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企業間・部門間情報共有プラットフォーム PROCENTER/Cファイル共有ソフトとは?クラウドストレージの注意点やセキュリティについて解説

ファイル共有ソフトとは、複数人でデータを共有するための
ソフトウェアです。ファイル共有ソフトは便利ですが、
ビジネスには適さない製品もあるため注意が必要です。
この記事では、ファイル共有ソフトの特徴・利用上の注意点
などを解説します。

ファイル共有ソフトとは、複数人でデータを共有するためのソフトウェアです。ファイル共有ソフトは便利ですが、ビジネスには適さない製品もあるため注意が必要です。この記事では、ファイル共有ソフトの特徴・利用上の注意点などを解説します。ビジネスで安全にデータをやり取りするための方法についても解説しているので、ファイル共有ソフトを利用する際の参考にしてください。

ファイル共有ができるソフトとはどのようなもの?

ファイル共有ができるソフトとはどのようなもの?

ファイル共有ソフトとは、複数の人とインターネット上の文書などのファイルを共有するためのソフトウェアのことを指します。ログインすることで利用できるクラウドストレージとは異なり、パソコンに専用のソフトウェアをインストールする必要があります。ソフトウェアをインストールした人との間でファイル共有が可能となります。

最近では、無償のクラウドストレージを利用し、より簡単にファイルを共有することが多くなっています。クラウドストレージは、オンラインストレージともよばれインターネット上に設けられたストレージを介し、ファイルを共有する仕組みです。

無償のクラウドストレージのメリット

無償のクラウドストレージのメリットについて解説します。

コストがかからない

無償で利用でき、有料プランに移行した場合も低価格で利用できるなど、コストがかかりません。導入のための初期費用、ストレージを管理するための人件費が不要なので、運用コストを低く抑えられます。

いつでもどこでもデータにアクセスできる

データは、インターネット上に保管されるため、インターネット環境さえあれば社外からでもデータにアクセスできます。出張先からでも必要なデータを確認できます。テレワーク時においても、自宅やカフェなどで滞りなく作業を進められます。

複数の拠点がもつデータを一元管理できる

インターネット上にデータを集約できるので、複数の拠点のデータを一元管理できます。支店ごとなど、各所で保有していたデータもすべて共有できるため、業務をさらに効率的に進められるようになります。

無償のクラウドストレージの注意点

無償のクラウドストレージの注意点について解説します。

思い通りにカスタマイズできない

無償のクラウドストレージは、利用できる機能に制限があり、思い通りにカスタマイズできません。オプションをつければ利用できる機能の幅を広がりますが、有料となる場合が多いです。無償で利用できる機能だけでは、期待したほどの利便性を感じられない可能性も高いでしょう。反対に、自社の業務に必要のない機能がついていることで、使いづらいと感じる可能性もあります。

障害時に復旧を待つしかない

障害発生時に、早く復旧したいと思っても自社では対応できないため、復旧の連絡をただ待つしかありません。運用や保守は、サービスの提供元が担うため、障害が発生したときの対応は提供元に任せきりとなります。無償のクラウドストレージであっても、通常は普段からきちんと管理されており障害が起こるのは稀ですが、繁忙期に障害が発生した場合、自社の業務に大きな支障が出るリスクはあります。

セキュリティリスクが増加する

社員が勝手に無償のクラウドストレージを利用した場合、企業の重要な情報が漏洩するなど、セキュリティリスクが増加します。無償で簡単に利用できるため、企業側に管理されていないところで社員が使用する、いわゆるシャドーITが増加する可能性があります。日ごろから、企業のセキュリティポリシーをきちんと社員に共有しておく必要があります。

無償のクラウドストレージの利用を検討する際に考えるべきこと

無償のクラウドストレージの利用を検討する際に考えるべきことを解説します。

自社の状況を把握したうえで判断する

導入を検討する際は、自社に最適なものを選ぶことが大切です。情報共有ができるサービスには、たくさんの種類があるため、それぞれの特徴をよく比較したうえで選びましょう。サービスの概要だけでなく、細かい機能やサポート体制までしっかり確認することをおすすめします。

運用のルールをあらかじめ決めておく

自社に導入する際は、自社での運用のルールを細かく決めておくと安心です。無償のクラウドストレージには、少なからずリスクも存在します。IDやパスワード管理を徹底する、個人情報や機密情報をクラウドストレージには保存しないなど、ルールを定めましょう。ルールは決めるだけでなく、社員にきちんと周知することも重要です。

有償のクラウドサービスを使うべき理由

無償のクラウドストレージには、機能やセキュリティに不安な部分があります。自社の情報を正しく管理するために、シャドーITの増加を防ぐことも重要な課題のひとつです。有償のクラウドストレージを導入すれば、機能やセキュリティについては、一定以上のレベルを期待できます。

有償のクラウドサービス導入時には、内容をしっかり吟味し、稟議を経たうえで導入するケースがほとんどです。自社のセキュリティポリシーを把握している情報システム部門の担当者も選定に参加できるため、情報漏洩のリスクをさらに抑えられます。現場の社員のセキュリティ意識がたかまるため、シャドーITを防げます。

まとめ

データやファイルの共有には、クラウドストレージを利用するのが一般的になっています。ただし、無料のクラウドストレージはビジネスに適していない部分もあるため、利用する際には注意が必要です。シャドーITを防ぐためにも、安全性の高い有償のクラウドストレージの導入を検討しましょう。

NECソリューションイノベータの「PROCENTER/C」なら、大容量のファイルもスムーズに共有できます。セキュリティも万全なので、ビジネスで安心して活用することが可能です。日常的に安全にデータをやり取りするために、ぜひ利用してみてください。