RPAとは、人がパソコンで行う定型的な作業を自動化できるツールです。業務効率化や生産性の向上を図れることから注目されていますが、「どのような場面で必要なのかわからない」「導入によって得られるメリットを知りたい」といった方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、RPAが必要とされる背景、RPAを導入するメリット・デメリット、導入の手順や注意点について解説します。

●RPAとは

RPAはRobotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略語で、パソコンを用いた事務作業を自動化するソフトウェアロボットのことです。デジタルレイバー（仮想知的労働者）とも呼ばれ、人間が繰り返し行うパソコンのキーボード操作やマウス操作を自動化できます。

RPAとAIの違い

RPAと混同しやすいものとしてAIがありますが、両者は異なるツールです。RPAは、業務自動化のためのツールで、AIは、RPAを含む業務プロセスの中に組み込まれた判断や分析を行います。そのため、自動化だけでなく、判断や分析まで行うのがAIであり、そこにRPAとの大きな違いがあります。

AIとはArtificial Intelligence（アーティフィシャル インテリジェンス）の略語で、人工知能という意味です。AIは膨大なデータを読み解くディープラーニングによってルールを見つけ出し、主体的に判断します。

RPAは人間が決めた作業手順やルールにもとづいて作業を自動化します。高度なRPAにはAIが活用され、複雑な処理の自動化も可能です。

RPAにはクラス1～3と3段階の自動化レベルがあります(※)。クラス1は定型業務の自動化、クラス2は一部非定型業務の自動化です。クラス3はAIとの連携による高度の自律化と位置付けられ、プロセスの分析や改善だけではなく、意思決定までを自動化します。

●RPAにおけるクラス

RPAには以下3つのクラスが存在します。

RPAを導入しているほとんどのケースがクラス1と言われております。クラス3にまでなると、業務プロセスの根本から改善が可能となり、あらゆる側面において自動化が進みます。

クラス1：RPA

クラス1（RPA）は、定型業務の自動化に活用されている段階です。決まった作業を自動で処理することが主となり、今まで単調な作業を延々とやっていた場合には最適な段階であると言えます。

例えば、特定のファイルデータ（Excelなど）から必要なデータを抽出し、社内で運用する別システムへ入力する作業を自動化できます。「週末に1週間分のデータをまとめて、システムに入力しなければいけない」といった作業が毎週続いている場合には最適です。

他のクラスと比べると柔軟な処理には適していないため、決まりきった法則の中でないと効果を発揮しません。

クラス2：EPA（Enhanced Process Automation）

「クラス2：EPA（Enhanced Process Automation）」は、クラス1よりも自動化できる範囲が広がり、非定型業務まで自動化の対象となります。AIを組み合わせることで非定型業務の自動化が実現するのが特徴で、自然言語解析や音声解析などと組み合わせて自動化するケースが多いです。

例えば、受け取ったメールを対応するフォルダ内で種類別に最適化して分類していくような作業がクラス2では実現します。仕組みとしては、受け取ったメールを自然言語解析で解析し、メールの内容をもとに商品別に分類して特定のフォルダへ移動させるといったことを実行します。

AIで解析できる範囲内であれば、非定型業務でも自動化を進められるのがクラス2の特徴です。

クラス3：CA（Cognitive Automation）

「クラス3：CA（Cognitive Automation）」は、RPAの最終形態と考えられている状態で、高度な分析をもとにあらゆる作業を自動化します。クラス2との違いは、AIの性能です。高度な分析と意思決定ができるAIを活用することによって、難しいとされている業務処理の自動化が実現します。

クラス2までは、受けたデータを入力・分類する作業を自動化するのがメインでしたが、クラス3では高度な分析と予測まで出来るようになります。例えば、商品の受注内容が季節によって変化する場合は、過去のデータをもとにこれから受注が増えそうな商品を予測することが可能です。予測した結果をもとに、「在庫量を分析→適正量を発注」まで自動化できるため、受注の処理から発注までを人の手をほとんどかけずに処理できるようになります。

