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導入事例・提案事例

企業間・部門間情報共有プラットフォームPROCENTER/C・導入事例日本電気株式会社

社史編纂資料の管理とサイト編集作業を効率化し
デジタルアーカイブ化をサポート

社史編纂資料の管理とサイト編集作業を効率化し、デジタルアーカイブ化をサポート

日本電気株式会社

企業の成り立ちから今日までの業績を記す「社史」は、企業の理念を社内外に伝え、信頼を寄せていただくための重要な取り組みのひとつです。また、会社の足跡をたどり歴史を読み解くことは、将来の経営に役立つ貴重な参考事例となります。120年の歴史を持つ日本電気株式会社は、社史編纂プロジェクトの中で、社史編纂資料の管理基盤に企業間・部門間情報共有プラットフォームPROCENTER/Cを採用し、社史編纂とデジタルアーカイブ化を効率的かつ短期間で実現しています。

激動の時代を後世に伝える「社史」の意義を再確認

1899年(明治32)に創業し、電気・電子機器分野で120年に及ぶ歴史を積み重ねてきた日本電気株式会社(以下NEC)は、創業120周年を迎えるにあたり、社史編纂とデジタルアーカイブ化を担当するコーポレートアーカイブ室を2017年に設立しました。
NECでは、2001年に創業100周年を記念した社史を発行しています。1,000ページを超える「正史」と「資料編」、さらにダイジェスト版である「普及版」から構成されている大作です。今回の120周年史は、100年史をベースに、直近20年の歴史を追加したもので、正史の部分をデジタルデータ化しイントラネット上で公開します。

日本電気株式会社 経営企画本部コーポレートアーカイブ室 室長 佐久間 幸彦

日本電気株式会社
経営企画本部コーポレートアーカイブ室
室長 佐久間 幸彦

コーポレートアーカイブ室室長の佐久間幸彦は、120周年史の編纂について「2000年以降の20年はテクノロジーが急速に発展し、当社にとっても激動の時代でした。中には新たな成長に向けた企業の方向を模索し、選択と集中を進めた事業もあり、それらについての記録をきちんと残しておくためにも、今の時点で社史をまとめる必要があると考えました」と語ります。

日本電気株式会社 デジタルアーカイブ
日本電気株式会社 経営企画本部コーポレートアーカイブ室 エキスパート 佐藤 信夫

日本電気株式会社
経営企画本部コーポレートアーカイブ室
エキスパート 佐藤 信夫

また、120周年史では20年間の象徴的なトピックスを取り上げた「普及版」も制作しています。コーポレートアーカイブ室エキスパートの佐藤信夫は、「普及版は歴史的事実だけでなく、現在に至るまでの経緯や背景を詳細に記述し、そこに関わった社員の思いも盛り込んだ読み物として位置付けています。どのような状況下で、どのような経営判断がなされたのか、なぜそうせざるを得なかったのか。マイナス面も含め包み隠さず後世に伝えることが重要と認識しています」と語り、5年後10年後の出来事も継続して記録・保管することがコーポレートアーカイブ室の役割であると強調します。

社史編纂とサイト構築を同時進行できるシステム

120年史の編纂とデジタルアーカイブ化にあたり、NECが導入したのが企業間・部門間情報共有プラットフォームPROCENTER/Cです。PROCENTER/C採用の大きな決め手は、WebAPIを用いて他システム間のデータ同期(連携)が容易な点で、PROCENTER/C内のフォルダ構造(章・節)やファイル(記事・写真)と、社史編纂サイトのメニューに表示する章・節や記事・写真を同期させることで、社史編纂業務とサイト反映の両方を効率的に作業することができます。

日本電気株式会社 デジタルアーカイブ

社史編纂サイトのメニューや記事は、PROCENTER/Cのフォルダやファイルと同期している


120周年史の制作では、書籍として作られた100年史の記事を全てデジタルデータ化することからスタートしました。章立ては100年史に準じたものとし、各記事や写真のデータをPROCENTER/Cに登録します。記事の出典や著作権、写真のキャプションといった付帯情報も記事ごとに登録できます。コーポレートアーカイブ室の黒津留美は、「100年史に載っている写真だけでも1000点以上あり、一つひとつにタイトルを付けて登録する作業は大変でしたが、その過程で記事の分類や付帯情報の増やし方などを検討することができたので、追加の20年分の登録作業は比較的スムーズでした」と語ります。

直近20年のデータについては、各部門からヒアリングした主要な出来事をベースに年表を作り、当時を知る関係者などにインタビューしたものをPROCENTER/Cに登録。さらに検討を重ねて社史に掲載する記事をセレクトしていきました。

さらに、今回は英語版も制作しています。PROCENTER/Cでは、前述のようにフォルダやファイルの構成と社史編纂サイトのメニューに表示する項目が同期しています。そのため、PROCENTER/C内に英語名のフォルダやファイルを登録することで、自動的に社史編纂サイトのメニューに、英語の章や節、記事や写真を表示することができます。社史編纂サイトのタイトルや「画像を探す」「年表を見る」といったタブ名などの表記は、別途英語表記できるように追加開発が発生しますが、開発規模としてはさほど大きくないため短納期で構築することができました。

拡張の容易さと検索機能が大きなメリット

導入のメリットとして特に評価が高かったのが拡張性と検索機能です。
「社史編纂に特化した編集システムの中には章や節の階層に制限がある製品が多いのですが、PROCENTER/Cを用いた社史編纂サイトの構築では章や節の階層を自由に拡張することができ、当社のニーズに応えてくれると感じました。100年史にはなかった『エネルギー』や『AI/IoT』といった新しい検索用のカテゴリも簡単に追加することができました」と佐久間。黒津も「検索機能が充実している点が良かったと思います。ウェブサイトには公開可能な写真だけが表示されますが、コーポレートアーカイブ室では公開不可のデータも管理しています。ユーザから『こういう記事や写真はありますか』といった問い合わせがあった場合、検索キーワードを入れるだけで全データ検索でき、付帯情報によって公開・非公開も確認できるので、資料の管理業務がやりやすいですね」と語り、検索スピードの早さや検索キーワードの付け方が容易な点もメリットとしてあげています。

PROCENTER/C上でフォルダやファイルを更新すれば、PROENTER/C上の画面イメージのまま、Webサイトの構成を変更したり、章や節の内容を自由に更新できます。また、記事本文のテキストや付帯情報を含めて全文検索する機能を標準で持っており、資料が探しやすくなっています。

紙媒体の社史からデジタルアーカイブスへ

企業の歴史を詳細に記す「社史」を編纂することは、自社の理念や過去の実績などを伝えるとともに、その時々の戦略や経営判断、重要な決断の背景など後世へ残し、企業の未来を支える重要な取り組みです。さらに、それらをデジタルデータでアーカイブすることにより、膨大な資料を簡単に検索・閲覧することができ、生きた教科書として活用できます。社史編纂資料の管理とサイト編集作業を効率化するPROCENTER/Cは、今後、動画のストリーム配信も予定しており、分厚い書籍を発行する「紙媒体の社史」の時代を、情報更新しながら継続的に活用する「デジタルアーカイブス」の時代へと変えていきます。

日本電気株式会社 プロフィール

社名
日本電気株式会社
本社
東京都港区芝五丁目7番1号
創立
1899年(明治32年)7月17日
事業概要
パブリック事業、エンタープライズ事業、ネットワークサービス事業、システムプラットフォーム事業、グローバル事業など
資本金
3,972億円 (2019年3月末現在)
URL
[NEW WINDOW]https://jpn.nec.com/

※本事例は2020年3月末時点の組織名で記載されております。