働き方改革」推進におけるコミュニケーションの重要性

働き方改革の推進を支援・特集コラム

在宅勤務にありがちな悩みとは?
解決法“4選”も紹介!【人事・上司必読】

在宅勤務とは、テレワーク・リモートワークの一種で、従業員が「自宅」で仕事をすることです。企業にとって生産性向上やコスト削減などのメリットがある一方で、“隠れ残業”の増加やコミュニケーションの不足といった問題点もあります。

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在宅勤務にありがちな悩みとは?解決法“4選”も紹介!【人事・上司必読】

働き方の多様化を目指して、在宅勤務を導入する企業も増えてきました。直近では「COVID-19」の影響もあり、緊急的な措置として導入を決めた企業も多いのではないでしょうか。事実、在宅勤務をはじめテレワーク・リモートワークは、企業の生産性を大きく高めるというデータがあり、上手に活用すれば企業に大きな利益があるのは事実です。一方で、「従業員の隠れ残業が増えた」「従業員の意欲が下がった」と悩みの声も多く聞かれます。

そこで今回は、在宅勤務にありがちな悩みとその解決法を分かりやすく解説します。在宅勤務の制度をより有意義なものにするために、ぜひ参考にしてみてください。

在宅勤務とは?

在宅勤務に触れる前に、まずはテレワーク・リモートワークについて紹介します。
テレワーク・リモートワークとは、ICT(情報通信技術)を活用して、時間や場所にとらわれず柔軟に働くことを言います。実はテレワーク・リモートワークは、働く“場所”によって定義が「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務」の3つに分けられています。それぞれについて、大まかに意味を解説していきます。

※参考:テレワークとは|一般社団法人テレワーク協会

(1)在宅勤務

在宅勤務とは、企業に雇用された従業員が、PCやスマホなどを活用しながら「自宅」で仕事をすることを言います。上司や同僚、顧客とのやりとりには電話やメールなどを使うことが多いです。在宅であれば介護や子育てとの両立を目指す従業員も無理なく仕事を続けられるため、「福利厚生」の一環としても注目を集めています。

※フリーランスや個人事業主が自宅で働くことは、「自営型テレワーク」「自営型リモートワーク」とも呼ばれ、在宅勤務とは区別されるのが一般的です。

(2)モバイルワーク

モバイルワークとは、モバイル(=移動性の)という言葉どおり、従業員が移動先で仕事をすることです。移動先の例としては、ホテルのラウンジやカフェ、飛行機内、取引先のオフィスにある共有スペースなどが挙げられます。営業職の従業員が商談の前後に、隙間時間を有効活用するためにモバイルワークを行うことも多いです。

(3)サテライトオフィス勤務

サテライトオフィス勤務とは、職場のオフィスではない別の場所で働くことを指します。勤務場所の例としては、コワーキングスペースやレンタルオフィス、遠隔勤務のために企業が用意したサテライトオフィスなどが一般的です。こうした遠隔勤務であれば、職場が遠くてオフィスへの出社が難しい従業員でも、効率的に仕事を進められます。

在宅勤務の導入率とは?

在宅勤務を含むテレワークの導入率は、ここ数年で大幅に変化しています。
総務省の調査によれば、2016年の時点で導入率は13.3%とやや低迷していたものの、2018年には19.1%と右肩上がりに上昇しました(※参考1)。その後政府による「働き方改革」の推進もあり、2020年3月時点におけるテレワークの導入率は、東京都内の企業で24.0%(※参考2)。さらにCOVID-19の影響を受け、2020年4月には62.7%まで上昇しました。東京都の調査では、特に従業員300名以上の大手・中堅企業における導入率上昇が著しく、2020年4月の時点で79.4%の大手企業が在宅勤務を含むテレワーク・リモートワークを導入していることが分かります。

在宅勤務が広がってきた背景とは?

それでは、在宅勤務がここまで広がってきた理由とは、何なのでしょうか。
時代的な背景も踏まえながら、大きく3つの観点で紹介します。

(1)労働観が変化しているため

現在は、「プライベート重視」「仕事と私生活のバランス重視」の働き方がより好まれる傾向にあります。内閣府が16歳~29歳の若年層を対象に行ったアンケート調査(2017年度)によれば、「仕事よりもプライベートを重視する」と答えた割合が63.7%にのぼり、2011年度の調査と比べて10.8%も上昇しました。こうした背景を受け、従業員のワーク・ライフ・バランスの充実に努める企業も年々増えています。その点、「出勤時間を短縮できる」「育児や介護との両立がしやすい」など、私生活との両立につながる在宅勤務に注目が集まっているのです。

※参考:特集 就労等に関する若者の意識|内閣府(PDF)

