NECNECソリューションイノベータ

スマートワークの推進を支援

電話でのお問い合わせ

03-5534-2626(共通商材Gまで)

営業時間:8:30〜17:00

企業間・部門間情報共有プラットフォーム PROCENTER/C文書管理で業務効率とセキュリティをアップ
文書管理システム導入のメリットも解説

文書を管理していないと、必要な書類を探すのに時間がかかり
効率が悪くなります。また、リモートワークが定着しつつある
昨今では、リモート先からセキュアに文書へアクセスし、
活用する環境を構築することが大切です。

文書を管理していないと、必要な書類を探すのに時間がかかり効率が悪くなります。また、リモートワークが定着しつつある昨今では、リモート先からセキュアに文書へアクセスし、活用する環境を構築することが大切です。

この記事では、手間なく文書管理をしたい、文書管理で顧客満足度や業務効率を上げたい人に向け、文書管理の定義や目的を解説します。また、文書管理が不十分なことで起こり得るトラブル、文書管理システム導入のメリットも解説するので、文書活用や業務効率化に役立ててください。

文書管理の定義とは?

文書管理の定義とは?

文書管理とは、社内にあるさまざまな書類を管理することです。ただし、単に管理・保管することではありません。書類の作成から活用、保管、保存、廃棄までのサイクルを、適切に管理することを指します。文書管理は、紙の書類だけに適用されるわけではなく、電子文書などのデータにも適用されます。

文書管理の目的をしっかり理解しよう

なぜ文書管理をする必要があるのかを従業員に説明し、管理ルールを策定して周知しましょう。目的やルールが明確になることで管理がしやすくなり、必要なときに必要な文書を出す・探す時間の短縮が図れます。

企業が文書管理をするメリット

企業が文書管理をするメリットは、大きく分けて5つあります。

業務の効率化を図れる

文書管理を行うことで、必要な書類を早く探し出せるようになります。管理が行われていない場合、どこに何の書類があるのかわからず時間がかかってしまいます。しかし、文書管理されていればすぐに探せるため、時間的コストの削減が可能です。また、文書共有もスムーズになり、業務効率化につながります。

セキュリティを強化してリスクを軽減できる

文書管理を適切に行うことは、セキュリティ強化にもつながります。例えば、文書管理システムを活用すれば、アクセス権限の制限などが行えるため、情報漏えいや改ざんなどを防ぎ、守秘義務のある文書に対してもセキュリティを高められます。これにより、損害賠償などのリスク軽減も可能です。

エネルギーやスペースのコストを削減できる

文書管理によって、紙の書類を保管しておくスペースを削減できます。紙の書類はかさばるため、保管に多くのスペースを使います。文書管理システムなどを活用し、紙で保管する必要のない書類をデータとして保管すれば、コストカットが可能です。また、書類を探す時間・エネルギーなどのコスト削減や従業員の負担軽減にもつながります。

顧客対応の質を向上できる

文書管理によって、取引履歴といった顧客情報が参照しやすくなります。そのため、顧客によりマッチしたサービスを、従来よりも素早く提供可能です。また、問い合わせがあった際にも、必要な情報を迅速に探せるためスピーディーな対応ができたり、問い合わせ履歴などを分析して新たなニーズを発掘できたりと、顧客満足度の向上が期待できます。

内部統制活動をサポートできる

文書管理システムには、責任者の承認エビデンスを残したり、バージョン管理をすることで旧版利用によるトラブルを防いだりする機能があります。また、文書の編集・操作ログを残すこともできるため、文書の改ざんを防止することにもつながります。これらの機能により、内部統制活動の効果的なサポートが可能です。

文書管理が適切でないと起きがちなトラブル

文書管理が適切に行われないことにより、どのようなトラブルが起こるのでしょうか。

目的の文書を探すのに手間と時間がかかる

文書管理が適切に行われていないと、膨大な量の文書から必要な文書を探すのに時間が多くかかります。また、情報共有も円滑に行われず、業務効率化や業務の質向上につながりません。

長期間廃棄されないままの文書が増えていく

文書にもさまざまな種類があり、法律によって保管が義務付けられているものもあります。内部統制という面から、文書は法律で定められている保存期間を守って管理することが非常に重要です。しかし、文書管理が不十分だと破棄期日の把握ができないため、古い文書が増え保管スペースを圧迫します。

専用システムなしでは一元管理しにくい

専用システムなしで管理する場合、ただ保管するだけになりがちで、文書のライフサイクル管理が行えていないケースも多いです。また、共有するべき文書を個人で保管し、情報の活用が十分に行えないこともあります。

文書管理システムの導入を検討しよう

適切な文書管理には、文書管理システムの導入が効果的です。文書管理システムとは、文書をデータ化して一元管理するシステムです。保管するだけでなく、文書のライフサイクルのすべてをシステム上で一元管理できるため、前述したようなトラブルが起こりにくくなります。以降では、文書を電子化し管理するメリットなどを解説します。

文書を電子化するとは?