クラス3は「完全な自動化」を目指すなら到達すべき領域といえます。

●RPAでできること

RPAは、作業手順を示したシナリオにもとづいて業務を実行します。「作業手順を示したシナリオ」は、作業手順に沿ってキーボード操作やマウス操作を行うと、RPAツールが自動で手順を認識してシナリオが作成されます。このため高度なプログラミングスキルなども不要で自動化できます。

RPAは、作業手順やルールが決まっている業務、繰り返して行う業務に活用でき、複数のアプリケーションを横断することも可能です。一方で、イレギュラーな事象に対する判断を必要とする業務には活用できません。

RPAを活用できる業務の例

●RPAが必要とされる背景

昨今、RPAが必要とされ注目される主な理由として以下の2つが挙げられます。

日本の労働力の減少

日本でRPAが必要とされる一つ目の理由は労働力の減少です。

総務省のデータによると、日本は2008年を境に人口減少時代を迎えています。このグラフでピンクの線で示される15～64歳の生産年齢人口は、2017年には7,596万人でしたが、2040年には5,978万人まで減少すると推計されています。

労働力の減少によって、企業の人材不足が進行し、人材の奪い合いによって労働力の確保がますます難しくなることは想像に難くありません。
そこで、労働力を代替する方法としてRPAによる業務の自動化が注目されています。

日本の生産性の低さ

もう一つの理由として挙げられるのは、日本の生産性の低さです。労働力不足を解決するには、労働力を確保する以外に、労働生産性を向上させることも有効です。

しかし、日本は国際的に見て労働生産性の水準が低い国です。GDPを就業時間数で割って算出した就業者1人当たりの労働生産性を見ると、日本はOECD加盟国36カ国の中で21位です。1998年から2018年に至るまでの20年間、多少の順位の変動はあるものの、20位前後に位置しています。

さらに、主要先進7カ国で比較すると、日本は1994年から7位と最下位を維持しており、労働生産性の低さが課題であることは明白です。

そこで、パソコンによる事務作業のなかでも付加価値の低い単純作業や反復作業をRPAで代替することで、労働生産性の向上につなげることが期待されています。

●RPAが流行っているのは日本だけで意味がない？

RPAは様々な作業を自動化できる効率化ツールですが、導入によって効果が得られないせいで「意味がない」と感じてしまう企業もあるようです。このような意見が一定数生まれていること自体は事実として受け止めるべきですが、前提としてRPAは世界中で導入されています。

つまり、RPAの導入に「意味がない」と感じているケースの多くは、RPAをうまく活用できていないことが原因であると考えられます。逆にRPAを有効活用し、企業に一定の効果を出すことができれば意味のある導入となるでしょう。

意味のある導入にするには、適切な使い方をしなければいけないため、専門家にサポートしてもらうことをおすすめします。後述しますが、「NEC RPA導入支援ソリューション」では適切なRPAを導入するためのサポートをしてくれます。もし導入に少しでも不安を感じている場合には、ぜひ「NEC RPA導入支援ソリューション」を検討してみてください。

●RPA導入のメリット

RPAの導入によって、次に挙げるようなメリットを期待できます。

【RPA導入のメリット】

RPAの導入で業務が自動化されることで、作業工数の削減や業務効率化につながります。導入にはコストがかかるものの、長期的な視野に立って考えれば人件費の削減効果も期待できます。
また、RPAによってスタッフが付加価値の高い業務に集中できるようになれば、利益の向上につなげることも可能です。人間が行っていた業務をRPAに代替させることで、人材不足の解消にも貢献します。

業務の効率化

業務効率化はRPAの導入で期待できる最大のメリットです。RPAの導入によって、これまで手作業で行っていた業務が設定したシナリオに沿って自動で行われるようになります。作業工数が削減されることで、作業時間も短縮できます。

また、年に数回しか発生しない作業や業務量が大量にあり人的ミスが起こりやすい業務にもRPAの活用が有効です。RPAは作業頻度や業務量を問わず、ルールに沿って作業が行われるため、一定スピードによる正確な処理を実現。業務の質が向上します。ミスなく業務が遂行されることで手戻りがなくなることから、業務効率化につなげられます。

