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機能一覧
Web電子帳票管理システムReportFiling(レポートファイリング)ログイン/帳票一覧/帳票表示
ReportFilingのログイン方式
- ReportFiling独自認証方式
ログイン情報を定義したxmlファイルを使用するReportFiling独自の認証方式です。 - ローカル認証
ReportFilingをインストールしたサーバのユーザ情報に基づいた認証方式です。
シングルサインオン連携機能
他システムとのシングルサインオン連携も可能です。
検索機能
- プロパティ検索
帳票名や作成日など、属性による検索ができます。 - 全文検索
帳票ファイル内の単語を串刺し検索して、表示できます。また、検索結果から絞込み検索ができます。 - キーワード検索
帳票登録時に一緒に登録したメタデータを検索できます。
内部に文字データを含まない帳票ファイル(画像PDF)などの検索や、電子帳簿保存対象帳票の検索(日付・金額・取引先での検索、日付・金額の範囲指定検索)に用います。
登録機能
タイマー監視機能
監視フォルダに登録元ファイルを格納することで、あらかじめ準備した登録定義ファイルの内容に従って帳票の登録を行います。
登録定義ファイルの指定項目
- 参照権限
- 帳票名
- 格納場所
- 削除予定日
- 帳票の上書き登録の可/不可
- 既読機能の使用/不使用
- 査閲・承認機能の使用/不使用 など
その他に、下記の登録方法を提供しています。
-
ファイル名称の付け方で帳票名・参照権限・削除予定日・格納場所まで指定する方法
-
監視フォルダを複数設置(フォルダの階層化も可能)し、フォルダごとに登録方法を指定する方法(ファイル名は何でもよい)
-
アップロード画面を用いたユーザによる登録機能
アップロード機能
アップロード画面から、一般ユーザによる帳票ファイルの登録が可能です。所属グループ(もしくは個人)単位に、アップロード可能な帳票種別を設定することができます。
アップロードされた帳票ファイルは、専用の登録定義ファイルの内容に従って登録されます。
一般ユーザによる、申込書や確証書類の登録・提出などにお使いいただけます。
アップロードと同時に検索用のキーワードを登録することができます(項目数・種別は個別に設定可能です)。
セキュリティ機能
帳票ごとのセキュリティ設定により、所属グループ単位での閲覧を制限します。
画像ファイルの自動PDF変換機能
撮影した写真を自動的にPDFに変換して登録できます。
電子帳簿保存法(スキャナ保存)で認められている、スマートフォンやデジタルカメラで証憑を撮影したデータを保存対象とする場合に活用します。
QR/バーコードの解析機能(オプション)
PDFを登録する際に、PDF上に表示されたQRコードやバーコードを自動解析し、解析結果をキーワードデータとして登録する機能です。本機能を用いることにより、検索用キーワードデータの入力処理にかかる手間を軽減し、誤入力を回避することができます。
PDF分割機能(オプション)
大量ページのPDFを、文書内の特定箇所の文字列をキーにして、ページ分割できます。分割後は、別々の閲覧権限を付与できます。
CSV出力機能
PDFから抽出したCSVをダウンロードできます。
既読管理機能
ユーザがその帳票を閲覧したかを確認することができます。また、明示的に“読みました”というフラグを立て、読み忘れを防ぐことができます。
- ユーザ画面で帳票の既読情報を確認できます。ユーザごとに既読/未読を管理します。
- ユーザごとの閲覧履歴を確認する場面で活用できます。
- 既読付与のレベルは3段階まで設定できます。
- レベル0:既読機能を使用しません。
- レベル1:帳票の表示時に自動で既読チェックを行います。
- レベル2:帳票の表示後、ユーザが画面から明示的に既読チェックを行います。
査閲・承認機能
帳票の登録後に、査閲・承認の依頼メールを自動送信し、承認後に一般ユーザに公開することができます。
- 複数ユーザによる簡易的な帳票の査閲・承認機能です。
- 査閲・承認を求められるユーザには、メールで実行依頼が通知されます。
- 「査閲・承認」、「査閲のみ」、「承認のみ」の3つが選択可能です。