文書の電子化とは、文書を管理するために電子データにすることを指します。厳密には、初めからパソコンなどで作成された「電子文書」と、紙の文書をスキャンなどしてデータ化した「電子化文書」に分けられます。

文書を電子化して管理する重要性が増した背景

働き方改革や感染症対策として、リモートワークが浸透しつつあります。従来のようにオフィスに出社するのではなく、自宅やサテライトオフィスなどでの業務が認められ、働き方は大きく変化しています。そのため、セキュリティを保ちながらオフィス以外でもスムーズに働くためには、文書管理のデジタル化が重要です。

文書を電子化して管理するメリット

文書を電子化することで、コストカットにつながります。紙の文書と比較すると、用紙代やインク代、保管スペースなどが必要なく、コストが少なくなります。検索性の高さもメリットです。電子化すれば、キーワードや日時などから簡単に検索できます。また、実物がある紙文書とは異なり、紛失リスクが少ないこともポイントです。

電子化がメリットにつながる背景

最近では文書だけでなく、業務全体をデジタル化する流れにあります。中でも注目されているのが押印文化の見直しです。文書への押印を止め、電子署名を利用する企業も増えてきました。電子署名サービスと文書の電子化を組み合わせることで、従業員が押印のために出社するといった負担を削減できます。

文書を電子化して管理するデメリット

文書を電子化することで、従来の業務フローが変化します。新しい手順を覚えたり業務が増えたりする可能性もあり、慣れるまでは従業員の負担が大きいです。電子化システムの導入には多くのコストがかかることもデメリットです。また、文書管理システムを導入しなければ検索効率が高まらないため、注意しましょう。

文書管理システムを導入するメリット

文書管理システムを導入することで、どのようなメリットが得られるのか、詳しく解説します。

検索スピードをアップできる

文書管理システムを導入すれば、検索性が大幅に向上します。例えば、複数キーワードによる検索や、あいまい検索などさまざまな条件を指定して検索できるため、文書の検出がスムーズに進みます。また、タグなどを追加すれば、タグ検索も可能になり、さらなる検索効率のアップが可能です。

保存期間が満了した書類を自動で廃棄できる

文書管理システムでは、文書の作成から廃棄までの一連のサイクルを一元管理できます。文書の廃棄期日の設定もできるため、期日を設定しておけば自動で廃棄可能です。いちいち期日を確認し、廃棄する手間が省け、従業員の負担も軽減できます。また、自動廃棄せずに通知するサービスもあります。

セキュリティを強化し安全性を向上できる

文書管理システムでは、文書のアクセス権限を制限できる機能もあります。例えば、部署や役職ごとにアクセス制限をかける、編集制限を設定するなどでき、権限のない従業員が文書にアクセスすることを防げます。ユーザーのアクセス履歴も記録されるため、情報漏えいや改ざんのリスク軽減も可能です。

バージョン管理により最新の書類を活用できる

バージョン管理が行えることも大きなメリットです。文書によっては頻繁に更新が行われることもあるでしょう。その場合、同じ名前の文書が複数あったとしても、常に最新の書類を検出できます。どれが最新版なのかわからず混乱することもありませんし、古いバージョンの閲覧も可能です。

オンプレミス型・クラウド型双方にメリットがある

文書管理システムには、自社でシステムを構築・管理するオンプレミス型と、ネットワーク経由で利用できるクラウド型があります。オンプレミス型はセキュリティの高さやカスタマイズ性の高さが魅力です。一方、クラウド型はインターネットさえつながっていれば利用できるため、場所やデバイスを問わずに利用できます。

文書管理システムの導入準備

文書管理システムを導入するためには、事前準備をしっかりと整えましょう。

NewNomalな働き方に合わせ、紙文書をデジタル化

文書管理システムは、基本的にデータとして文書を管理します。テレワークなどの新しい働き方、多様な働き方でも活用できるように、紙の書類をスキャンなどしてデジタル化を進めましょう。

自社の現状を洗い出して課題を明確にする

文書管理システムを導入する前に、自社の問題点を洗い出しましょう。文書管理でどのようなトラブルが起きているのか、解決したい課題は何なのかを明確にさせることで、自社にあった機能やシステムが選びやすくなります。課題が多くある場合には優先順位をはっきりさせて、優先したい課題を解決できるシステムを選びます。

上層部へ詳細なプレゼンを行い理解を得る

システムの導入には、ある程度のコストがかかります。必要な機能やシステムによっては、高額になるケースもあるため、上層部の理解を得にくい場合も少なくありません。そのため、システムの機能や活用によるメリット、業務手順や具体的な例などを挙げて、詳しくプレゼンして理解を得ることが重要です。

優先順位の高い文書から段階的にシステム管理する

文書のデジタル化は時間と労力がかかる作業です。そのため、文書を優先順位付けしましょう。早めに電子化したほうがよい文書と電子化の必要が低い文書を分類します。これにより、デジタル化にかかる労力やコストの減少が可能です。一気にデジタル化すると負担が大きいため、優先する文書から始めて、徐々に移行していきましょう。

デジタル化をサポートするサービスにも注目しよう

デジタル化をサポートするサービスも多くあります。デジタル化した文書の利便性をより向上させられるサービスが含まれているか、従業員が使いやすいかなどにも注目してシステムを選びましょう。役立つ機能としては、画像データの文字部分を認識して文字データに変換できるOCR、OCRにAI技術をプラスしたAI-OCRなどがあります。

まとめ

文書管理を適切に行うことで、業務の効率化やセキュリティの強化、内部統制活動のサポートなど、さまざまなメリットが得られます。文書管理を行うためには、文書管理システムを導入するとよいでしょう。

NECソリューションイノベータの「PROCENTER/C」では高度な検索機能を備えており、素早く目的のデータを探し出せます。また、確実なバージョン管理により最新版文書の利用を徹底、操作ログ管理などによる高水準のセキュリティも備えられています。文書管理システムの導入を考えているのであれば、ぜひご検討ください。