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スマートワーク推進&ワークスタイル変革・コラム労働条件通知書の電子化とは

労働条件通知書について、平成31年4月からメール等で
交付できるようになることはご存知でしょうか?

労働条件通知書の電子化とは

労働条件通知書について、平成31年4月からメール等で交付できるようになることはご存知でしょうか?
従業員を雇入れる際、使用者は労働者に対して、その労働条件の主な内容を明示しなければなりません。この明示のための書類が「労働条件通知書」と呼ばれるものです。これは労働基準法第15条第1項において定められているものであり、これまで、その方法は同法施行規則において「書面の交付」に限られていました。
今回の施行規則の改正により、書面の交付以外にも、ファクシミリやメール等による交付が認められるように変わります。
労働条件通知書の電子化は企業にとってどのようなメリットがあるのでしょうか?
パートやアルバイト等が多い会社にとっては、活用の仕方次第で大きなメリットをもたらす改正となるかもしれません。

労働条件通知書とは?雇用契約書との違いは?

前述したとおり、労働条件の明示義務は労働基準法で定められており、賃金、労働時間など、必ず明示しなければならない事項が決められています。また、パートタイム労働法においては、パートタイマーに関して、更に追加して明示しなければならない事項も定められています。法的な義務となりますので、どの会社もこれらの通知をしているものと思います。
「労働条件通知書ではなく、雇用契約書を取り交わしている」という会社も多くあるでしょう。もちろん、雇用契約書に必要事項が明記されていれば何ら問題ありません。むしろ、一方的な通知ではなく、契約書という形で従業員本人の同意を得ているという点が明確になることは、労使トラブルの防止という観点で有効な手段です。契約書を取り交わすことまでの法的義務はありませんが、上記の観点で雇用契約書を採用している会社は多く見られます。

今回の改正の内容

平成31年4月に施行される改正労働基準法施行規則では、これまでの「書面の交付」に加え、次の方法が認められることになります。

労働者が希望する場合の次いずれか方法

  • ファクシミリを利用してする送信の方法
  • 電子メール等の送信方法(記録を出力することにより書面を作成ができものに限る。)

「電子メール等」には、電子メールの他、SNS(ソーシャル・ネットワーク・サービス)のメッセージ機能等の利用も含まれるとされています。

電子的な明示における注意点

電子的な明示においては、いくつかの注意点があります。
まず、ファクシミリやメール等での明示は、本人が希望する場合に限られるという点です。本人が書面での交付を希望すれば、会社としては従来どおり書面の交付が必要となります。最近は一般的になってきた給与のWeb給与明細なども同様のルールですが、電子メール等の交付について予め同意を得ておく必要があります。
次に、「記録を出力することにより書面を作成ができものに限る」という点です。電子メールであれば、本文をそのまま印刷することができますので、問題ないと考えられます。PDFファイルなどの形式になっていれば見やすく印刷できるので、従業員にとってはより分かりやすい形でしょう。SNSに関しては、どのようなものを利用するかによりますが、印刷を想定していないアプリの場合、この点で懸念があると思われます。
もう一点は、「受信をする者を特定して情報を伝達するために用いられる電気通信の送信の方法」によるものとされている点です。個人宛の電子メールや従業員個人のIDでログインする社内ポータルなどであれば要件を満たします。一方で、他の従業員が見ることのできる共有の場所に格納するなどはNGとなります。

この改正でどのようなメリットが期待できるのか?

パート・アルバイトなどの有期契約労働者が多い会社は、入社のタイミングだけではなく、契約更新の際にも労働条件通知書や雇用契約書を作成することになります。各従業員の労働契約期間を管理し、適切に契約更新の事務を行うことは、労働契約法に照らしても非常に重要な業務です。しかし、店舗が多い業種などの場合、この管理や事務はどうしても手間のかかる業務になります。
紙の労働条件通知書をメールで送信する形に変えるだけでは、業務効率化の観点で大きなメリットは無いかもしれません。しかし、それに伴う前後の業務プロセスからシステム対応、電子データ対応を構築することができれば、定常業務として効率化が期待できると考えられます。
これまでは、仮に雇用契約業務がシステム化されていたとしても、労働条件通知の明示に関しては書面による必要があったため、どうしてもその点だけアナログな対応が残ってしまいました。今回の改正により、全てのプロセスを電子的に完結することが可能になるという点は、大きなメリットと言えます。

業務プロセスをどう見直すか?

労働条件通知書や雇用契約書は、自社の制度に沿った形で独自の様式を作成していることが一般的です。正社員や契約社員、パート・アルバイトなどの雇用形態に応じて複数の様式があると思われます。これらExcel等で作成された様式に従業員の情報を入力し、印刷するような対応が多く見られますが、今回の法改正をきっかけに、この手順から見直すことも検討できるでしょう。
例えば、労働条件通知書を作成する対象者の情報は人事システムのデータベースに存在しています。このデータを利用し労働条件通知書の作成を自動化できれば、人事情報をベースとして労働条件通知書の作成から本人への電子的交付まで一貫した電子化対応も可能となります。
ここでポイントとなるのは、各社における独自の様式に対応できるかどうかです。一般的な人事パッケージソフトでは対応しきれない細かな帳票様式に対応できる仕組みがあれば、是非活用すべき業務と考えられます。
また、電子化された労働条件通知書をどのように保管し、共有するかも重要です。細かな労働条件が記載された人事情報ですので、セキュリティが確保され、拠点の担当者が必要な情報にのみアクセス可能とするなどの仕組みの検討も合わせて必要となります。
採用においては、労働条件通知書の提示だけではなく、労働者から受領し、人事労務部門にて保管する資料も多数あります。これらの書類は拠点の担当者を経由して本社に送付するなど個別の対応になっていることが多いのですが、前述のような権限やセキュリティが担保された文書管理の仕組みがあれば、それらの業務も同一の基盤で見直すことが可能になるでしょう。書類は紙保管ではなく、PDF等のデータ管理を第一に考え、どうしても業務的に原本が必要な場合にのみ書面による受渡しを行うといった考え方に変えていくことで、業務効率化の面で多くのメリットが期待できます。
これらは人事労務部門の業務ではあるものの、電子帳票化や電子文書管理・共有においては、情報システム部門などが全社・全業務の視点でリードしていくことが求められます。

まとめ

働き方改革の流れの中、法令順守について、企業だけではなく労働者の意識も高まっていることは、皆さん実感としてお持ちだと思います。労働条件や契約更新という業務を確実に行うことは労使トラブル防止の観点でも重要なことです。同時に企業は生産性の向上という命題もあります。働き方改革と生産性の向上は車の両輪として考えなければなりません。今回の改正をきっかけに、定常業務の効率化を図りながら、労働契約の業務全体を見直してみてはいかがでしょうか。

執筆者プロフィール

野田 宏明氏

野田 宏明氏

社会保険労務士。情報処理技術者(ITストラテジスト、プロジェクトマネージャ、アプリケー ションエンジニア)。

ITS社会保険労務士法人 代表社員
メーカー系IT企業にて人事業務のシステムコンサルタントに従事。その後、社会保険労務士として独立し現職に至る。労務相談や教育講師の他、企業の社会保険手続き業務においてITを活用した効率化を提案する社労士事務所を運営。
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