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働き方改革、事業継続の観点からも有用なテレワーク導入について考える

働き方改革・テレワーク コラム

働き方改革、事業継続の観点からも
有用なテレワーク導入について考える

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目次

ニューノーマル時代の働き方として注目されるテレワーク。その導入効果は業務の効率化、人材不足への対策、事業継続への取り組みだけにとどまりません。組織の体質を見直し、生産性向上を継続的に実現できる組織体制を構築することにもつながります。本稿では、テレワークのメリットと導入するためのポイントを紹介します。

  1. 働き方改革、事業継続の観点からも有用なテレワーク導入について考える
  2. テレワークとは
  3. テレワーク導入のメリット
  4. テレワーク導入・継続を阻む壁
  5. 壁を乗り越える施策(導入の条件)
  6. テレワーク導入事例
  7. まとめ:テレワーク導入の重要性を認識し、自社に適した方法での取り組みが重要

働き方改革、事業継続の観点からも有用なテレワーク導入について考える

ニューノーマルな時代を迎え、働き方改革への取り組みは早急に進めるべき課題となりました。そのなかでテレワークの実施については、政府も推進を促すために助成金・補助金といった支援策を打ち出しています。一方、テレワークへの取り組みは進めたものの、継続・定着できていないという声も挙がっており、その背景にはいくつかの壁があると考えられます。本稿では、テレワークを導入し、その効果を実感できる取り組みにするために事前に理解しておくべき課題や対策方法を探ります。

テレワークとは

厚生労働省や日本テレワーク協会の定義によると、テレワークとは「情報通信技術(ICT:Information and Communication Technology)を活用した時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」としています。つまり、会社から離れた場所でICTを使って仕事をすることを意味し、テレワークとされる働き方には在宅勤務、モバイルワーク、サテライトオフィスでの勤務が含まれます。

テレワーク導入の現状

2020年11月16日に公表された「テレワークの労務管理等に関する実態調査(速報版)資料1」(厚生労働省「これからのテレワークでの働き方に関する検討会 第4回」三菱UFJリサーチ&コンサルティング)(調査期間:2020年8月20日~10月8日、対象:農林水産業、公務を除く全業種で従業員10人以上 20,000社 有効回答数:3,788件)を見ると、在宅勤務の導入・実施は34%、サテライトオフィス勤務の導入・実施は9.3%、モバイル勤務の導入・実施は13.8%という結果でした。同様に厚生労働省が公表した資料(第2回 これからのテレワークでの働き方に関する検討会 検討課題)によると、新型コロナウイルス感染症が拡大し緊急事態宣言の発出前と初出後でのテレワーク導入・実施の変化を見ると、発出前(2020年3月13日~31日調査)では46.0%であったものが、発出後(2020年5月29日~6月5日調査)では52.7%と増加しています。
この状態でテレワークの導入・実施をする企業が増えるとは断言できませんが、テレワークが働き方の選択肢として認識されるようにはなったと考えられます。

テレワーク導入のメリット

多くの企業が、今回の新型コロナウイルス感染症拡大防止の手段としてテレワークを実施しています。しかしテレワークを実施することで得られるメリットには、それ以外にもいくつか期待できるものがあります。

ニューノーマル時代の働き方の実現

感染症拡大を防止するために人との接触を可能な限り避け、閉鎖的空間に多くの人が集合しないように工夫をすることが求められるなか、会社に出社して業務に当たる従来の働き方は見直しを迫られました。こうしたニューノーマルな時代に適応した働き方として、テレワークを導入・実施することは推奨されています。

人材不足への対策

多くの企業では人材不足が大きな課題になっています。労働人口が減少する現状において、適性のある人材をいかに確保していくかという問題は、企業が成長するために解決しなくてはなりません。その解決策のひとつとしてテレワークが注目されています。

  • 遠隔地からの採用が可能
    テレワークは場所や時間に縛られない働き方です。言い換えれば、会社のある地域に居住している必要はなく、遠く離れた場所から業務に当たることも、時差のある海外から仕事をすることも可能になります。つまり、人材採用の可能性が広がることになります。

  • 働き方の自由度が高まるため、育児や介護が発生した社員も継続雇用できる可能性が高まる
    労働力確保の観点からも離職率を下げ、継続的に仕事ができる環境の構築が必要です。テレワークであれば、仕事への意欲は高いが育児や介護で一時的に就労時間を短くしたい、在宅勤務をしたいと希望する社員に利用してもらうことで、人材の流出を防ぎ継続雇用の可能性を広げることができます。

