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基幹システム更新の“落とし穴”帳票移行コストを最適化する方法とは？
SimpWright (シンプライト)基幹システムの刷新では、機能やコスト、データ移行のしやすさだけでなく、帳票移行についても計画段階から慎重に検討する必要があります。帳票移行の検討を後回しにした結果、コストが膨れ上がりプロジェクトが頓挫してしまう……そんな事態を回避するために、“セルフBIツール導入による帳票内製化”のアプローチを紹介します。
基幹システム更新では、帳票移行の検討を後回しにしない
システムのバージョンアップ、インフラのサポート終了、既存ベンダのサポートに対する不満などがトリガーとなって、基幹システムの更新を検討する企業は少なくありません。特に昨今は社内システムのクラウド移行を進める企業が増え、基幹システムをSaaSに切り替えるケースもよく耳にします。こうしたケースで後回しにされがちなのが膨大な帳票の移行をどうするかです。帳票数が数百を超えるような企業では、帳票作成のコストが膨れ上がり、移行プロジェクトそのものが頓挫してしまうこともあります。こうした事態を回避するためにも、計画段階で既存の帳票をしっかり棚卸して、そもそも帳票を出力する必要がないもの（データ確認さえ出来ればOKなもの）はないか、基幹システムの標準帳票で対応できない帳票がどれくらいあるか、などを精査する必要があります。
帳票を3つに分けて移行方法を検討する
帳票の棚卸では、まず、使われていない（＋今後も使う見込みのない）帳票を除外したうえで、基幹システムの標準帳票で対応できるかどうかでふるいにかけ、“基幹システムの標準帳票で対応できないもの”について、下記3種類に分けて移行方法を検討することをお勧めします。（標準帳票が使えるものについては、基幹システムに移行することで解決）
1）社外向け専用帳票
取引先など社外とのやり取りで使用する専用の帳票です。社判・企業ロゴやバーコードなどを所定の位置に配したり、ビジネス特有の項目が盛り込まれるなどの特殊性から、基幹システムの標準帳票で対応できないもので、請求書や納品書などが該当します。ベンダに基幹システムのカスタマイズを依頼して作成する場合、相応のコストが発生することになります。
2）社内向け定期・定型帳票
社内（部門内）で継続的に（頻繁に）利用される帳票です。個社ニーズに対応した定型フォーマットの管理表や分析レポートなどが該当します。デザイン性を追求しないのであれば、現場が用意したExcelのテンプレートにデータを差し込む方式で済む可能性もあり、ベンダにカスタマイズを依頼する場合もコストを抑制することができます。
3）非定期・非定型の帳票
キャンペーンの売上集計など、非定期で都度作成する社内向け帳票です。取得するデータも都度異なるため、基幹システムをカスタマイズして定型帳票を用意する必要性は低く、無理に帳票化せずに、情報システム部門に頼らず現場社員が簡単にデータを取得できる仕組みを整えるなど、別のアプローチもあります。
セルフBIツールで内製化を進めるアプローチも
前段の1）と2）の帳票について、ベンダに依頼して基幹システムをカスタマイズする場合、問題はそのコストです。帳票数が多ければ多いほどコストが膨らみ、プロジェクトの長期化は避けられません。“せめてベンダに依頼するのは1）だけにして、2）についてはなんとか内製化できないだろうか……”と考えてしまうのも無理はありません。
そんな企業にお勧めなのが、セルフBIツールを導入して帳票作成を内製化するアプローチです。内製化については、外部に依頼するよりも圧倒的にスピードと柔軟性に優れ、デジタル人材の育成にもつながるなどメリットが多いことから、さまざまなIT領域で拡大しつつあることはご存知の通りです。セルフBIツールを導入すれば、帳票作成を内製化でき、基幹システムのカスタマイズを最小化してプロジェクト予算を最適化できます。
セルフBIツールと呼ばれる製品・サービスの多くは、“ノーコードでデータ参照・抽出する機能”や“Excelなどを用いて帳票を作成する機能”を搭載しています。こうした機能により、現場の社員が直接データベースにアクセスして必要なデータを抽出したり、帳票を作成して出力したりが可能になります。
前段の3種類の帳票について言えば、2）の定型帳票はもちろん、それほど厳密に再現する必要がない一部1）の専用帳票の内製化も実現するほか、3）のケースについても、情報システム部門に依頼してデータ抽出する手間や時間をなくし、業務のスピードアップにつながります。
セルフBIツール「SimpWright（シンプライト）」
代表的なセルフBIツールが「SimpWright」です。NECソリューションイノベータが独自開発した純国産のセルフBIツールで、前段で解説した主要2機能を標準搭載するほか、細かなアクセス権限設定によるセキュリティの担保や、ユーザ数が増えても安心の料金体系などにより、“社員全員＝データサイエンティスト”というデータ活用の理想形に導きます。その他特長や機能など詳細については、是非製品サイト（https://www.nec-solutioninnovators.co.jp/sl/simpwright/index.html）をご覧下さい。
