NECNECソリューションイノベータ

スマートワークの推進を支援

電話でのお問い合わせ

03-5534-2626(共通商材Gまで)

営業時間:8:30〜17:00

スマートワーク推進&ワークスタイル変革・コラム令和元年度電子帳簿保存法の
改正のポイント

電子帳簿保存法で規定される取引書類のスキャナ保存制度については、平成27年度及び平成28年度の規制緩和による改正で、それまでと比較して大幅に法的要件が緩和されましたが、令和元年度においても更なる改正等が行われ、より電子化実務に即した改正や法令解釈の変更が行われました。

令和元年度電子帳簿保存法の改正のポイント

電子帳簿保存法(以下、電帳法という。)で規定される取引書類のスキャナ保存制度については、平成27年度及び平成28年度の規制緩和による改正で、それまでと比較して大幅に法的要件が緩和されましたが、令和元年度においても更なる改正等が行われ、より電子化実務に即した改正や法令解釈の変更が行われました。

令和元年度の改正等の概要

1.法令等の改正

電帳法及び施行規則が以下のとおり改正されました。これら改正法令の適用は、令和元年9月30日以降に所轄税務署長に承認申請書等を提出された承認申請書が適用されます。

(1)新規個人事業者の申請期限の変更

新たに事業を開始した個人事業者について、事業を開始した日から、5カ月以内に帳簿の備付けを開始しかつ事業開始日から2カ月以内に承認申請書を提出すれば、事業開始1年目から国税関係帳簿書類のデータ保存及びスキャナ保存の適用がされることとなりました。

(2)過去分重要書類に係るスキャナ保存の容認

スキャナ保存の承認日以前に作成又は受領をした契約書・領収書等の重要書類(以下、「過去分重要書類」という。)について適用届出書を所轄税務署長等へ提出した場合には、スキャナ保存を行い、原本の廃棄を行うことができるようになりました。
本来は重要な書類に該当する書類をスキャナ保存する場合には、書類の作成又は受領から入力期限内に入力しタイムスタンプを付与することが必要となるために、承認日以降に作成又は受領する書類のみがスキャナ保存することとなります。過去分重要書類については、承認された書類ごとに、1回に限り過去分のスキャナ保存することができます。
過去分重要書類の入力に当たっては、既に書類の入力期限が過ぎていることから、入力期限についての定めはありませんが、あらかじめ定められた入力手順により入力することが必要です。また、適正事務処理要件についてはほかの重要書類と同じく相互けん制が図られた入力体制、定期検査体制や改善の体制などの体制により入力することが必要となります。

2.法令解釈の変更による運用の緩和

電帳法取扱通達の改正や国税庁ホームページの電帳法Q&Aなどが改訂され、法令の解釈についてスキャナ保存の運用がしやすいように変更されました。

(1)承認申請手続きの簡素化

電帳法の承認申請書を提出する場合、利用するシステムやソフトウエア等が電帳法で定められる法的要件を機能として具備しているかを確認する必要がありますが、パッケージ製品等について、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(以下、JIIMAという。)が各製品等の法的要件について認定したシステムを利用し承認申請書を提出する場合、利用するシステムの要件対応等に係る承認申請書の記載事項や添付書類が簡略化されることになりました。申請書の作成の簡略化に加え、電帳法の申請を行う企業がシステム選定をする上で法的要件の確認がされているため、安心して導入できるようになりました。

※NECソリューションイノベータ株式会社製ReportFiling(タイムスタンプオプション付)V6.2以降はJIIMAの認定する「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件」の認定を受けています。(認定番号:000900-00)

(2)スキャナ保存に係る検索要件の解釈の変更

スキャナ保存を行う場合の検索機能の確保については、書類の種類別に検索できることが必要とされていましたが、勘定科目別に検索できることでも検索要件を満たすものとされました。
「勘定科目ごと」の検索の方法とは、電帳法スキャナ保存の要件である証憑に関連する帳簿との相互関連性の確保を行う場合に、1仕訳情報に複数の書類データが紐づけられている場合の紐づけされている書類の単位による検索方法です。取引ごとに証憑データを保存する場合であっても、入力単位はそれぞれの書類をスキャニングして1ファイルとし、タイムスタンプを付与する必要があります。

(3)スキャナ保存に係る入力期限の解釈の変更

スキャナ保存では、重要な書類については入力形態によりそれぞれ入力期限がありますが、この入力期限の日数の解釈について営業日で換算するなど幅を持たせる解釈がされるよう変更されました。

