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テレワーク環境の充実と業務効率化に向けて注目したいWeb会議システム

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テレワーク環境の充実と業務効率化に向けて
注目したいWeb会議システム

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目次

テレワークの導入が進むなかでも、Web会議のデメリットがネックになって対面会議を続けるケースがあります。しかしニューノーマル時代において、会議のオンライン化は必須です。Web会議のメリットや課題を確認したうえで、解決のための方法、活用できるソリューションを紹介します。

  1. テレワーク環境の充実と業務効率化に向けて注目したいWeb会議システム
  2. Web会議と対面会議の違い
  3. Web会議のメリット
  4. Web会議の課題
  5. Web会議をスムーズに実施するには
  6. まとめ:Web会議のリスク、可能性を理解したうえで、最適なシステムを導入することが重要

テレワーク環境の充実と業務効率化に向けて注目したいWeb会議システム

多くの企業で急速にテレワークの導入が進んでいますが、そんななかでも、役員会議や重要な打ち合わせといった業務が従来のまま対面で行われているケースは少なくありません。その背景には、手元に資料がないと話し合いが進まない、参加者がWeb会議システムの使い方を理解していないといった問題があります。

しかし、ニューノーマルな時代に対応していくためには、あらゆる会議や打ち合わせをオンラインで実施できる体制を整えていく必要があります。本稿では、Web会議のメリットや課題を確認したうえで、課題解決のための方法を探っていきましょう。あわせて、活用できるソリューションも紹介します。

Web会議と対面会議の違い

新型コロナウイルス感染症の流行以降、感染対策の観点から、多くの企業でテレワークの実施が急速に進んでいます。テレワークの普及に伴って、Web会議を活用する企業はますます増えています。テレワーク中でもお互いに顔を見ながら業務に関わる話し合いや情報共有ができる点こそ、利用が拡大している最大の理由と言えるでしょう。ほかにも、コスト削減や時間短縮につながる、事前に資料を印刷する必要がないなど、さまざまな利点があります。

もちろん、対面会議には対面会議ならではの利点や魅力があります。表情や反応まで感じ取れるため意思の疎通がしやすい、雑談しやすい、多人数での議論がしやすいといった点です。また、Web会議だと通信環境によっては不具合が発生することがありますが、対面会議ではその心配はありません。さらに、デジタルデバイスやWeb会議システムの利用に慣れていない人にとっては、Web会議より対面会議の方が資料の共有がしやすいという側面もあるようです。

Web会議のメリット

対面でのコミュニケーションに及ばない点もあるとはいえ、ニューノーマル時代のビジネスシーンにおいては、Web会議が主流になることは間違いありません。ここでは、Web会議のメリットを整理しておきましょう。

場所にとらわれずに開催できる

Web会議は、インターネットに接続できる環境が整っていれば参加者がどこにいても開催できるため、わざわざ約束した場所まで移動する必要がありません。そのため、従来であれば移動に費やしていた時間をほかの業務に活用できるうえ、移動や出張にかかる費用を削減できます。遠方の取引先や顧客とも気軽にコミュニケーションが図れるのもメリットのひとつです。もちろん、テレワーク中のコミュニケーション手段としても重要な役割を果たしています。

予定が組みやすい

対面会議では会議の参加者が同じ時間に一カ所に集まる必要があるため、調整に時間がかかりますが、Web会議は時間を合わせればいいだけなので、予定が組みやすく、多人数の会議でも比較的スムーズにスケジュール調整することができます。参加者の予定に変更が生じた場合も、対面会議に比べると容易に調整できます。

準備の手間が少ない

対面会議を開催する場合、事前に会議室を予約するといったようにして、場所を確保しておく必要がありますが、Web会議の場合、場所を用意する必要がありません。また、Web会議システムには画面上で資料を共有できる機能を備えたものが多いため、会議前に人数分の資料をプリントしておく手間を省くことができます。

会議が長引かない

Web会議では雑談がしにくいため、対面会議に比べると場が和みにくい、話が盛り上がらないといった意見があります。半面、Web会議では無駄な雑談やテーマと関係のない話をしにくいため、焦点が絞られて会議が早く終わると肯定的に捉える声もあります。

Web会議の課題

Web会議には数々のメリットがある一方で、デメリットも少なくありません。次に、企業がWeb会議の使用を促進する際に足かせとなる主な課題を紹介します。

会議中に“迷子”になりやすい

Web会議では、会議の内容が理解できなくても口を挟んで質問しづらい場合があります。そのうえ、話し手には参加者の反応が分かりにくいため、迷子になった参加者がそのまま放置されがちです。また、通信環境によっては、途中で音声や映像が途切れることもあります。オンラインツールに不慣れな参加者は、画面の同期がうまくできず、共有されるはずの画面が表示されない、共有中の資料や画面のどこを見ればいいか分からず周囲に聞くこともできない、といった状況になることもあるでしょう。