生産性の向上、業務の効率化

テレワークを実施することで、社員が通勤に使う時間を削減することができます。また社内業務中に発生していた予定外の雑用が減り、コア業務に集中する時間を確保しやすくなったという声も聞かれます。こうした時間の有効活用により、業務の効率化、生産性の向上が期待できます。

コスト削減

テレワークを導入・実施することで従来の体制を見直し、コスト削減につなげることが可能です。

  • ペーパーレス化:
    テレワークを実施するには、資料や書類など紙で保存していたものをデータ化し、情報共有ができる環境を構築する必要があります。紙の書類には、保存をするための場所や管理コストも必要です。さらに資料廃棄の段階となれば、情報が漏えいしないような手続きを踏み、適切な処分をしなくてはなりません。こうしたプロセスにかかっている手間やコストを、データ化によって削減することができます。

  • 通勤交通費、オフィススペースの削減
    テレワークを実施することで、従来は必要であった通勤交通費を削減できるようになります。また、社員が基本的にテレワークを利用して仕事をするという状況になれば、オフィススペースを見直すことができます。例えば、都心から地方へ会社を移すことも考えられますし、大きなオフィスから小さなオフィスへ移ることも見直しの対象となります。こうした見直しによるコスト削減もテレワークのメリットと言えるでしょう。

事業継続に対するリスクヘッジ

テレワークを導入・実施することで事業継続に対するリスクを軽減することができます。

  • 自然災害時でも事業を早期に再開し、継続できる
    自然災害が発生したり、感染症が流行したりした場合、テレワークであれば在宅からの勤務やサテライトオフィス勤務、モバイルワークを活用して、事業を続けることができる可能性が高くなります。例えば、自然災害で社屋が被災しても、社員が業務可能な状態であれば、オンラインストレージに保存されている情報を活用して、事業を早期に再開し、事業での損失を最小限に抑えられる可能性があります。

テレワーク導入・継続を阻む壁

それぞれの課題とその影響を見ていきましょう。

労務・人事関係のルール再構築が必要になる(勤怠管理の複雑さ、人事評価の見直し、健康管理など)

テレワークを実施すると、テレワーク中の従業員がどのような働き方をしているのか、就労時間はどれくらいになっているのか、といった勤怠管理がやりにくいと感じている管理職層は少なくありません。
また、テレワーク時の人事評価と従来の出社型の働き方の人事評価が同じで問題は無いのでしょうか。テレワークを利用している従業員と出社型で仕事をしている従業員に不公平感があっては、組織として一丸となった取り組みが進められないことにもなります。

紙媒体による書類の多さと承認制度

書類が紙媒体で作成されることが多い状態であったり、稟議(りんぎ)・決裁など承認を受ける場合は必ず押印が必要であったりなど、オンラインによるワークフローシステムが構築されていない状態でテレワークを導入すると、テレワーク中の従業員であっても、わざわざ承認を得るためだけに出社しなくてはならないケースが発生し、スムーズに業務が進まないことがあります。

コミュニケーションへの懸念

テレワーク中は、社員同士が気軽な雑談を交わす機会が少なくなります。雑談は業務に直接関わりが無いと考えられますが、人間関係構築につながったり、何気ないアドバイスを得られたりするなど、メンタルケアにとっても、業務の下準備としても重要なものです。こういった気軽な雑談も含め、コミュニケーションの機会が減ることが、生産性の低下につながるのではないかと懸念されます。

セキュリティ不安

テレワークでは自宅やサテライトオフィスなど、従業員が社外で業務に関わる情報を利用することになります。自宅のパソコンから社内のサーバーにアクセスをする際に情報が漏えいしたり、使用しているパソコンやモバイルが盗まれたりする可能性もあります。
情報は企業にとって大切な資産ですから、盗まれたり漏えいしたりしないような対策が必要です。こうしたセキュリティ対策として、人為的なセキュリティ確保と技術的なセキュリティ確保の両面を高レベルで実行することが重要です。

意識改革の難しさ(経営層、管理者層、従業員)

