在宅勤務の生産性を上げるポイントは「業務の見える化」にあり!

働き方改革の推進を支援・特集コラム

在宅勤務の生産性を上げるポイントは
「業務の見える化」にあり!

在宅勤務では、従業員の隠れ残業やコミュニケーション不足が問題になりがちです。そこで効果を発揮するのが、業務の見える化です。従業員のタスクや勤務時間を可視化することで、業務の無駄を削減するための対策が打ちやすくなります。

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在宅勤務の生産性を上げるポイントは「業務の見える化」にあり!

「COVID-19」の影響から、在宅勤務を導入した企業も多いかもしれません。ただ、「在宅勤務になってからチームの生産性が落ちた気がする……」という悩みの声も、あちこちで聞かれます。実は在宅勤務で生産性が低下する原因は、“業務の見える化”ができていないことにあるのです。そこで今回は、「業務の見える化を通して、在宅勤務の生産性を上げる方法」について、分かりやすく紹介します。在宅勤務の効果的な運用の一助になれば、幸いです。

※在宅勤務におけるメリットや課題、解決方法について詳しく知りたい方は合わせてご一読ください。
在宅勤務にありがちな悩みとは?解決法“4選”も紹介!【人事・上司必読】

「業務の見える化」とは?

「業務の見える化」とは、各人の業務が「いつ」「どこで」「どのように」行われているかを可視化することです。

目的は大きく2つあり、1つは業務における無駄を見えやすくすることです。従業員の働き方がブラックボックス化してしまった場合、どこに無駄が潜んでいるかが分かりません。そのため、各人のスケジュールや業務の進捗、プロセスを可視化することによって、改善すべき部分が見えてきて生産性の向上につなげやすくなります。

またもう1つは、緊急時のリスクを回避することです。万が一従業員が業務でトラブルを起こした際、進捗やスケジュールが分からないと上司や同僚が対応できません。業務を見える化することにより、瞬時にチームメンバーの動きを察知し迅速にカバーできるようになります。結果として顧客からの信頼も維持しやすくなるのです。

業務の見える化が重要になってきた背景とは?

それでは、ここ最近で「業務の見える化」がより重要視されるようになったのは、なぜでしょうか。時代の流れも踏まえて、大きく2つの観点から紹介します。

(1)働き方改革の推進に必要だから

労働力人口の減少で人材難が加速する今、企業はいかに生産性高く業務を進められるかが問われています。政府としても、企業の生産性向上をひとつの目的として働き方改革を推し進めている状況です。2019年には「働き方改革関連法」も施行され、残業は法律上の上限が原則として「月45時間・年360時間」に定められました。特別な事情がない限り、違反すれば罰則が科せられるため、企業としても長時間労働の是正が急務となっています。

そこで大事になるのが、業務の見える化です。従業員の業務を可視化することによって、削減すべき工程が見えてくるので、生産性の向上に直結します。働き方改革と業務の見える化は、切っても切れない関係にあるのです。

(2)在宅勤務の生産性が問題になっているから

在宅勤務はオフィスで働く場合と違って、対面でのコミュニケーションが大きく減少します。すると、上司が部下の業務を正確に把握できなくなり、的確なサポートを行えなくなります。また、従業員同士もお互いの状況を知り得ないため、連携が進まなくなる可能性もあるでしょう。結果として組織全体の生産性が落ちてしまうのです。

レノボ・ジャパン合同会社が主要10ヶ国を対象に行った調査によれば、「在宅勤務はオフィスで働くより生産性が落ちる」と答えた割合は、日本の場合40%にものぼりました。10ヶ国平均がわずか13%であることを考えると、日本が在宅勤務においてどれほど大きな課題を抱えているかが分かります。

業務の見える化は、こうした事態の解決にも必要です。たとえ在宅勤務中でも、従業員の業務内容やスケジュールが可視化されれば、上司や同僚が連携しやすくなります。コミュニケーションも活性化され、モチベーションの向上にもつながるでしょう。結果として、組織全体の生産性が高まるという結果にも結びつきやすくなります。

※参考:[プレスリリース]Withコロナ時代、在宅勤務の拡大にテクノロジーが貢献|レノボ・ジャパン合同会社

業務の見える化によるメリットとは?