(2)働き方改革が推進されたため

就業観の変化に伴い、国による働き方改革も推進されています。働き方改革の目的は、人材不足という国の根本的な課題を解消すべく、労働者の多様な働き方を実現することです。柔軟な働き方が認められれば、育児や介護で退職を選ばざるを得ない人も、就業を維持できるようになります。その点で言うと、在宅勤務は働き方改革の大きな目玉です。政府も「働き方改革セミナー」や「テレワーク・デイズ」などの施策を通じて、在宅勤務の導入を促進しています。こうした政府の動きも、企業が在宅勤務を導入するあと押しになっていると言えるでしょう。

(3)災害時でも事業を継続できるため

2020年には「COVID-19」が世界的に流行し、各企業でオフィスへの密集を避ける動きが見られました。その際、在宅勤務の導入率が大きく上昇し、今でも多くの企業が在宅勤務の導入を継続しています。考え得る災害は、感染症だけではありません。地震や台風などの災害時にも、従業員がオフィスへ出社することが難しくなる可能性があります。その際、在宅勤務ならネット回線がつながる限りは業務を進めることができ、安心です。有事の際にも企業が事業を継続させられるため、今後も引き続き在宅勤務の重要性は高まっていくことが予想されます。

在宅勤務の問題点とは?(企業編)

続いては、「企業側」から見た在宅勤務の問題点について、3つ紹介します。

(1)「勤務時間」の管理が難しい

従業員の正しい勤務時間を把握しづらいのも、課題です。オフィスであれば上司が目で見て部下の出社や退社を確かめられます。しかし、おのおのが自宅で働いていては、上司はいつ部下が仕事をしているのか分かりません。たとえ勤怠管理システムを導入していたとしても、結局のところ勤務時間は従業員による自己申告です。部下が「残業したのは自分の集中力が続かなかったせいだ」と自省して、あえて残業を申告しないケースもあります。このように勤務時間の管理が難しいゆえに、従業員の“隠れ残業”を許してしまう可能性もあるでしょう。残業が「月45時間・年360時間」という法律の上限を超えてしまわないよう、何らかの対策が必要です。

※「長時間労働の是正方法」については、こちらで詳しく解説しています。ぜひ合わせてご覧ください。
長時間労働の対策“7選”残業を減らすには、労働時間の適正管理が鍵!

(2)「業務内容」の把握が難しい

従業員の勤務時間だけでなく、業務の内容が見えづらいのも、在宅勤務のデメリットです。例えば、プロジェクトでメンバー同士が役割分担していても、誰がどこまで業務を進めたかが正確に把握できません。お互いに協力しようにも進捗が分からないので、結局個別に進めるしかなくなってしまいます。また、部下が過度な業務を抱えて困っていたとしても、上司が気づけず、最悪の場合納期遅れといったトラブルが起こる恐れもあるでしょう。

※「業務の見える化」については、こちらで詳しく解説しています。ぜひ合わせてご覧ください。
在宅勤務の生産性を上げるポイントは「業務の見える化」にあり!

(3)コミュニケーション不足に陥る

対面でやりとりができなくなるため、どうしても上司と部下や、従業員同士のコミュニケーションの頻度自体が減ってしまいます。すると、チーム内で連携が図れなくなり、生産性が落ちてしまう可能性もあるでしょう。

また、従業員が周囲から孤立することでモチベーションが下がってしまい、思わぬ退職リスクにつながる危険もあります。ちなみに人事担当者を対象に行ったアンケート調査によれば、COVID-19の対策として在宅勤務・テレワークを導入した企業では、在宅勤務の悪影響について「コミュニケーションの不足」を挙げた人の割合が、74.9%でトップとなりました(※)。在宅勤務におけるコミュニケーション不全は、企業が真っ先に改善しなければいけない課題と言えるでしょう。

※参考:人事・教育担当者948人にアンケート テレワーク導入1~2ヵ月で見えた課題/1位コミュニケーション不足、2位職種による不平等の発生|ラーニングエージェンシー

※「社内コミュニケーション活性化」については、こちらで詳しく解説しています。ぜひ合わせてご覧ください。
【在宅勤務にも対応】社内コミュニケーション活性化の方法“8選”!

在宅勤務の問題を解決する方法“4選”!

