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スマートワーク推進&ワークスタイル変革・課題解決請求書の発送に手間と
郵便代がかかっている

取引先が増加、大量の請求書印刷と手作業での発送は限界に。
請求書の送付業務は、現場の大きな負担になっています。

課題の背景・取引先が増加、大量の請求書印刷と手作業での発送はもう限界

大手流通業A社の経理課長のK氏の例「請求書の発送業務が課題に」

K氏は大手流通業A社の経理課長。A社は約300社との取引があり、月に60000件以上の請求業務があります。以前は請求書を販売管理システムから出力し、担当者が個別に印刷、郵送を行っており、発送業務や送付先のチェックが大きな負担となっていました。また、郵送のため社内システムでの発行から、取引先に届くまでは数日のタイムラグが発生、急ぎの場合は取引先から催促や問い合わせも発生し、時にはクレームに発展することもありました。経理部長も現場の疲弊に課題を感じており、K氏に請求書発送の効率化を検討するように指示を出しました。(※本コンテンツの掲載内容は仮想事例です。)

請求書の送付の課題・スマートワークの実現に向けて

請求書発行業務が現場の大きな負担に

K氏は請求書発行業務の効率化について情報システム部門のS氏に相談。

  • 現場の職員は請求書送付業務のために月初に遅くまで残業して対応している
  • 取引先からの催促もあり、簡単に休暇を取得できない

という現状を訴えた。S氏はK氏の訴えに立ち上がり、請求書発送の自動化についての検討を始めることとなりました。

請求書の送付をオンライン化してスマートワークを実現

請求書を自動発送する仕組みを構築して省力化

請求書発送業務改革の主な要件を検討した結果、主な要件は「請求書発送の手間を減らしたい」「郵送コストを減らしたい」「発送のタイムラグを少なくしたい」の3つでした。S氏はこの要望の実現方法を検討した結果、「紙での送付をやめてオンライン化する」という結論にいたりました。
細かい使い勝手の観点では、「ファイルをフォルダに置くだけで発送できる」「請求書を保管して保管先をメールで通知できる」「請求書の送り先を自動判定出来る」「管理した請求書を過去分も含めて検索・閲覧できる」という機能を備えているシステムの導入を決めました。

経理部門の業務効率化を実現!取引先にも大きなメリットが!

システムの導入によって経理部門の社員による請求書の発送業務は大幅に効率化されました。基幹システムで出力したPDF形式の請求書を、システムがどこの取引先宛てかを自動的に判断し、取引先にメール送信。取引先は受信したメールに記述されているリンクをクリックすることで請求書を閲覧することが出来、あとは印刷すれば郵送で送付されていたものと同じ請求書を入手することができます。また、今までは郵送により数日発生していたタイムラグが、システムで出力後、即メール送信となったためわずか数秒となり、取引先にもメリットが生まれました。

過去の送付履歴も閲覧もできるため、いつ、どの請求書が発行されたのかの確認や再印刷も容易に行うことができ、事務処理も効率化できました。
今後、A社では電子帳票保存法、社内監査への対応も進めており、紙帳票の削減にも取り組んでいきます。(※本コンテンツの掲載内容は仮想事例です。)