- 査閲・承認が実行中の帳票は、査閲・承認が終了するまで一般ユーザから参照不可とする設定も可能です。
管理者機能
- 管理者メニュー
帳票管理者用のメニュー画面です。帳票管理の上で必要となる各種機能をお使いいただけます。 - 帳票管理ユーティリティ
帳票のプロパティ表示、ファイル削除、移動/コピー、エクスポート、帳票名変更、参照グループ変更などが行えます。 - 運用ツール・一括処理
- 運用ツール
帳票のコピー、移動、セーブ、リストアができます。 - 一括処理
帳票の一括処理としてエクスポート、ファイル削除、参照グループ変更ができます。
- 運用ツール
- 帳票登録
画面上から帳票の登録を行うことができます。
その他の便利な機能
- メール・FAX送信機能
帳票登録の際、PDFファイルをファイル添付もしくはURLリンク形式で自動的にメール送信したり、帳票イメージをインターネットFAX経由でFAX送信することができます。また、サーバに登録されているPDFを、操作画面や、帳票管理ユーティリティからメール・FAX送信することも可能です。
※FAX送信のご利用にあたっては、別途、インターネットFAXサービス事業者との契約が必要です。
オプション機能
PDF分割オプション
大きなサイズのPDFをそのままReportFilingに登録すると、クライアントPCからの閲覧(ダウンロード)に時間を要するなど扱いにくい場合があります。また、複数部署の情報が混在した内容で、他部署には見せたくないページが存在する場合があります。その場合、登録するPDFファイルの、ページ内の特定領域の文字列をキーとして、ページ仕分けします。仕分けしたPDFごとに、セキュリティの設定や格納フォルダなどを個別に指定できますので、その部署にだけ見せたいページを公開することができます。
また、PDF分割オプションを導入すると、登録元PDFの分割キーの値によって、PDFを分割し、別々のフォルダに登録できます。キーワードを用いずに、固定ページ数で分割することもできます。
タイムスタンプオプション
電子帳簿保存法(スキャナ保存・電子取引)対応にてタイムスタンプを付与するためのオプションです。
本製品は、JIIMA(公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会)の「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」「電子取引ソフト法的要件認証」「電子書類ソフト法的要件認証(取引関係書類の保存)」を受けた製品です。
この認証ロゴは公益社団法人日本文書情報マネジメント協会によりライセンスされています。
国税関係書類以外にも、PDFが改竄されていないことや、文書作成日の証明に用いることが可能です。
他システムとの連携登録に関して、ご相談を承っております。
- ※本オプションはアマノセキュアジャパン株式会社とタイムスタンプサービスの契約が必要です。
付箋・マーカーオプション
Web画面上のPDF帳票に、付箋・マーカー・チェック・スタンプ・メモ等の情報を付加できます。
紙を用いた精査・回覧と同じように、ReportFiling上で業務指示ができ、複数人によるチェックもスムーズに行えます。PDF帳票を改変しないため、タイムスタンプ付与後や電子帳簿保存法対応の環境でも利用できます。
QR・バーコード読み取りオプション
スキャン文書上のQRコード・バーコードを解析し、検索情報として登録します。 QR/バーコード読み取りオプションは、ReportFilingにPDFを登録する際に、PDF上に表示されたQRコードやバーコードを自動解析し、解析結果をキーワードデータとして登録する機能です。
平成27年度の税制改正により、スキャナ保存の要件の一部が改正されました。これまで、紙で保管が義務付けられていた書類が、条件を満たせばスキャンデータで保管することが許されています。本オプション導入により、スキャナ保存の要件である金額・日付・相手先などの検索データをバーコードから取得・登録することで運用上の負担が軽減できます。
本オプションは、QRコードやバーコードが印刷された台紙を出力するシステム(出張精算を行うワークフローシステムなど)と連携することを想定しています。