NECソリューションイノベータ

既存の勤怠管理システムと連携し、従業員の勤務形態に適したPC設定で、コンプライアンスと企業方針の「働きやすい環境づくり」を促進

マキヤ様

事例の概要

課題背景

ノートPCの貸し出しで、いつでもどこでも仕事ができてしまうため、時間外勤務の実態が把握しづらくなっていた。
不適切な時間外勤務を減らし、従業員が働きやすい環境づくりを維持、促進できる業務環境を構築する必要があった。
既存の勤怠管理システムと円滑に連携し、従業員の勤務形態に即した手軽に活用できるサービスを探していた。

成果

PCの使用時間が可視化され客観的な勤務時間が把握可能になり、働き方関連法案へ対応できた
法対応のみならず、BCP対策として、今後感染症禍などに直面した場合における自宅などにおけるテレワークのガイドラインも作成できた。
時間外勤務に対する社員の意識が変わり、働き方改革に弾みがついた
時間外勤務や休日出勤に対する社員の意識が大きく変わり、コンプライアンスと「働きやすい環境づくり」という会社の基本方針を推進する体制が整った。
勤怠管理システムと連携し、実際の勤務形態に即した就業管理が可能になった
既存の勤怠管理システムとの連携がスムーズに行え、個々の従業員の勤務形態に合わせて本サービス活用できる仕組みを構築できた。

導入前の背景や課題

ノートPCの貸し出しで、時間外勤務時間や休日勤務などの実態把握が困難に

株式会社マキヤ様（以下マキヤ様）は、静岡県を中心に中部・関東一円で生活雑貨をはじめインテリア、衣料、食品、家電など多彩な商品を扱い、独自の店舗を展開する大型の流通企業です。
本社に勤務する従業員には、机上にデスクトップPCが配置されていますが、商品部のスタッフは仕入れの出張や店舗への出向が頻繁に発生するため、会社からノートPCが貸与されていました。そのため、勤務時間外や休日でも仕事ができる状況になっていました。

2019年4月から働き方改革関連法の施行にともない、勤務実態を正確に可視化できる業務環境を構築する必要がありました。「貸し出されたノートPCがあれば、いつでもどこでも仕事ができてしまう環境でした。店舗は休日でも開いており、土・日でも本社へ出勤するスタッフがいて、休日勤務や時間外勤務の実態把握が難しくなっていました」と、杉山真哉氏は当時を振り返ります。

「弊社の場合、部署や役職によって休日がそれぞれ異なるので、ノートPCを使っているのが勤務時間内なのか時間外勤務なのか正確に把握しづらく、勤務時間のコントロールが課題となっていました」と長谷川順道氏。

そこで、既存の勤怠管理システムと密接に連携し、従業員の勤務形態ごとにきめ細かなPC制御ができる仕組みを探しました。そのようなニーズを満たす製品が、「NEC働き方見える化サービスPlus」（以下本サービス）だったといいます。

PCロック機能

勤怠管理システムとの連携

選択のポイント

既存の勤怠管理システムと連携し、勤務形態に応じて柔軟に設定できるのが魅力

導入のポイントとなったのは、既存の勤怠管理システムとスムーズに連携でき、従業員の勤務形態や勤務計画に則してPCの使用時間を柔軟に設定できる点でした。

マキヤ様では、他社のサービスも調査や検討を行いましたが、既存の勤怠管理システムと連携でき勤務時間に沿ってPCをロックする機能は、他では見つからなかったといいます。また、本サービスが個々の従業員の勤務形態に寄り沿ってフレキシブルに設定が変えられる点も、流通現場の多様な勤務シフトにフィットすると感じました。

「本サービスは、既存の勤怠システムのデータと円滑に連携できるので管理が容易だと感じました。」（長谷川氏）。また、従業員の勤務形態に合わせて勤務時間を設定できる点が最大の選択ポイントでしたが、PCの操作ログが可視化されるので、正確な勤務情報が把握できる点も評価のポイントとなりました。

使いやすいUIで、サービス利用者は簡単に操作を理解できた

誰でもわかりやすく操作しやすい画面なので、特に社内で説明会など開かなくても従業員のほとんどは即座に理解できたといいます。従業員がPCを使用していても本サービスを意識することなく、なんら違和感なく使える点も導入しやすいと感じました。「操作画面が非常にわかりやすくて使いやすくUIに優れている点と、ファイル出力が容易なのでスムーズに導入できると直感しました」（長谷川氏）。

「従業員が利用するにあたって、複雑な画面だと大変だと思っていましたが、操作性が高くパソコン自体が重くなることもありませんでした。また、クラウドによるサブスクリプション型のサービスなので、社内にサーバなどの追加がまったく必要なく契約したらすぐに使えるのと、月々の費用も安価でスモールスタートができる点もニーズにマッチしていました。」（杉山氏）。

こうして、マキヤ様は2020年7月に無料トライアルを実施し、2021年1月より本サービスのスタンダードプランを導入しました。

導入後の成果

従業員の意識が大きく変わり、働き方改革や業務環境の改善に弾みがつく

当初は、本サービスの導入をためらう雰囲気が社内にはあったといいます。しかし、コンプライアンスの観点と「働きやすい環境づくり」という会社の基本方針から、特に時間外勤務の多いユーザへ導入を進めていき、現在では正確な勤務管理が行えるようになりました。
そして、本サービスの導入をきっかけに、勤務時間外の時間外勤務や休日勤務に対する従業員の意識が大きく変わり、働き方改革や業務環境の改善に弾みがついたといいます。

また、マキヤ様は新型コロナウィルス感染症（以下 COVID-19）禍に本サービスを導入しましたが、今後自宅でテレワークを迫られるような事態に直面しても業務を続けてもらうことのできるBCP対策として、最適な仕組みだと感じました。
「COVID-19禍による部署閉鎖は幸い起きていませんが、そういった危機的な状況でも本サービスを導入していれば、勤務形態をきちんと維持、把握しながらテレワークで業務をそのまま継続できると実感しました。もしリスクが現実化した場合に備え、テレワークに関するガイドラインが作成できた点もメリットの1つです」（杉山氏）。
「勤務管理は勤怠管理システムを中心とした運用形態になっており、その情報を本サービスに反映させる使い方をしていますが、勤怠管理システム側で勤務予定を修正すると、本サービスにもすぐに反映されて非常に便利だと感じます」（長谷川氏）。

現在、本サービスを導入しているのは、本社商品部のバイヤーを中心に70名ほどが利用するノートPCですが、近々社内に配置されているデスクトップPCにも利用を拡大していく方針です。

株式会社マキヤ

所在地	本社：〒417-0801 静岡県富士市大淵2373番地
創業年	創業：1800年（寛政年間）頃法人設立：1953年
事業内容	「信頼・利益・感謝」の3つの経営理念をベース、生活雑貨やインテリア、衣料、食品、家電、IT、健康など多彩な分野の製品販売を通じて、快適で豊かな生活をトータルに提案する、江戸時代からつづく創業200年を超える老舗流通企業。
資本金	11億9,831万円（2022年3月末現在）
売上高	644億円（2021年3月末実績）
従業員数	約2,600名（パート・アルバイト含む）