業務効率化

2018年7月にNECグループ各社横断でスタートした社内変革プロジェクト『Project RISE』。意識改革、インフラの整備、業務・プロセスのシンプル化などを強力に推進していくことで社員一人ひとりのパフォーマンスを最大化し、次の100年も力強く成長し続けるNECグループの実現を目指している。その一環として、グループ内でシステムソリューション事業を司るNECソリューションイノベータでは、独自に『NES Project RISE』を立ち上げ、特に大きな効果が望める社内プロセスと仕事のシンプル化を企図。当時の状況を、IT・業務改革推進部の柿沼健太は次のように振り返る。

そこで柿沼は、社内システムの改善と並行し、短期間で業務効率化を実現する手段としてRPAの導入を検討。すると、すでに現場部門でRPAの適用にチャレンジし、成果を上げ始めている部署があるという声が耳に入ってきた。

柿沼「受注の業務プロセスは、異なる事業部間でもそこまで大きくは変わりません。であれば、それを横展開することで、スピーディーに全社レベルで業務をシェイプアップできるのではないかと考えました」

NECソリューションイノベータの中で、メーカー・流通・サービス業を中心とする民間企業に対してICTソリューションを提供するエンタープライズ対応事業部門では、『NES Project RISE』が発動する以前より、独自の改善活動としてラインスタッフ内の受発注フォロー業務の工数削減に取り組んでいた。

岡「まずは受注精査業務を標準化し、誰がやっても同じようにできるように整理したのですが、もしかしてこれはロボットでも同じようにできるのではないかな、と。おりしも、この取り組みを始めた2017年ごろにRPAが注目を集め始めていたこともあり、会社からの支援を受ける形でRPAの導入検討をスタートすることができました」

また、岡は費用的な負担がさほど大きくないこと、開発のスケールが大きくなりすぎないこともRPAのメリットだと言う。

岡「グループ共通のシステムに手を入れるなんてことになったら億単位の費用がかかりますし、いつ完成するのかもわからなくなってしまいます。その点RPAであれば、開発期間も短くてすみますから、今回私たちが目指した改善活動にぴったりでした。当時はまさかこの後、RPAを横展開していくなんて大きな話になっていくとは思ってもいませんでしたよ（笑）」

受注申請精査の自動化（ロボット化）を実現するため、岡は、グループの業務効率化・高度化を推進するNECマネジメントパートナー株式会社のRPA推進センターに支援を求めた。この依頼を受け、RPA推進センターは、中小規模のRPA需要が今後さらに拡大していくことを見越して本プロジェクトへの支援を決定。その開発実務は、NECソリューションイノベータ ソリューションビジネス事業部が担当することになった。

岡「当時、受発注申請の精査は10人くらいのチームで行っていたのですが、繁忙期には全メンバーが一日中チェックし続けても終わらないほどの分量があり、それ以外の業務を全くできないような状態に陥っていました。これを解決するのがスタッフ一同の悲願でしたね」

この後、RPA推進センター主導のもと、約1年かけて2018年7月に待望の受注申請精査の自動化ロボットが完成。その成果はすぐに発揮され、精査にかかる時間や人員を低減することができていると言う。そして、この成功を聞きつけた柿沼が、岡らの取り組みに合流。社内横断の展開体制を立ち上げ、懸案となっていた手入力の自動化などの機能を向上させ、さらにこれをNECソリューションイノベータ全体に拡げていくことになった。

柿沼「この際、心がけたのは、一気に他事業部、支社に展開するのではなく、丁寧に説明しながら段階的に利用組織を増やしていくことでした。当時のRPAは、まだ出てきたばかりの新技術でしたから現場の不安も小さくありません。そこで、すでに運用実績を誇っていた岡さんと一緒に現場を訪ね、導入のメリットをアピールして回りました。1日に複数拠点を訪問するというハードスケジュールで巡ることもあったのですが（笑）、きちんと対面で説明することにこだわりました。そして、そうしたからこそ現場の細かなニーズを拾っていけたのだと考えています」

具体的には2019年2月から、柿沼、岡、そして岡の上司の3名が、現場とシステムのコミュニケーションドライバとなり、RPA未導入の事業部門や支社を直接巡回。RPAを導入するメリットの説明や、現場個別のニーズや課題のヒアリングをして巡りながら、夏ごろには段階的に受注申請精査ロボットの運用をスタートさせた。また、それと並行して、手入力の自動化ロボットや、業務システムからデータを抽出して資料を作るロボットなど、多数のロボットの開発も推進。プロジェクト開始時は約2,000名のエンタープライズ事業部門向けの取り組みだったRPAの導入が、その2年後（2021年夏ごろ）には、NECソリューションイノベータのほぼ全ての部門で使われるツールとして、約12,000名の社員に受け入れられるまでに及んでいる。

なお、そのロボット開発においては将来的な全社展開を見据えて業務側のプロセスを標準化し、汎用的な構成のロボットを設計。そうすることで部署ごとの作業の違いを吸収しやすくし、ロボットを1から手直しするよりも少ない手間で横展開できるようにした。さらに本プロジェクトでは、ロボットの台数が増えることで増加する運用者の手間を代行するためのロボットも開発。いわば「ロボットを運用するロボット」を導入することでさらなる効率化を実現している。

また、ロボット導入の進行に合わせて、各支社での稼働状況や成果をBIツール「Tableau」を用いて情報公開・共有したことも導入意欲の喚起や不安の解消に功奏したと言う。

現在、各業務ラインでの受発注業務からその精査などまで、NECソリューションイノベータ全社で幅広く活用されるようになったRPA。その具体的な成果について柿沼は次のように説明する。