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できることやメリットなどの基礎知識をわかりやすく解説

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  • RPAとは
    • RPAでできること
    • RPAとAIの違い
  • RPAが必要とされる背景
    • 日本の労働力の減少
    • 日本の生産性の低さ
  • RPA導入のメリット
    • 業務の効率化
    • コスト削減
    • 利益の向上
    • 人材不足の解消
  • RPA導入メリットのまとめ
  • RPA導入のデメリット
    • 導入コスト
    • 不具合・停止・誤作動のリスク
    • 情報漏えい
  • RPAの導入方法
    • (1)業務で自動化可能な作業を洗い出す
    • (2)適したRPAツールを選ぶ
    • (3)RPAを使用するための知識を得る
    • (4)RPAの導入
  • RPA導入の注意点
  • まとめ

目次

RPAとは、人がパソコンで行う定型的な作業を自動化できるツールです。業務効率化や生産性の向上を図れることから注目されていますが、「どのような場面で必要なのかわからない」「導入によって得られるメリットを知りたい」といった方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、RPAが必要とされる背景、RPAを導入するメリット・デメリット、導入の手順や注意点について解説します。

●RPAとは

RPAはRobotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)の略語で、パソコンを用いた事務作業を自動化するソフトウェアロボットのことです。デジタルレイバー(仮想知的労働者)とも呼ばれ、人間が繰り返し行うパソコンのキーボード操作やマウス操作を自動化できます。

RPAでできること

RPAは、作業手順を示したシナリオにもとづいて業務を実行します。「作業手順を示したシナリオ」は、作業手順に沿ってキーボード操作やマウス操作を行うと、RPAツールが自動で手順を認識してシナリオが作成されます。このため高度なプログラミングスキルなども不要で自動化できます。

RPAは、作業手順やルールが決まっている業務、繰り返して行う業務に活用でき、複数のアプリケーションを横断することも可能です。一方で、イレギュラーな事象に対する判断を必要とする業務には活用できません。

RPAを活用できる業務の例

  • 伝票内容の基幹システムへの入力
  • FAXで届く発注書のEDI(電子データ交換)システムへの入力(AI-OCRで電子化した場合)
  • 事前に設定した定型的なメールの送信
  • インターネット上の口コミ情報の収集
  • 会社名から公式サイトにアクセスして情報を取得
  • ルールにもとづいた書類の不備のチェック

RPAとAIの違い

RPAと混同しやすいものとしてAIがありますが、両者は異なるツールです。RPAは、業務自動化のためのツールで、AIは、RPAを含む業務プロセスの中に組み込まれた判断や分析を行います。そのため、自動化だけでなく、判断や分析まで行うのがAIであり、そこにRPAとの大きな違いがあります。

AIとはArtificial Intelligence(アーティフィシャル インテリジェンス)の略語で、人工知能という意味です。AIは膨大なデータを読み解くディープラーニングによってルールを見つけ出し、主体的に判断します。

RPAは基本的に人間が決めた作業手順やルールにもとづいて作業を自動化します。高度なRPAにはAIが活用され、複雑な処理の自動化も可能です。

RPAにはクラス1~3と3段階の自動化レベルがあります(※)。クラス1は定型業務の自動化、クラス2は一部非定型業務の自動化です。クラス3はAIとの連携による高度の自律化と位置付けられ、プロセスの分析や改善だけではなく、意思決定までを自動化します。

●RPAが必要とされる背景

昨今、RPAが必要とされ注目される主な理由として以下の2つが挙げられます。

  • 日本の労働力の減少
  • 日本の生産性の低さ

日本の労働力の減少

日本でRPAが必要とされる一つ目の理由は労働力の減少です。

総務省のデータによると、日本は2008年を境に人口減少時代を迎えています。このグラフでピンクの線で示される15~64歳の生産年齢人口は、2017年には7,596万人でしたが、2040年には5,978万人まで減少すると推計されています。

労働力の減少によって、企業の人材不足が進行し、人材の奪い合いによって労働力の確保がますます難しくなることは想像に難くありません。
そこで、労働力を代替する方法としてRPAによる業務の自動化が注目されています。

