. 情報共有ツールの活用により「企業の質」も高められる
情報共有ツールは、情報共有の質や効率を高めるだけでなく、企業自体の質の向上にも大きく貢献してくれます。
情報共有の質・効率が向上することで生み出される副次的な効果は、企業のよりコアな部分にも良い影響を及ぼすからです。
例えば、社外との資料共有が高いセキュリティレベルのもとで行われることは、情報漏えい等のリスクを低減するだけでなく、資料をやり取りしている相手からの信頼獲得にもつながります。
また、顧客の要望や問い合わせ内容が部署内で共有されていれば、効率的に顧客対応が行えるだけでなく、顧客満足度の向上にも寄与するはずです。
情報共有ツールの効果は企業のコアな部分にも作用する
【ツールの仕様・機能により社外との資料共有がセキュアに行われると…】
→資料をやり取りする相手企業からの信頼獲得・向上につながる
【顧客情報(要望や問い合わせ内容など)がツール上で共有されていると…】
→担当者以外も的確な顧客対応ができるようになり、顧客満足度の向上につながる
【作業手順がツール上で共有されていると…】
→誰もがその作業を行えて(作業の属人化が解消されて)生産性向上につながる
このように、情報共有の質や効率を高めることは、ひいては信頼性や顧客満足度、生産性など、企業の中核的な部分に良い影響をもたらし、企業そのものの質の向上にもつながるのです。
2. 情報共有ツールを導入するメリット6つ
情報共有ツールが、情報共有の質・効率に加えて、企業そのものの質も高めてくれることを説明しました。
それらの効果をもたらすのが、情報共有ツールを導入・活用することによるメリットです。
情報共有ツールを導入するメリット
- 資料共有に伴うセキュリティリスクを低減できる
- 情報共有を要する業務の効率が向上する
- 情報へのアクセスが向上する
- 業務の属人化が解消される
- 正しい情報に基づいて業務を進められる
- 社内のコミュニケーションが活性化される
一つずつ見ていきましょう。
2-1. 資料共有に伴うセキュリティリスクを低減できる
1つ目のメリットは、情報共有に伴うセキュリティリスクを低減できることです。
情報共有ツールには、ファイルを共有したり添付したりする機能が備わっています。
こうした機能を使うことで、メールや郵送よりも安全に社内文書や資料を共有できるのです。
実は、メール・郵送による文書・資料の共有には、以下のようなセキュリティリスクが伴います。
メール・郵送による資料共有のセキュリティリスク
【メール添付】
- ZIPファイルは暗号化されないため、盗聴リスクがある
- 宛先を間違えることによる情報漏えいリスクがある
【郵送】
- 盗難や不正持ち出しのリスクがある
- 誤配送や紛失による情報漏えいリスクがある
情報共有ツールのファイル共有・添付機能を用いることで、こうしたリスクを回避し、安全に資料の共有ができるようになります。
このように情報の安全性を高めることは、ひいてはコンプライアンスの強化にもつながるはずです。
2-2. 情報共有を要する業務の効率が向上する
2つ目のメリットは、情報共有を要する業務の効率が向上することです。
情報共有ツールでは紙の文書のようなアナログな情報は扱えないため、ツールの活用は、情報のデータによる保管・管理を促進します。
また、容量の大きなファイルを共有しやすいため、一括で資料を共有することも可能です。
こういったことが、以下のようなタイムロスや手間を削減してくれます。
情報共有ツールによって削減できるタイムロス・手間
- 紙の書類や記録メディアの郵送で発生するタイムロス
- 紙の書類を配布するために印刷したり、分類・整理したりする手間
- サイズの大きなファイルを分割してメールに添付する手間
- FTP転送でエラーが出ることによるタイムロス
こうしたタイムロスや手間を削減できるため、資料配布や、作業進捗・状況の報告といった、情報共有を要する業務の効率も向上させられるのです。
2-3. 情報へのアクセスが向上する
3つ目のメリットは、情報へのアクセスが向上することです。
オンラインストレージ、文書管理システム、社内wiki、グループウェアには、共有されているファイルや情報を検索する機能が備わっています。
また、製品によっては検索の精度も非常に高く、
- 作成(保管)日
- 更新日
- 作成者
- 属性・タグ
- 絞り込み
等による検索で、柔軟に目当ての情報に辿り着けます。
また、情報共有ツールには、クラウドサービスとして提供されているものもあります。
そのようなクラウド型のツールなら、保管・共有されている情報をどこからでも閲覧できるため、外出先やリモートワークにおいても柔軟に情報にアクセスが可能です。
こうした情報へのアクセス向上も、情報共有ツールの大きなメリットの一つと言えるでしょう。
2-4. 業務の属人化が解消される
4つ目のメリットは、業務の属人化が解消されることです。
情報共有ツールのファイル共有・添付機能によって、業務マニュアルや手順書、顧客情報などを共有すれば、それらの情報を参考に作業や顧客対応を行えます。
デザインや動画編集のような個々の専門的なスキルに依存する作業はこの限りではありませんが、誰がやっても結果が大きく変わらない作業や対応は、情報共有ツール上に必要な情報を共有していれば属人化を解消できるはずです。
こうした業務の属人化解消は、以下のように人材育成や顧客対応に対してもプラスに働きます。
情報共有ツールが人材育成や顧客対応に及ぼす効果
【社内教育・人材育成の効率化】
業務の大まかな手順や社則等のルールは情報共有ツール上で予習してもらった上で、要点や不明点を対面指導することで、効率良く教育が進められる。
【顧客対応の品質向上】
情報共有ツールに顧客情報が共有されていれば、担当者の不在時に顧客から問い合わせがあっても、的確な返答ができる。
また、問い合わせへの回答に、生産部門など他部署への確認を要する場合は、問い合わせ内容をチャットで共有することで、すばやい確認が可能になる。
