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受注業務効率化ソリューション
ULTRAFIX/OM

FAXや電話など、人手のかかる受注業務を「少人数でスピーディーに効率よく」
入力できる、受注業務効率化ソリューション ULTRAFIX/OM。

受注業務効率化ソリューション ULTRAFIX/OM・製品紹介

  • 手書きFAX・電話メモの受注入力作業効率化を支援

    本製品は、ICTの活用により、FAXや電話など、人手のかかる受注業務を「少人数でスピーディーに効率よく」入力できるシステムです。FAXイメージを参照しながらの入力、手書き文字のあいまいなキーワード検索や過去販売履歴を使った入力など、画面の切り替えなしで、1画面で誰でも簡単に入力できるため、受注業務の効率化が図れます。
    さらに、ペーパーレスでの受注確認やFAX送信、得意先別FAX-OCR用紙によるFAX受注など、多彩なソリューションメニューを用意。現在の業務スタイルを変える提案、次の業務スタイルを創造する提案により、お客さまの受注業務の生産性向上・コスト削減につなげます。

ULTRAFIX/OMは、受注担当者の声(ノウハウ)をもとに生まれた、
誰でも簡単・スピーディーに入力できる電話・FAX受注管理システムです。

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受注業務効率化ソリューション ULTRAFIX/OM・製品特長

「画面切り替え不要、初心者でも使いやすい操作性」、「マルチキーワード検索」、「ペーパーレスFAX管理」、「得意先別FAX-OCR」により、お客さまの電話・FAX受注業務の生産性向上・コスト削減を支援します。

  • Point1

    画面切り替え不要、
    初心者でも使いやすい操作性

    大型ワイドディスプレイを採用し、中高年の方にも大きな文字でイメージも見やすく、一連の受注入力操作を画面切替せずにスムーズに入力することができます。

  • Point2

    マルチキーワード検索
    (過去注文履歴活用)

    手書きFAXなど読みづらい商品名を「ひらがな/カタカナ/漢字」のどのキーワードでも”あいまい検索”により簡単に検索できます。
    過去注文履歴からすばやく検索するためリピート発注はスピーディに商品選択ができます。

  • Point3

    ペーパーレスFAX管理

    受信したFAXはイメージで保存しデータで管理することで、印刷・保管コスト削減や仕分作業の削減、紛失リスクを軽減できます。
    受信したFAXは受付が早い順に画面上位に表示されるため、入力遅れがないように管理することができます。

  • Point4

    得意先別FAX-OCR

    得意先別に直近の注文回数の多い商品を抽出し、得意先専用のFAX-OCR用紙を作成することができます。手作業で商品選択した内容をアップロードすることで同様に得意先専用のFAX-OCR用紙を作成することができます。得意先FAX-OCR用紙の注文により、リピート発注の入力を軽減できます。

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受注業務効率化ソリューション ULTRAFIX/OM・機能紹介

本製品は、「使いやすい画面操作」、「マルチキーワード検索」、「ペーパーレスFAX管理」、「OCR連携」、「CTI連携」、「IVR受注」、「メール連携」、「スキャナ連携」、「モバイル受注」、「音声入力」などのさまざまな受注チャネルと連携ができお客様さまの電話・FAX受注業務の生産性向上・コスト削減を支援します。

  • 使いやすい画面操作

    • 大型ワイドディスプレイの採用により、A4縦のFAXイメージが画面左に表示されます。(27インチをご推奨)
    • 一連の受注入力操作を画面切替せずにスムーズに入力することができます。
    • 中高年の方にも大きい文字でイメージも見やすく、使いやすい画面操作環境を提供します。
  • マルチキーワード検索

    • 商品検索は「ひらがな/カタカナ/漢字」のどのキーワードでも“あいまい検索”が可能です。
    • 過去履歴の大量データからでもすばやく該当候補を表示します。
    • 新しい商品は商品マスタから検索します。

    ※本機能は特許出願済です。

  • ペーパーレスFAX管理

    • 受信したFAXは受付が早い順に画面上位で一覧画面に自動的に表示されます。条件で絞込んだFAXだけを一覧画面に表示させることも可能です。
    • 得意先へ自席からFAXイメージにコメントや受領印(押印スタンプ)を貼り付けて返信できます。
    • 受信したFAXはイメージで保存しデータで管理するため、得意先からの問い合わせにも簡単にFAXを検索することができます。
  • OCR連携

