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スマートワーク推進&ワークスタイル変革・課題解決役員会議の前日は事務局
は毎回残業

会議前の資料印刷や準備などのアナログなオペレーションが
原因となり、役員会議の事前準備に膨大な労力がかかっている。

課題の背景・働き方改革へ。いかに取り組むべきか。

大手製造業の経営企画部の課長S氏の例「わかりやすい形で改革できる業務領域は?」

大手製造業の経営企画部課長であるS氏は、役員のT常務から働き方改革への取り組み指示を受けた。ふだん付き合いのある人事労務や経理部からは見えにくい、現場業務の効率化。ひとりひとりの生産性向上活動を組織的な取り組みへと昇華し、社内外へそのチャレンジと効果をアピールすることで働き方改革をけん引せよとのこと。世間からの大企業の働き方改革への取り組みに対する期待は、T常務にとって目下最大の関心事だ。もし変な風評が立てば株価に影響するだけでなく築き上げてきたブランドにも大きな傷がつく。S氏としても、『何としても対外的に強くアピールする実行力のある取組みに』とのT常務の言葉にぜひ応えたい。しかし、製造現場の効率化は長年にわたってやりつくされている。社員からもわかりやすい形で改革できる領域は、本当に残されていないのだろうか。(※本コンテンツの掲載内容は仮想事例です。)

身近なバックオフィス業務課題と見えざる工数

役員会議の事前準備が秘書課の大きな負担に

ふと通りかかった秘書課のオフィス。複合機の前でT常務担当秘書がそわそわしている。
「どうしたの?急ぎの印刷?」「役員会議があと10分ではじまっちゃうの。それなのに、直前に数字のミスが見つかってやり直しになって…。もう間に合わないかも…。」
20人分の資料を全て印刷し直しか。大切な会議だから仕方ないが、20人の役員の後ろにはスタッフの見えない大きな苦労があるのだな。
…ここから改革がはじめられるのでは?

膨大な労力がかかっている役員会議の事前準備の課題解決

役員会議のデジタル化がスタッフの工数削減やプレッシャーからの解放に

さっそく自室に戻ったばかりのT常務に課題をぶつけてみた。「まず役員会議の資料印刷をやめてはどうでしょう?プロジェクタやタブレットを使って、デジタルで役員会を開催できないでしょうか?そうすればスタッフの工数削減だけでなく、直前の差し替え対応へのプレッシャーからも解放され、心理的な効果も高いのではないでしょうか」T常務は満足げな笑みを浮かべた。「面白い。いつまでも紙の会議ではスタッフに苦労をかけ続ける。我々経営陣が率先してデジタルデバイスを使いこなす、よいきっかけになるだろう。」

スムーズな取締役会を実現、思わぬ服地効果も

そこで、S氏の主導でペーパレス役員会議システムを導入。同時に部門間での情報共有の仕組みとも組み合わせることで、査閲、承認、役員会議での付議資料もすべて電子化へと漕ぎつけた。
導入効果は、まず印刷コストがゼロに。そしてタブレットで書き込みなどの操作を共有することや、自分のペースでの資料確認できることから、資料説明に要する時間が減り、役員会議の開催時間は何と30分も短縮することができた。もちろん紙の準備に割かれていた時間は削減、差し替えの労力もプレッシャーからも解放。デジタルデータはいつだって楽々差し替えができる。

しかも思わぬ副次効果もあったようだ。「次回の役員会議は札幌開催だが、例のシステムのおかげで機密書類を持ち帰らなくてよくなった。会議後に久しぶりに皆で飲みに行くことにしたよ。ありがとう。」(※本コンテンツの掲載内容は仮想事例です。)