【テンプレート有】作業報告書とは|作成時に意識するポイントとメリット・デメリットをご紹介

NEC 現場作業支援ソリューション

作業報告書はその日の作業内容を上司が確認するうえで必要となる書類です。作業報告書は作成する人によってわかりにくいものになったり、意味を成さないものとなったりしてしまうので、誰でも書きやすいフォーマットを準備しておくことが重要になってくるでしょう。もちろん、書き手の意識も重要になってくるので書き方のポイントを教育することも必要です。

当記事では作業報告書の書き方を例文と合わせて解説するとともに、メリット・デメリットの解説もしています。作業報告書の価値・質を高めていきたいと考えている方はぜひ参考にしてください。

~目次~

製造現場の作業報告を効率化する「現場作業支援ソリューション」

作業報告書テンプレート

作業報告書は、作業内容をまとめて上司や取引先などに伝えるために利用する書類なので、わかりやすいテンプレートを使うのが好ましいです。記載する項目は概ね一緒ですが、記載する内容は業種や企業によって違ってきます。当記事では記載項目が多いものでテンプレートを作成したので、参考にしてみてください。

作業報告書とは

作業報告書とは、実施した作業の内容をまとめて社内や取引先などに伝えるために作成する書類を指します。作業報告書は『誰が』『どんな作業をして』『結果はどうなったか』を伝えるための書類であり、報連相のマナーでいう『報告』にあたります。

作業報告書には作業内容を伝える役割だけでなく、作業報告書を作成した本人が客観的に作業の内容を見直せる特徴もあり、現場の理解を作業報告書に携わる全員で深めていくことに役立ちます。他にも、業務改善を実施する際や過去の作業履歴を確認する際にも役立つので、記録として残しておくだけでも十分に価値があります。

作業報告書の記載項目

作業報告書の基本的な記載項目は業種問わず概ね同じですが、職種や作業内容などによって追加事項があったり記載内容が多少違ったりします。まずは基本的な項目を押さえ、そこから自社に合わせた記載事項を追加していくことで専用のフォーマットを作成していくようにしましょう。

【作業報告書の基本的な記載項目】

  • 作業者氏名
    報告書で最も大事な『誰が作業を行ったか』の部分です。複数名の場合は代表者一人の場合や、苗字のみ記載の場合もあります。
  • 日時
    日にちだけでなく開始の時間や、作業にかかった時間などを書く場合もあります。
  • 作業件名
    作業の名称を一目で見て分かるように記載します。
  • 作業内容
    具体的な作業内容を記載します。できるだけ詳細に書けると伝わりやすい報告書になります。
  • 進捗状況
    作業がどこまで進んで捗ったかを記載します。その日だけで終わらない作業では、どこまで進んだのかをより具合的に書いて引き継ぐ必要があります。
  • 次回作業の予定内容
    作業が1日では終わらず次回作業日も設定されている場合は、次回は具体的にどのような内容を行うのかを記載します。
  • 備考
    会社に提出する報告書:次回の作業に必要な物や会社側で用意する物を記載します。
    クライアントに対する報告書:次回の訪問日などを備考欄に記載します。

どんな業種でも、作業報告書は自分以外の誰かに伝えるために利用するので、相手が確認した時に作業内容がしっかりと伝わるように責任もって具体的に書く意識を持つことで質の高い報告書が完成します。

製造現場の作業報告を効率化する「現場作業支援ソリューション」

作業報告書を作成することで得られるメリット

作業報告書を作成することで以下のようなメリットが得られます。

【作業報告書を作成することで得られるメリット】

  • 作業内容の把握ができる
  • 社員の成長の補助となる
  • 生産性の向上

報告書を見るだけで作業の内容を簡単に確認ができるようになるだけでなく、社員がその日の作業を振り返ったり復習として使ったりすることで成長を助けるメリットがあります。作業報告書は過去の実績をまとめたものでもあるので、新しく入社した人材の教育用資料としても役に立ちます。つまり、企業として作業報告書をどのように活用していくか次第で、作業報告書を作る意味が大きく変わってくるのです。

作業内容の把握ができる

作業報告書はどんな作業を行ったのかを的確に報告するために作成するので、報告書を見れば誰でも作業内容を理解できるように作られます。作業内容だけでなく開始日はいつか、完了までにどれくらいかかったのか、次はどのような作業が必要なのかなどの重要な情報も報告書を通して共有します。

『作業の重要な情報を書類1枚で簡潔に伝えられる』ということが、作業報告書を作成するもっとも大きなメリットと言えるでしょう。簡潔に伝えられることで単に報告の役割だけでなく、別の業者や担当者への引き継ぎがスムーズに実施できる点も作業報告書の重要な役割です。

社員の成長の補助となる

作業報告書を記入する社員は、その日の作業内容を振り返りながら書かなくてはいけないので、自然と反省点や改善策などを考えるきっかけとなります。一日の作業の振り返りと反省、そしてそれを相手に報告することは社員の成長に欠かせません。特に新入社員には最適な成長の補助となるでしょう。

成長を補助するために、報告書に『問題点』『改善策』などの欄を設けておくと、自然と作業を振り返る習慣がつけられるので、報告書のフォーマットを作成するときから教育面に配慮した記入欄が作成できていると理想的です。

生産性の向上に繋がる

作業内容を社内全体で共有できるツールとして作業報告書を活用すれば、複数の人が確認できるようになるため、多角的な視点で作業の分析をすることができます。作業の分析を実施すれば自然と改善点が洗い出されることになるので、それをもとに改善作業を実施していけば生産性の向上に繋がるでしょう。ただ作業報告書を作成して終わりにするのではなく、『次へつなげる意識』で活用していくと作業報告書は非常に有益なものとなります。