それでは、上述したような問題点を解決する方法とは、どのようなものでしょうか。
企業が取り組むべき解決法について、4つの観点から紹介します。

(1)「勤務時間」を客観的に記録する

「プライベートとの線引きが難しい(従業員側)」「勤務時間の管理が難しい(企業側)」といった課題を解決するには、より“客観的”に勤務時間を把握できるようなツール・システムを導入することが大切です。

勤怠管理システムは従業員が自身で入力できてしまうため、やや信頼性に欠ける場合もあります。そのため、別ツールとの組み合わせが必要でしょう。最適なのは、「PCの操作時間」を可視化し、記録できるツールです。PC操作時間は、従業員が業務を行っていた証しになります。従業員のPC操作時間と勤怠管理システムの入力データを照らし合わせることで、虚偽の打刻を防ぎ、より正確に勤務時間を把握することが可能です。

これについて厚生労働省も、働き方改革に関するガイドライン(※)のなかで「パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること」と述べています。在宅管理下における隠れ残業だけでなく、慢性的な長時間労働を是正するにも、こうしたPC操作時間の把握と管理が有効なのです。

※参考:労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン|厚生労働省(PDF)

(2)「業務内容」を見える化する

「正当な評価をされていないと感じてしまう(従業員側)」「業務内容の把握が難しい(企業側)」という課題は、従業員の業務内容が“可視化”されていないのが原因です。部下の業務内容・プロジェクトの進捗が見えるようになれば、上司は部下の仕事を正当に評価できるようになり、モチベーションも維持してあげやすいでしょう。

業務内容を可視化する方法の例としては、社内システムのスケジュール欄に毎日、従業員のその日の動きを明記してもらうことが挙げられます。また、始業のタイミングで一日の動きを簡単にまとめてもらい、上司にメールで送ってもらうのも有効です。あるいは、業務内容を可視化できる専用ツールを企業として導入するのもひとつの手段です。ツールがあれば、誰もが業務内容をツール上へ入力できるようになり、上司が効率良くチーム全員の動きを把握できるようになるでしょう。これなら、人事評価の工程にも不公平が生じにくくなります。

(3)コミュニケーションを活性化させる

「上司や同僚に気軽に相談できない(従業員側)」「コミュニケーション不足に陥る(企業側)」という課題については、ツールを活用しながらコミュニケーションの場を意識的につくり出すのも、ひとつの解決策です。
例えば、Web会議ツールを使って、上司が部下と面談する「1on1ミーティング」を行うのも有効です。また、文面でやりとりできるチャットツールや社内SNSを導入するのもよいでしょう。大切なのは、単にコミュニケーションツールを取り入れるだけでなく、チーム内で相談しやすい空気をつくることです。上司が「いつでも相談していいよ」といった声がけを日ごろからしておくことで、部下も気軽に報告・相談ができるようになります。
また、(2)で述べたように業務内容が可視化されていると、上司や同僚がほかのメンバーに的確に助言をしやすくなります。結果として連携しやすい雰囲気が生まれ、組織としての生産性が高まる効果も期待できるでしょう。

(4)チームの働き方を分析し、生産性を改善する

在宅勤務になると、働き方が属人的になってしまいます。従業員が自身の働き方に問題があると気づかず、知らないうちに生産性を下げてしまうケースもあるかもしれません。そのため、1週間ごと・1ヶ月ごとなど期間を決め、従業員に自分の働き方を振り返ってもらうことも大切です。上司が面談を通じて部下の働き方・時間の使い方をチェックし、業務の見直しを図ります。結果として、チーム全体の生産性向上も期待できるでしょう。

まとめ

企業として在宅勤務を成功させる鍵は、「勤務時間・業務内容の見える化」と「コミュニケーションの活性化」の2つです。ぜひ普段の業務体制を見直しながら、新しいツールや制度を取り入れてみることをおすすめします。

ちなみに当社では、解決方法の(1)~(4)をすべて網羅したツールとして『働き方見える化サービス Plus』を提供しています。ツールでは従業員のPC操作時間を記録できるため、勤務時間を正確に把握することが可能です。また、従業員のタスクやモチベーションも可視化できるので、チーム内で円滑にコミュニケーションを取りやすくなります。さらには、閲覧したアプリやファイルの履歴も記録できるため、働き方の改善にも有効です。在宅勤務の生産性向上にお役立ちできるサービスですので、お困りの際はぜひお気軽にご相談ください。

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在宅勤務は企業の生産性を大きく高めてくれるワークスタイルですが、「コミュニケーション不足」「生産性の低下」「隠れ残業」といった課題に悩まされることも。実はこうした課題にはある共通の解決策があるのです。

貴社の在宅勤務を、より有意義なものにするためにぜひご覧ください。

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長時間労働是正に向けて、罰則付きの時間外労働の上限規制の法制化が進んでいます。NEC 働き方見える化サービス Plusは、「長時間労働」から決められた時間で成果を出す「スマートワーク」への改革を支援します。

※首相官邸HP 働き方改革実現会議「働き方改革実行計画」から引用

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