このように、業務の属人化が解消されることは、人材の強化や、顧客満足の向上にもつながってくるのです。
2-5. 正しい情報に基づいて業務を進められる
5つ目のメリットは、正しい情報に基づいて業務を進められることです。
情報共有ツールの中でも、ファイル共有機能がより柔軟なオンラインストレージや文書管理システムでは、ファイルの版数管理も行えます。
これは例えば、共有されているファイルが更新された場合に、旧版のアーカイブを残しつつ最新版のみが表示されるというものです。
これにより、古いマニュアルや手順書を参照して業務を進めるような事態(≒ミス)を回避できるようになるのです。
また、プロジェクト管理ツールでは、工程ごとのタスク進捗や、チームメンバーの稼働状況をタイムリーに共有できるため、正確な状況把握が可能となります。
このことで、プロジェクト進行の実情に応じた的確な判断やタスク配分を行いやすくなるはずです。
このように、正しい情報に基づいて業務を進められることは、業務の質や効率も高めてくれます。
2-6. 社内のコミュニケーションが活性化される
6つ目のメリットは、コミュニケーションが活性化されることです。
これは特に、ビジネスチャットや社内wiki、グループウェアなどコミュニケーション機能を備えた情報共有ツールに言えることですが、こうしたツールを活用する中で、社内のコミュニケーションのハードルを下げることができるのです。
例えば、以下のような使い方をすることで、これまで関係性の薄かった従業員同士や部署間でもコミュニケーションが生まれやすくなります。
情報共有ツールが社内コミュニケーションに及ぼす効果
【ビジネスチャット】
営業部門と制作部門(など顧客と直接関わらない部門)の間でグループを作成し、営業部門が顧客からの高評価やリアクションを共有することで、ポジティブなやり取りが生まれる。
【社内wiki】
業務や事業に関わる展示会・イベント等の情報を投稿することで、関心を持つ従業員からリアクションやコメントを得られる。
【グループウェア】
社内イベントの予定を連絡したり、イベント終了後に写真を共有したりすることで、ツール上のチャット機能を使った気軽なやり取りが生まれる。
このようにコミュニケーションのハードルが下がり活性化されることは、連絡漏れの低減にもつながりますし、心理的安全性の確保にも有効です。
3. 情報共有ツールを導入するデメリット3つ
情報共有ツールを導入することには、ご覧いただいたようにさまざまなメリットがあります。
ただ、その一方で以下のようなデメリットがあることも事実です。
情報共有ツールを導入するデメリット
- 自社に適したツールを選ばないと業務効率が落ちる恐れがある
- 慣れた業務プロセスを変える必要がある
- 導入・運用にコストがかかる
こうしたデメリットについてもきちんと把握しておきましょう。
3-1. 自社に適したツールを選ばないと業務効率が落ちる恐れがある
1つ目のデメリットは、自社に適したツールを選ばないと業務効率が落ちる恐れがあることです。
情報共有ツールは、種類ごとに多くのサービスや製品が提供されており、それぞれで特性や強みが異なります。
このため、自社の従業員が使いやすいものを適切に選ばないと、逆に業務効率が落ちる恐れもあるのです。
例えば、デジタルやITに苦手意識のある従業員が多い企業で、やたらと多機能でタスクやスケジュールの管理も行えるビジネスチャットを導入しても、使いこなすのは難しいですよね。
そればかりか、リテラシーの高い従業員や情報システム担当者に、使い方に関する問い合わせが集中して、その分業務が滞る可能性もあります。
そのような状況を回避するために、自社の課題と従業員の使いやすさに考慮して、適切にツールを選ばなければなりません。
3-2. 慣れた業務プロセスを変える必要がある
2つ目のデメリットは、慣れた業務プロセスを変える必要があることです。
情報共有ツールを導入すれば、当然これまでとは情報共有のやり方やプロセスが変わることになり、少なからず負担がかかります。
また、共有すべき情報が増加することで、従来は行っていなかった業務が増えるという場合もあるはずです。
具体的には、以下のような変更を強いられることになります。
変更が必要な業務プロセスの例
【現場作業における作業プロセス】
導入前:業務マニュアルを紙で共有され、紙のまま参照しながら作業を進めていた
↓
導入後:データで共有されたマニュアルをタブレットで閲覧しながら作業を進めるようになる
【社内教育プロセス】
導入前:口頭で業務手順を指導していた
↓
導入後:画像や動画を用いて業務手順を資料化し、社内wikiで共有するようになる
こうした変更により、一時的にツールを利用する従業員に負担がかかったり、業務が増えたりします。
そのため、将来的に見込める効果と共に、こうした一時的なデメリットについても社内で周知しておくようにしましょう。
3-3. 導入・運用にコストがかかる
3つ目のデメリットは、導入・運用にコストがかかることです。
情報共有ツールは、自社で運用するタイプ(オンプレミス型)と、事業者にクラウドサービスとして提供してもらうタイプ(クラウド型)がありますが、そのどちらにおいてもコストがかかります。
オンプレミス型なら、まとまった金額の初期費用と、年額の保守費用が、クラウド型なら、少額の初期費用(不要な場合もあり)と利用規模に応じた月額利用料が必要です。
このように、導入にも運用にもコストが必要なことはデメリットと言えます。
ただ、ツールの導入によって人件費や印刷・郵送にかかるコストが削減されたり、業務効率・生産性が向上するなら、投資対効果としては良好なはずです。
そのように投資を上回る効果を得られるようにするには、やはり自社課題や使いやすさに考慮したベストなツール選定が重要です。
4. 情報共有ツールは大きく分けて6種類
ここまで、情報共有ツールがどのようなものかを説明してきましたが、次は、情報共有ツールの種類について紹介します。
情報共有ツールは、大きく以下の6種類に分類できます。
