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タイムスタンプ不要なPROCENTER SaaSの電子帳簿保存法対応について

企業間・部門間情報共有プラットフォーム「PROCENTER SaaS(プロセンター サース)」は電子帳簿保存法の「スキャナ保存制度」と「電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存制度」に対応します。タイムスタンプ不要で電帳法への対応が可能なPROCENTER SaaSの概要と優位点についてご紹介いたします。

電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法は、高度情報化・ペーパーレス化が進展し、会計処理の分野でもコンピュータを使用した帳簿書類の作成が普及する中で、国税の納税義務の適正な履行を確保しつつ、納税者等の国税関係帳簿書類の保存に係る負担を軽減するために、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律です。

令和3年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しについて
経済社会のデジタル化を踏まえ、経理の電子化による生産性の向上、記帳水準の向上等を目的として、令和3年度の税制改正において、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律(平成 10 年法律第 25 号。以下「電子帳簿保存法」といいます。)」の改正等が行われ(令和4年1月1日施行)、帳簿書類を電子的に保存する際の手続等について、抜本的な見直しが行なわれました。

出典:new window国税庁 電子帳簿保存法が改正されました(令和3年12月改訂)

電子帳簿保存法に対応するメリット

電子帳簿保存法上の区分

電子帳簿保存法は3つに大別されます。以下、それぞれの概要について解説いたします。
①電子帳簿等保存は、データ保存は会計システムを使って作成される総勘定元帳、仕訳帳、損益計算書など「帳票類」が対象となります。
 これらは、要件を満たすことで紙出力することなく、電子データのまま保存することができます。
②スキャナ保存の対象は領収書、請求書のような紙で受領した書類です。
 紙文書をスキャナに読取、電子データ化して保存することで紙文書を廃棄することが可能となります。
③電子取引は、EDI取引をはじめ、メールに添付された請求書や予約サイトからダウンロードした領収書など、電子的に授受する書類が該当します。

  • 令和4年度税制改正大綱にて「電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存の宥恕措置」について発表がありました。
    最新情報は関係機関のホームページ等でご確認ください。
1.帳簿書類のデータ保存 2.スキャナ保存 3.電子取引
「電子帳簿保存法」とは、国税関係帳簿書類を電子的に保存する方法について定めた法律

電子帳簿保存法の対象書類

対象書類を整理したものが下図となります。企業間・部門間 情報共有プラットフォーム「PROCENTER SaaS(プロセンター サース)」は、
取引相手から授受した紙書類を電子データに変換して保存する「スキャナ保存」、また電磁的方式により取引を行った際の授受データを
管理する「電子取引」に対応した製品です。

電子帳簿保存法|対象書類
電子帳簿保存法|対象書類

令和3年度 電子帳簿保存法改正のポイント

上で述べたような文書について、これまではデータと書面、両形態での保存が容認されていましたが、令和4年1月1日以降の電子取引から書面保存は不可となり「一定の要件を満たして」データで保存することが義務化されます。なお、令和3年度電子帳簿保存法については大幅な改正がなされ、一部の要件が緩和されたことで電子帳簿保存法に対応した運用がしやすくなる一方、罰則の強化など注意が必要な点もあります。実際の運用にあたり、以下の改正内容やポイントをしっかりと押さえておくことが重要です。

  • 実際の運用にあたっては、税理士等の専門家にご相談ください。
1.事前認証制度の廃止 2.検索要件の緩和 3.スキャナ保存要件の緩和 4.電子取引の電子保存義務化

スキャナ保存に関する改正のポイント

電子帳簿保存法の中で、スキャナ保存について改正がなされた要件です。

スキャナ保存要件の改正内容

事前承認制度の廃止
  • 電子保存を開始する前の承認申請書の提出及び承認は不要となり、電帳法の法令要件対応準備が整い次第電子化が可能
タイムスタンプを不要とする運用が可能
  • SaaS型のクラウドサービス等の利用により、一定の要件を満たす場合にタイムスタンプ付与が不要
※ 一定要件とは、保存日時が公共の時刻情報で表示され、設定変更がユーザ側で完全に変更できないこと、保存されたスキャンデータの訂正削除の履歴が確認できるシステムであること
検索要件の緩和
  • 検索項目が「取引年月日その他の日付・取引金額・取引先名称」の3項目のみ
  • 電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができる場合は、範囲指定や複合条件設定の要件は不要
書類受領者の自署不要
  • 書類の受領者等がスキャナで読み取る場合の書類への自署要件が廃止
入力期間の緩和
  • 入力期限は最長で「2ヶ月+概ね7営業日」
適正事務処理要件の廃止
  • 「二人以上の体制で入力」「定期検査後に原本廃棄」など内部統制要件が廃止
重加算税の加重措置が整備
  • データ改ざんにより不正計算された場合の重加算税の税率が10%加重に賦課ふかされる

