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ファイル転送サービスとは、サービス提供事業者のサーバーに送信したデータを関係者と共有できる仕組みです。オンラインストレージと似ていますが、ファイル転送サービスではストレージを所有する必要がありません。

ファイル転送サービスには無料タイプと有料タイプがあり、一般的に無料タイプよりも有料タイプのほうがセキュリティ面や機能が充実しています。一方、無料タイプには会員登録などの面倒な手続きなしに利用できるサービスも少なくありません。

ここでは、ファイル転送サービスのメリットを3つ紹介します。

ファイルを手軽に共有できる

一番のメリットは、ファイルを手軽に共有できることです。送信者がデータをサーバーにアップロードしておけば、受信者はパソコンやモバイル端末から自分の好きなタイミングで該当データをダウンロードできます。サーバーのデータは一定期間で自動的に消去されます。

大容量のファイルでも対応できる

2つ目のメリットは、数GBクラスの大容量データも一括で送信できることです。データ容量を調整する必要がないため、業務の効率化が図れます。大容量ファイルの添付メールの受信を制限している企業とスムーズなデータ共有ができる点も見逃せません。

低コストで導入できる

3つ目のメリットは、低コストで導入できることです。新たに自社システムを構築しようとすると時間とコストがかかりますが、既存サービスを利用すれば初期費用を抑えられます。サーバーの管理や運用はサービス事業者に一任できるため、新たな業務負担も発生しません。

ここでは、ファイル転送サービスを選ぶ際に確認したいポイントを3つ紹介します。

セキュリティがしっかりしているか

1つ目のポイントは、セキュリティ対策の内容です。セキュリティレベルはサービスごとに異なるため、暗号化や権限の付与、上長の承認やログの保存、ダウンロード制限などの機能があるかどうかをしっかりチェックしましょう。個人情報や機密データが流出すると、企業の死活問題にもなりかねないので注意が必要です。

データの容量は十分か

2つ目のポイントは、データ容量です。利用可能なデータ容量はサービスによって異なり、500MBまで無料で送れるものから制限がないものまで多種多様です。自社の業務に必要なデータ容量が確保できるサービスを利用しましょう。

使いやすいシステムか

3つ目のポイントは、システムの使いやすさです。「操作画面がわかりにくい」「複雑な操作が必要だ」といったシステムでは誤送信が発生しやすくなります。情報漏えいにつながるリスクが高まるためしっかり確認しておきましょう。

ここでは、ファイル転送サービスの注意点を2つ紹介します。

セキュリティをコントロールできない

ファイル転送サービスでは、セキュリティ対策をサービス事業者が担うため、利用者がコントロールすることができません。利用にあたっては、必ず自社のセキュリティ基準を満たすサービスを選ぶことが大切です。

ファイルの転送履歴が残らない

「ファイルの転送履歴が残らない」「履歴を自社で管理できない」といったサービスが多い点にも注意しましょう。情報漏えいが起きてもスムーズに原因究明ができないため、対応が遅れて被害が拡大するおそれもあります。

ファイル転送サービスは、手軽にデータを共有できる点がメリットですが、機能やセキュリティ面に不安を感じる人もいるでしょう。企業間で大容量ファイルを共有するなら、ビジネス向けクラウドサービスがおすすめです。

ビジネス向けクラウドサービスにもさまざまな種類があるため、内容をしっかり確認して自社にあったサービスを選びましょう。高機能かつ高セキュリティのシステムを利用すれば、重要なデータも安心して共有できます。