情報共有ツールの種類
- オンラインストレージ
- 文書管理システム
- ビジネスチャット
- 社内wiki
- プロジェクト管理ツール
- グループウェア
情報共有ツールで成果を出すには、これらのうち、自社の情報共有上の課題を解決してくれるものを導入する必要があります。
そこでここでは、これらがどういったツールで、どんな課題を解決してくれるのかご紹介します。
4-1. オンラインストレージ
オンラインストレージは、インターネット上にファイルを保管できるサービスのことで、クラウドストレージとも呼ばれています。
HDDやファイルサーバのようなストレージがインターネット上にあり、そこにファイルを保管することができるイメージです。
オンラインストレージにはファイル共有機能が搭載されており、画像や資料を社内外で共有することができます。
共有時は、ファイルの保管先の情報(URLなど)を通知することで相手が保管先にアクセスできるようになり、付与した権限に応じて閲覧・ダウンロードしてもらうことができます。
メールに添付できないような容量の大きなファイルも格納でき、ZIPフォルダの添付や郵送でやり取りするよりもはるかに安全で効率的なファイル共有が可能です。
また、ネット接続ができる環境なら、場所やタイミングを問わずファイルを共有でき、タイムロスの発生も抑えられます。
このようなオンラインストレージは、以下のような課題の解決に有効と言えます。
オンラインストレージが解決できる課題例
- 資料を記録したDVD等の郵送では紛失リスクやタイムロス、手間が発生する
- ZIPフォルダのメール添付で情報漏えいリスクが気になる
- FTPを使用したファイル転送でエラーが頻発してなかなか共有できない
- 拠点ごとに資料を保管していることで、ムダな資料のやり取りが発生している
- 外出先やリモートワーク先で資料のやり取りができない
オンラインストレージは、こうした社内文書や資料の共有に伴う課題に強い情報共有ツールです。
4-2. 文書管理システム
文書管理システムは、データ化された文書の、作成から廃棄までのライフサイクルを適切に管理するためのシステムのことです。
要は、文書や資料を正しく創出し、保管し、活用し、廃棄することを目的としたツールです。
システム内でファイルを保管でき、オンラインストレージと同じようにファイルの格納先情報を相手に通知することで、閲覧・ダウンロードしてもらうことが可能です。
オンラインストレージと類似したツールではありますが、オンラインストレージよりも「文書(ファイル)の管理」にフォーカスしたツールであり、承認や契約書のサインもシステムを介して行えることが多いです。
また、操作履歴の記録や、柔軟な版数管理もできるため、より厳重に資料を管理・共有するのに適しています。
このような文書管理システムは、以下のような課題の解決に有効です。
文書管理システムが解決できる課題例
- 資料を記録したDVD等の郵送では紛失リスクやタイムロス、手間が発生する
- ZIPフォルダのメール添付で情報漏えいリスクが気になる
- FTPを使用したファイル転送でエラーが頻発してなかなか共有できない
- 拠点ごとに資料を保管していることで、ムダな資料のやり取りが発生している
- 資料の版数を判別しづらく、旧版を間違えて参照してしまうことがある
- 文書の承認に時間がかかり、共有・公開までにタイムロスがある
- いつ、誰に、どのような資料を共有したのか管理できていない
オンラインストレージと共通する課題もありますが、文書管理システムは、より安全で正確な管理が求められる文書・資料の共有に伴う課題に強いと言えます。
4-3. ビジネスチャット
ビジネスチャットは、業務利用のためのコミュニケーションツールのことです。
プライベートでチャット形式のメッセージアプリを利用される方も多いかと思いますが、そのビジネス版がビジネスチャットです。
スマートフォン用のアプリが提供されていることが多く、手軽でタイムリーな連絡が実現するため、メールの代替手段として活用されることが増えてきています。
また、メールよりも容量の大きなファイルを添付することもできるため、単なる連絡手段としてだけでなく、迅速な資料共有の手段としても利用可能です。
このようなビジネスチャットは、以下のような課題解決に適しています。
ビジネスチャットが解決できる課題例
- 複数人のチームでのやり取りにおいて、メールでは誰が何に対して返答しているか追いづらい
- 利用者・顧客に関する引き継ぎを対面で行うための時間や手間がかかる
- 連絡や情報の共有が遅れるせいで業務が滞ることがある
- 電話による情報共有では相手がつかまらないことがある
- 連絡を取り合う中で資料をやり取りしたいが、メールでは添付できる容量が足りない
ビジネスチャットは、こうした連絡のやり取りに伴う課題に強い情報共有ツールなのです。
4-4. 社内wiki
社内wikiは、社内に存在するあらゆる情報や知識を集約・共有できるツールのことです。
一般的な社内wikiは、通常のWikipediaと同じように従業員の誰もが業務に有用な情報や知識を投稿したり編集したりすることができます。
その活用方法は、従業員各人の投稿によって社内の百科事典を作り上げていくイメージで、登録・投稿が想定されている情報としては以下のようなものがあります。
- 業務マニュアル
- 議事録
- 日報(記録)
- 資料ファイル
- 業務のコツやノウハウ
- 報告書
など
このような社内wikiは、以下のような課題を解決に導きます。
社内wikiが解決できる課題例
- ノウハウやコツをベテラン従業員しか知らず業務が属人化している
- 顧客に関する情報(商談内容など)を担当者しか把握しておらず、各担当者しか顧客対応ができない
- 業務上の疑問を解消するために他の従業員に質問することが多く、質問する側にもされる側にも手間がかかる
- 新人に業務手順を直接指導しているが、聞き逃したことや覚えきれなかったことを再度指導するなど人材育成の効率が悪い