テレワークを導入し、実施して成果を上げていくためには、経営層、管理者層、従業員のそれぞれの立場の全社員が導入の目的やメリット・デメリットを理解していることが前提です。しかし、時にドラスティックな対応変更が求められることもあるために具体的な数字で導入効果が見えないと働き方を変えることを受け入れるのは難しいと言えます。経営層が理解できていないケース、また、管理者層、従業員側が理解できていないケースに分けて意識改革の課題を捉え、それぞれのケースで対策していくことが必要です。

壁を乗り越える施策(導入の条件)

では、上記に挙げられるような課題に対して、どのような策を取ればよいのでしょうか。それぞれの課題について対策を確認してみましょう。

労務管理、評価制度の再構築にはツールを活用

テレワークを導入するための環境として、労働時間の算定方法を決めておく必要があります。こうした環境を整えるために有効なツールとして、勤怠管理ツールがあります。
また、テレワークをしている従業員が正当な評価をされているのか、サボっていると思われているのではないかと、不安にならないような状態を構築しなくてはなりません。そのためには、Web会議ツールやビジネスチャットツールで相談やアドバイスがしやすい環境を整えておくことはもちろん、業績評価のルールを見直す必要があります。

健康管理にはストレスチェックの機会を設け、産業医とのオンライン面談も活用

従業員の健康管理についてもテレワーク中は様子が把握しにくいので、定期的なストレスチェックを活用して健康維持のためのサポート体制を用意しておく必要があります。
また、体調が優れない、メンタルコンディションが保ちにくいといった従業員の変化を早期に捉え、職場における面談や産業医とのオンライン面談を設定することも大切でしょう。

ペーパーレスと承認制度の見直し

テレワーク中でも稟議、決裁、意思決定といった作業がスムーズに行えるように、これまで紙で対応していた書類を電子化し、オンラインストレージといったクラウドのファイル共有システムの活用が有効です。電子化した書類はルールに従ってオンラインストレージに保管するように決めておくようにします。そうすることで、テレワーク中であっても必要な書類にアクセスができ、管理も徹底することができるので情報漏えいの不安も解消されるでしょう。
さらに電子印鑑システムを取り入れることで、場所や時間にとらわれず承認手続きを行うことが可能になります。
こうした環境が構築できれば、プロセスの時間短縮や保管コストの削減も可能です。

活発なコミュニケーション環境の構築

活発なコミュニケーションを維持することは、従業員のモチベーション維持、健康管理にとって重要です。また、プロジェクトのスムーズな進行、生産性の向上も活発なコミュニケーションがないと実現できません。
テレワーク導入の準備として、Web会議ツールやチャットツールを活用して、プロジェクトメンバー同士が互いの進捗状況を把握し、アドバイスや質問、相談といったコミュニケーションが取りやすい環境を構築しておきましょう。

意識と技術からセキュリティレベルを高める

セキュリティレベルを高めるためには、意識と技術の両面からセキュリティ対策をしておく必要があります。
まず意識の面では、社外で仕事をするうえで情報をほかの人にのぞかれない環境の構築やPCや端末の紛失防止に注意を払うことのほか、フリーWi-Fiへ安易に接続しない、不適切なサイトへのアクセスをしないこと、ウイルス対策に関する知識を持つことも、意識面でのセキュリティ対策と言えます。こうしたセキュリティ意識を向上させるためには、定期的な情報を従業員全員に発信して、セキュリティリスクや対策についての周知活動を行う必要があるでしょう。さらに、セキュリティリスクと対策に関する研修会をオンラインを活用して開催することも有効だと考えられます。
技術面では、侵入されることを前提とした対策をとっておくことが必要です。本人認証や端末認証システムを導入したり、社外においてもウイルス対策ソフトを常に最新の状態にできるよう、環境整備をしておきましょう。

意識改革と企業文化

経営層がテレワークに対して深く理解できていないケースでは、まずテスト導入期間に経営層とのコミュニケーションを重ね、テレワークの効果を定量的な数値目標への達成度で示し、本格的な導入へとつなげる必要があります。そのため、通勤時間の削減、柔軟な働き方への満足度、生産性向上などの指標を作成しておくことが重要です。
一方、経営層がテレワーク導入に積極的であっても、管理者層や現場(従業員)がテレワークのメリットを理解できていないため、取り組みへの協力的な対応に対する意識が低く、制度を導入しても実際に利用されないケースも少なくありません。例えば、一部にテレワークに批判的な従業員がいると、利用したいと考えている従業員も利用しにくくなります。あるいは部下の仕事の様子が目視できないと不安で、テレワークに反対している管理者がいることもテレワーク定着を阻みます。このような状況を防ぐためには管理者層からテレワークを利用してみるといったように、制度として利用しやすい雰囲気をつくっておく必要があるでしょう。

