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企業間・部門間情報共有プラットフォーム PROCENTER/C大容量のデータを共有する方法
ファイル転送サービスの注意点や選び方も解説

ビジネスを円滑に進めるためにはスムーズなデータ共有が
欠かせません。しかし、メールなどでは容量不足による
データ共有のしにくさに悩んでいる人もいるのでは
ないでしょうか。データ共有が滞ると、ビジネスチャンスを
逃したり、業務に支障が出たりする事態にもなりかねません。

ビジネスを円滑に進めるためにはスムーズなデータ共有が欠かせません。しかし、メールなどでは容量不足によるデータ共有のしにくさに悩んでいる人もいるのではないでしょうか。データ共有が滞ると、ビジネスチャンスを逃したり、業務に支障が出たりする事態にもなりかねません。

この記事では、大容量のデータを共有する方法について解説します。快適で安全なデータ共有実現の参考にしてください。

大容量のデータ共有はメールでは難しい

大容量のデータ共有はメールでは難しい

かつて企業間のデータ共有といえばメールへのファイル添付が主流でした。インターネットの普及やICT技術の進化によって企業が扱うデータの種類は飛躍的に増え、ファイルの容量も増大しています。特に画像や動画などはサイズが大きいため、容量に上限があるメールでの送受信が難しいケースも珍しくありません。

zip形式での圧縮や画像解像度の調整を試みてもデータ容量を小さくできない場合は、ファイル転送サービスの利用を検討しましょう。ファイル転送サービスであれば、大容量のデータでも共有することができます。ここからはファイル転送サービスの概要や選ぶ際の注意点などについて解説します。

ファイル転送サービスとは

ファイル転送サービスとは、サービス提供事業者のサーバーに送信したデータを関係者と共有できる仕組みです。オンラインストレージと似ていますが、ファイル転送サービスではストレージを所有する必要がありません。

ファイル転送サービスには無料タイプと有料タイプがあり、一般的に無料タイプよりも有料タイプのほうがセキュリティ面や機能が充実しています。一方、無料タイプには会員登録などの面倒な手続きなしに利用できるサービスも少なくありません。

ファイル転送サービスのメリット

ここでは、ファイル転送サービスのメリットを3つ紹介します。

ファイルを手軽に共有できる

一番のメリットは、ファイルを手軽に共有できることです。送信者がデータをサーバーにアップロードしておけば、受信者はパソコンやモバイル端末から自分の好きなタイミングで該当データをダウンロードできます。サーバーのデータは一定期間で自動的に消去されます。

大容量のファイルでも対応できる

2つ目のメリットは、数GBクラスの大容量データも一括で送信できることです。データ容量を調整する必要がないため、業務の効率化が図れます。大容量ファイルの添付メールの受信を制限している企業とスムーズなデータ共有ができる点も見逃せません。

低コストで導入できる

3つ目のメリットは、低コストで導入できることです。新たに自社システムを構築しようとすると時間とコストがかかりますが、既存サービスを利用すれば初期費用を抑えられます。サーバーの管理や運用はサービス事業者に一任できるため、新たな業務負担も発生しません。

ファイル転送サービスの選び方

ここでは、ファイル転送サービスを選ぶ際に確認したいポイントを3つ紹介します。

セキュリティがしっかりしているか

1つ目のポイントは、セキュリティ対策の内容です。セキュリティレベルはサービスごとに異なるため、暗号化や権限の付与、上長の承認やログの保存、ダウンロード制限などの機能があるかどうかをしっかりチェックしましょう。個人情報や機密データが流出すると、企業の死活問題にもなりかねないので注意が必要です。

データの容量は十分か

2つ目のポイントは、データ容量です。利用可能なデータ容量はサービスによって異なり、500MBまで無料で送れるものから制限がないものまで多種多様です。自社の業務に必要なデータ容量が確保できるサービスを利用しましょう。

使いやすいシステムか

3つ目のポイントは、システムの使いやすさです。「操作画面がわかりにくい」「複雑な操作が必要だ」といったシステムでは誤送信が発生しやすくなります。情報漏えいにつながるリスクが高まるためしっかり確認しておきましょう。

ファイル転送サービスの注意点

ここでは、ファイル転送サービスの注意点を2つ紹介します。

セキュリティをコントロールできない

ファイル転送サービスでは、セキュリティ対策をサービス事業者が担うため、利用者がコントロールすることができません。利用にあたっては、必ず自社のセキュリティ基準を満たすサービスを選ぶことが大切です。

ファイルの転送履歴が残らない

「ファイルの転送履歴が残らない」「履歴を自社で管理できない」といったサービスが多い点にも注意しましょう。情報漏えいが起きてもスムーズに原因究明ができないため、対応が遅れて被害が拡大するおそれもあります。

ファイル共有はビジネス向けクラウドサービスがおすすめ

ファイル転送サービスは、手軽にデータを共有できる点がメリットですが、機能やセキュリティ面に不安を感じる人もいるでしょう。企業間で大容量ファイルを共有するなら、ビジネス向けクラウドサービスがおすすめです。

ビジネス向けクラウドサービスにもさまざまな種類があるため、内容をしっかり確認して自社にあったサービスを選びましょう。高機能かつ高セキュリティのシステムを利用すれば、重要なデータも安心して共有できます。

まとめ

企業間における大容量データの共有で一番大切なポイントは情報セキュリティ対策です。「情報漏えいリスクを最小限にしたい」と考えるなら、ビジネス向けクラウドサービスの利用を検討しましょう。

NECソリューションイノベータの「PROCENTER/C」は、スムーズな情報共有と堅固な情報セキュリティを同時に実現する情報共有プラットフォームです。大容量データの共有が可能で英語や中国語にも標準対応しているため、海外とのやり取りが必要なビジネスにもうってつけです。企業間における大容量データ共有に、ぜひご活用ください。