社内wikiは、このように、各従業員の持つ知見や経験などが共有・活用されないことによる課題に強い情報共有ツールなのです。
4-5. プロジェクト管理ツール
プロジェクト管理ツールは、プロジェクトに関わる進捗・スケジュール・工程などを共有し、プロジェクト管理業務を効率化するためのツールです。
具体的には、ガントチャートで作業工程ごとの進捗や予定を管理したり、タスクのステータスをチーム内で共有したりすることができます。
また、プロジェクトに関連するファイルの共有や、チャットによる通達・リマインドが行えるものもあり、プロジェクト進行において必要な情報共有がプロジェクト管理ツール内で完結するようになっています。
このようなプロジェクト管理ツールは、以下のような課題の解決が可能です。
プロジェクト管理ツールが解決できる課題例
- チーム内・部門内の作業進捗を正確に把握できず、管理者が作業の遅れに気付けない
- スケジュールや工程に変更がある度にメールで管理表を再共有する手間がかかる
- チームメンバーの稼働状況を把握できず、タスクの最適な割り振りができない
- チームメンバーの手持ちタスクを互いに把握できず、負担が偏ることがある
- チームメンバーの作業を互いにリアルタイムで把握できず、作業が重複することがある
プロジェクト管理ツールは、こうしたプロジェクト進行における情報共有課題に強いツールなのです。
4-6. グループウェア
グループウェアは、社内のコミュニケーションを円滑にし、業務効率を向上させるためのツールです。
業務を行う上で必要となってくる、スケジュールや各種資料、設備の予約状況など多様な社内情報を共有することができ、さらにツール内でチャットやメールによるやり取りも行えます。
社内の情報共有やコミュニケーションにフォーカスした、次のような多彩な機能が備わっているのが特徴的です。
- スケジュール管理
- プロジェクト管理
- ファイル共有
- チャット/メール
- 簡易的なワークフロー機能
- 社内設備予約管理
このようなグループウェアは、以下のような課題を解決することができます。
グループウェアが解決できる課題例
- 社内の連絡やスケジュール確認、ファイル共有などをそれぞれ別のツールで行っていて煩雑
- マネジメント層が従業員の動きや状況を把握できず的確な指導やサポートがしづらい
- 従業員同士の報告・連絡・相談が不足している
グループウェアは、このように、とにかく社内での情報共有を円滑に・効率良く行いたいという場合に適したツールです。
5. 【ツール種別】情報共有ツールの導入事例
情報共有ツールにどのような種類があるかご紹介しましたが、実際各ツールをどのように使って情報共有を行っているのかはイメージしづらいですよね。
そこでここでは、ツールの種類ごとに実際の導入事例を見てみましょう。
情報共有ツール活用のヒントが得られるはずですよ。
5-1. オンラインストレージの導入事例
国内大手の食品製造会社では、オンラインストレージを導入することで、情報共有の効率向上に成功しています。
各拠点への帳票共有を目的としたオンラインストレージ導入事例 | |
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課題 | 各拠点への1,000枚を超える帳票共有の手間が膨大だった。 |
導入効果 | オンラインストレージにアップロードするだけで共有が可能になり、大幅な省力化が実現。 |
こちらの会社では、出荷状況や売上データなどに関わる帳票を本社から全国の拠点へ共有し、各拠点の営業戦略や販売計画立案に役立てています。
ただ、以前は1,000枚を超える帳票を紙に出力し、毎月郵送やFAXで共有していたため、担当者の手間と時間は膨大なものとなっていました。
こうした課題を解消すべく、同社ではオンラインストレージを導入。
帳票類(のデータ)をアップロードするだけで、各拠点はオンラインでその内容を確認できるようになりました。
出力した帳票を手作業で分類・整理し、拠点ごとに郵送したりFAX送信したりする必要がなくなり、大幅な省力化が実現されたのです。
5-2. 文書管理システムの導入事例
ある国内非鉄金属メーカーでは、文書管理システムを導入することで、製造設備の保守業務における情報共有の、正確性・安全性を向上させることに成功しています。
マニュアル共有を主目的とした文書管理システム導入事例 | |
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課題 |
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導入効果 |
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こちらの会社では、本部から共有された保守マニュアルを各現場で紙に出力し、参照しながら保守作業を行っていました。
しかし、絶えず技術更新が行われるため、マニュアルも頻繁に更新され、最新ではないマニュアルで作業を実施してしまうことがあったのです。
また、参照すべき承認済みのマニュアルの判別に時間がかかり、作業が滞ってしまったり、機密に該当する文書が各現場において持ち出せる状態で保管されているといった状況も問題でした。
こうした課題を解消するため、同社では文書管理システムを導入し、現在はシステム上でマニュアルを共有するようになっています。
導入した文書管理システムでは、最新のファイル・承認済みのファイルのみを現場に共有(公開)できる仕組みや、機密文書に対して印刷・コピーを制御できる機能が備わっています。
これにより、現場担当者がタブレット等でシステムにアクセスすることで正しいマニュアルを参照できるようになり、機密文書の持ち出しも抑止できるようになったのです。
5-3. ビジネスチャットの導入事例
包装資材等の製造・販売を手がける企業では、ビジネスチャットの導入により、タイムリーで迅速な情報共有を実現させています。