日本の生産性の低さ

もう一つの理由として挙げられるのは、日本の生産性の低さです。労働力不足を解決するには、労働力を確保する以外に、労働生産性を向上させることも有効です。

しかし、日本は国際的に見て労働生産性の水準が低い国です。GDPを就業時間数で割って算出した就業者1人当たりの労働生産性を見ると、日本はOECD加盟国36カ国の中で21位です。1998年から2018年に至るまでの20年間、多少の順位の変動はあるものの、20位前後に位置しています。

さらに、主要先進7カ国で比較すると、日本は1994年から7位と最下位を維持しており、労働生産性の低さが課題であることは明白です。

そこで、パソコンによる事務作業のなかでも付加価値の低い単純作業や反復作業をRPAで代替することで、労働生産性の向上につなげることが期待されています。

●RPA導入のメリット

RPAの導入によって、次に挙げるようなメリットを期待できます。

  • 業務の効率化
  • コストの削減と人作業の質向上
  • 企業競争力の強化
  • 人材不足の解消

RPAの導入で業務が自動化されることで、作業工数の削減や業務効率化につながります。導入にはコストがかかるものの、長期的な視野に立って考えれば人件費の削減効果も期待できます。
また、RPAによってスタッフが付加価値の高い業務に集中できるようになれば、利益の向上につなげることも可能です。人間が行っていた業務をRPAに代替させることで、人材不足の解消にも貢献します。

業務の効率化

業務効率化はRPAの導入で期待できる最大のメリットです。RPAの導入によって、これまで手作業で行っていた業務が設定したシナリオに沿って自動で行われるようになります。作業工数が削減されることで、作業時間も短縮できます。

また、年に数回しか発生しない作業や業務量が大量にあり人的ミスが起こりやすい業務にもRPAの活用が有効です。RPAは作業頻度や業務量を問わず、ルールに沿って作業が行われるため、一定スピードによる正確な処理を実現。業務の質が向上します。ミスなく業務が遂行されることで手戻りがなくなることから、業務効率化につなげられます。

コスト削減と人作業の質向上

RPAの導入にはコストがかかります。しかし、その作業にかかっていた人件費を削減できるため、長期的な視点から見るとコスト削減につながる可能性があることもメリットの一つです。
大量の業務量に合わせて多くの人材を投入していたり、残業代が発生したりしている状況では、多額の人件費がかかります。RPAによる作業であれば、24時間稼働しても人間と違い残業代や深夜勤務手当の支払いが発生しません。特に、業務量が多くスタッフの負担となっている単純作業にRPAを導入すると、大幅な人件費の削減効果が期待できます。

さらに、コスト削減だけでなく、人作業の質向上の効果も期待できます。RPAは人が行っていた単純作業を人の代わりに行ってくれます。その結果、人は「人にしかできない作業」に集中することができ、質の高い仕事ができるようになります。単純作業Aをやっていた人が、単純作業Aから解放され、仕事Bができるようになると、仕事Bをやっていた人は仕事Cができるようになります。このように仕事が連鎖し、会社全体がより質の高い仕事ができるようになります。

企業競争力の強化

RPAは24時間稼働して多くの業務量を処理することが可能です。これにより、人間では出来ない回数、稼働時間でさまざまな業務を自動化できます。しかも、シナリオ通りに稼働していればミスもありません。処理できる業務の量が増加し、ミスも少なくなれば作業処理スピードが向上し、企業の競争力強化につながります。例えばマーケティング業務でいうと、人手では情報収集(市場リサーチ)には限界がありますが、RPAはそれを補うことができます。

人材不足の解消

これまで人間が行っていた作業のうち、単純作業といった代替可能な業務をRPAが行うことで人が行う業務量を削減できます。必要となる人員が減少するため、人材不足を解消できることもメリットの一つです。

また、単純作業の負担の軽減によるスタッフのモチベーションアップや長時間労働の是正などにより、人材の定着率が高まる可能性もあります。スタッフの定着率を高められれば、人材の雇用や育成にかかるコストも削減できます。

