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導入事例・提案事例

Web電子帳票管理 ReportFiling・導入事例佐鳥電機株式会社 様

国内外で個別管理していた帳票類の一元化を実現。
グローバル対応が導入の決め手に。

国内外で個別管理していた帳票類の一元化を実現。
グローバル対応が導入の決め手に。

国内外に30箇所以上の拠点を持ち、グローバルなビジネスを展開している佐鳥電機株式会社様。基幹システムの刷新にともない、国内のみで利用していた電子帳票管理システムを「ReportFiling」に切り替えました。英語表記やバイトサービング機能(※)など海外拠点との連携を重視した機能が高く評価され、業務効率化にも貢献しています。
※リクエストのあったページのみをサーバ側からダウンロードして表示させる機能

基幹システム刷新を契機に国内外拠点の帳票管理を一元化

佐鳥電機株式会社 情報システム部 部長 浅川 登志夫 氏

佐鳥電機株式会社様は、集積回路・半導体素子・液晶表示素子・電気機材等の電子部品やPC・情報通信システム等の電子機器を扱うほか、各種機器向けの組込みソフトウェアの開発・システム設計・試作など幅広いソリューションを手がけるグローバル企業です。2013年、20年以上使用していた自社開発の基幹システムをグローバル対応可能なソフトウェアに刷新。それにともないWeb電子帳票管理システムの「ReportFiling」を導入しました。情報システム部部長の浅川氏は、「これまで電子帳票管理システムは国内でしか使用しておらず、海外拠点とのやりとりはメールやFAXなどを使っていました。今回、基幹システムを刷新して国内外のシステムを統一し、同時に電子帳票管理システムも入れ替えて帳票管理を一元化することにしました」と語ります。

採用の決め手となったのは、画面表示の英語化などグローバル対応が可能だったこと。既存の海外現地法人のシステムは英語表記のため、英語化は必須の要件でした。そこで、今回の佐鳥電機様対応を機にReportFilingの海外版を製品化。英語以外にも中国語(繁体字・簡体字)データの取り扱いもカスタム対応するなど、お客さま固有のニーズに応じて個別にシステム改造できる体制を整えている点も高く評価されました。「数社のパッケージソフトを検討しましたがグローバル対応しているものは少なく、中でもReportFilingが優れていると判断しました」と浅川氏。情報システム部の伴野氏も「従来は帳票の閲覧権限を個別に設定しなければならなかったのですが、ReportFilingでは拠点ごとに参照権限を付けて公開することができます」と語ります。また、基幹システムの刷新により海外の情報をダイレクトに参照でき、現地通貨のレート換算もリアルタイムに把握可能になりました。海外拠点とReportFilingを通じて同じ帳票を見ながら意見交換ができるようになったメリットは大きいと言います。

現在、電子帳票管理システムを利用しているのは主に会計部門で、請求書・検収通知書・損益計算書・財務諸表など数百枚〜千枚近くの帳票を扱います。過去の帳票の保存もPDF化した方がデータの容量が少なくてすむという利点もありました。

ReportFilingの特性を活用し作業の効率化を実現

佐鳥電機株式会社 業務部 業務推進課 課長 青柳 忠宏 氏

導入に際しては、同社の情報システム部・業務部とNEC担当者との間で綿密な打合せが行われました。特に帳票のレイアウトについては細かい要望が出されました。業務部業務推進課課長の青柳氏は、「客先や仕入れ先に出す書類の見栄えにはこだわりました。フォーマット自体は基幹システム側で設定するのですが、試作したものをReportFilingで閲覧・表示しては修正するという作業を繰り返しました」。新しいレイアウトの請求書は、同社のシステムが生まれ変わったことを取引先にアピールすることにも一役買っているようです。

一方、伴野氏はフォルダ構成について熟考されたそうです。「フォルダ構成はかなりシンプルにしました。以前は組織変更などで部門の増減があると、それに合わせてフォルダも変更しなければならなかったのですが、ReportFilingはフォルダ設定の自由度が高いので、組織変更に左右されない分け方を工夫することができました」。

また、PDFの表示に関してはバイトサービングも重視され、ネット回線が細くダウンロードに時間がかかる拠点でもスピーディな作業が可能となりました。

海外の状況をリアルタイムに把握拠点間の親密度もアップ

青柳氏によると、旧システムから新システムへ移行の際、現場では若干の戸惑いがあったそうです。「システム全体が大きく変わったので、慣れるまでに多少時間がかかったことは事実です。ただ、その中でもReportFilingは操作が非常にシンプルで扱いやすかったため、現場での大きな混乱はありませんでした」。以前は、会計システムと帳票管理システムが連動しておらず、帳票出力に時間を要することもありましたが、導入後は会計システムとReportFilingのスムーズな連携が実現。ユーザが帳票を参照できるまでの時間が30分〜1時間程度に短縮され作業効率が向上しました。「月末締めで月初に作業していたものが、月内に処理できるようになりました。これは非常に大きな効果だと思います」。浅川氏も「当初はグローバル対応が最大の目的であり、連携についてはさほど重視していなかったのですが、結果的に作業効率が上がるというメリットが得られました。また、帳票類の紙出力も削減でき、ペーパーレス化にも貢献しています」と語ります。

同社では、2013年に国内でReportFilingを本格稼働し、2014年からは海外拠点が順次稼働。年内にはすべての拠点に展開する計画です。海外では初の電子帳票導入となりますが、青柳氏は「すでに国内の我々が使いこなせるようになっているので、海外スタッフへの指導も手厚くできると思います。海外拠点では今まで電子帳票管理システムを使っていなかった分、その便利さは衝撃的でしょう。国内外のシステムが統一されたことでシステムを介したコミュニケーションが深まり、お互いの距離が縮まったように感じますね」と語ります。

佐鳥電機株式会社 情報システム部 業務システム課 伴野 聖都 氏

伴野氏は、システム全体の導入効果についてサーバの保守・管理を挙げています。「旧システムは自社にサーバを置いて随時メンテナンスを行っていたのですが、新システムではデータセンターで一元管理してもらっているのでサーバ管理の負担がなくなったのは、大きなメリットだと感じています」

国内・海外の拠点をグローバルに結ぶ環境が整った同社では、スピード時代に応じたビジネス展開がより一層加速しています。基幹システムや電子帳票の一元管理のみならず、各システムのスムーズな連携により海外の状況がいち早く把握でき、経営戦略立案にも大いに役立つと期待されています。

基幹システム概要

佐鳥電機株式会社様 基幹システム概要/仕分け処理の詳細

佐鳥電機株式会社 様 プロフィール

本社
東京都港区芝一丁目14番10号
設立
昭和22年7月
事業内容
電子部品・電子機器の販売及び、これらに付帯する事業
資本金
2,611百万円 (平成25年5月31日現在)
従業員数
500名(平成25年5月31日現在・除く嘱託、臨時従業員)
URL
[NEW WINDOW]http://www.satori.co.jp/