拠点間・部門間のタイムリーな情報共有を目的としたビジネスチャット導入事例 | |
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課題 |
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導入効果 |
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こちらの会社では、各拠点の営業から報告された案件の進捗や商談の情報をもとに、本社で経営判断を行っています。
しかし、ビジネスチャット導入以前は、営業担当者によって報告のタイミングや頻度が違うことで、迅速な経営判断ができないことが多々ありました。
また、顧客の問い合わせに回答するために、営業と生産部のやり取りが必要となることもありますが、電話では生産担当者がなかなかつかまらず、顧客を待たせてしまうという事態も発生していました。
こうした課題を解消すべく、同社ではビジネスチャットを導入。
ビジネスチャット上に「各拠点の営業×本社」のグループを作成し、営業状況を報告するようにしたことで、本社側でリアルタイムな状況に基づいた迅速な経営判断ができるようになっています。
さらに、「各拠点の営業×生産部」のグループでは、営業と生産部での迅速なやり取りが実現し、生産部への確認が必要な顧客の問い合わせにもスピーディーに回答できるようになりました。
5-4. 社内wikiの導入事例
Web・グラフィックのデザイン会社では、社内wikiの導入により、社内教育の効率を向上させることに成功しています。
業務手順やノウハウ共有を目的とした社内wiki導入事例 | |
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課題 | チャットツールを使ったノウハウ等の共有は、情報が流れるため後から見返したい時に不便。 |
導入効果 | チャットのように情報が流れず、見返しやすい「情報共有の場所」を作ることができて、社内共有の負担が低減。 |
こちらの企業では、業務のノウハウ等をチャットツールを使って共有していました。
しかし、それでは情報が流れてしまい、後から見返しづらいため、共有した情報を社内教育などにうまく活用できませんでした。
こうした課題を解決するため、同社では社内wikiを導入し、業務の手順書や注意事項、お役立ち情報などを共有するようにしました。
このことで、チャットのように情報が流れない「情報共有の場所」を作ることができ、一人ずつ口頭で指導するより負担の小さい社内教育が実現したのです。
また、共通の文書やファイルを共有しているため、口頭の説明のように情報のバラ付きも無く、質の面でも効果が見られています。
5-5. プロジェクト管理ツールの導入事例
複合機・印刷機器の販売を行う企業では、プロジェクト管理ツールの導入により、効率的なタスクや進捗の把握・共有を実現させています。
タスク・進捗の共有を目的としたプロジェクト管理ツール導入事例 | |
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課題 |
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導入効果 |
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こちらの企業では、従来、プロジェクト管理をメールによるコミュニケーションベースで行っていました。
しかしこの手法だと、タスク数や関係者が多くなる大規模プロジェクトでは、1日数百通ものメールが届くため、プロジェクト管理者の手間は膨大なものとなっていました。
また、タスクの担当者・締め切りが可視化されていないため、負荷が偏ったり、遅延している工程に管理者が気付けず、放置されたりという事態も発生していたのです。
そこで同社では、自社グローバルサイトのリニューアルに際して、プロジェクト管理ツールを導入し、工程やタスクをツール上に集約・共有し、進捗を管理することにしました。
その結果、ツール上で工程ごとにタスクを共有できるようになり、管理者に届くメールの総量も半減。進捗の把握や管理にかかる手間が大きく低減されたのです。
また、タスクをツールに集約し、担当者や関連タスクも紐付けて、目に見える形で共有できるようになったことで、管理者が遅延工程を早期発見して再始動に向けたアクションを取れるようになっています。
5-6. グループウェアの導入事例
建材の加工を行う企業では、グループウェアの導入により、情報共有の効率や頻度を向上させることに成功しています。
情報伝達・共有の効率化を目的としたグループウェア導入事例 | |
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課題 | 告知事項を伝えるために紙の書類を持って工場内を行き来する必要がある等、情報の伝達・共有が非効率的だった。 |
導入効果 | グループウェア上でファイル共有やコミュニケーションが行えるようになり、情報共有時の効率・頻度が上がった。 また、グループウェアで共有される情報の活用も促進され、従業員が初めての作業も完遂できるようになり、作業効率が格段にアップした。 |
こちらの企業では、社内の情報伝達・共有の効率に課題を抱えていました。
例えば告知事項を伝える際には、従業員に手渡す書類(紙)を準備し、いくつもの区分に分かれた工場内を行き来するなど手間と時間を費やしていたのです。
こうした課題を解決するため、同社ではグループウェアを導入しました。
グループウェアのファイル共有機能により、従業員がタブレット上で告知事項を確認できるようになったため、書類を持って工場内を走り回ることはなくなりました。
また、メッセージのやり取りもできるため、これまで関わりがなかった別チームの従業員同士でアドバイスをし合うなど、情報共有の頻度も向上しています。
