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スマートワーク推進&ワークスタイル変革・コラム取引書類等の電子化に係る
電子帳簿保存法の法令要件について

~令和3年度税制改正大綱の内容を踏まえ~

国税当局は、納税者の電子化を推進するため大幅な規制緩和を
行う一方で帳簿への記帳水準の向上、トレサビリティの確保に
よる事後検証可能性の確立を目指すとしています。

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取引書類等の電子化に係る電子帳簿保存法の法令要件について

令和2年度の電子帳簿保存法の法令改正は、取引書類の授受に訂正削除ができないシステム等の利用を促す内容となっています。また、令和3年度与党税制改正大綱においては、電子帳簿保存法の抜本的改正を示唆する内容となっており、令和3年以降の企業の電子化において大きな流れの変化を予想できる政府の取り組みもうかがえます。国税当局は、納税者の電子化を推進するため大幅な規制緩和を行う一方で帳簿への記帳水準の向上、トレサビリティの確保による事後検証可能性の確立を目指すとしています。

書面で作成や授受を行っていた取引関係書類は、今後は電子データによる作成や授受が一般的な授受方法となるでしょう。デジタルトランスフォーメーション(DX)により、電子的に授受された取引書類データの活用、処理プロセスの自動化や効率化が行われ、本来の意味の電子化が実現されます。法人税関係についても令和3年度税制改正大綱においては、企業が行うDX投資に係る特別償却や税額控除などDX投資減税が実施されることとしており税制面からも企業の電子化の投資を後押しする形となります。

1.国税関係書類のスキャナ保存制度について

電子帳簿保存法では、事前に所轄税務署長の承認を受けた場合には書面の取引書類の保存に代えてスキャンデータで保存することを容認しています。事前の承認が必要なことは納税者の電子化を阻害させるものとして、令和4年1月1日以降行う国税関係書類のスキャナ保存の承認制度が廃止されます。

令和3年度与党税制改正大綱では以下が改正されることとしており、法案が成立すれば、令和4年1月1日以降のスキャナ保存について適用されることになります。

(1) タイムスタンプ要件の緩和

画像データの訂正や削除の履歴が保存されるシステム(訂正削除ができないシステムを含む)など一定の要件を満たすシステムに保存する場合のタイムスタンプ要件が廃止されます。

(2) 入力期限を統一(重要な書類)

書類の入力期限については、業務処理に通常要する期間経過後速やか(業務サイクル後速やかに)に入力することに統一され、書類の受領から約二月以内に入力することとなります。「特に速やかに」や「速やかに」入力することとしてきた入力期限や領収書等への自署の要件は廃止されます。

(3) 適正事務処理要件の撤廃

適正事務処理要件が廃止され、入力時の相互けん制や定期検査の体制は法的要件ではなくなります。これにより一人でデータ化し原本廃棄することも可能になります。

(4) 検索方法の条件緩和

検索項目は「取引年月日」、「取引金額」、「取引先名称」の最低3項目を条件設定項目となります。また、日付や金額の範囲指定や複合条件設定ができない場合には、検索項目をダウンロードすることにより代替できます。

スキャナ保存の要件(令和4年1月1日施行予定)

①入力期限(請求書・領収書などの重要な書類)

  • 業務サイクル後速やかに入力する。

②保存システム要件

  • 訂正削除データが保存されるシステムに保存する場合のタイムスタンプは不要。
  • 訂正削除データの内容の確認ができること
  • 画像データの入力情報(解像度・階調・書類大きさ情報)が確認できること
  • 検索条件(取引年月日・取引金額・取引先)で検索できること

③入力機器要件

  • 解像度200dpi以上
  • 赤青緑の256階調以上(一般書類は白黒階調で可)

④出力機器

  • 14インチ以上のディスプレイ、プリンタに整然とした形式で明瞭な状態で出力

2.電子取引に係るデータの保存義務規定

電帳法第10条では、「所得税及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない」と規定しています。令和4年1月1日以降の電子取引データについては、書面出力による保存は認められなくなります。