助成金・補助金の活用

テレワーク環境を整えるために、セキュリティレベルを高めたり、従業員や管理職層への教育の機会を設けたりするにもコストがかかるほか、勤怠管理ツールやワークフローシステムの導入などICT環境を充実させるためにも同様にコストがかかります。こうした資金を補うために活用できるものとして、政府や自治体の助成金や補助金制度があります。申し込み条件や期限があるため、政府や自治体のホームページで確認してみましょう。以下に一例を紹介します。

  • 「働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)」
    厚生労働省が実施している助成金制度です。労働時間等の設定の改善やテレワークに取り組む中小企業事業主に、テレワークの実施に必要となった費用の一部を助成するというものです。
    支給対象となる事業主や対象事業については、条件があります。

また、支給対象となる取り組みに対して支給される金額は、対象経費の合計額に補助率を乗じたもので、補助率は支給対象となる取り組みの目標達成状況に応じて決定されます。目標が達成された場合は補助率4分の3が適用され、1人当たり40万円、1企業当たり300万円を上限額とした範囲内で支給されます。未達成の場合は補助率2分の1で、1人当たりの上限額は20万円、1企業当たりの上限額は200万円と定められています。
詳細な条件は厚生労働省「働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)」のサイトをご参照ください。
※上記の概要は2020年度のものです。2021年分はまだ発表されていませんので、適宜確認してください。

参考サイト:https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/jikan/telework_10026.html

  • 「IT導入補助金」
    経済産業省が実施している補助金制度です。日本国内で事業を行う中小企業、小規模事業者を対象とし、ITツールを導入する際に申請できる補助金で、導入経費の一部を補助するものです。
    この補助金には通常枠のA類型とB類型、特別枠のC類型が設けられています。
    通常枠のA類型とB類型は、補助金申請額等によって区別されます。申請額が30万円以上150万円未満であればA類型、150万円以上450万円以下であればB類型として申請することになります。補助率はそれぞれ自己負担額の2分の1です。
    特別枠のC類型は、新型コロナウイルス感染症が事業環境に与えた影響への対策や、感染症拡大防止に向けた具体的な対策に取り組む事業者に対して創設されたものです。A・B類型では補助金の対象とならなかったハードウェアレンタル費や申請前に購入したITツールであっても対象となっています。補助率は3分の2から4分の3で、申請額は30万~450万円以内です。
    ただし、一部内容については2020年度に申請できる分は終了しています。
    ※詳細、2021年度分経済産業省のサイトをご確認ください。

    「IT導入補助金2020」のサイトはこちらです。https://www.it-hojo.jp/first-one/

テレワーク導入事例

では、具体的なツールを活用してテレワーク導入を進めている事例を見てみましょう。

ペーパーレス会議システム「ConforMeeting/e」の活用

最初の事例の企業は情報・通信業界において、民間、公共機関、金融機関に向けてICTソリューションや機器を提供しています。
テレワークを加速させるために円滑なコミュニケーションの必要性を感じ、活用ツールとして使いやすいリモート会議システムの導入を検討しました。

  • 導入前の課題
    電話会議で音声を共有し、会議資料はメールで事前に送付していました。しかし、会議中にどの資料のどの項目を示しながら話が進んでいるのか分かりづらく、意思疎通がうまくいかない状態でした。
    また、会議資料をメールで送付する際のメールアドレス間違いや、資料管理における情報漏えいについての不安がありました。Web会議の導入のみでは、事前の資料閲覧や、資料の先読み、別資料の参照ができなかったため、参加者の理解不足や議論活性化に不満も存在していました。