この他、グループウェア上で共有された情報を参照して作業を行えるようになったことで、作業効率も大幅にアップしました。
こういった効果により、同社では生産性が向上し、残業時間が削減された上、過去最高益を達成させています。
6. 情報共有に少しでも課題があるなら情報共有ツールで早期に解決すべき
ここまでお読みになって、情報共有ツールを自社に導入すべきかどうか、まだ決めきれない方もいらっしゃるかもしれませんね。
そのように迷われている方に向けて結論をお伝えすると、情報共有ツールは、社内外の情報共有に少しでも課題があるならすぐにでも活用するべきです。
というのも、何度かお伝えしているように、ビジネスにおける情報共有の質や効率は、企業そのものの質にも影響するからです。
つまり、情報共有の質・効率に問題があることは、大きなリスクになり得るため、早めに手を打たなければならないのです。
例えば、あなたの感じている課題が、
「社外との郵送による資料共有に、紛失リスクやタイムロスを伴う」
というものだったとします。
しかし、これは表面的な課題に過ぎず、次のように考えると実はもっと根深い課題であることが分かります。
社外との郵送による資料共有に、紛失リスクやタイムロスを伴うことの影響
技術文書や顧客情報などの機密情報が漏えいするリスクがあり、それにクライアントが気付いている可能性がある
↓
クライアントが不信感を抱いている、あるいは今後抱く恐れがあり、契約を打ち切られる要素になっている
タイムロスを伴うことで、納期が競合他社より若干でも長くなっている可能性がある
↓
クライアントが少しでも納期を早めたいと考えている場合、顧客流出の可能性を否めない
このように、情報共有の安全性や効率が低いことは、企業の信頼性や生産性にも響き、より大きな損失につながりかねないのです。
逆に言えば、情報共有が今より安全に・効率的に行えるようになれば、社内外から信頼を得られ、生産性の向上にもつながるため、企業の質や成長性にも寄与するはずです。
こういったことから、ビジネスにおける情報共有というのは、企業の質を左右する重要な要素であり、少しでも気になる点があるなら早めに手を打っておくべきと言えるのです。
7. 最適な情報共有ツールの選び方4ステップ
ここまでで、情報共有ツールが自社に必要であるという判断に至ったのではありませんか?
導入に向けて動くのであれば、具体的なツール(製品・サービス)の選定が必要ですが、何度がお伝えしたように、ツール選びにおいては、自社の課題と従業員の使いやすさに着目することが大切です。
そのためには、以下のステップでツールの種類を絞り込み、具体的な製品・サービスを選定していきましょう。
【情報共有ツールの選び方】
STEP1 | 情報共有上の課題を洗い出す |
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STEP2 | 情報共有ツールの種類を絞り込む |
STEP3 | 課題と自社の要件を軸にピックアップする |
STEP4 | トライアルを活用して操作性を確かめる |
各ステップについて、もう少し詳しく説明しますね。
7-1. 【STEP1】情報共有上の課題を洗い出す
まずは、自社の情報共有上の課題を洗い出していきましょう。
自社に適した情報共有ツールとは、要するに、自社の情報共有上の課題を解消してくれるツールのことです。
このため、まずは自社の課題を明らかにしなければ、自社に合った情報共有ツールがどのようなものかもはっきりしません。
自社にどのような種類のツールを導入すべきか明らかにするために、まず、自社の情報共有にどのような問題があるのかを明確にしてください。
7-2. 【STEP2】情報共有ツールの種類を絞り込む
自社の課題が洗い出せたら、情報共有ツールの種類を絞り込みましょう。
情報共有ツールは、種類ごとに対応できる課題や強みが異なります。
以下を参考にしながら、自社の情報共有上の課題を解決できるツールの種類は何なのか、判断してみてください。
オンラインストレージが解決できる課題例
- 資料を記録したDVD等の郵送では紛失リスクやタイムロス、手間が発生する
- ZIPフォルダのメール添付で情報漏えいリスクが気になる
- FTPを使用したファイル転送でエラーが頻発してなかなか共有できない
- 拠点ごとに資料を保管していることで、ムダな資料のやり取りが発生している
- 外出先やリモートワーク先で資料のやり取りができない
文書管理システムが解決できる課題例
- 資料を記録したDVD等の郵送では紛失リスクやタイムロス、手間が発生する
- ZIPフォルダのメール添付で情報漏えいリスクが気になる
- FTPを使用したファイル転送でエラーが頻発してなかなか共有できない
- 拠点ごとに資料を保管していることで、ムダな資料のやり取りが発生している
- 資料の版数を判別しづらく、旧版を間違えて参照してしまうことがある
- 文書の承認に時間がかかり、共有・公開までにタイムロスがある
- いつ、誰に、どのような資料を共有したのか管理できていない
ビジネスチャットが解決できる課題例
- 複数人のチームでのやり取りにおいて、メールでは誰が何に対して返答しているか追いづらい
- 利用者・顧客に関する引き継ぎを対面で行うための時間や手間がかかる
- 連絡や情報の共有が遅れるせいで業務が滞ることがある
- 電話による情報共有では相手がつかまらないことがある
- 連絡を取り合う中で資料をやり取りしたいが、メールでは添付できる容量が足りない
社内wikiが解決できる課題例
- ノウハウやコツをベテラン従業員しか知らず業務が属人化している
- 顧客に関する情報(商談内容など)を担当者しか把握しておらず、各担当者しか顧客対応ができない
- 業務上の疑問を解消するために他の従業員に質問することが多く、質問する側にもされる側にも手間がかかる
- 新人に業務手順を直接指導しているが、聞き逃したことや覚えきれなかったことを再度指導するなど人材育成の効率が悪い
