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企業間・部門間情報共有プラットフォーム PROCENTER/C契約書管理システムとは?機能や導入の
メリット・選定のポイントを解説

契約書を適切に管理することは、紛失リスクを減らし業務効率を
上げるために重要です。契約書管理システムとは、契約書を
電子データで管理するシステムです。新型コロナウィルスや
働き方改革の影響でテレワーク導入が進む現在、導入する企業が
増え、在宅ワークや遠隔地からも契約書業務を可能にしています。

契約書を適切に管理することは、紛失リスクを減らし業務効率を上げるために重要です。契約書管理システムとは、契約書を電子データで管理するシステムです。新型コロナウィルスや働き方改革の影響でテレワーク導入が進む現在、導入する企業が増え、在宅ワークや遠隔地からも契約書業務を可能にしています。

この記事は契約書管理システムを検討している担当者に向けて、契約書管理システムの概要やメリットなどを解説します。契約書管理システムを選ぶ際の参考にしてください。

契約書管理システムとは?

契約書管理システムとは?

契約書管理では「契約書を安全に保管する」「必要な契約書をいつでも取り出して共有できる」「契約更新時期を確実にフォローする」などを実現するために、自社のルールに基づいて管理することが大事です。契約書管理システムとは、このように契約書を管理するための支援ツールです。ICT環境と情報共有ソリューションの活用によって、電子データで契約書を効率的に管理できます。

契約書管理システムの主な機能

ソリューション事業者やITベンダーなどから、さまざまな契約書管理システムが提供されています。共通して搭載されている主な機能は以下の3つです。

文書の電子化

従来は紙媒体で管理していた契約書や稟議書などを電子化して管理できる機能です。PDFやWord、Excelなど一般的なソフトウェアで編集・閲覧できるファイル形式を選べます。文書電子化機能によってペーパーレス化を進められるでしょう。また、契約書管理システムには、テレワークで便利な「脱押印」をサポートする電子承認機能も搭載されています。

バージョン管理

バージョン管理とは、操作ログや承認履歴を残せたり、万一の場合に過去のバージョンを復元できたりするなどの機能です。多くの契約書を管理していると、更新日時やファイル名だけでは、どれが最新版かわからなくなることが少なくありません。契約書管理システムではデータを社内サーバーまたはクラウド上に一元管理することで、確実なバージョン管理が行えます。

検索・閲覧

契約書管理システムに登録すれば、文書名やカテゴリー、日付などよる検索機能で目的のファイルをすばやくみつけられます。アクセス権限を区別して従業員に付与すれば、検索・閲覧対象や編集の可否なども管理できます。

不要コンテンツの可視化・破棄

契約書管理システムを導入すれば、期限を過ぎた不要なファイルをリストアップしたり、自動削除したりするように設定できます。また、更新日を通知する機能もあるため、必要なコンテンツとそうでないものを定期的に整理することに役立ちます。

契約書管理システムを導入するメリット

契約書管理システムを導入するメリットとは何でしょうか。ここでは主に企業全体の観点から解説します。

業務効率化

契約書管理システムを活用すれば、検索機能で必要な書類をすぐに取り出せます。保管場所に移動して目的の文書を必死に探すような苦労は大幅に減るでしょう。リモート接続を許可すれば、たとえば在宅ワーク環境や全国の拠点などから、本社に集約されている契約書を検索・閲覧することも可能です。

複合機からスキャンで取り込める機能を使えば、紙媒体で管理しなければならない文書も、契約書管理システムで共有できます。さらに、画像を解析して電子テキスト化するOCR機能を使えば、契約書の内容の検索が可能になり、必要な書類をすばやくみつけられます。このように契約書管理システムなら検索やデータ共有もしやすく、業務の大幅な効率化が可能です。

コスト削減

電子契約の機能を使うことで、契約業務をデジタル化し、契約書を電子媒体にすることができます媒体から電子媒体になると、プリンター用紙やインクなどを節約できるほか、郵送代が大幅にカットできます。また契約書に承認するための帰社や在宅ワークからの出勤などがなくなれば、そのぶんの工数や交通費がかかりません。保管スペースを減らせたことで、事務所や倉庫の賃料を大幅に削減できた事例もあります。

さらには、電子契約では印紙税を納税する義務がなくなります。契約数や金額によっては、かなりの節税が期待できるでしょう。

セキュリティ強化

契約書管理システムでは、部署や個人単位でアクセス権を設定できます。また、ログも記録されるため、誰がいつどの文書を操作したのかも後から検証可能です。契約書内で個人情報を扱う企業にとっては、プライバシー保護や情報漏えい防止対策としてもメリットがあります。

