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発注業務を効率化する方法とは?よくある課題と解決法を解説

ストックコントローラ―「適正化在庫」・コラム発注業務を効率化する方法とは?
よくある課題と解決法を解説

手間と時間のかかる発注業務に悩みを抱えている企業は多いでしょう。適切な発注処理がなされなければ、販売機会の損失や在庫保管コストの増大などにつながることもあります。この記事では、発注業務に手間や時間が掛かる理由と、発注業務を効率よくする手法を解説します。ぜひ参考にしてください。

発注業務について

発注業務について

そもそも発注業務とは、在庫量をもとに発注書を作成し、仕入先へ注文を出す仕事であり、販売会社やメーカーを問わず、さまざまな業種で必要になります。適切なタイミングで適量をミスなく発注しなければ、過剰在庫や機会損失など経営に大きなダメージを与えます。そのためには、在庫状況の把握や需要予測などを着実に行うことが重要となります。

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発注業務でよくある課題

企業にとって大切な発注業務ですが、適切に実行したくても起きてしまう課題が幾つかあります。まずは発注業務で発生しがちな課題について解説します。

発注に関する作業工程が多い

発注のタイミングや数量を判断するためには、発注可能となるロットなどの仕入れ先独自のルールから定番品なのか季節品なのかといった商品の特性まで考える必要があり、担当者は発注のたびに膨大な資料を確認しなければなりません。発注工程を簡略化できると状況は改善しますが、日々の業務に追われてそのような余裕がないこともよくあります。

部署間の連携ができていない

発注業務は、在庫数の情報だけでは適切に行えません。発注済みで未納入となっている数量や出庫予定数なども考慮する必要があります。適切な発注を行う上では、今後どのくらいの受注が見込めるか、特売はいつ行うのかといった営業が持つ情報も加味して、総合的に判断しなければなりません。そのため、他部署と情報共有することは、とても重要になります。

ヒューマンエラーが起きる

ペーパーレス化が進んでいない企業では、発注業務を紙で行っていることが多くあります。紙で発注書をつくる場合、転記ミスや発注漏れなど人的ミスが起こる可能性があります。発注時にミスが起きてしまえば、適切な発注数を算出できていても無駄になってしまいます。こうしたヒューマンエラーを避ける環境を整えることも、業務効率化のポイントとなります。

発注業務を効率化するメリット

次に、発注業務を効率化すると得られるメリットについて解説します。

発注作業をスピードアップできる

作業工程の一部をシステム導入で自動化すれば、発注伝票を書く、発注のために電話をかけるといった工程が不要となります。システム上で在庫状況をリアルタイムに確認できるようになれば、さらに発注作業のスピードアップにつながるでしょう。無駄な行程を省くことができれば、必要なときに納品が間にあわないという事態も避けられます。

ヒューマンエラーを防止できる

発注システムでは、発注業務を電子的に管理できます。あらかじめ設定しておいた発注条件外の数値を入力するとエラーが出る、アラート機能で発注漏れを防ぐ、といった対策が可能になります。人的ミスを未然に防ぎ、適切な発注業務ができるようになれば、適正在庫を保つことにもつながります。

発注業務に掛かるコストを削減できる

従来の発注業務では、多くの作業工程がありました。一方、発注システムを導入すると、在庫状況や発注する内容などをリアルタイムに把握でき、営業や在庫管理部門など他部署に確認する工程を省略できます。これらに要していた時間を短縮できると、作業工数を削減できるほか、発注業務を担当していた人員をその他の業務に再配置できるようにもなります。

業務の属人化を解消できる

企業によっては、発注業務は長年の経験をもつ社員にしかできない業務になっている場合があります。その多くは、販売計画をもとにベテラン社員が自ら培ってきたノウハウから勘を働かせるというやり方です。人によって、発注数を導き出す方法が違うといった場合もあるでしょう。発注システムによって業務を平準化すれば、いつでも誰でも同じ方法で発注業務が可能となります。ベテラン社員が不在でも、退職した場合でも、適切な発注業務を継続することができます。

発注業務を効率化する方法

発注業務を効率化するためには、以下のような方法があります。

業務フローを見直す

現在の業務フローを見直し、一連の作業の中に「ムリ・ムダ・ムラ」が無いか探してみましょう。それらを見つけ出したら、改善する方法を検討します。発注システムの導入で作業工程の一部を自動化できれば、ヒューマンエラーを防ぎ正確性を高めるだけでなく、業務全体にかかる時間を短縮できます。

適正在庫数を設定する

適正在庫数に基づけば、過剰在庫や在庫不足を防ぐ、適切な発注業務を行えます。適正在庫数は、季節や特売の時期など需要の変動によって左右されるため、常に一定ではありません。システム化により過去の販売実績などから自動的に需要予測できるようになると、常に適正在庫数を把握できるようになります。

最適な発注方式を検討する

基本的な発注方式として「定量発注方式(発注点方式)」と「定期発注方式」があります。定量発注方式は、在庫量が一定数を下回ったタイミングで発注する方式です。定期発注方式では発注するタイミングのみを決めておき、発注量はその都度判断します。季節や流行などで需要が変動する商品は、定期発注に向いています。商品の特性や過去の発注データを参考に、最適な発注方式を選ぶことが、適切な発注業務にもつながります。

発注業務を効率化するシステムの選び方

発注業務を効率化するためにも、自社の業務に合うシステムを選びましょう。選び方のポイントを解説します。

機能

自社の課題を解決できる機能がシステムに備わっていなければ、システムの導入による効果は見込めません。自社のどの部分がネックで業務に負担がかかっているか、といったことを確認してから必要な機能を洗い出しましょう。目的は発注システムの導入ではなく、発注業務の効率化であることを意識します。

操作性

発注担当者がスムーズに使いこなせるように、操作性もチェックしましょう。魅力的な機能が充実したシステムだとしても、操作が難しければ機能を活用しきれません。操作性が悪いがために、逆に業務効率が落ちる可能性もあります。出来る限り簡単に操作できるシステムがおすすめです。

メンテナンス性

過剰在庫や機会損失を避けるためには、システム上の発注点をメンテナンスして、市場の変化に対応していくことが重要です。ただし、適正在庫を目指して発注点を都度メンテナンスするのは、時間が掛かる上に、発注担当者の負担も多くなります。そのため、発注点を状況に応じて簡単に見直しができるようにメンテナンス性も重視しましょう。

コスト

発注システムの機能が多いシステムは、導入や運用に費用がかかる傾向にあります。自社がかかえる課題によっては、人員を増やして対応したほうが、企業利益を守ることができる可能性もあるでしょう。人件費と発注システムの運用コストを天秤にかけ、コスト面に支障がないかチェックしてください。

サポート体制

新しいシステムを導入する場合は、スムーズにいかない場合があります。使用方法がわからない、予期しないトラブルが起きたなどの問題が起こるかもしれません。そういったときに備えて、どのようなサポート体制があるかを確認しておきましょう。システムやベンダーによって、電話で質問できる、来社して設定をみてもらえるなどサポート体制は異なります。

まとめ

まとめ

発注業務の効率化には、作業スピードの向上やヒューマンエラーの防止のほかにも、発注関連コストの削減や業務属人化の解消など多くのメリットがあります。業務フローの「ムリ・ムダ・ムラ」を改め、適正な在庫数の設定と最適な発注方法の選択で、発注業務の効率化を目指しましょう。

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