プロジェクト管理ツールが解決できる課題例
- チーム内・部門内の作業進捗を正確に把握できず、管理者が作業の遅れに気付けない
- スケジュールや工程に変更がある度にメールで管理表を再共有する手間がかかる
- チームメンバーの稼働状況を把握できず、タスクの最適な割り振りができない
- チームメンバーの手持ちタスクを互いに把握できず、負担が偏ることがある
- チームメンバーの作業を互いにリアルタイムで把握できず、作業が重複することがある
グループウェアが解決できる課題例
- 社内の連絡やスケジュール確認、ファイル共有などをそれぞれ別のツールで行っていて煩雑
- マネジメント層が従業員の動きや状況を把握できず的確な指導やサポートがしづらい
- 従業員同士の報告・連絡・相談が不足している
7-3. 【STEP3】課題と自社の要件を軸にピックアップする
ツールの種類が絞り込めたら、課題とその他の要件を軸に、実際のツール(製品・サービス)を具体的に検討・ピックアップします。
具体的に見るべきポイントは、以下の通りです。
【ツールをピックアップする際に確認すべきポイント】
料金 | 初期費用や運用費が予算に見合っているか |
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機能 | 課題の解決に必要な機能が備わっているか |
セキュリティ | ツール自体へのセキュリティ(ファイアウォール、通信の暗号化など)や、保管・共有する情報へのセキュリティは充分か ※判断しかねる場合は外部認証の有無などを確認するのもおすすめ |
デバイス対応 | スマホやタブレットなどのモバイルデバイスでも利用できるか ※必要な場合 |
利用規模 | 自社での利用人数が想定されたツールか |
実績 | 自社と同業界への導入実績の有無や内容 |
サポート | サポート対応が自社にとって充分か |
これらの要件をクリアし、自社課題を解決できそうなツールをいくつかピックアップしてみてください。
7-4. 【STEP4】トライアルを活用して操作性を確かめる
いくつかのツールをピックアップできたら、トライアル利用で操作性を確かめましょう。
どれだけ機能が優れ、要件を満たしていても、従業員に使われないのでは導入しても情報共有の質や効率を高めることはできません。
従業員が操作しやすく、きちんと活用されるようなツールを導入するため、トライアルを活用して、従業員に実際に使ってもらいましょう。
実際に従業員が使ってみて、操作しやすかったものの中から、導入するツールを決めるようにしてください。
8. 文書管理の効率化も叶う情報共有ツールならPROCENTER/Cがおすすめ
情報共有に課題をお持ちなら、情報共有プラットフォーム「PROCENTER/C(プロセンターシー)」がおすすめです。
「PROCENTER/C」は、当社NECソリューションイノベータが開発したシステムで、情報共有と文書管理を一手に担う強みがあるプラットフォームです。
特に、情報共有の効率と安全性を大幅に向上する特徴として、以下の4点をご紹介します。
製造業に「PROCENTER/C」がおすすめな理由
- 情報共有と文書管理を一手に担える強み
- 導入実績が豊富
- 外部認証に裏付けられた強固なセキュリティ
- オンプレミス版とクラウド版から選択可能
8-1. 情報共有と文書管理を一手に担える強み
「PROCENTER/C」は、ビジネスに活用する文書やデータ、画像、動画などあらゆるコンテンツの共有・一元管理を同時に叶えるツールです。
それを可能としているのが、以下のようなさまざまな機能です。
PROCENTER/Cの仕様・機能の一例
【文書管理機能】
- 作成日、作成者、更新日、絞り込み等による柔軟な検索
- 保管期限を設定し、不要なファイルを自動削除
- 常に最新版のファイルを関係者と共有できる仕組み
- 2GBを超える大容量ファイルのスムーズな転送
【セキュリティ機能】
- ファイルごとの柔軟なアクセス・操作権限設定
- ログイン時の多要素認証
- 保管ファイルの暗号化
- ダウンロード・印刷・キャプチャ制御
【カスタマイズ性】
- 一つのシステム内に複数の環境を構築可能
- 豊富なAPIによる柔軟な他システム連携(基幹システム・複合機等)
こうした機能により、情報の「共有」における課題だけでなく、「管理」面の課題についても併せて解決に導きます。
このため、以下のようなファイル管理上の課題にもアプローチしたい場合に最適なツールとなっています。
【情報の管理上の課題】
- 承認ワークフローと、検索精度の高い情報管理の仕組みを構築したい
- ファイル単位で閲覧制限をかけたい
- すべての操作ログを管理したい
- どれが最新ファイルか分かるように保管・共有したい
8-2. 導入実績が豊富
「PROCENTER/C」は、ビジネスで飛び交うさまざまなコンテンツを、フォーマットを選ばず一元管理し、社内外での共有を可能にします。
このことから、220社を超える企業で導入され、その業種も製造業から行政機関まで多岐に渡ります。
以下は、そのような導入実績の一例です。
「PROCENTER/C」が解決に導いた情報共有上の課題
【行政機関の導入実績】
課題:
施設建築の際に必要な図面・設計図などを本部で管理するため、各地域管轄事務所から収集している。
しかし、その方法がメール添付や、記録媒体の郵送だったため、セキュリティ面で問題があった。
また、各情報を体系化して管理していなかったため、必要な情報の検索が難しく、業務の正確性と効率性に課題があった。
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PROCENTER/Cの導入効果:
システム上で図面や設計図を送付(共有)することで情報漏えいリスクが大幅に低減。
ファイルへのアクセス履歴記録機能で、改ざん防止にもつながり、各地域から資料を収集するための、セキュアな環境が実現!
