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企業間・部門間情報共有プラットフォーム PROCENTER/C情報共有を徹底するメリットは?
基本的な流れや伝えるべき内容を押さえよう

情報共有を行っているつもりでも、実際には伝えるべき相手に
きちんと情報が伝わっていないケースも珍しくありません。
情報共有がしっかりできていなければ、業務が属人化したり
生産性が落ちたりする可能性もあります。

情報共有を行っているつもりでも、実際には伝えるべき相手にきちんと情報が伝わっていないケースも珍しくありません。情報共有がしっかりできていなければ、業務が属人化したり生産性が落ちたりする可能性もあります。また、昨今のコロナ禍の影響でリモートワーク環境下では、今まで以上にチームメンバー間の情報共有が重要になるでしょう。

この記事では、情報共有の意味やメリットについて解説します。正しい情報共有の方法やポイントにも触れるため、ぜひ参考にしてください。

「情報共有」とは何なのか?

「情報共有」とは何なのか?

組織の情報共有は、時間や場所を問わず、全員が同じ情報を活用できる状態(デジタルワークプレイス)にするのが理想です。しかし、実際には同じ情報を共有できておらず、多くの場合、一部の社員にしか届いていないことがほとんどです。

また、昨今では、組織や企業などの枠を超えた情報共有が求められています。なぜなら、企業同士の共創や協業が盛んになり、オープンイノベーションの考え方も広く認知されるようになっているからです。共創や協業を成功させるには、それぞれがもつ情報を共有する必要があります。

情報共有により、情報を確実に伝えることができれば、さまざまなメリットを得られます。具体的なメリットについては、以下で詳しく解説します。

組織で情報共有するメリット

ここでは、組織で情報共有するメリットについて解説します。

業務が属人化するのを防止できる

情報共有が行われておらず、担当者しか業務の状況を把握していない場合、担当者が休んだりした場合、その業務が止まってしまいます。日頃から情報共有を徹底していれば、チームの他のメンバーが、代わりに業務を進められます。急な依頼にもスピーディに対応できるため、業務が円滑に進みます。

業務が効率化して生産性が高まる

各自が保有している情報や資料の場所を共有すると、知りたいことが生じるたびに、担当者に確認する必要がなくなります。無駄な作業を減らせるため、業務に集中できるようになります。担当者が不在で情報を入手できないという事態も避けられ、業務の効率化や生産性の向上も期待できます。

ナレッジの共有で組織全体のスキルが高まる

個人が得たナレッジ(知識)を組織でも共有すると、他のメンバーも業務に活かせます。その繰り返しで組織全体のスキルが上がり、より高い成果を目指す組織づくりが可能です。また、レベルアップにより、売上や利益の向上が期待できます。

信頼関係を強化できる

普段から情報共有を徹底していると、業務でのすれ違いも避けられます。お互いの状況を把握することでフォローもしやすくなり、信頼関係が生まれます。反対に、情報共有が十分に行われていないと、ささいなことで摩擦が生じ、職場の人間関係が悪化するかもしれません。そうなると、業務が円滑に進まなくなり、トラブルも発生しやすくなります。

情報共有がおろそかになる原因

ここでは、情報共有がおろそかになる原因について解説します。

情報共有に対する意識が低い

社員が情報共有の重要性を、理解していないケースも少なくありません。頻繁に情報共有するのは面倒だと感じているのでしょう。情報共有を確立するには、社員の意識改革から始める必要があります。

情報共有が行われているという気になっている

社員が情報共有の重要性を理解していても、実際には、伝えるべき相手に伝わっていない場合もあります。ツールを取り入れたり使ったりするだけでは、情報共有が成功するとは限らないため、より踏み込んだ対策が必要です。

スムーズに情報共有できる環境が整備されていない

組織によっては、情報共有のルールや仕組みを定めていないケースもあります。ルールや仕組みがあっても、ツールが使いづらいために機能していない可能性もあります。

基本的な情報共有のしかた

ここでは、基本的な情報共有のしかたについて解説します。

情報共有の流れ

情報共有は、集めた情報を整理したうえで行います。情報収集や整理の仕方が、情報共有の質にも大きく影響するため、事前の準備からしっかり取り組むことが大切です。準備を怠ると、役に立たない情報や、不要な情報まで共有してしまう可能性があります。情報収集から情報共有までを1つの流れと考えて、適切に行いましょう。

情報共有で伝えるべき内容

組織で情報共有すべき内容は多岐に渡ります。例えば、営業担当者がお客様毎に作成する、見積書、契約書、提案書や、製造業では現場の作業マニュアルや、熟練者のノウハウツールなどを共有することで、若手社員の業務遂行に大きく貢献することができるでしょう。さらに、業務の結果や問題点も共有すると、今後の対応にも役立てられます。