    • 得意先別に直近の注文回数が多い商品をFAX-OCR用紙に印刷できます(手動での商品選択も可)。
    • 注文数の記入のみで済むため、これまで手書き注文されていた得意先様の負荷軽減に寄与します。

    ※OCR:手書き文字や活字を読取し、データ化する機能

    ※本機能は特許出願技術を採用しています。

  • CTI連携

    • 電話の着信で得意先情報を表示、得意先検索が不要です。
    • 過去の注文履歴データは、発注回数が多い商品から上位に表示します。
    • FAXからの受注入力中でも電話応対できるため、少人数での対応が可能となり効率化が図れます。
  • IVR受注

    • 得意先様が電話操作で注文を登録して頂けます。
    • 音声合成機能を利用して商品名を読み上げます。
    • FAX自動送信や要件によるオペレータ振分などにも活用できます。
  • メール連携

    • メールアドレスから得意先を特定できます。
    • FAXと同じように画面参照しながら受注入力ができます。
  • スキャナ連携

    • 紙の注文用紙をスキャナでイメージ化し、画面で参照できます。
    • OCRと連携することで自動でデータ化することができます。
  • モバイル受注

    • 電話やFAXに代わる新しい受注チャネルとして、スマートフォンやタブレットを活用できます。
    • 得意先様に直接入力してもらうことで、受注担当者の負荷低減が期待できます。
    • 営業担当者も外出先から入力できます。
  • 音声入力

    • 音声認識技術を活用し、商品検索を音声発話にて行うことができます。
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受注業務効率化ソリューション ULTRAFIX/OM・導入メリット

業務コストの軽減、作業の平準化、初心者の即戦力化、業務品質の向上に貢献します。

  • 業務コストの軽減

    • FAX1件あたりの作業時間短縮を可能にし生産性向上を支援します。
    • ピーク時にも少人数で効率のよい対応が可能です。
    • 作業の効率化、ペーパーレス化によりコスト削減が可能です。

    作業の平準化

    • どの得意先にも誰もが対応できるようになります。
    • 得意先毎に要員を専任化する必要がなくなります。

    初心者の即戦力化

    • 初心者でも短期間の教育で受注業務の対応が可能です。
    • 大きい文字でイメージも見やすく、中高年の方にも使いやすい画面設計です。
    • 経験・スキルによらず人材を募集できます。
  • 業務品質の向上

    • 商品選択ミス、入力ミス、転記ミスなどを軽減します。
    • 正確でスピーディーな受注対応で顧客サービスを向上します。
  • 作業時間の効率化により、コスト削減が図れます。
    事例では40%の効率化に成功。

    • 電話やFAXの注文は受注比率は小さくても、人件費のコスト比率で見た場合、非常に大きな割合を占めています。
    • 導入後、FAX受注入力の作業時間が大きく効率化できました。
    • FAX注文をOCR化したことにより3.8→5.1明細/件へ増加し、1回あたりの注文数が増加するという効果もでました。
    • 電話応対もCTI連携やマルチキーワード検索で改善が見られました。

    ※お客様における導入効果を保証するものではありません。

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電話・FAX受注業務の課題解決

受注業務効率化ソリューション ULTRAFIX/OMは、電話・FAX受注業務の課題解決を支援します。

電話・FAX受注業務のさまざまな課題

一般的な販売管理システムは、電話メモや手書きFAXから簡単に入力することを想定していません。
そのため、検索や入力に時間やノウハウが必要になります。そこが受注業務の効率化を阻害している主な原因となっています。

受注業務効率化ソリューション ULTRAFIX/OMが課題解決を支援します。

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受注業務効率化ソリューション ULTRAFIX/OM・システム構成

本製品は、「ペーパーレスFAX管理」、「OCR連携」だけではなく、「CTI連携・IVR受注」、「メール連携」、「スキャナ連携」、「モバイル受注」、「音声入力」などさまざまな受注チャネルとの連携を実現します。

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