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導入事例・提案事例

Web電子帳票管理 ReportFiling・導入事例丸彦渡辺建設株式会社 様

膨大な帳票の出力・仕分け・配送・保管の省力化を実現
PDF対応Web電子帳票管理システム「ReportFiling」導入事例

電子帳票で大幅コストダウン。膨大な帳票の出力・仕分け・配送・保管の省力化を実現
PDF対応Web電子帳票管理システム「ReportFiling」導入事例

丸彦渡辺建設株式会社 様

1918年の創業以来、建設業界で90年に渡る実績を重ねてきた丸彦渡辺建設株式会社様。厳しい状況にあっても常に積極的な事業戦略を展開し、いち早く自社ビルに免震構造を取り入れるなど、新しい技術の開発・導入にも熱心に取り組んでいます。2006年、基幹業務システムで使用しているNECのホストコンピュータ(ACOS)の入れ替えと同時にWeb電子帳票管理システム「ReportFiling」を導入されました。これにより、東京・名古屋の支店をはじめ道内外に200近く存在する「営業所や工事現場(建設工事事務所)」に配送する帳票の出力・配付の時間とコストを約3分の1に削減。ブラウザでの検索や ACOSデータの二次活用など、多彩な機能を利用してさらなる業務改革を推進しています。

帳票の出力・仕分け・配送作業を軽減し、数千枚規模の「紙の束」を消す

─ ReportFilingの導入にはどのような経緯があったのでしょうか。

丸彦渡辺建設株式会社
管理本部 管理部次長 余野 清一 氏

余野氏当社は20年近く前から基幹業務システムにNECのホストコンピュータ(ACOS)を使っており、2006年にACOSの入れ換えを行いました。従来は帳票を専用のドットプリンタで出力していましたが、後継機種はオープン系のプリンタにも対応していたので、コスト削減の目的でプリンタも切り替えることにしたのです。それならば、帳票管理そのものを電子化しようということになり、NECソリューションイノベータが提案してくれたReportFilingの導入を決めました。

─ それ以前の課題はどのようなものでしたか。

大野さん当社では、多い支店で月に3,000枚もの帳票を出力し、全国200弱の営業所・工事現場などに配付しています。システム管理部門では専用紙で出力した帳票類をファイリングのために1枚1枚カットし、担当部署ごとに分け、各地へ郵送または手渡しで配付するという作業があり、カットするだけでも1箇所につき2〜3時間かかっていました。さらに用紙の掛け換えや紙づまりの対応など細かい作業もたびたび発生し、出力した帳票の保管スペースの確保も課題になっていました。

菅氏ACOSの基幹業務システムを利用していなかった東京と名古屋の支店では本社から送られた帳票データを支店用の帳票印刷システムで印刷し、工事現場に配付していました。帳票データの受信から印刷開始までに30分、印刷に1時間ほどかかっていました。帳票印刷後はシステム管理部門と同様に、カットし、工事現場ごとに仕分けし配付するという作業を行っていました。

余野氏帳票の出力から配付までに費やす作業量とコストを軽減し、数千枚にも及ぶ紙の束を消す。これが、ReportFiling導入の一番の目的だったのです。

ホストコンピュータで作表した帳票を、PDF変換してメールで送信

─ ReportFiling導入後はどのような効果がありましたか。

丸彦渡辺建設株式会社
管理本部 管理グループ 大野 ちいほさん

大野さんシステム管理部門の作業効率が格段に良くなりました。ACOSで作成した帳票は自動的にPDFに変換され、その中から必要なものだけを自動的に担当部署へメール送信することができるようになったのです。膨大な量の帳票をカット・仕分けする手間もなくなり、帳票作成から配付までの時間が大幅に短縮されました。また、給与系や財務系など帳票ごとにセキュリティ設定でき、閲覧者を限定できる点も便利ですね。

菅氏東京と名古屋の支店の業務システムもACOSに統一したので、独自の帳票印刷システムを利用する必要がなくなりました。現在は本社のサーバにアクセスしてWebブラウザを通じて帳票の印刷を行っています。

