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企業間・部門間情報共有プラットフォーム PROCENTER/Cデータ共有をオンラインで行う
メリット・デメリットを解説

近年、インターネット上のサービスを利用して、データを共有する
企業が増えています。この記事では、社内のデータやファイルを
簡単に共有したいと考えている人に向けて、オンラインでの
データ共有の特徴やメリット・デメリットについて解説します。

近年、インターネット上のサービスを利用して、データを共有する企業が増えています。この記事では、社内のデータやファイルを簡単に共有したいと考えている人に向けて、オンラインでのデータ共有の特徴やメリット・デメリットについて解説します。サービスの選び方やおすすめのサービスも紹介するので、ぜひ参考にしてください。

オンラインでのデータ共有とは?

オンラインでのデータ共有とは?

オンラインでデータを共有したり、保管したりするときは、「ストレージ」という、インターネット上にある保存のための領域を利用します。「クラウドストレージ」とも呼ばれます。

クラウドストレージには、パソコンのブラウザはもちろん、スマホのアプリからアクセスできるものもあります。いつでもどこからでもデータにアクセスできるので、リモートなどの業務に役立てるために導入する企業が増えています。

クラウドストレージでデータ共有するメリット

ここでは、クラウドストレージでデータ共有するメリットを6つ解説します。

ファイルの管理や編集を共同で行える

クラウドストレージにデータやファイルを保存しておけば、メンバー同士がインターネットを介して同じものを閲覧できます。内容を更新するたびにデータを送受信する必要がない、複数人が同時に編集できるといったメリットもあります。セキュリティ対策を打っておけば、外部の関係者ともデータの共有や編集を行うことも可能です。

データの受領確認ができる

クラウドストレージのなかには、データを共有した相手の受領状況を確認できるサービスもあります。画面上で受領確認ができるため、「送った」「見ていない」といったすれ違いを防ぐことができます。この機能により送信漏れや送信の重複が減り、情報共有をよりスムーズに行えるようになります。

手動でバックアップをとる必要がない

社内のデータをバックアップする目的で利用できるのも、クラウドストレージのメリットの1つです。クラウドストレージは、サービスの運営元がデータを保護する仕組みを整備していうケースがほとんどです。そのため、もしシステム障害が発生しても、クラウドストレージに保存しているデータは保護されます。

ストレージの容量が大きい

大容量のファイルを送る場合、メールなら複数に分割しなければならないケースもあるでしょう。クラウドストレージを利用すれば、大容量のファイルも一度で簡単に共有できます。ストレージの容量が不足しても、あとから追加して容量を増やすことも可能です。

サーバーを管理する手間がかからない

社内にストレージを構築すると、担当者が継続的に管理することになります。そのため、担当者のリソースを確保する必要が伴いますが、クラウドストレージなら自社でサーバーを用意して管理・運用を行う必要はありません。管理の手間がかからなくなる分、担当者は他の業務により多くの時間を使えるようになります。

導入・運用にかかるコストが低い

クラウドストレージは、自社にサーバーを設置する場合に比べて安価に利用できます。サービスによっては、低用量のプランは無料で利用できるものもあります。有料のプランも事前に金額や容量が明確にされているため、自社の目的や状況にあわせてサービスを選択することができます。

クラウドストレージでデータ共有するデメリット

ここでは、クラウドストレージでデータ共有する2つのデメリットについて解説します。

オフラインでは利用できない

クラウドストレージにアクセスするにはインターネットを経由するため、オンラインでなければ利用できません。インターネットに接続できなくなった場合、業務に必要なデータを閲覧できなくなります。

なお、サービスのなかには、オフラインでもデータを閲覧できる仕組みを備えているサービスもあります。

自社にあわせたカスタマイズができない

クラウドストレージはあらかじめ機能やシステムが用意されているため、自社の希望にあわせた細かいカスタマイズは難しい部分があります。業務や利用目的によっては自社のニーズにあわない場合もありますが、クラウドストレージは他にもさまざまなサービスが提供されています。事前に機能をよく確認し、自社の状況に適したものを探すようにしましょう。