ここでは、業務の見える化を進めることにより、企業が得られるメリットを5つ紹介します。

(1)仕事の最適な分配・割り振りができる

時期によっては、業務量に大きく偏りが出る可能性があります。特に在宅勤務においては、上司が直接働きぶりを見られない分、雰囲気で部下の業務量を察することができません。ひとりに負担がのしかかると、生産性も下がってしまうものです。その点、業務を見える化すれば、誰がどのくらいの業務を抱えているかが分かり、上司が公平に仕事を割り振れるようになります。結果として、組織全体で業務量の最適化が図れるようになるでしょう。

(2)無駄を削減し、長時間労働を是正できる

各人のスケジュールや業務の進め方が見えるようになれば、どこに無駄が生じているか分かるようになります。例えば、上司の決裁に対する待ち時間があったり、本来なら数分で終わる作業に1時間かけていたりという無駄が見えてくるでしょう。それに対して改善の手を打つことで、労働時間を短縮でき、残業の削減につながります。特に在宅勤務においては、仕事の進め方が属人的になって生産性が落ちがちなので、業務の見える化が必要です。

※長時間労働の対策について詳しく知りたい方は、ぜひ合わせてご覧ください。
長時間労働の対策“7選”残業を減らすには、労働時間の適正管理が鍵!

(3)チームの活性化につながる

業務の見える化には、連携が促進されるという効果もあります。例えば、多くの業務量を抱えていそうな従業員が分かれば、同僚がサポートすることが可能です。また、業務の進捗が滞っている部下に対して、上司が相談に乗ることもできます。組織の動きが見えることで、コミュニケーションの活性化にもつながりやすいでしょう。特に在宅勤務ではコミュニケーション不足に問題を抱える企業も多いため、業務を見える化することが大切です。

※「社内コミュニケーションの活性化」について詳しく知りたい方は、ぜひ合わせてご覧ください。
【在宅勤務にも対応】社内コミュニケーション活性化の方法“8選”!

(4)チーム全体のスキルアップにつながる

業務の見える化によって連携が進めば、組織全体のスキルアップにもつながります。例えば、新入社員が先輩社員のスケジュールや業務の進め方を参考にして、業務を組み立てることも可能です。また、自分と同じような業務を進めている従業員に対して、同僚が「この資料が役に立つよ」というようにノウハウを提供することもできます。チーム内でお手本となる動きや知識を横展開しやすいのも、業務の見える化のメリットと言えるでしょう。

(5)適正な評価ができるようになる

業務の見える化は、人事評価にもプラスの影響を与えます。上司が部下の業務内容やプロセスを把握できるようになれば、成果に至るまでの行動や努力も分かるようになるでしょう。結果として、成果や数字だけでは見えない本人の頑張りも評価に組み込むことができ、適正な人事評価を行えるようになるのです。特に在宅勤務では上司が部下の頑張りを直接見られない分、業務プロセスの見える化が一層必要になります。

業務の見える化で、可視化すべき内容とは?

それでは、業務の見える化において具体的に何を可視化すべきなのでしょうか。大きく4つの要素を紹介します。

(1)タスク

まず見える化すべきものとして、各人の行うべき仕事(=タスク)が挙げられます。部下のタスクやその進捗が可視化されることによって、上司が何度も「あの業務どうなった?」と確認を入れる手間が省けるでしょう。また、個人タスクだけでなく、チーム内の全員が取り組むべき「共有タスク」も可視化されるとよりよいでしょう。例えば、研修や健康診断、全社的な定例会などの共有タスクが常に周知されることで、参加漏れも防げます。