スキャナ保存要件の概要イメージ

スキャナ保存について、法改正前と法改正後の概要イメージです。
原本との照合や事務処理の適性確認等の手順がなくなったことで、より簡易的に導入・運用ができるようになりました。

スキャナ保存要件の概要イメージ
スキャナ保存要件の概要イメージ

文書管理・情報共有の2つの役割を担い、企業間・部門間でのセキュアな環境で情報を一元管理できるプラットフォームです。

PROCENTER SaaSの特長

PROCENTER SaaSの優位点①
『タイムスタンプ不要』

入力期間内に入力したことを証明できる機能を備えているので、タイムスタンプ不要で運用が可能です。
さらに、クラウドサービスだから、システム導入や維持に掛かる費用や担当者の負担の軽減をご支援します。

タイムスタンプ不要コスト削減 クラウドサービスだから、システム導入や維持に掛かる費用や担当者の負担を軽減!

PROCENTER SaaSの優位点②
『高セキュリティで汎用的に利用可能』

一般的な帳票専用システム(オンプレミス)との比較
帳票管理+αの充実した機能で、様々な用途で汎用的に利用可能です。高セキュリティで安全に運用でき、費用の抑制をサポートします。

    PROCENTER SaaS 一般的な帳票管理システム(オンプレ)
機能 属性管理・検索 ◎ 業務に合わせて自由に属性の拡張が可能 〇 帳票に関連する属性の管理が可能
版数管理 〇 旧版を、更新日時や更新者等の情報と共に管理し、旧版の参照も可能 △ 無いシステムも多い
ワークフロー ◎ 承認フローの設定が可能 △ 無いシステムや、あっても簡易的な承認機能しかないシステムが多い
タイムスタンプ ― タイムスタンプ機能は無し。
※ただし、タイムスタンプ不要での電帳法対応が可能です。
〇 電帳法対応ではタイムスタンプ付与が必須。別途タイムスタンプサービスの契約が必要
拡張性 用途 ◎ 帳票管理以外に、機密文書・技術文書等の管理や、社外との情報共有など様々用途で利用可能 △ 帳票管理に特化
他システム連携 ◎ 豊富なAPIで他システムやクラウドサービスと容易に連携可能 〇 基幹システムやワークフローシステム等と連携可能
セキュリティ アクセス権 〇 フォルダやファイル単位にユーザ・グループのアクセス権を5段階で設定可能 〇 帳票ごとに参照権限を付与
アクセスログ ◎ 管理者はユーザのログインやファイル参照など、すべての操作ログを参照でき、CSV出力も可能 △ 無いシステムや、あっても限定したログしか参照できないシステムが多い
費用 イニシャルコスト ◎ 初期費用不要で、初月から月額費用のみで運用開始可能 × ハードウェア、ソフトウェア等の初期費用が発生
ランニングコスト △ 月額費用が発生 △ 保守費用やタイムスタンプサービスの費用が発生。 バージョンアップ作業も必要

運用イメージ

PROCENTER SaaSでは、電子帳簿保存法に対応した運用が可能です。
タイムスタンプ不要での法対応だけでなく、PROCENTER SaaSの持つ豊富なAPIを使い(※1)様々なシステムと連携することもできます。

価格

メニュー 通常価格(月額) 備考
基本サービス 50,000円 ユーザID数:20
ディスク容量:50GB
ヘルプデスク:3インシデント/月
追加ユーザ 1,000円/1ID  
追加ディスク 3,000円/10GB  
追加ヘルプデスク 100,000円/10インシデント  

ソリューション

企業間・部門間 情報共有プラットフォーム「PROCENTER SaaS(プロセンター サース)」は電子帳簿保存法の
「スキャナ保存制度」と「電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存制度」に対応します。

  • PROCENTER/C

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    企業間・部門間にあふれるファイルを共有・一元管理し、スムーズかつ安全で効率的な情報活用を推進します。ビジネスに必要なさまざまなコンテンツをスムーズかつセキュアに共有・一元管理。企業間、部門間 情報共有プラットフォーム「PROCENTER/C(プロセンターシー)」が効率的な情報活用を推進します。

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