2020年4月から特定の法人において社会保険電子申請義務化がスタートしました。義務化された背景には、主として行政手続きの作業削減を目的としており、社会保険や労働保険などの一部の手続きのオンライン申請を義務化した新しい申請ルールです。

現在、義務化され１年が経ちますが、e-Govを始めgBiz-IDなどポータルサイトが充実してきましたので、義務化された企業以外も活用の検討をはじめてみてはいかがでしょうか。

社会保険電子申請義務化と届出の種類

2020年4月から資本金の額又は出資金の額が１億円を超える法人などは社会保険の手続きに関して、電子申請が義務化されました。一方で、対象ではない企業は、引き続き紙での申請が可能ですので、ご安心ください。ただし、電子申請は事務作業時間の短縮化が図れますので、現状を把握しておくと良いでしょう。

特定の法人において、義務化された電子申請の種類は、以下の通りとなります。

以上のこれらの手続きは、必ず電子申請で処理する必要がありますのでご留意ください。

e-Gov電子申請の準備について

電子申請の義務化により対象となった企業は、基本的にe-Gov電子申請を利用して、上記の種類の届出を電子申請します。e-Govとは、政府の行政情報ポータルとしてさまざまな情報を発信しているサイトで、その中に電子申請のサービスがあります。e-Gov電子申請を利用するには、基本的に電子証明書が必要となります。ただし、gBiz-ID（ジービズ-アイディ）のアカウントがある場合は電子証明書が不要となります。

電子証明書は、ICカード形式とファイル形式の２つがあり、ICカード形式は、マイナンバーカードを活用する方法で、ファイル形式は法務省のサイトから商業登記電子認証ソフトをパソコンにインストールしてから電子証明書の発行に必要なファイルを作成し、会社の管轄登記所に発行申請して電子証明書をもらうことで活用できる方法です。

電子証明書が準備できたら、e-Gov電子申請をするためのe-Govアカウントを準備します（gBiz-IDアカウントとは別となります）。e-Govサービス共通で利用できるアカウントで、e-Govサイトで仮登録からはじめてアカウント設定をします。アカウントの準備ができたら、パソコンのポップアップロックの解除や許可するWeb サイトのアドレスにe-Gov を追加し、信頼済みサイトへの登録などブラウザの設定確認をして、最後にe-Gov電子申請アプリケーション（ウィンドウズ版とマック版があります）をインストールして準備は完了となります。

e-Gov電子申請をする際には、インストールしたアプリケーションを毎回、起動させて利用することとなります。なお、アプリケーションを起動するとe-Govアカウントのログイン画面が出てきますが、同画面で他のアカウントでログインできるものとしてgBiz-IDアカウントでのログインボタンも出てきますので、gBiz-IDの方は、そちらからログインすることも可能です。

e-GovとgBiz-IDの違いと手続き範囲について

社会保険の電子申請は、主にe-GovとgBiz-IDのそれぞれのアカウントから利用できますが、e-Govに比べるとgBiz-IDのほうが、電子申請できる対象範囲が少ないです。特に社会保険については、gBiz-IDで申請できない手続きが多いです（以下のリンク、参照）。

■日本年金機構：社会保険の電子申請対象申請書等一覧表（令和3年7月1日現在）

とはいえ、gBiz-IDは電子証明書が不要なため、電子申請を気軽に始めるには、e-Govに比べ、ハードルは低いといえます。gBiz-IDのアカウントを取得して、頻度が高く主要な手続きの取得・喪失手続きなどの申請だけでも活用するのも電子申請未経験者には良いかと思います

e-Govで電子申請ができる手続きの種類

e-Govで電子申請ができる各保険関係の手続きで、主なものを以下にピックアップしました。

電子申請の利便性はますます向上が期待できる

話はまたe-Govに戻りますが、e-Govなどの電子申請を利用するにあたり、e-Govのポータルサイトから直接電子申請をするのが基本の姿ですが、最近では労務会計ソフトウェアなどに入力してあるデータからそのまま電子申請ができるe-Gov外部連携API（Application Programming Interface）に対応したソフトウェアが多く出ていますので、より効率的に電子申請をすることができます。

電子申請が義務化された特定企業（資本金１億円超えなど）は、社員数も多く申請数も多いと思いますのでAPI対応ソフトウェアによるe-Gov電子申請で効率良く管理・運用し、申請の機会がさほどない場合の零細・中小企業はgBiz-IDで電子申請の活用をスタートしてみるのが良いでしょう。

また、電子申請を活用すると返戻の決定通知書などはすべてデータで届きますので、そのままデータ保管ができるため、紙での保管が不要になってきます。かさばる紙の保管の悩みも消え（オフィスのスマート化）、また書面が紛失した際もデータから再出力できますので、メリットはかなり高いです。

昨今は、デジタル・ガバメント（電子政府）により官民協同でサービス設計12箇条を出しており、行政手続きのデジタル化、利用者の利便性の向上を目指したワンストップサービスの推進、行政間でのサービス連携など、電子申請の利便性はますます上がっていきますので、発展途上ではありますが、今からe-Govなどの電子申請を一部分でも良いので活用をスタートしてみるといいでしょう。