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特長・利用例

PROCENTER/C

文書管理と文書共有双方の要件を満たす豊富な機能を標準装備しています。
以下の特長からお客様の課題に合わせて訴求ポイントを取捨選択した、柔軟な提案が可能です。

配布・受領確認を確実に行うしくみ
大容量ファイルも確実に送受信可能
確実に最新版を関係者と共有
文書のライフサイクルを一元管理
保管期限を設定し不要文書を自動削除
探している文書を簡単に参照
文書の開示・操作権を管理
サーバ内を暗号化しセキュアに文書を保存
多要素認証でログイン時のセキュリティ向上
ファイルダウンロード時に暗号化し二次漏えいを防止
ファイルの保存先にBoxを指定可能
APIで簡単に他システム連携が可能

利用例1.　機密情報管理

情報漏えいリスクの低減/ゼロトラスト/テレワーク推進

業務の背景と課題

【業務と背景】

  • 営業部門で契約書や顧客情報など、秘匿性の高い情報を管理しないといけない。
  • 設計・製造部門で、製品の設計書などをセキュアに共有したい。
  • テレワークの環境でも、会議資料や企画書など社外秘の情報にアクセスしたい。

【お客様の課題】

  • ユーザが機密情報の開示範囲を順守できる運用を実現したい。
  • セキュリティレベルを高くしても社外ユーザとの情報共有はスムーズに簡単に行いたい。
  • ダウンロードされたファイルの二次漏えいを防止したい。

多要素認証でログイン時のセキュリティ向上
文書の開示・操作権を管理
サーバ内を暗号化しセキュアに文書を保存
ファイルダウンロード時に暗号化し二次漏えいを防止
PROCENTER/Cの機能と解決ポイント
  1. 多要素認証でなりすましを防止し、きめ細やかなアクセス権制御で文書の開示範囲を制限できます。
  2. サーバ内のデータは暗号化し、内容の漏えいを防止。ダウンロード時にもファイル暗号化を行い二次漏えいも防止します。
  3. すべての操作ログを保存し、不正アクセスを検出可能です。
導入効果

機密情報管理に求められるセキュリティ要件と利便性を両立！

  1. ゼロトラストに耐えうるセキュリティ基盤で、標的型攻撃や内部不正による情報漏えいへの対策ができた。
  2. 組織単位での権限付与とログの管理により、ガバナンスを強化できた。
  3. 社内の機密情報にセキュアにアクセスできるため、テレワークが推進できた。

利用例2.　社内や社外ビジネスパートナーとの文書共有

企業の競争力強化／製造リードタイムの縮減／業務品質向上

業務の背景と課題

【業務と背景】

  • 社外の設計事務所に業務委託するので技術文書を共有したい。
  • 国内外の取引先と図面などの大容量ファイルを共有したい。
  • 本部と店舗間で、最新の社員向け教育マニュアルを共有したい。

【お客様の課題】

  • 委託先にメール添付やDVDで送った技術文書が届いているか、リアルタイムに確認したい。
  • 図面や動画などの大容量ファイルを、簡単に共有したい。
  • 本社と店舗間でファイル版数の認識違いを防止したい。

配布・受領確認を確実に行うしくみ
大容量ファイルも確実に送受信可能
確実に最新版を関係者と共有
PROCENTER/Cの機能と解決ポイント
  1. 確実な配布受領管理機能により、委託先の受領状況をリアルタイムに確認できるようになります。
  2. 大容量ファイル転送機能により、図面なども国内外の取引先と共有できるようになります。
  3. 自動で文書の版数が管理され、意識しないでも最新版の文書を参照できます。
導入効果

社内外の情報共有にかかる手間を大幅に削減！

  1. 配付受領ステータスを、取引先から連絡を貰わなくてもリアルタイムに確認が可能になった。
  2. DVDなど物理媒体を使わないで、大容量ファイルを海外とも簡単に共有できるようになった。
  3. 最新版の利用が徹底され、作業の後戻りが減った。

利用例3.　契約書管理（DocuSign連携）

契約書の一元管理／契約業務の効率化／ペーパーレス

業務の背景と課題

【業務と背景】

  • テレワークへの移行に伴い、押印レス・ペーパーレスを推進したい。
  • 契約業務全体のプロセスを見直し、効率化したい。

【お客様の課題】

  • 社内稟議、電子契約、契約書管理の仕組みがバラバラで、進捗が把握できない。
  • 契約に関係するメンバーしか契約書が確認できず、契約書の管理が個人任せになっている。
  • 取引先との契約書の送受信や契約書の原本管理を、安全に効率よく行いたい。