製造現場の作業報告を効率化する「現場作業支援ソリューション」

作業報告書を作成することで発生するデメリット

作業報告書作成への意識を変えるだけでたくさんのメリットが得られますが、その意識次第では以下のようなデメリットを招いてしまうこともあります。

【作業報告書を作成することで発生するデメリット】

  • 報告書を書いて満足してしまう危険性がある
  • 報告書の質が悪いと後から活かせない

作業報告書の質が悪いと、作業の分析をする際に役立てることが難しくなります。また、向上意識の低い社員が報告書を作成すると、場合によっては『書いて満足』状態になって作業を振り返ることすらしなくなる危険性もあります。『作業報告書の正しい書き方』や『作業報告書を作成する目的』を正しく作成者に伝え、作業の質を高めるための意識を持たせることが企業には求められるでしょう。

報告書を書いて満足してしまう危険性がある

社員の意識が極端に低い企業や、業務が機械化してマンネリ化しやすいような企業では、『報告書を書いて満足』『報告書を受け取って満足』といった思考に社員が陥りやすい危険性があります。作業報告書のメリットに作業内容の把握と共有ができる点がありますが、上記のような状態で作成してもメリットを享受できなくなるでしょう。

書いて満足、受け取って満足の状態になるのを防ぐためにも、作業報告書を作成する目的と重要性を再認識してもらうように企業は努めましょう。例えば作業報告書を提出する際に、気づきを一言上司に伝える習慣や、改善点を報告内容と合わせて記載する習慣をつけさせるのも効果的です。

報告書の質が悪いと後から活かせない

作業報告書を作成する社員が複数いる場合は、全員が同じ文章力を持っているわけではないので、常に同じクオリティーの作成内容にならない場合があります。同じ作業内容なのに、文章の書き方次第で内容が伝わりやすかったり伝わらなかったりしていては、報告書を作成する意味が半減してしまいます。質の良い作業報告書を全員が作成できるように、定期的に社員全員で書き方の教育を実施したり、全員が書きやすいフォーマットになっているか確認しあう機会を設けたりすることが大切です。

作業報告書作成時のポイント

作業報告書を作成する時は、以下の作成時のポイントを押さえてから作成すると相手に伝わりやすく質の良い報告書が作成できます。

【作業報告書作成時のポイント】

  • 見やすくて分かりやすい報告書にする
  • 必ずチェックを入れる
  • 5W1Hを意識して内容を記載する

必要事項を記入して終わりではなく、どうすれば相手にうまく伝えたり、振り返りがしやすくなったりするのかを考えながら作成することが重要です。特に作成後のチェックは客観的な視点で作業報告書を確認できるので、『誰がみてもわかりやすい作業報告書』を作成するためには重要なポイントと言えるでしょう。

見やすくて分かりやすい報告書にする

作業報告書は作成者だけが理解できるような書き方をしてはいけません。過去の作業履歴を確認するときや、作業分析を実施するときに作成者以外の人も必ず閲覧することになります。その際に、作業報告書をみて理解できる人とそうでない人が発生してしまうと、報告書の内容を説明することに時間がかかってしまって効率が悪くなってしまいます。

報告書を作成する際は、報告書を通して誰に、何を、どのような目的で報告するのかを認識した上で、語尾を揃える、結論を始めに明記する、必要に応じて写真や図・表を用いるなどの工夫をしましょう。そうすることで『かなり読み込まないと伝わらない報告書』ではなく、『一度目を通しただけでも伝わってくる報告書』を作成することが出来ます。

必ずチェックを入れる

作業員以外にも複数の人が閲覧する可能性のある作業報告書は、企業の作業実績が記された重要な書類です。ただの記録用の書類としての認識であれば、正直メモ紙でも良いくらいです。上司や取引先の人たちが見る可能性のある書類だからこそ必ず見直しをして、内容間違いや誤字脱字、記入漏れがないか必ず確認しましょう。作業報告書の些細なミスも、重なればその人の信用に関わってきます。

5W1Hを意識して内容を記載する

情報を的確に伝えるために5W1Hを意識した文章の作成は不可欠です。5W1Hの詳細は以下の通りです。

  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • Why(なぜ)
  • Who(誰が)
  • What(何を)
  • How(どうやって)

これらを意識することによって相手に分かりやすく、且つ正確に内容を伝えることができます。報告書によっては記入の自由度が高いものもあるので、そういった報告書の時は特に5W1Hを意識すしなくてはいけません。また、5W1Hを意識するやり方は新入社員や報告書の作成が苦手な社員に対して、指導の一環として教えるとその後の成長過程が大きく変わる期待が見込めます。

作業報告書は作って終わりではない!

以上、作業報告書の作り方について解説しました。作業報告書は作って終わりではありません。作業報告書に作業者が作業結果を入力し、そのデータを収集・分析して作業の改善に活かすことが重要です。

作業報告書のデータ収集や分析については、現場作業支援ソリューションを活用することで効率化できます。現場作業支援ソリューションは、下記のイラストのように作業記録を作業報告書に沿って音声で入力できます。

音声で作業内容を指示され、作業結果を音声で入力していきますので、作業の実績データを効率よく収集できます。つまり、作業報告書を効率よく作業者が作成できるのです。さらに作業時間の記録も音声入力により自動化されますので、非常に正確な作業実績が記録できるようになります。現場作業支援ソリューションの詳細については、下記のページで解説していますので、御社の作業報告書作成に活用できないか、一度ご検討ください。

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