【重要書類の入力期限】

特に速やかに入力 おおむね3営業日以内 自署必要
速やかに入力 おおむね7営業日以内 自署不要
業務サイクル入力 最長2カ月とおおむね7営業日以内 自署不要

イ.「特に速やかに」の解釈

国税関係書類の作成又は受領をする者が当該書類をスキャナで読み取る場合においては、自署を行ったうえで特に速やかにタイムスタンプを付す旨が規定されています。「特に速やかに」の入力期限は、これまで国税関係書類の作成又は受領後「3日以内」と取り扱われてきましたが、「おおむね3営業日以内」に解釈が変更されました。

ロ.「速やかに」の解釈

電帳法施行規則で規定される重要な書類の入力方法のうち、「速やかに」の解釈は、1週間(7日)とされてきましたが、「特に速やかに」の解釈と同様に「おおむね7営業日以内」に変更されました。

ハ.「業務サイクル」の解釈

「業務処理に係る通常の期間(業務サイクル)」とはこれまで「1カ月」と取り扱われてきましたが、業務処理に係る通常の期間は企業の書類の処理の実態に応じ異なることから、業務サイクルの期間が最長で2か月とおおむね7営業日以内に変更されました。

二.「おおむね」の意味

今般の入力期限の解釈変更で記載されている「おおむね」とは、企業等の業種業態や勤務形態により入力期間の換算方法が異なることが想定されることから、入力期限については、取扱通達の解釈を踏まえて会社ルールで決め、その期限までに適正なスキャナ保存ができるように措置されたものです。
会社ルールについては、「書類の受領後何日を超える場合には期限後入力データである」と判断できるよう運用マニュアルを整備することが必要です。

(4)適正事務処理要件の定期検査の解釈の変更

適正事務処理要件の定期検査体制については、本店を含む全事業所を対象とした検査を1年に1回以上行うこととされていましたが、おおむね5年のうちにすべての事業所等の検査が行われていれば定期検査体制の要件が満たされるとされました。この場合、その企業等にとって重要な事業所等(本店を含む)については1年に1回以上の検査を行うことが必要となります。
※紙廃棄は定期検査後となります。

(5)単なるスキャンミスをした場合の入力期限の解釈の変更

書類の受領者がスキャナで読み取りを行う場合の署名の記載漏れや原本とデータの同一性が確認できるような単なるスキャンミスのデータについて、これを再スキャンする場合、当初入力されたデータが入力期限内に入力されていることが確認できれば、再入力された時期が当初の入力期限を徒過していても原本を廃棄することができるようになりました。この運用ができるのは以下の場合に限られます。

  1. ① 当初スキャンしたものがおおむね3営業日以内に入力されていること
  2. ② スキャンミスが判明してから再入力するまでおおむね3営業日以内であること
  3. ③ 当初スキャンされたデータを保存すること

なお、当初入力されたデータが入力期限(おおむね3営業日)を超えて入力されている場合には、入力確認(原本の領収書とスキャンデータの確認)を書類の受領者以外の者が業務サイクル後速やかに(約67日以内)行う必要があります。この業務サイクル後速やかに入力できない場合には、入力されたデータに係る書類の原本は法定期間保存する必要があります。

(6)税務当局の電帳法相談体制の充実

電帳法の承認申請書を提出する場合には、帳簿書類の作成やスキャナ保存を行うシステム等について電帳法で規定される機能要件等についての相談窓口が明確にされました。相談窓口とされている部署は以下のとおりです。

納税者の所管部署 事前確認窓口
東京、大阪及び名古屋国税局 調査開発課 電子帳簿保存法担当
沖縄事務所 調査課 電子帳簿保存法担当
その他の国税局 調査管理課 電子帳簿保存法担当
各税務署 法人課税部門又は個人課税部門

出典:国税庁ホームページ:「電子帳簿保存及びスキャナ保存制度における要件適合性に関する事前相談窓口のご案内」より

執筆者プロフィール

袖山 喜久造氏

袖山 喜久造氏

1964年
生まれ
1986年
国税専門官として東京国税局に採用
国税庁調査課、国税局調査部などにおいて大規模法人の法人税等調査の運営や調査に従事
2012年
東京国税局退職 同年税理士登録・SKJ総合税理士事務所所長
2019年
SKJコンサルティング合同会社設立 電子化を専門としたコンサルティングを行う。

東京税理士会所属税理士(登録番号122308)
公益社団法人日本文書情報マネジメント協会法務委員会アドバイザー
トラストサービス推進フォーラム(TSF)特別会員
一般社団法人ファルクラム租税法研究会研究員