コスト削減と人作業の質向上

RPAの導入にはコストがかかります。しかし、その作業にかかっていた人件費を削減できるため、長期的な視点から見るとコスト削減につながる可能性があることもメリットの一つです。
大量の業務量に合わせて多くの人材を投入していたり、残業代が発生したりしている状況では、多額の人件費がかかります。RPAによる作業であれば、24時間稼働しても人間と違い残業代や深夜勤務手当の支払いが発生しません。特に、業務量が多くスタッフの負担となっている単純作業にRPAを導入すると、大幅な人件費の削減効果が期待できます。

さらに、コスト削減だけでなく、人作業の質向上の効果も期待できます。RPAは人が行っていた単純作業を人の代わりに行ってくれます。その結果、人は「人にしかできない作業」に集中することができ、質の高い仕事ができるようになります。単純作業Aをやっていた人が、単純作業Aから解放され、仕事Bができるようになると、仕事Bをやっていた人は仕事Cができるようになります。このように仕事が連鎖し、会社全体がより質の高い仕事ができるようになります。

企業競争力の強化

RPAは24時間稼働して多くの業務量を処理することが可能です。これにより、人間では出来ない回数、稼働時間でさまざまな業務を自動化できます。しかも、シナリオ通りに稼働していればミスもありません。処理できる業務の量が増加し、ミスも少なくなれば作業処理スピードが向上し、企業の競争力強化につながります。
例えばマーケティング業務でいうと、人手では情報収集（市場リサーチ）には限界がありますが、RPAはそれを補うことができます。

人材不足の解消

これまで人間が行っていた作業のうち、単純作業といった代替可能な業務をRPAが行うことで人が行う業務量を削減できます。必要となる人員が減少するため、人材不足を解消できることもメリットの一つです。

また、単純作業の負担の軽減によるスタッフのモチベーションアップや長時間労働の是正などにより、人材の定着率が高まる可能性もあります。スタッフの定着率を高められれば、人材の雇用や育成にかかるコストも削減できます。

●RPA導入のデメリット

RPAの導入によってさまざまなメリットを期待できる一方で、注意したいデメリットもあります。RPAの導入時には、以下のようなデメリットに注意しましょう。

【RPA導入のデメリット】

RPAはツールによる導入コストの差が大きく、高額な費用をかけても相応のコスト削減効果が得られないケースもあります。
また、システム障害やバグの発生、サーバーダウンなどによる機能停止、不具合・誤作動が起きる可能性もあります。ネットワークにつながったサーバーにインストールするタイプのRPAに関しては、情報漏えいのリスクにも注意が必要です。

導入コスト

RPAの導入には、主に、下記のような4つの導入コストがかかります。

RPAの導入にはこのような費用が発生します。RPAを導入する事で削減が見込まれるコストとこの費用のバランスを考えて導入を進める必要があります。

不具合・停止・誤作動のリスク

RPAは基本的にはシナリオに沿って正確に作業を行いますが、何かしらの原因によって不具合や停止、誤作動が起こるリスクがあることもデメリットといえます。

たとえば、システム障害やバグの発生のほか、サーバーダウン、OSのアップデートといった要因によってシステムが停止してしまうおそれがあります。
また、使用する伝票や帳簿、あるいは入力項目などが変更された場合、シナリオの修正を行っていなければ、誤作動が起きてしまいます。

これらのトラブルを防ぐために、サーバー型の場合には十分な容量のあるサーバーを用意することが大切です。併せて、トラブルに備えて定期的にシステムやデータのバックアップをとること、RPAが停止した場合の手作業を行うためのマニュアル作成も行っておく必要があります。さらに、RPAで実行する業務が変更になったときの更新作業のルールも決めておきましょう。