データ共有のためのクラウドストレージの選び方

ここでは、データ共有のためのクラウドストレージの選び方を解説します。実際にサービスを選定する際の参考にしてください。

用途

ここでは、用途ごとのクラウドストレージの選び方について、詳しく解説します。

ファイル共有に特化したタイプ
データやファイルを1つのストレージに集めて保管し、複数人で閲覧できるタイプです。アクセスする人数や権限の制限ができたり、特定の海外の拠点とやり取りできたりするサービスがあります。
ファイル共有に特化したタイプがおすすめの用途
単にデータやファイルをまとめて管理できればよいという場合は、ファイル共有に特化したタイプが適しています。また、一部の情報のみを共有・管理したいという場合も、このタイプがおすすめです。
高い機能で文書を管理できるタイプ
承認機能や自動採番の機能などが搭載されているタイプです。文書の管理業務に役立つ機能を網羅しつつ、共有の管理もできるようになっています。受領確認の機能がついていたり、複数の言語に対応できたりするサービスもあります。
高い機能で文書を管理できるタイプがおすすめの用途
アクセス権を細かく設定できるため、機密性の高い文書の管理に向いています。1対1ではなく、組織間で文書を共有する際もトラブルを防ぐことが可能です。承認済みの資料も共有できるため、過去の資料を探したいときにも便利です。

機能性

クラウドストレージをどのように利用するかを想定し、それを実現できる機能が備わっているサービスを選びましょう。ファイルを細かく分類する、アクセスの権限を制御できるなど、サービスによって機能はさまざまです。

容量

同じクラウドストレージでも、プランによって使用できる容量は異なります。あらかじめ、必要な容量を把握したうえでサービスを選びましょう。また、1回ごとのアップロードやダウンロードの容量にも制限が設けられている場合があります。

料金

クラウドストレージは、サービスごとに料金設定が異なります。選ぶプランによって容量や機能性はもちろん、利用できるユーザー数にも違いがあります。

セキュリティ

自社の重要なデータを預けるからには、セキュリティ対策が整っているサービスを選ぶようにしましょう。クラウドストレージは高いセキュリティが備えられているサービスが多いですが、サービスによって違いもあります。容量や料金と同じく、セキュリティ対策も導入前に確認しておくと安心です。

オンラインでのデータ共有のリスクと対策

オンラインでデータを共有する際のリスクと、その対策方法について解説します。

データ共有で起こりうるリスクとは?

クラウドストレージにはデータを保護する仕組みが構築されています。しかし、不測の事態が発生すればデータが消失するリスクもゼロではありません。

クラウドストレージを利用するメンバーが操作を誤り、保管しているデータが外部に流出する恐れもあります。また、ログインに必要なIDやパスワードを第三者に知られれば、アカウント情報が悪用される可能性もあります。

データ共有のリスクへの対策

サービス側のセキュリティ対策だけに頼るのではなく、自社でもできることを実践しましょう。たとえば、パスワードの使い回しを避けたり、二段階認証を利用したりするのも効果的です。また、複数のファイル共有サービスを利用し、すべてのデータが消失するリスクを抑えるのも1つの方法です。

無償・安価なサービスでは機能が不足するケースも

クラウドストレージのなかには、無償や安価なサービスもあります。このようなサービスはリーズナブルに利用できる反面、業務に必要な機能を十分に備えていない場合も多いです。機能が不足していれば別の方法でカバーしなければなりません。

費用面だけでサービスを選定しまったが故に、むしろコストがかかるケースも考えられます。あらかじめ有償のサービスを利用したほうが、コストパフォーマンスがよくなるケースも多いです。

業務で必要になるおもな機能

業務のために必要となるオンラインストレージの機能としては、おもに以下のものがあります。

  • 版数管理機能
  • 検索機能
  • 承認ワークフロー
  • 多言語対応
  • 大容量ファイルのアップロード、ダウンロード対応
  • 細かいアクセス権設定やロール管理機能など

無償のサービスではこれらの機能が搭載されていないケースが多く、業務に影響する場合もあります。有償のサービスなら、標準仕様でさまざまな機能が用意されており、オプションでカスタマイズすることも可能です。

まとめ

クラウドストレージを利用してデータ共有をオンラインで行なえば、業務の効率化を図れます。サービスを導入する際は、コストや機能を確認するのはもちろん、セキュリティ面を考慮してデータをやり取りできるサービスを選ぶことが大切です。

NECソリューションイノベータの「PROCENTER/C」は、大容量ファイルにも対応しているクラウドストレージです。高いセキュリティを備えているため、ビジネスで幅広く活用できます。社内のデータ共有にお悩みの方は、お気軽にお問い合わせください。