NECNECソリューションイノベータ

働き方改革、テレワークに取り組む企業の皆様 業務効率化と生産性の向上を支援するデジタルソリューション

テレワーク環境でのコミュニケーションの取り方と、トラブル回避の方法について

働き方改革・テレワーク コラム

テレワーク環境でのコミュニケーションの取り方と、トラブル回避の方法について

  1. トップ
  2. 働き方改革・テレワーク コラム
  3. テレワーク環境でのコミュニケーションの取り方と、トラブル回避の方法について

目次

テレワークが普及したことで、コミュニケーションの取り方に大きな変化がありました。ビジネスチャットやWeb会議などツールの活用は効果的ですが、それだけでは対面のコミュニケーションを補うことはできません。コミュニケーションがどう変わるのかを知り、効果的なツール活用方法を考えてみましょう。

  1. テレワーク環境でのコミュニケーションの取り方と、トラブル回避の方法について
  2. コミュニケーションの重要性とテレワークによる変化
  3. テレワーク環境でのコミュニケーションの課題と対策
  4. 活発なコミュニケーションのためにしておくべきこと
  5. まとめ:生産性の向上や働きやすい就労環境構築にはコミュニケーションが重要ポイントになる

テレワーク環境でのコミュニケーションの取り方と、トラブル回避の方法について

テレワークを導入する際、懸念材料となるのがコミュニケーション不足による業務の停滞や、従業員のモチベーション低下による生産性低下でしょう。しかし、コミュニケーションツールをうまく活用することで、対面で行うコミュニケーション以上に効率よく情報共有できたり、互いの進捗状況を把握したうえでのアドバイスおよびサポートができたりする環境は、実現させることが可能です。本稿では、テレワーク環境におけるコミュニケーションの取り方や注意点などを紹介します。

コミュニケーションの重要性とテレワークによる変化

ニューノーマルへの対応を各企業が求められるなか、就労日や時間帯を複数に分けたローテーション勤務やテレワーク、時差出勤など、さまざまな工夫をして社内に全社員が出社することなく業務に当たる仕組みが取り入れられるようになりました。
こうした働き方の変化は、今まで何気なく行われていた社内での会話や雑談といったコミュニケーションを減らすことになりました。

雑談の必要性:イノベーションの可能性とメンタルケア

例えば、社員が自席で何気なくつぶやいた言葉に隣の席の社員が返事をしたという、ただ意味の無い雑談であったかもしれませんが、それによってつぶやいた社員は、自分の存在を隣にいる同僚が意識してくれていることを感じ、会社での自分の存在感に不安を抱くことが少なくなるかもしれません。また、コミュニケーションは、言葉には表れない「様子」も含んで行われています。例えば、ある社員がいつものように「おはよう」とあいさつをしたときでも、何となく声の調子が低く様子がつらそうであることで、周りの社員はいつもと何かが違うと気がつくことができます。そして言葉からの情報以外で取得した情報をもとに、体調は大丈夫なのか、何か不安があるのかといった気遣いや対応をすることができるのです。このようなことを通して周りの人とのつながりを感じることで、人はメンタルコンディションが安定し、それがモチベーション維持につながることも考えられます。

また、業務の休憩中の雑談は、打ち合わせとは異なり業務に直接関わりのないことかもしれませんが、結果的に仕事をするうえでの他部署の社員との人間関係の構築や根回しといった行動になっている可能性もあります。何気ない会話や一見意味の無いアドバイス、受け答え程度であっても、思わぬ気付きを生み出し、それがイノベーションへとつながる可能性もあるでしょう。

このように、何気ない社内での雑談であってもコミュニケーションを取りやすい環境であることは、精神的にも生産性の面からも大きな意味を持っていると言えるのです。

テレワークでのコミュニケーションの特徴

では、テレワークでのコミュニケーションにはどのような特徴があり、対面でのコミュニケーションとどこが異なるのでしょうか。大きく2つの特徴を見ておきましょう。

  • 様子を把握しにくい
    テレワークでのコミュニケーションは、Web会議システムやビジネスチャットを活用して行うことが一般的でしょう。言葉で何かを伝えるだけでなく、資料や動画などを添付して、さまざまな情報を共有することが可能になります。しかし、一方で伝わりにくくなる情報もあります。例えば前述したように、「様子」と言われる相手の言葉以外から感じ取る情報です。画面では顔の様子は確認できても、全体の様子や細かな表情は確認しにくくなります。また、ビジネスチャットであれば、言葉(文字や音声)でのみの対話となるため、様子は把握できません。

  • 言葉不足になりやすい
    言葉不足になるのも、Web会議システムやビジネスチャットにおいてはよく起こる状況です。Web会議システムで長々と説明すると、相手に聞き取りにくい状況では聞いてもらえない可能性があります。また、ビジネスチャットでは基本的には伝えたいことをキーボードで入力するため、なるべく簡潔に表現しようという意識が働きがちです。その結果、正確に伝わらないという状況が起こります。

テレワーク環境でのコミュニケーションの課題と対策

テレワークのコミュニケーションには上記で確認したような特徴があるため、コミュニケーション不足による問題が起こりやすくなります。以下に、発生しがちな問題への対策をいくつか紹介しましょう。

コミュニケーション不足を防ぐツールの活用

簡潔に表現しようとするあまり言葉不足になった内容でのコミュニケーションが、伝達ミスや勘違いを引き起こし、業務に影響を与える可能性があります。勘違いをしたプロジェクトチームの一員が、間違った作業を継続し、生産性を下げてしまう結果になったり、伝えたつもりの内容が伝わっておらず、業務が停滞したりすることもありえるでしょう。