社内だけでなく外部からのアクセスに対しても十分なセキュリティ対策がされているシステムも多く、テレワークやモバイルワークなどにおいてもセキュアな業務環境を保てます。

契約書管理システムを選ぶときのポイント

契約書管理システムを選定する際は、どのようなポイントに注目すればよいのでしょうか。ここでは6つの重要な検討項目を解説します。

機能

契約書管理システムにはさまざまな種類があります。基本機能はおおむね同じですが、書類を多拠点からセキュアに共有するために適したシステムや、ペーパーレス化のための文書取り込み機能が充実しているシステムなど付加機能の部分が違います。自社に適したシステムを選びましょう。

基本機能においても、細かく機能をチェックすることが重要です。たとえば検索機能は、実運用を想定して全文検索や属性情報検索の機能を確認します。また、版や採番、電子承認プロセスの管理機能においても、単に機能があるというだけでなく、操作ミスで後戻りが起こらない仕組みを備えているかなどの実用面もチェックします。

操作性

契約書管理システムは多くの社員が操作することになるため、使いやすさが大切です。直感的に操作できるものだとパソコン操作やIT知識が必要ないため、教育の手間が省けます。意外に忘れがちなのは多言語対応です。今後、外国人労働者を雇用する企業は確実に増えると予想されるため、少しでも可能性がある場合は多言語対応のシステムを選んでおくと安心です。

セキュリティ

情報漏えいを防ぐためにはセキュリティ面の機能を確認します。従業員ごとのアクセス制限設定やアクセス履歴の記録などは基本機能として必要です。また、ダウンロード(コピー)や印刷などの操作にも適切なセキュリティ機能が付いているかチェックします。

サポート

導入や運用初期では不明点が出るケースもあります。専任の情報システム担当者などを置かず、契約書管理の担当者がそのままシステム管理者になるような場合は、サポート体制が充実していると安心です。メールや電話などの連絡手段や土日祝日のサポート体制なども調べておきましょう。

コスト

新規でシステムを導入すると、契約書管理システムに加え、サーバーやネットワーク環境整備費、スキャン用の複合機購入費など初期費用が発生します。契約書管理システムには月単位・年単位の利用料金がかかることが一般的で、他システムとの連携で予想外の出費になることもあります。トータルでいくらかかるかを確認し、予算に合わせたシステム選びが必要です。

他システムとの連携

他システムと連携できる契約書管理システムであれば、さらなる業務効率化につながります。たとえばDocuSignのような電子署名サービスと連携すると、各種契約書を自動でシステムに取り込めて便利です。既存のワークフローシステムや受注管理ソリューションがある場合は、システムに豊富なAPIが揃っているか、容易に連携できるかも確認します。

契約書管理システムを活用するときの注意点

新たなシステムを導入すると、さまざまな問題が出てきてしまうものです。契約書管理システムの運用を開始する際に問題になりやすいのは、どのようなことなのでしょうか。

必ず導入目的を明確にする

自社の目的にあわないシステムの運用は失敗につながります。まずは自社の課題や問題点を洗い出し、何の目的で契約書管理システムを運用するのか明確にしましょう。部署ごとに解決したい課題が違うこともあるため、取りまとめ役を決めて全体の意見を調整することも必要です。

社内でシステム活用を浸透させる必要がある

システムを導入しても活用が定着しなければ、システム導入の意味がありません。契約業務に関わる、営業部門や法務部門からシステム検討メンバーに参画してもらい、運用ルールを策定して利用者全員に周知徹底しましょう。セキュリティ事項も関係するため、必要に応じて情報システム担当者などの協力も求めます。

まとめ

契約書管理システムは、文書を電子化してバージョン管理を容易にしたり、検索機能で必要な書類をすばやくみつけたりできるなどのメリットがあります。ペーパーレス化やテレワーク対応が進むなか、多くの企業で必須のシステムとなることが予想されています。自社に合ったシステム導入準備を進めていきましょう。

NECソリューションイノベータの「PROCENTER/C」は、多拠点からセキュアに書類を共有し、テレワークでも使いやすい電子承認機能によって意思決定スピードを向上できます。操作性のよい検索機能や確実な版管理、自動採番で、契約書管理担当者をはじめとした業務を効率化できます。ぜひ、ご活用ください。