(1) 保存場所と保存期間

電子取引データは各税法に定められた保存場所において保存期間が満了するまで保存する必要があります。データを納税地で閲覧できれば要件を満たすこととなり、クラウドサーバ上で保存することも可能です。

(2) データへの措置

電子取引データを保存する場合には、以下のいずれかの措置を行ったうえで保存する必要があります。

①タイムスタンプ付与データの授受

送信者側においてタイムスタンプが付与された取引データを授受する措置です。➀、②で措置する場合には、送信者側及び受信者側においてタイムスタンプの検証および一括検証機能が必要です。

②電子取引データの授受後遅滞なくタイムスタンプを付与

送信者側及び受信者側双方で当該取引データに遅滞なくタイムスタンプを付与し、当該取引データの保存担当者等の情報を確認することができるようにしておく措置です。令和4年1月1日以降行う電子取引データについては、電子取引データの授受後、約二月以内にタイムスタンプを付与することとなります。

③訂正削除不可等のシステムを使用して電子取引データを授受及び保存

電子取引データを訂正又は削除できないシステム、または取引データを訂正又は削除を行った場合の事実及び内容を確認することができるシステムで授受及び保存する措置です。
主にクラウドシステムなどにより取引データを訂正削除データとともに授受及び保存するシステムが該当します。授受された電子取引データを、変更することなくReportFiling(NECソリューションイノベータ製)などの文書管理システムなどで保存することも可能となります。

④訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け及び運用

電子取引データについて、正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用と規程の備え付けておく措置です。上記➀から➂のいずれかの措置で対応できない場合には、④の社内規程の整備により電子取引データを保存することになります。

(3) 電子取引データの保存要件

電子取引データを保存する場合には以下の要件に従って保存する必要があります。

①関係書類の備付け

電子取引データの授受システムなどのシステムの概要書や操作マニュアルなどを備え付けておきます。

②見読性の確保

保存期間中、電子取引データは、整然とした形式で明瞭な状態で出力できることが必要です。

③検索要件

電子取引データについては、取引データの種類ごとに「取引年月日」、「取引金額」、「取引先」のほか主要な項目で検索できることが要件です。検索に当たっては、日付や金額は範囲指定ができること、その他2以上の項目で複合条件設定ができ検索結果を速やかに表示できることが必要です。なお、令和4年1月1日以降行う電子取引データについては、日付や金額の範囲指定や複合条件設定ができない場合には、検索項目をダウンロードすることにより代替できます。

3.電子化に当たって今後留意すべき事項

スキャナ保存データや電子取引データの保存は、青色申告や連結申告の承認の必須要件となります。また請求書や領収書等の保存は、消費税の仕入税額控除の要件となり書面でもデータでも厳格な整理保存が必要となります。

令和3年度与党税制改正大綱によると、電子化に係る法令要件は大きく規制緩和されることになります。その一方で、税法で保存が義務付けられる帳簿や書類のデータ、電子取引データが電子帳簿保存法で規定される要件に従って保存されない場合には税法上の帳簿書類等とは取り扱わないこととされています。また、スキャナ保存や電子取引データを改ざん等行うことにより不正計算が行われた場合、重加算税を10%加重に賦課することとしています。

帳簿書類の承認制度廃止やスキャナ保存等の法令要件は大幅に緩和されることとなりますが、電子化においての法令遵守、不正を防止する社内の入力体制は電子化を検討する企業自らが検討する必要があります。

執筆者プロフィール

袖山 喜久造氏

袖山 喜久造氏

1964年
生まれ
1986年
国税専門官として東京国税局に採用
国税庁調査課、国税局調査部などにおいて大規模法人の法人税等調査の運営や調査に従事
2012年
東京国税局退職 同年税理士登録・SKJ総合税理士事務所所長
2019年
SKJコンサルティング合同会社設立 電子化を専門としたコンサルティングを行う。

東京税理士会所属税理士(登録番号122308)
公益社団法人日本文書情報マネジメント協会法務委員会アドバイザー
トラストサービス推進フォーラム(TSF)特別会員
一般社団法人ファルクラム租税法研究会研究員