こうしたコミュニケーション不足への対策としては、ツールを活用することが効果的です。気軽に誰でも使いやすい情報共有ツールを活用し、言葉以外の情報をいつでもどこからでも共有できる環境を作ることが解決策になります。例えば、グループウェア、ファイル共有、チャット、オンラインストレージなどを使い、お互いの状況や業務の進捗状況を「見える化」しておくことが重要です。

テレワーク社員のヘルスケア

テレワーク中は直接社員の様子を確認することができないので、体調の変化に周りも本人も気がつきにくい状況であると言えます。また、雑談の減少や仕事の相談へのハードル、テレワーク環境によるストレスなども影響して、孤独感にさいなまれる、気分転換が図れない、あるいは、焦りや不安が強まるといった精神状況に陥る社員が少なくありません。このようなメンタルコンディションの低下によって、身体的な影響も受けやすくなります。

まずは、社員個人に規則正しい生活リズムを構築させ、仕事と生活のバランスの取れたテレワークを行ってもらうことが重要です。

そのうえで、Web会議ツールを活用してほかの社員や上司との会話の機会を増やすように促しましょう。また、勤怠管理ツールを活用して労働時間が長時間化しないようにアドバイスをしたり、健康面での相談窓口を用意したりすることも必要です。例えば、ストレスチェックを実施し、ストレスによる体調不良を未然に防止することを心がけるほか、オンライン面談で産業医に相談できるシステムを構築しておくことも効果的でしょう。

ツール利用上のルールの策定

気軽に使えるコミュニケーションツールを導入しても、ビジネスチャットツールに書き込むときの表記の仕方や機能の使い方、またオンラインストレージを活用して各データを保存する場合の保存方法などが不統一だと、互いに意思疎通がしにくくなるだけでなく、必要な情報が見つからず業務に支障を来す可能性が出てきます。使用するコミュニケーションツールを決めたら、利用上のルールを策定しておきましょう。特にビジネスチャットツールはすぐに対応できるものですが、即時のレスポンスを強要すると相手を束縛し、業務の効率を落とすことにつながります。緊急性が高い連絡については電話を活用するといったように、さまざまなケースを想定したルール作りをしておくことが重要です。

人事評価のしやすい環境整備も必要

また、勤怠管理や労働時間についてもテレワーク中は上司が把握しにくくなるため、社員の状況が気になるところです。社員にとってもどのように評価されるのかが不安材料になります。

こうした状況を改善するためには、Web会議を活用して定期的に上司との顔の見える個別ミーティングを設定し、社員の不安や質問を上司が理解し、支援できる環境を作っておきましょう。重要なのは、監視するという意識で環境設定をするのではなく、社員の働きやすい環境をともに支えるマネジメントを実現することです。

活発なコミュニケーションのためにしておくべきこと

では、テレワーク中のコミュニケーションを活発に行いやすくするために準備しておくべきこととは、どういったことでしょうか。基本的な準備のポイントを見ていきましょう。

全社共通のツール導入

複数あるコミュニケーションツールをそれぞれの部署、それぞれのプロジェクトでバラバラに選んでいたのでは、部署をまたいだ連絡や社全体でのコミュニケーション、情報共有ができません。全社で同じツールを使うことが重要です。誰もが使いやすくシンプルな操作性であることを考慮し、セキュリティやほかのツールとの連携、ネットワーク環境との相性などの条件に合ったものを選びましょう。

対面で対話できる機会の創出

ビジネスチャットやメールも含め、文面でのコミュニケーションは「言った、言わない」といったトラブル防止には効果的です。一方、オンラインであっても対面で声を聞きながら行う対話も重要です。例えば、同僚の声を聞くことで孤独感が解消されたり、上司に直接声かけをしてもらえることで自信につながることはあります。これを意識し、対面で対話できる機会も設けるようにしましょう。

まとめ:生産性の向上や働きやすい就労環境構築にはコミュニケーションが重要ポイントになる

企業活動においては、従業員の連携が必要です。その連携を強め、良好な環境を維持するためには活発なコミュニケーションがなくてはなりません。テレワークが導入され、目の前の相手との対面コミュニケーションで無意識に得ていた情報、例えば相手の言外の反応や身体的状況などは把握しにくくなりました。しかし、こうした何となく伝わってきていた情報も重要な情報であり、テレワーク環境においても共有する必要があります。そのためには、オンラインツールをうまく活用することがひとつの解決策になります。

テレワーク導入を進めるに当たり、コミュニケーション環境を充実させるためのツール選びやルール作りについては、自社の状況や環境を把握し、最適なものを選ぶ必要があります。専門的な知識や多くの事例から提案をしてもらえる、専門企業に相談するのも環境充実への近道と言えるでしょう。

テレワーク推進ガイド

テレワーク推進ガイドを無料配布中!

テレワークで「社内コミュニケーションの希薄化」と「生産性の低下」に悩む経営層必読。
コミュニケーション円滑化、セキュリティ強化、リモート会議の推進とコツ。

業務効率化と生産性の向上を支援するデジタルソリューション

働き方改革、テレワークに取り組む企業の皆様
業務効率化と生産性の向上を支援する
デジタルソリューション

様々な業務改革ソリューションを提供しているNECソリューションイノベータがテレワークをはじめ、働き方改革を推進する企業の取り組みを幅広い側面からサポートします。