●RPA導入メリットのまとめ

このようにRPAの導入は、業務の効率化、コストの削減と人作業の質向上、企業競争力の強化、人材不足の解消といったメリットを生み出すことが期待できます。これらのメリットの中でも、特に「単純作業の負担がなくなること」というのは、スタッフのモチベーション向上につながり、意欲的に仕事に取り組む環境を作り出すことができます。その結果、さらに質の高い仕事ができるようになり、利益向上に貢献すると考えられます。

●RPA導入のデメリット

RPAの導入によってさまざまなメリットを期待できる一方で、注意したいデメリットもあります。RPAの導入時には、以下のようなデメリットに注意しましょう。

  • 導入コスト
  • 不具合・停止・誤作動のリスク
  • 情報漏えい

RPAはツールによる導入コストの差が大きく、高額な費用をかけても相応のコスト削減効果が得られないケースもあります。
また、システム障害やバグの発生、サーバーダウンなどによる機能停止、不具合・誤作動が起きる可能性もあります。ネットワークにつながったサーバーにインストールするタイプのRPAに関しては、情報漏えいのリスクにも注意が必要です。

導入コスト

RPAの導入には、主に、下記のような4つの導入コストがかかります。

ライセンス料
ほとんどが月額か年額契約となります。ライセンス保守費用が別に発生する場合もあります。

初期導入費用
オンプレミス型、サーバー型のRPAであればRPAをインストールするサーバーの費用がかかります。

クラウド費用
クラウドで稼働するRPAの場合の費用で、ほとんどが月額か年額契約となります。

SI費用
ロボットの作成・開発にかかる費用や、さらに上位のコンサルティング費用などです。ロボット開発やコンサルなどを外部に委託する場合に必要になります。内製化できれば費用はかかりません。

RPAの導入にはこのような費用が発生します。RPAを導入する事で削減が見込まれるコストとこの費用のバランスを考えて導入を進める必要があります。

不具合・停止・誤作動のリスク

RPAは基本的にはシナリオに沿って正確に作業を行いますが、何かしらの原因によって不具合や停止、誤作動が起こるリスクがあることもデメリットといえます。

たとえば、システム障害やバグの発生のほか、サーバーダウン、OSのアップデートといった要因によってシステムが停止してしまうおそれがあります。
また、使用する伝票や帳簿、あるいは入力項目などが変更された場合、シナリオの修正を行っていなければ、誤作動が起きてしまいます。

これらのトラブルを防ぐために、サーバー型の場合には十分な容量のあるサーバーを用意することが大切です。併せて、トラブルに備えて定期的にシステムやデータのバックアップをとること、RPAが停止した場合の手作業を行うためのマニュアル作成も行っておく必要があります。さらに、RPAで実行する業務が変更になったときの更新作業のルールも決めておきましょう。

加えて、RPAと連携しているシステムの変更による誤操作も発生することがあります。誤動作で一番多いのは、RPAが入力や更新を行う先のシステムの改訂による影響です。このシステム変更の情報をいかに事前に知り得るのか、これはRPAの推進組織とシステムの主管業務を行っている人たちとのスキーム・体制作りが重要です。しっかりと事前にキャッチアップできる仕組みを作ること、これがRPAの安定動作の重要なポイントとなります。

情報漏えい

サーバーにRPAをインストールする場合、不正アクセスによる情報漏えいのリスクがあることもデメリットの一つです。RPAとの連携ツールを介して内部情報が外部に流出するおそれがあります。
ID・パスワード管理の徹底、許可された端末以外の媒体との接続禁止、ソフトウェアの導入など、セキュリティ対策に万全を期すことが大切です。

●RPAの導入方法

実際にRPAを導入する際には、事前の準備が必要です。RPAの基本的な導入ステップは以下の流れで進めていきます。

(1)業務で自動化可能な作業を洗い出す

(2)適したRPAツールを選ぶ

(3)RPAを使用するための知識を得る

(4)RPAの導入

RPAを導入する際には、まず自動化可能な作業を洗い出して自動化する業務の範囲を決めます。その後、導入目的に応じたRPAツールを選択。そして、RPAの活用を定着させるため、担当者への教育を行います。RPAの導入後は、業務効率化の効果検証や作業変更によるシナリオの更新作業などを行います。