  • 導入後の効果
    リモートで会議を行っているにもかかわらず、同じ会議室にいるかのような臨場感があり、意思疎通も図ることができています。
    資料への手書きやページをめくるといった行為はその場で参加者全員に反映されるので、資料内容と話題が一致しやすくなりました。また、マーカー機能を活用して説明のポイントも共有できるため、リアルタイムに意思疎通が図れるようになりました。
    会議情報は暗号化してサーバーで一元管理をすることにより、情報漏えいのリスクを低減できています。
    加えて、Web会議システムによる高品質な音声と映像の共有、ConforMeetingによる会議資料の先読みや別資料の参照を連携させることで、参加者の理解を深めることが可能になりました。その結果、活発な議論につながっています。
    さらに、議論の質の向上と意思決定のスピードアップを実現でき、会議運営の効率化にもつながりました。

    その要因は、目の前の資料を会議参加者全員が一緒に見ているかのような一体感があり、発表や討議に集中できるコミュニケーション環境が整ったことです。また、メールで事前に送付した資料を紙資料として持ち歩くことがなくなったため、紛失や盗難といったリスクを低減できていることも、ConforMeeting導入の大きな効果だと言えるでしょう。

ペーパーレス会議システムの導入

次の事例の企業は日本を代表するアニメーション製作会社です。

  • 導入前の課題
    基幹系システムやアニメ製作現場でのIT化は進んでいるものの、全社的な取り組みにはなっていませんでした。また、企業体質として紙を中心とした文化が根強く残っており、膨大な紙資料の取り扱いが課題でした。月1回の役員会議で使用される紙の量は、14名参加で各自に約120ページの資料が配付されている状態でした。そのため準備にもコストと時間がかかっていました。

  • 導入への経緯と展開
    そこで、役員会議のペーパーレス化に着手し、同時にiPadを導入しています。導入したシステムはConforMeeting/eです。
    役員会議におけるペーパーレス化を目的に導入しましたが、人事課から採用・面接業務での活用の提案があり、そちらでも利用を開始しました。
    採用業務においても、応募者からの絵コンテや企画書、シナリオといった資料が紙で届いていた状況を改善したいということで、ConforMeeting/eの活用を進めることにしたのです。システムの決め手のひとつはセキュリティのレベルの高さでした。採用業務におけるシステム活用であるため、高レベルのセキュリティが必要だったためです。

  • 導入後の効果
    ConforMeeting/eが稼働し始めたのは2014年3月です。役員会議はペーパーレス化され、使用する紙がゼロになりました。その結果、事前準備の作業負担が劇的に軽減され、経費、時間ともに削減ができました。iPadの使用についても事前に説明会を行っていたため、役員からの評価も上々でした。
    さらに、採用業務での活用においても大きな効果が出ています。まず応募者から送られる書類を保管する場所が必要なくなり、応募資料はPDF化されたものをConforMeeting/eを通じて確認できるようになりました。その結果、時間や場所に縛られずに、複数の選考担当者が応募者からの資料を確認できるので、書類選考にかかる時間も短縮されました。

まとめ:テレワーク導入の重要性を認識し、自社に適した方法での取り組みが重要

テレワークの導入は、ニューノーマルな時代に対応した働き方を推進するだけではなく、導入する企業にとって多くの課題解決につながります。上記で確認したように、人材不足が社会的な問題になっているなか、テレワークが実現できる環境を整えることで、遠隔地から優秀な人材を採用することも可能です。また、育児や介護が発生し、仕事の継続が難しくなった従業員に対しても、自由度の高い就労環境を提供できるようになれば、雇用継続の可能性は高まります。また、テレワーク環境を充実させるなかで、オンラインストレージの用意や情報共有化、セキュリティ対策が進めば、自然災害が発生し、社屋に被害が出たとしても事業継続がしやすい体制が整うことになるでしょう。つまり、テレワーク導入は、企業が将来的に事業を継続し、生産性を向上させていくためにも重要な取り組みだと考えられます。その重要性を認識しておく必要があるでしょう。また、導入に当たっては自社の業務を洗い出し、テレワーク実現が容易な部署から導入する必要があります。まずは自社の抱える課題や状態を把握し、導入のための意識改革、ルール作りから始めてはどうでしょうか。そして、自社の課題や状況が把握できた段階で、対応事例を豊富に有する専門企業に相談するのも最適解のひとつです。自社だけでの導入も可能ですが、テレワーク環境を整えるためには専門的な知識が必要であるとともに、専任する従業員を用意する必要もあり、多くの工数やコストを要することになります。専門企業を活用し、確実に進めることをおすすめします。

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