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導入事例・提案事例

Web電子帳票管理 ReportFiling・導入事例味の素物流株式会社 様

請求書を電子化し発送作業と郵送コストを大幅に軽減
クラウド利用でサーバ管理の負担もなし

請求書を電子化し発送作業と郵送コストを大幅に軽減
クラウド利用でサーバ管理の負担もなし

味の素物流株式会社 様

味の素グループの商品をはじめ多種多様な食品物流を担い、国内外に幅広い物流ネットワークを持つ味の素物流株式会社様。これまで紙ベースで印刷・郵送していた請求書発行業務を電子帳票管理システム「ReportFiling」に切り替えました。現場の作業負担が大幅に軽減されるだけでなく、得意先側の確認作業もタイムロスがなくなり、業務効率化に大きな効果をあげています。

250社を超える得意先への請求書発行業務を軽減

味の素物流株式会社様は、長年携わってきた食品物流で培ってきた数々のノウハウをベースに、食品物流の高度化と革新に取り組むリーディングカンパニー。味の素グループ各社の商品をはじめとする多彩な食品群を扱い、原材料の調達物流から各生産・物流拠点へ生産物流、卸・小売企業への納品までトータルなサービスを展開しています。

同社では基幹システムに物流統合システム「ALIS」を構築し、受注・保管・荷役・配送・請求・支払などの各種管理業務を行っています。

味の素物流株式会社 情報システム部 マネージャー 堤 尚史 氏

味の素物流株式会社 情報システム部
マネージャー 堤 尚史 氏

「これまでは基幹システムから出力される数万枚単位の請求書を印刷・封入・郵送していました。カスタマーサービスセンターでは250社に及ぶ得意先への請求書発行業務が毎月月初に集中し、遅くまで残業する日も少なくありませんでした。現場の負担と郵送コストの増大も大きな課題でした」と語るのは堤尚史氏。紙ベースで発行していた請求書を電子化し、得意先へのメール通知に切り替えるためReportFilingの導入を決断。作業負担を軽減するとともに、請求書保管場所の削減や過去分の検索容易化などの効果が得られ、環境保護への取り組みの一環としてペーパーレス化も実現しました。

導入にあたっては、基幹システムから出力される情報を利用できること、PDF化された請求書を得意先ごとに自動振分け・管理できることなどが要件にあがりました。ハードを含めた資産を持たずに構築できることも要望のひとつで、自社でサーバを持たずにクラウド上で構築できるReportFilingのメリットが高く評価されました。

徐嘉柯氏は、「今後得意先が増えることを視野に入れていたので、それに対応できることが当初からの要件でした。また基幹システムとの連携がスムーズだったことも 決め手になりました」と語ります。

付随情報もダウンロード可能。問い合わせ対応の時間も削減

現在、同社では約250社の得意先に対し、基幹システムから一括出力された請求書(PDF)をReportFilingで得意先ごとに自動振分けし、請求書が作成されたことをメールで自動配信しています。得意先ではメール着信後、ブラウザからReportFilingにログインして請求内容を確認し、必要に応じてダウンロードや印刷などを行います。

味の素物流株式会社 情報システム部 徐 嘉柯 氏

味の素物流株式会社 情報システム部
徐 嘉柯 氏

「請求書と一緒に郵送していた在庫証明書などの書類やCSVファイルのデータもサーバからダウンロード可能としました。これまではデータが欲しいという要望があった得意先にCD等の記録媒体を送付していたのですが、現在はいつでもダウンロードしていただけるので、当社にとってもお客様にとっても労力が削減されました」と堤氏。徐氏も「CSVのデータをPDFの付随情報という形でクラウドにアップロードできる点もReportFilingの魅力のひとつだと思います」と語ります。

カスタマーサービスセンターでは、請求書の発行業務にかかる時間が大幅に軽減され、現場からは「残業がなくなって助かっている」との声も届いています。星野菜月氏も「お客様側でアプリケーションをインストールする必要がなく、ユーザーインタフェースも分かりやすいので、スムーズに運用切替えができました」と手応えを感じています。

ファイル命名規則の統一でデータ振分けをより効率的に

味の素物流株式会社 情報システム部 星野 菜月 氏

味の素物流株式会社 情報システム部
星野 菜月 氏

同社では、導入にあたりシステム環境設定作業をわずか3ヶ月という短期間で行いました。星野氏は、「ファイル名により、自動的にフォルダ振分け・格納されるので、ファイル名の命名規則の作り方を工夫しました」と語ります。

徐氏は「最初に命名規則をしっかり作っておけば、お客様にも使いやすいフォルダ構成になるということがあらかじめ分かっていたので、そこはやりやすかったと思います」と振り返ります。ReportFilingに合わせて基幹システム側にも調整を加え、付随する帳票の命名規則を設定するなどの対応も行いました。また、今まで郵送していたものをメール送付に切り替えるため、得意先のメールアドレスやパスワードの登録には細心の注意を払い、試験送信なども行いながら何度もチェックを重ねました。

請求書発行システム概要

請求書発行システム概要図

味の素物流株式会社 様 プロフィール

本社
東京都中央区八丁堀三丁目3番5号
設立
1952年10月2日
事業内容
貨物自動車運送事業/貨物運送取扱事業/倉庫事業/通関業/港湾運送事業 等
資本金
1,930百万円
従業員数
1,800名(2018年7月現在)
URL
[NEW WINDOW]http://www.ab-kk.co.jp/