文書のライフサイクルを一元管理
探している文書を簡単に参照
文書の開示・操作権を管理
PROCENTER/Cの機能と解決ポイント
  1. 承認機能や版数管理機能で、いつ誰が承認や改版したかを履歴として残すことができます。
  2. 締結したPDFと契約日や金額などのメタデータを合わせて管理し、範囲指定や複数条件指定での検索が可能です。
  3. スキャンした契約書と電子署名した契約書を改版できない状態で保管し、組織ごとの権限で共有できます。
導入効果

契約書の一元管理と契約業務全体の効率化・セキュリティ強化・完全ペーパーレス化を実現！

  1. 電子契約サービスと連携することで、契約締結に掛かる時間やコストを削減でき、契約業務が効率化できます。
  2. 適切な開示範囲で契約書の活用と長期保管が可能になります。
  3. 押印だけでなく、契約書の作成から社内稟議までを一貫して行えるので、完全ペーパーレス化が実現できます。

利用例4.　文書管理プラットフォーム（APIを活用）として利用

業務にあったシステムの提供／短納期・高品質なシステムの実現

業務の背景と課題

【業務と背景】

  • 業務システム構築の際に、利用部門増加による負荷増を見越した設計・開発を行いたい。
  • 基幹システムに登録される文書を一元管理する機能を構築したい。

【お客様の課題】

  • 利用ユーザ数やデータ量増加によるシステム負荷増に柔軟に対応したい。
  • ユーザが意識せずに、確証ごとに適正な保管期限管理を行いたい。
  • 基幹システムの膨大なデータ管理基盤を、低コスト・短納期・高品質に構築したい。

保管期限を設定し不要文書を自動削除
APIで簡単に他システム連携が可能
サーバ内を暗号化しセキュアに文書を保存
PROCENTER/Cの機能と解決ポイント
  1. APIを用いて他システムと簡単に連携が可能です。
  2. 保管期限機能により、法律や規定で定められた確 証の保管期限管理をサポートします。
  3. 業務システム開発時にデータ管理機能を担うエンジンとして組み込むことも可能です。
導入効果

データ管理基盤を高品質・低コストで実現

  1. PROCENTERのAPIを活用して、複数のシステムの連携を簡単に実現。システム導入のコストを大幅短縮。
  2. 認証の登録･管理を効率化しユーザ使い勝手向上。
  3. 業務に合わせた専用画面に書管理機能エンジンとして組み込むことで、使い勝手の高いシステムを提供。

利用例5.　オフィス文書や技術文書の管理

スムーズな管理プロセス／業務品質の向上／業務効率化

業務の背景と課題

【業務と背景】

  • 開発部門と品質部門で最新版の文書を管理したい。
  • 過去の設計書や図面を探す時間や共有する時間を短縮したい。
  • 監査対応のため、承認の履歴もすべて残したい。

【お客様の課題】

  • メール添付でファイルをやり取りしており、版数の取り間違いや作業の後戻りが発生している。
  • PCのローカルやファイルサーバなどにファイルが点在しており、必要なファイルが探せない。
  • 承認前のファイルが共有され、正式版とドラフト版の区別がつかない。

文書のライフサイクルを一元管理
探している文書を簡単に参照
文書の開示・操作権を管理
PROCENTER/Cの機能と解決ポイント
  1. 自動で文書の版数が管理され、意識しないでも最新版の文書を参照でき、関係者に更新を通知することが可能です。
  2. 属性検索やQuickSolution※と連携した全文検索で、目的のファイルを簡単に探せます。
  3. 文書登録時に承認して公開することができます。承認や改版の履歴もすべて記録され、いつでも確認可能です。
  • ※
    QuickSolutionは住友電工情報システム株式会社の製品です。
導入効果

文書管理の負担を軽減し、業務効率化を実現！

  1. 最新版の文書を探さずに、常に最新版の文書を複数部門間で共有できるようになった。
  2. ファイルを探す時間が短縮でき、本来の業務に集中できるようになった。
  3. 監査対応者自身で必要な文書や証跡を確認することができ、監査対応時間の短縮につながった。

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