さらに、アクセス権の設定などにより、ハイレベルのセキュリティを確保しながら文書・資料を一元管理。柔軟な検索機能も手伝って、業務への安心感と効率化を両立!
【製造業での導入実績】
課題:
動画や写真などの大容量データを海外サプライヤーに送信する際、FTP転送ではエラーが頻発するし、DVD郵送では時間とコストが発生し、紛失リスクなどセキュリティ上も問題がある…
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PROCENTER/Cの導入効果:
ネットワークの弱い海外でも、分割データ転送機能のサポートにより、確実にデータ転送でき、時間とコスト、セキュリティ問題を解消!
さらに、日・英・中(繁体字・簡体字)の多言語対応で、海外ユーザも使いやすいオペレーションでコミュニケーションロスを解消!
ご紹介した以外の導入事例についても、「導入事例: PROCENTER/C | NEC」より詳しくご覧になれます。
8-3. 外部認証に裏付けられた強固なセキュリティ
情報共有において、セキュリティは重視すべき観点の一つですよね。
あなたの会社にも、顧客情報をはじめ、図面や技術文書、実験・研究データなど、漏洩させたくない情報が多く存在するはずです。
「PROCENTER/C」は、そのような高い安全性を要する利用ケースにも耐えうる、強固なセキュリティ対策・機能を備えています。
それを裏付けるのが、以下のような外部認証の取得です。
「PROCENTER/C」が取得している外部認証
- プライバシーマーク取得
- ISO27001(情報セキュリティマネジメントシステム国際規格)認証取得
- 防衛産業サイバーセキュリティ基準のベースとなっているNIST SP800-171対応(SaaS版)
- ISO27017(クラウドサービスセキュリティ)認証取得(SaaS版)
「PROCENTER/C」は、これらの認証により実証されている高いセキュリティレベルで、あなたの企業の情報を強力に保護します。
8-4. オンプレミス版とクラウド版から選択可能
オンプレミス版である「PROCENTER/C」に加えて、クラウド版(SaaS)として「PROCENTER SaaS」もご用意しております。
「PROCENTER SaaS」は、220社以上の導入実績がある「PROCENTER/C」をベースにサービス化。情報共有・文書管理に必要な機能を標準装備しています。
また、クラウドサービスでありながら豊富なAPIにより、柔軟な外部連携も可能です。
自社内で構築・運用できる「PROCENTER/C」、運用工数を要さずスムーズな導入が叶う「PROCENTER SaaS」の両方で導入前のトライアルが可能となっております。
ぜひお気軽に、操作感や機能性を実際に使って確かめてみてください。
9. まとめ
情報共有ツールがどのようなものか、お分かりいただけたでしょうか。
最後に今回の内容をまとめておきます。
情報共有ツールとは、その名の通り、社内外の情報共有をサポートしてくれるシステムやサービスのことです。
情報共有ツールを活用することは、情報共有の質や効率はもちろん、企業そのものの質を高めることにもつながります。
具体的なメリットとしては、以下のようなものがあります。
情報共有ツールを導入するメリット
- 資料共有に伴うセキュリティリスクを低減できる
- 情報共有を要する業務の効率が向上する
- 情報へのアクセスが向上する
- 業務の属人化が解消される
- 正しい情報に基づいて業務を進められる
- 社内のコミュニケーションが活性化される
一方で次のようなデメリットもあります。
情報共有ツールを導入するデメリット
- 自社に適したツールを選ばないと業務効率が落ちる恐れがある
- 慣れた業務プロセスを変える必要がある
- 導入・運用にコストがかかる
情報共有ツールには、大きく以下の6種類があり、これらの内自社の課題を解決してくれるものを導入すると良いでしょう。
情報共有ツールの種類
- オンラインストレージ
- 文書管理システム
- ビジネスチャット
- 社内wiki
- プロジェクト管理ツール
- グループウェア
本記事の内容を参考に、あなたの会社でも情報共有ツールを導入し、情報共有の質と効率を向上させましょう。