(2)スケジュール

従業員の個人スケジュールも可視化すべきです。チーム内のスケジュールが見える化されることにより、「この時間帯が空いているから声をかけやすそう」とお互いに連携しやすい空気が生まれます。また、上司としてもチーム内のスケジュールとタスクが見えることで、今どの部下に負荷がかかっているのかが分かるようになるでしょう。迅速にサポートやアドバイスなどをし、キャパオーバーによるトラブルを未然に防ぐこともできます。

(3)勤務時間

長時間労働を是正するために大切なのが、勤務時間の見える化です。チームメンバーの残業時間が分かれば、上司は残業の多い部下に対してすぐに対策を打てます。特に在宅勤務では、従業員の申告漏れによる“隠れ残業”が問題になりやすいです。そのため、PCの操作時間と連動させて残業時間を可視化させるといった仕組みもあるとよいでしょう。より客観的な方法で勤務時間を可視化させることで、勤務状況の改善につなげやすくなります。

(4)気分やモチベーション

業務に大きな影響を与えるのが、従業員の気分やモチベーションです。こうした内面についても可視化できると、より生産性高く業務を進められるでしょう。例えば、「今こんなことに悩んでいる」「プライベートで予定があるので今日は早めに帰りたい」といった気持ちを、従業員が気軽に周囲へ伝えられるツールがあればより効果的です。上司や同僚も、チームメンバーの気分を知ることで声をかけやすくなり、コミュニケーションも活性化されます。

業務の見える化の方法・ポイントとは?

それでは、実際に業務の見える化をするに当たって、気をつけるべきポイントとは何でしょうか。
業務の見える化を行う方法と合わせて、紹介します。

(1)まずは“見える化”による目的とゴールを決める

業務の見える化は、目的とゴールが先にあってこそ効果を発揮します。例えば、「在宅勤務における残業の増加を防ぎたい」という目的であれば、勤務時間やスケジュールを見える化する必要があるでしょう。また、「在宅勤務においてコミュニケーション活性化を図りたい」という目的であれば、チームメンバーの気分やモチベーションまで可視化できた方が効果的です。このようにまずは、業務の見える化により成し遂げたい目的を決める必要があります。目的があることで、ツールも選びやすくなり、効果の振り返りも行いやすくなるはずです。

(2)分析と改善を行い、さらに生産性を上げる

業務を見える化するためのツールを導入したあとも、定期的に振り返りを行うことが大切です。例えば、「資料作成に時間をかけすぎている」といった課題が見えてきたら、別途チーム内でノウハウを共有し、改善を図ることもできます。また、残業時間が増えている従業員がいたら、上司がすぐに改善の方策を考えることも可能です。見える化した内容に対して、毎週・毎月など定期的に分析と振り返りを行うことで、より生産性を高められます。

(3)自社に合った“見える化”ツールを導入する

業務を見える化する方法としては、専用のツールを導入するのが最適です。自社で一から見える化する仕組みを考えるのは、労力もコストも必要になってしまいます。その点、専用ツールなら必要な機能が網羅されているうえ、導入に手間もかかりません。ぜひ自社の目的とゴールに合致した、専用ツールの導入をおすすめします。

まとめ

企業として在宅勤務を成功させる鍵は、「勤務時間・業務内容の見える化」と「コミュニケーションの活性化」の2つです。ぜひ普段の業務体制を見直しながら、新しいツールや制度を取り入れてみることをおすすめします。

ちなみに当社では、解決方法の(1)~(4)をすべて網羅したツールとして『働き方見える化サービス Plus』を提供しています。ツールでは従業員のPC操作時間を記録できるため、勤務時間を正確に把握することが可能です。また、従業員のタスクやモチベーションも可視化できるので、チーム内で円滑にコミュニケーションを取りやすくなります。さらには、閲覧したアプリやファイルの履歴も記録できるため、働き方の改善にも有効です。在宅勤務の生産性向上にお役立ちできるサービスですので、お困りの際はぜひお気軽にご相談ください。

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※首相官邸HP 働き方改革実現会議「働き方改革実行計画」から引用

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