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スマートワーク推進&ワークスタイル変革・課題解決プロジェクトの議事録作成で
若手が疲弊

社員が切望する“会議改革”。取締役会など全社重要会議体の
議事録作成が現場の大きな負担に。

課題の背景・社員が切望する“会議改革”

総合企画室部長のS氏の例「会議改革は意識改革から、浸透に時間がかかるのが難点」

A社では、働き方改革の取り組みはTFで進められており、総務、情報システム、営業、企画など、多岐にわたる部署の代表が毎週打合せを実施し、課題の洗い出しを進めていた。TFのリーダである総合企画室部長のS氏は、取締役のT氏から「すぐできることから改革に着手し、全社の働き方改革を早急に推進」するよう指示を受けていた。TFでは様々な改革案が出ていたが、「会議改革」が必要ということは一致した意見だった。
「目的のはっきりしない会議はやめる」「進行役を決める」「参加メンバーを絞る」「資料作成は最低限にする」など、会議の準備や運用に関するものは、働き方改革担当のT取締役から全社に向けて改革の指示を出してもらい、社員の意識改革も行っている。2か月たった今、S氏自身も参加する「会議の数」「時間」ともに減少してきた。意識改革がうまくいっているようだが、浸透までもう少し時間がかかりそうだ。(※本コンテンツの掲載内容は仮想事例です。)

会議の議事録作成の課題

議事録作成の効率化が急務

もう一つ、早急に対策が必要なのは、議事録作成の効率化だ。経営戦略室からは、取締役会など全社重要会議体の議事録作成の効率化について強い要望が上がっていた。また、総務は株主総会や決算報告会、広報は記者会見や社長の対談録などを残す必要があるが、昼間は通常業務をこなし、残業して書き起こしをしている状態。働き方改革で残業規制も厳しくなったため、以前よりずいぶん完成が遅くなり不評をかっていると言われている。さらに、ICレコーダを聞きながら書き起こしをしている若手のメンタル面が心配だという話も聞こえてくる。

会議音声をテキスト化し、書き起こし作業も簡単にできる議事録作成支援ソリューション

音声認識を活用し議事録作成を効率化

調査したところ、会議音声をテキスト化し、書き起こし作業も簡単にできる議事録作成支援ソリューションが目に留まった。音声認識の方法には、クラウド型とオンプレミス型があるが、議事録作成を一刻も早く終わらせるためには、オンプレミス型がいいこともわかった。早速、TFメンバー向けに音声がテキスト化されていく一連のデモを見せてもらった。
S氏の頭の中では、「議事録は多くの人が作成するため、“使い勝手がよくマニュアルレスで使える“ものを選択したいと思っていたが、この製品はイメージにぴったりだ。音声認識にはマイクが必要らしいが、幸いにも役員会議室にはすでにグースネックマイクの設備がある、ホテルで開催する株主総会や、記者会見などはハンドマイクを使っているため、マイクの心配は不要だ。」と、音声認識を活用するイメージがわいてきた。

経理部門の業務効率化を実現!
取引先にも大きなメリットが!

1か月後、まずは要望の強かった、経営戦略室で議事録作成支援ソリューションの利用が開始された。2時間の取締役会の議事録作成は従来12時間かかっていたが、4時間で書き起こし作業が終わったと連絡があった。8時間も効率化できたことになる!これはすごい!効率化された8時間で他の作業ができる!これだけの効率化が図れるなら、導入費用など安いものだ。
総務部や広報部からもすぐに導入したいと連絡がきた。取締役のT氏に報告、費用を確保してもらい、導入を部下に指示した。
さて、次の会議改革は、重要会議体のペーパーレス化だ。