電子帳簿保存法の対応をスムーズに進めるには？

請求書など国税関係の帳票や、電子上で受け取った文書の保管方法を定めた電子帳簿保存法。

電子帳簿保存法の対応をスムーズに進めるには、担当者自身が最新の改正要件と対応時の注意点を理解し、
同時に現場からの質問に対して答えられるようにしておくことが大切です。
また、電子帳簿保存法に対応した帳票管理ツールを検討することもおすすめです。

ステップ1．対象書類ごとの最新保存要件を知る

電子帳簿保存法は保存する書類によって、大きく3つの保存要件に分かれます。
1つ目は、帳簿や決算時に必要となる帳票類の「電子帳簿保存」に関する要件。
2つ目は、紙の文書をスキャナで読み取って保存する「スキャナ保存」の要件。
3つ目は、電子的に受け取った取引情報の保存「電子取引」に関する要件です。

ReoprtFilingでは、スキャナ保存と電子取引の法要件に対応しています。

電子帳簿保存法の最新要件

最新の2022年の改正では、要件の緩和と電子取引に関する一部要件の強化が決まりました。
特に電子取引は、2024年1月からは宥恕の期間が終わるため、要件に従った電子データの保存が義務化されますので、準備を進めましょう。

最新2022年、電子帳簿保存法の改正ポイントまとめ表

詳細は国税庁「電子帳簿保存法が改正されました（令和3年12月改訂）」にても、ご覧いただけます。

要件の緩和①：事前承認制度の廃止

国税関係書類の電子保存を始める上で事前に税務署庁の承認が必要でしたが、2022年1月からは不要に。
電子帳簿保存法に対応した帳票管理システムを導入次第、電子保存を開始できるようになりました。

要件の緩和②：検索要件の緩和

電子保存においては、帳簿の種類に応じた様々な主要記載項目により検索できることが条件でしたが、
「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目のみに緩和されました。

要件の緩和③：スキャナ保存・タイムスタンプ要件の緩和

SaaS型のクラウドサービスが稼働するサーバ（自社システムによる時刻の改ざん可能性を排除したシステム）がNTPサーバ（ネットワーク上で現在時刻を配信するためのサーバ）と同期し、かつ、スキャナデータが保存された時刻の記録及びその時刻が変更されていないことを確認できるなど客観的にそのデータ保存の正確性を担保することができる場合は、必ずしもタイムスタンプは必要ではなくなりました。

要件の強化①：電子取引データの電子保存の義務化

2022年1月からは、電子取引の情報は、電子保存が義務化（2023年12月までは宥恕期間）。電子的に授受した請求書等は紙に出力して保存することができなくなります。

要件の強化②：罰則規定の強化

保存要件が緩和される代わりに、スキャナ保存及び電子取引データの改ざん等による不正計算があった場合には、通常の重加算税の税率に10％が加重されることになりました。

ステップ2．タイムスタンプ要件の注意点を理解する

改正前の電子帳簿保存法では、すべてのスキャナ保存書類にタイムスタンプが必要でした。しかし最新の改正では、SaaS型のクラウドサービス上で記録の訂正・削除のログを確認できるなら、タイムスタンプは不要となりました。

しかし、これは「ユーザーがSaaS型のクラウドサービス側で付与した日付情報を変更できないこと」を前提としています。
つまり、何らかの理由でサービス提供が中止になると、ユーザーがSaaS型のクラウドサービスから帳票を取り出した時点で日付情報は担保されず、電子帳簿保存法の要件を満たさなくなるリスクがあります。

リスクに備えるには、タイムスタンプ付与機能のあるシステムのご利用がおすすめです。
ReportFilingなら、電子帳票にタイムスタンプを付与するため、永続的に保証された情報をお持ちいただけます。

ステップ3．現場からのニッチな質問に対応する

電子帳簿保存法の対応時は、現場からのニッチな質問も想定されます。
最新の改正要件だけでなく、現場でありがちな疑問に答えるためのQ＆A集を作成しました。
スムーズな対応のため、ぜひダウンロードしてご活用ください。

電子帳簿保存法の対応はタイムスタンプ機能のある
ReportFiling（レポートファイリング）がおすすめです

電子帳簿保存法に対応しつつ、スムーズな帳票管理を電子化を目指すなら、
JIIMA認証を受けた帳票管理システムReportFilingがおすすめです。