加えて、RPAと連携しているシステムの変更による誤操作も発生することがあります。誤動作で一番多いのは、RPAが入力や更新を行う先のシステムの改訂による影響です。
このシステム変更の情報をいかに事前に知り得るのか、これはRPAの推進組織とシステムの主管業務を行っている人たちとのスキーム・体制作りが重要です。しっかりと事前にキャッチアップできる仕組みを作ること、これがRPAの安定動作の重要なポイントとなります。

情報漏えい

サーバーにRPAをインストールする場合、不正アクセスによる情報漏えいのリスクがあることもデメリットの一つです。RPAとの連携ツールを介して内部情報が外部に流出するおそれがあります。
ID・パスワード管理の徹底、許可された端末以外の媒体との接続禁止、ソフトウェアの導入など、セキュリティ対策に万全を期すことが大切です。

●RPA導入による成功事例

RPA導入による成功事例として、NECソリューションイノベータ独自の変革活動『NES Project RISE』の中の取り組みの一つであるRPAを用いたプロジェクトについて解説します。

RPA導入の背景には、プロセスと仕事のシンプル化による社内業務の工数削減が求められている、といった背景がありました。明確な課題として、受注・発注手続きの負担があり、それを解決する方法として選ばれたのがRPAです。実際、受発注に要していた時間は年間で約140,000時間にまで及んでいることが判明していたため、RPAによる効率化は重要事項の一つとして考えられていました。

結果、RPA導入によって生み出した削減効果は約20,000時間にまで及びました。この数値はとても大きなもので、削減できた時間をその他の効率的な業務にあてることができるようになることを踏まえれば、この成果の大きさがどれだけ大きいかがお分かりいただけるのではないでしょうか。

しかも、RPAを導入したことによって、受注データを正確にエントリーしなければならないという心理的なプレッシャーから解放されたとの声も上がっていました。単純に時間の削減だけでなく、従業員の精神的なケアにまで繋がった点は、RPAの導入価値を示す十分な成果となったのではないでしょうか。

●RPAの導入方法

実際にRPAを導入する際には、事前の準備が必要です。RPAの基本的な導入ステップは以下の流れで進めていきます。

（1）RPA導入の目的を設定する
（2）業務で自動化可能な作業を洗い出す
（3）適したRPAツールを選ぶ
（4）RPAを使用するための知識を得る
（5）RPAの導入

RPAを導入する際には、まず自動化可能な作業を洗い出して自動化する業務の範囲を決めます。その後、導入目的に応じたRPAツールを選択。そして、RPAの活用を定着させるため、担当者への教育を行います。RPAの導入後は、業務効率化の効果検証や作業変更によるシナリオの更新作業などを行います。

（1）RPA導入の目的を設定する

「RPAが流行っているのは日本だけで意味がない？」でも触れたように、RPAは正しく活用できなければ十分な効果が得られません。効果が得られるRPAを導入するためには、目的設定を明確にしておくことが大切です。

目的を明確にするためには、まず社内の課題を把握しましょう。受発注にかかる負担が大きすぎる悩みが挙がっている、単調な入力作業が多すぎて従業員がやりがいを感じていない、といった課題を明確にすることができれば、自然とRPA導入に対する価値が生み出されていきます。

（2）業務で自動化可能な作業を洗い出す

まずは、RPAの導入によって自動化する業務を洗い出し、自動化できる業務の範囲を決めます。スタッフが行っている業務を洗い出し、業務プロセスを可視化。自動化によって業務効率化が図れる作業を挙げていきます。

RPAによる業務効率化の効果が高いのは、多くの作業時間や人員を投入して行う業務量が膨大な作業やミスが起こりやすい作業です。また、数値チェックや複数のアプリケーションを横断する作業にもRPAの導入が向いています。
突発的に発生する業務よりも、毎日、あるいは毎週、毎月といった頻度で定期的に発生する業務のほうがRPAの導入による業務効率化の効果が期待しやすいといえます。

（3）適したRPAツールを選ぶ

RPAの導入によって自動化する業務の範囲が決まったら、業務に適したRPAツールを選定します。導入コストが無駄になってしまうことがないよう、目的に合ったRPAツールを選定することが重要です。