情報共有の具体的な手段

情報共有の手段は、口頭、メール、情報共有ツールなどがあります。口頭による共有は、すぐに伝わりますが、後から内容を振り返るのが難しいというデメリットもあります。メールであれば、テキストで内容が残るため、後から確認ができますが、毎回メールを送るのは手間もかかります。情報共有ツールを使うと、テキストでも手軽に情報共有ができて便利です。

組織の枠を超えた情報共有の必要性

ここでは、組織の枠を超えて行う情報共有の必要性について解説します。

リモートワークでの情報共有

リモートワークになり、ZoomやTeamsなどWeb会議の利用が加速し、コミュニケーションの有り方が大きく変わりました。しかし、これまで、限られたメンバー間で共有していた、業務ノウハウや成果物などを、もっと広い範囲で共有するシーンが増えてきています。

オープンイノベーション

必要な情報を共有して、効果的にイノベーションを生み出す方法を「オープンイノベーション」とよびます。社内外の境界をなくして、積極的に情報共有することが、大きなイノベーションにつながるという考え方です。コストを抑えて、効率よくビジネスを活性化できるため、注目を集めています。

合併やM&A

合併やM&Aにおいては、組織力を強化するため、それぞれの企業がもつノウハウや技術などの情報を共有する必要があります。合併やM&Aの成立から営業開始までの期間は、それほど長くはありません。そのため、いかに迅速に情報共有をできるかが、合併やM&Aによるビジネスが成功するかどうかの重要なポイントになります。

ジョイントベンチャー

ジョイントベンチャーは、日本語で「合弁企業」ともよばれ、複数の企業が集まって出資しあい、新しい会社を設立することです。資本をもつ企業が中心になって進める合併やM&Aとは異なり、ジョイントベンチャーはそれぞれの組織が立場を守りながら協力しあいます。そのためには、外部のパートナーと積極的に情報共有しながら、業務を進める必要があります。

製造業の設計・開発・サプライチェーン

製造業では、国内ですべての工程に取り組むのではなく、他国へ水平分業するのが一般的です。異なる企業や部門同士が、それぞれの役割を果たしながら協力しなければなりません。ビジネスに関する重要な情報を、複数の組織でリアルタイムにやり取りするために、信頼できる情報共有プラットフォームの重要性が高まっています。

業務に役立つ情報共有をするためのポイント

ここでは、業務に役立つ情報共有をするためのポイントについて解説します。

情報共有のルールを作る

役立つ情報共有をするには、自社の状況を把握したうえで、ルールを作るのが効果的です。情報共有のルールをマニュアル化すると、社員全員が同じ認識をもつようになります。具体的には、情報の伝え方やまとめ方など、情報共有の方法について、細部まで詳しく定める必要があります。

情報共有を社内の文化として根づかせる

それぞれのメンバーに積極的に情報共有をさせるには、情報共有そのものを社内の文化として、根づかせなければなりません。情報共有のメリットを理解してもらうところから、詳しい説明を行いましょう。そのうえで、わかりやすい仕組みを作って運用を始め、少しずつ定着させていきます。

情報共有におけるデジタル化最先端

情報共有が必要な場面は、時代とともに変化しています。これまでは、社内やチーム内など限られたメンバー同士での情報共有が基本でした。しかし、今後は、組織内に加えて、組織外の相手とも、積極的な情報共有が必要になると考えられます。

また、コロナ禍においては、チームメンバー、お客様、取引先などと直接会って情報共有するのが難しい状況にあります。パートナーとの協業やコラボレーションを、これまでどおりに進めるには、会社間やサプライチェーンにおける情報共有のあり方を、見直すことも大切です。情報共有の手段についてデジタル化を積極的に進めて、効率や生産性を高めましょう。

さらに、情報共有は将来も見据えて行わなければなりません。たとえば、自社の10年後の後継者に対して必要な情報を伝えたり、自社の取り組みを歴史資産や文化として残したりする必要もあるでしょう。デジタルアーカイブの活用は、時空を超えた情報共有としても、注目され始めています。

まとめ

ビジネスにおいて、情報共有は重要な意味をもちます。今後は社内での情報共有だけではなく、社内外での積極的な情報共有が、ますます重要になります。情報共有をスムーズに進めるには、ルールを定めたうえでツールをうまく活用することが大切です。

NECソリューションイノベータの「PROCENTER/C」では、高いセキュリティのもとでの情報共有が可能です。受領状況をリアルタイムで確認できるうえに、日本語、英語、中国語に標準対応しています。便利なツールを活用しつつ、社内外での情報共有を着実に行いましょう。