情報漏えいのリスクがある

一般的に普及しているWeb会議システムのなかには、セキュリティが脆弱(ぜいじゃく)なものもあります。参加者の不注意や第三者の侵入によって、会議で使った重要な資料データやその内容が社外に流出する可能性もゼロではありません。

操作に手間取る

Web会議システムの画面共有機能は、慣れている人にとっては便利な機能ですが、システムの使い方に不慣れな人は、誤った資料を共有してしまう、画面共有のバトンタッチがうまくいかないなど、操作方法が分からず手間取ったり、資料をよく確認できなかったりと、うまく使いこなせない場合があります。Web会議システムの操作に手間取り、会議の集中を欠くのは本末転倒の結果とも言えます。

自分のペースで資料の閲覧ができない

一般的なWeb会議システムでも資料や画面の共有はできますが、紙の資料のように他のページを先に見たり、前のページを再度確認したり、メモの書き込みや別資料を閲覧したりすることができません。情報量の多い資料をもとに議論しなければならない会議で協議・検討を進めるには発表者の画面共有だけでは内容把握が進みづらく闊達な意見交換が実行しにくい場面があります。

Web会議をスムーズに実施するには

上述のとおり、Web会議は対面でのコミュニケーションに比べると意思の疎通がしづらく、話についていけない参加者が放置されがちという課題があります。進行役を務めるメンバーには、参加者を迷子にしない気配りや工夫が求められます。会議中は適度な間隔で立ち止まって、ちゃんと聞こえているか、質問がないかを確認し、反応が少ない参加者に声をかけて発言を促すといいでしょう。資料を共有する際にも、その都度ちゃんと表示されているか確認し、資料のどの部分を話題にしているのか分かりやすく伝えることが大切です。

もし現状で情報漏えいのリスク、資料共有のしにくさといった課題を抱えているなら、利用しているWeb会議システムの見直しが必要かもしれません。セキュリティが強固で機能が充実したビジネス向けのシステムを選ぶことがポイントになります。なお、資料共有のために複数のシステムを併用している場合は、共有機能が充実した包括的なWeb会議システムに一本化すると、利便性、セキュリティの両面の向上が期待できます。

ペーパーレス会議システム「ConforMeeting/e」でWeb会議の課題を解決へ

Web会議システムを見直す場合にぜひ導入を検討したいのが、ペーパーレス会議システム「ConforMeeting/e」です。既存のWeb会議システムとスムーズに連動させることができるため、多彩な共有機能を備えたWeb会議システムとして活用できます。

ボタン配置や画面構成が分かりやすく、資料共有や同期の操作を事務局側で一貫して行えるのが「ConforMeeting/e」の特長です。ページ送りや資料への書き込みは、リアルタイムで参加者全員に同期。参加者が余計な操作をする必要がないため、オンラインツールに不慣れな人も会議中に迷子になりにくく、ストレスなくWeb会議に参加できます。個人作業モードに切り替えれば、Web会議中でも資料データに書き込みをしたり、自分のペースで先読みや戻り読みをしたりと、紙の資料のような使い方も可能になります。

セキュリティの高さもポイントです。会議資料をサーバー内で暗号化して一元管理することで資料の持ち出しを防止するほか、会議資料の閲覧・操作権限を参加者別に設定できる機能を備えています。「ConforMeeting/e」の導入は、Web会議にまつわる課題解決のための最適解と言えるでしょう。

まとめ:Web会議のリスク、可能性を理解したうえで、最適なシステムを導入することが重要

テレワークの実施を進めるなかでも、一部の会議では、会議中に資料のどこの説明なのか分からなくなる、資料の共有がしづらいといったWeb会議のデメリットがネックになって、従来のやり方を継続しがちです。しかし、多彩な共有機能とセキュリティを備えた最新のWeb会議システムを導入すれば、膨大な資料を扱う会議もオンライン化、ペーパーレス化され、業務効率化やコスト削減を実現することができます。本格的なテレワーク体制の構築にもさらに一歩近づけるでしょう。まずは、自社で行われているWeb会議ではどんな要素が課題になっているのか、どのような資料が使われていて、デジタル化がどの程度進んでいるのかといった現状を的確に把握するところから始めましょう。

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