RPAを選定する際のポイントは以下のとおりです。

（4）RPAを使用するための知識を得る

RPAツールを選択後、取り扱う部署やチーム、担当者を決めて運用のルールを策定します。その後、RPAの導入前に担当者が操作方法をはじめとした基本的なノウハウを学ぶ機会を設けることも欠かせません。

なぜなら、RPAは基本的に操作するのに専門的な知識は不要ですが、操作方法を学ぶ機会を設けて運用を定着させなければ、活用しないスタッフが出てくる恐れがあるためです。

RPAの操作方法はマニュアルの配布や研修の実施によって周知します。RPAツールの技術者を育成するサービスや導入支援サービスを提供する企業が実施する操作レベルに応じた研修を活用するのも一つの手段です。

（5）RPAの導入

RPAの導入後は、定期的に業務効率化の効果を検証しましょう。検証を行うことで必要な人員の管理がしやすくなり、他部署で導入する際に役立てることもできます。
また、RPAを導入している業務に変更があった場合には、シナリオを修正する更新作業も必要です。

●RPA導入の注意点

RPAを導入する際には、次のような点に注意しましょう。

RPAの導入にあたっては、業務プロセスを可視化する段階で業務フローの見直しを行います。その時点で無駄な箇所を改善できれば、業務効率化の効果を高められます。
また、RPAの導入による大幅な業務効率化が見込める業務とそうでない業務があるため、何でも自動化を進めればいいというわけではないことも理解しておきましょう。

RPAは最初から大規模な導入を行うよりも、スモールスタートで検証を重ね、徐々に導入範囲を拡大していくほうが、効率的に業務改善を実現できます。RPAを導入した作業がブラックボックス化してしまい、システムが停止したときや作業内容の変更時に困ることがないように、手作業による作業手順をマニュアル化しておくことも重要です。

●RPAの導入を検討しているなら

RPAの導入を検討している方は、NEC導入支援がおすすめです。特に、製品選びや導入自体に疑問や不安点がある場合には、尚更おすすめできるので以下の内容をチェックしてみてください。

RPAの導入にあたって知っていただきたいものが2つあります。1つは、『NEC RPA導入支援ソリューション』、もう1つは『NEC RPA適用診断サービス』です。それぞれの詳細について、解説します。

【NEC RPA導入支援ソリューション】
NEC RPA導入支援ソリューションとは、実際にRPAロボットの開発を支援するサービスです。ロボット設計書の作成、ロボット開発、端末へのセットアップを実施します。

ソリューション内における対象サービスは2種類あり、NEC サーバ型・ハイブリッド型RPA導入サービスと、NEC デスクトップ型RPA導入サービスがあります。どのような課題を解決したいのか相談すれば、最適なサービスを提供してくれます。より詳しい内容は以下のページで確認可能です。

参考：RPAロボットの開発支援「NEC RPA導入支援ソリューション」

【NEC RPA適用診断サービス】
NEC RPA適用診断サービスは、どの業務にRPAを適用すると良いのかを診断してくれるサービスです。RPAを活用したい業務をすでに洗い出しできている場合には、このサービスを利用することで業務の可視化、数値化がされ、RPAを導入した際のイメージを共有してくれます。

RPA導入におけるリスクは少しでも軽減しておきたい方に最適なサービスとなっておりますので、「意味がない導入」にならないためにも導入前に活用していただきたいサービスの一つです。詳細は以下のページに記載してあるため、参考にしてみてください。

参考：RPAの失敗リスク低減「NEC RPA適用診断サービス」

自社が抱える課題をRPAによって効率よく解決するためには、これら2つのサービスの活用がおすすめです。

●まとめ

RPAを導入し、パソコンで行える単純作業を自動化することで、業務効率化を図れます。少子高齢化による労働力の減少が続く日本では、業務の生産性を向上して人材不足を補うためのツールとして、RPAがますます必要とされていくと考えられます。導入を検討中という企業の担当者さまは、自社で自動化できそうな業務を洗い出すことからスタートしてみてはいかがでしょうか。