(1)業務で自動化可能な作業を洗い出す

まずは、RPAの導入によって自動化する業務を洗い出し、自動化できる業務の範囲を決めます。スタッフが行っている業務を洗い出し、業務プロセスを可視化。自動化によって業務効率化が図れる作業を挙げていきます。

RPAによる業務効率化の効果が高いのは、多くの作業時間や人員を投入して行う業務量が膨大な作業やミスが起こりやすい作業です。また、数値チェックや複数のアプリケーションを横断する作業にもRPAの導入が向いています。
突発的に発生する業務よりも、毎日、あるいは毎週、毎月といった頻度で定期的に発生する業務のほうがRPAの導入による業務効率化の効果が期待しやすいといえます。

(2)適したRPAツールを選ぶ

RPAの導入によって自動化する業務の範囲が決まったら、業務に適したRPAツールを選定します。導入コストが無駄になってしまうことがないよう、目的に合ったRPAツールを選定することが重要です。

RPAを選定する際のポイントは以下のとおりです。

  • RPAを誰が作り誰が運用し、どこまで管理するか?の組織としての方向性の確定・共有
  • デスクトップ型やサーバー型、クラウド型から自社の環境や導入する規模に合ったものを選ぶ
  • 導入費用と月額費用(年額費用)が予算内に収まるかを確認する
  • 導入コストを上回るコスト削減効果があるか目的に合ったRPAツールを選定検証する
  • 操作性やサポート体制から自社で無理なく運用できるものを選ぶ
  • 無料トライアルを利用して使用感を確認する
  • 基幹システムを含むシステムとの連携が図れるかを確認する

(3)RPAを使用するための知識を得る

RPAツールを選択後、取り扱う部署やチーム、担当者を決めて運用のルールを策定します。その後、RPAの導入前に担当者が操作方法をはじめとした基本的なノウハウを学ぶ機会を設けることも欠かせません。

なぜなら、RPAは基本的に操作するのに専門的な知識は不要ですが、操作方法を学ぶ機会を設けて運用を定着させなければ、活用しないスタッフが出てくる恐れがあるためです。

RPAの操作方法はマニュアルの配布や研修の実施によって周知します。RPAツールの技術者を育成するサービスや導入支援サービスを提供する企業が実施する操作レベルに応じた研修を活用するのも一つの手段です。

(4)RPAの導入

RPAの導入後は、定期的に業務効率化の効果を検証しましょう。検証を行うことで必要な人員の管理がしやすくなり、他部署で導入する際に役立てることもできます。
また、RPAを導入している業務に変更があった場合には、シナリオを修正する更新作業も必要です。

●RPA導入の注意点

RPAを導入する際には、次のような点に注意しましょう。

  • 業務フローの見直しを行う
  • 作業を何でも自動化すればいいわけではない
  • スモールスタートで導入して拡大していく
  • 手作業での作業手順をマニュアルにまとめる

RPAの導入にあたっては、業務プロセスを可視化する段階で業務フローの見直しを行います。その時点で無駄な箇所を改善できれば、業務効率化の効果を高められます。
また、RPAの導入による大幅な業務効率化が見込める業務とそうでない業務があるため、何でも自動化を進めればいいというわけではないことも理解しておきましょう。

RPAは最初から大規模な導入を行うよりも、スモールスタートで検証を重ね、徐々に導入範囲を拡大していくほうが、効率的に業務改善を実現できます。RPAを導入した作業がブラックボックス化してしまい、システムが停止したときや作業内容の変更時に困ることがないように、手作業による作業手順をマニュアル化しておくことも重要です。

●まとめ

RPAを導入し、パソコンで行える単純作業を自動化することで、業務効率化を図れます。少子高齢化による労働力の減少が続く日本では、業務の生産性を向上して人材不足を補うためのツールとして、RPAがますます必要とされていくと考えられます。導入を検討中という企業の担当者さまは、自社で自動化できそうな業務を洗い出すことからスタートしてみてはいかがでしょうか。

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