余野氏専用プリンタをオープン系プリンタに切り替えたことにより、維持費用・保守費用が削減できた点も大きかったと思います。導入前の試算では帳票整理・配付作業にかかる時間とコストが約3分の1になると予測していたのですが、ほぼ予想通りの効果が上がっています。

─ 導入作業はどのように進められたのでしょうか。

余野氏導入に当たっては、できるだけ自分たちでやろうと思っていたので、それを基本にNECソリューションイノベータとの役割分担を決めました。

丸彦渡辺建設株式会社
管理本部 管理グループ 菅 昌洋氏

菅氏ACOSの入れ替えにあたっては大きく2つの作業が発生しました。東京・名古屋支店で使用しているシステムをACOSに移行することとReportFilingの導入です。05年の10月頃から支店のシステムをACOSに移行する作業に着手し、同時にReportFilingの導入作業にとりかかりました。私は専用紙で印刷していた帳票のフォーム設計とReportFilingに必要な区切りの設定作業を担当しましたが、フォームの設計は区切りが微妙にずれると桁落ちすることがあったので、オプションのWinspoolを使って微調整しました。

大野さんReportFiling導入の決め手として、ACOSの作表プログラムの修正が必要ない、ということがありました。ですので私は、サーバ上でPDF変換処理などを行う自動化ツールを動かすための設定ファイルをつくる作業やJCL(ACOSの処理記述)の修正作業などに集中しました。最初の頃は分からないこともありましたが、NECソリューションイノベータの担当者が丁寧に教えてくれたので大変助かりました。

PCからのデータ取得や二次利用など、既存システムの資産を自在に活用

─ 御社ではさらなる業務改革を推進していますが、今後の課題としてはどのようなことをお考えですか。

大野さん取引先に送る支払通知書などの書類を電子化できないかということを検討中です。毎月100通程度の書類を郵送やファックスで送付しているので、同じようにメール配信できればかなりの省力化になると思います。

菅氏ReportFilingの魅力の一つは、ACOSの資産を活かしながら作業効率を向上させることができたという点です。使い慣れている基幹業務システムを作り替える必要がなかったというのは、コスト的にも作業的にも大きなメリットでした。次の段階としては、ReportFilingのExcel連携機能を利用したデータの二次活用や、パソコンにあるデータをACOSに取り込んで活用することを考えています。現在も一部では実現していますが、これをさらに高度化させたいですね。

余野氏業務の省力化や経費削減を実現するには、作業効率を上げることだけでなく、働く本人がやりがいを感じられる仕事量と内容をきちんと維持することだと思います。そのためにはツールとなるパソコンやプログラムを十分使いこなす能力を持たなくてはなりません。私たちが導入作業の大部分を自分たちで担当したのも、自社の業務内容やシステムの仕組みを理解し、使いこなせるスキルを身につけるためです。そういう人材を社内で育成することも、業務改善や新システム導入の効果を上げるためには重要だと思います。

システムイメージ (帳票出力〜仕分けとメール配信イメージ)

丸彦渡辺建設株式会社 様 プロフィール

1918年(大正7)、初代渡邊彦太郎氏が北海道池田において創業、以来90余年の歴史を誇る道内屈指の総合建設会社。「誠実な施工」をモットーに、住宅関連から官公庁・教育・文化施設、医療施設、ホテルなど多岐にわたる分野で施工実績を重ねています。現在、東京・名古屋をはじめ道内外に26の支店・営業所・構内事業所を展開。97年にはいち早くISO9001の認証を取得し、2000年には環境マネジメントシステムの国際規格ISO14001を取得。環境保全に向けた改善にも積極的に取り組んでいます。また、98年に免震構造の新社屋が完成。免震構造は建物と地盤を切り離し、免震層を大きく変形させて地震力を吸収・低減するシステムとして注目されており、研究機関と共同でデータの検証も進められています。

本社
〒062-8617 札幌市豊平区豊平6条6丁目5番8号
設立
大正7年
事業内容
総合建設業、測量、設計・製図の受託、不動産の売買・斡旋・仲介及び取次、運送業
資本金
4億7千6百万円
URL
[NEW WINDOW]http://www.maruhiko.co.jp/