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予実管理とは？その目的と重要性を確認！

予実管理とは

予算と実績の管理を予実管理と言います。計画の遂行度や差異の発生状況を確認するもので、最終的な目標到達のために予実管理は欠かせません。しっかりと予実管理することにより本当に必要な資金調達額が明らかになり、無駄のない経営をすることができます。

予実管理は何のために行うのか

経営上の目標達成が予実管理の最終的な目標です。掲げている経営目標に到達するためには、個々の業務を計画どおりに遂行する必要があります。つまり、予実管理は業務を計画どおりに進め、事業目標を達成するために行われます。

どうして予実管理が重要なのか

予実管理は管理会計の一種です。そして、予実管理をしないと予算に対する実績が把握できないまま業務が遂行され、最終的には予算を大幅にオーバーする可能性があります。小さいうちであれば対処可能な差異も、蓄積によって大きくなってしまえば手に負えなくなります。予実管理は発生した差異に対して修正が可能なうちに策を講じ、計画した予算どおりに収める点でも必要です。

予算設定から実績把握、そして次へとつながる予実管理の流れ

予実管理は部門やプロジェクトごとに「予算目標設定→予算立て→実績管理→問題解決」の流れで実施されます。それぞれの内容やポイントについても、見ておきましょう。

1）予算目標設定

まずは大きな目標を決め、あとから細かい目標を定めていきます。会社としての事業目標に沿った内容の目標の設定後、部門ごとの目標設定を行います。目標は適切な数値である必要があり、妥当性の判断が求められます。具体的には、自社や業界全体の過去の実績や成長率を踏まえて無理がないかどうかを内容とする検討が大事です。

2）予算立て

目標達成のための必要資金額の算出、あらかじめ予算が定められている場合は割り振りを行います。部門ごと、あるいはプロジェクトごとの経費を確認し、会社全体の予算と擦り合わせます。

3）実績管理

予算と実績の乖離はなるべく早く発見しないと対応が遅れ、損失が多くなるので、できれば週次、少なくとも月次で行いたいものです。

4）問題解決

実績管理で生じた差異を分析し、問題点を確認します。原因を追及し、同じ問題が生じないよう対策を講じます。

予実管理が必要な理由と重要ポイント

予実管理では、設定した予算に対し、現在どのような進捗状況かを確認することができます。
予実管理が必要とされる理由は、経営活動の軌道修正を行う際の指針になりえるからです。また、目標と実績を比べることで、業務の問題点を考えるきっかけになります。現状を把握しつつ、今後の計画を柔軟に変えていくために予実管理は欠かせないのです。
そのためにも、予実管理をただのデータの突き合わせではなく有用なものにしなくてはなりません。数字が並んでいるだけだと、企業の問題点が可視化されない資料になりがちです。予実管理の精度を上げるには、以下ポイントをしっかりと抑えて実践することが必要です。

「木を見て森を見ず」にならないようにする

予実管理をしっかり行おうとすると、少しの違いが気になるようになります。きっちり管理するためにささいな違いの原因を追及したり、帳尻合わせに躍起になったりしがちです。しかし細かいところを気にしても切りがなく、かえって業務の邪魔になったり、関わる人間のモチベーションを下げたりするという、本末転倒の結果につながります。小さなことにばかり気を取られて全体を見失うことのないよう、注意しましょう。

適切な「ゴール」を設定する

予実管理で十分な結果を出すためには、モチベーション維持につながるような目標設定も欠かせません。しかし目標をあまりにも高く設定してしまうと、初めから無理だという意識が働いてしまいます。もちろん低い目標設定は意欲減退につながりますが、目標が高すぎるのも良くありません。頑張れば到達できる、適切な目標設定が必要です。

「障害物」は分析をしっかりと

予実管理では差異が生じた場合、適切に対処することが求められます。同時に差異が生じた原因と理由を、明らかにする必要があります。予実管理に生じた差異について原因を調べずに放置することは、会社の持つ問題を解決せずにそのままにしておくことを意味します。生じた差異については分析・調査をしっかりと行い、同じ原因・理由での差異の発生を回避しましょう。また、予算と実績があまりにも乖離している場合、そもそもの予算設定額が適切だったのか、現実的なものであったのかについて見直すことも必要になってきます。

予実管理をExcelで行う場合のリスク

Excelはほとんどのパソコンに標準装備されている、代表的な表計算ソフトです。使い慣れている人は多く、機能性や操作性も申し分ありません。予実管理に用いている会社もたくさんありますが、以下のような課題やリスクがあるため、注意が必要です。

計画変更の対応に手間がかかる

業務のなかには計画どおりに進まず、途中で変更を余儀なくされることが多々あります。予実管理も当然変更が生じ、その際にはフォーマットを変えなければならない場合も出てきます。Excelの場合は、この対応に結構な手間がかかります。面倒なうえに時間もかかり、変更もれにも注意しなければなりません。

上書きなど保存の間違いの危険性

保存し忘れ、あるいは保存するつもりでなかったものを上書き保存してしまうミスも、Excel使用の際は注意する必要があります。

ファイル数が多くて管理が大変

部門ごとや業務別に行われる予実管理は、他部門や多プロジェクトになると、それだけファイル数も増えます。管理者・管理部門に多くの負担がかかり、ミス発生にもつながることが懸念されます。

多方面からの分析が行いにくい

分析はExcelでも可能なものの、やはり表計算ソフトによる分析には限界があります。どうしてもありきたりなものにとどまり、多角的な分析はできないというデメリットがあることに留意しなければなりません。

予実管理をSuperStream-NXで実現

SuperStream-NXは当初予算や修正予算など複数の予算を設定できます。管理帳票も充実しており、設定した予算を実績と対比して表現できるため、多方面からの分析が可能です。
また、各部門から収集した予算データをそのままExcelから取り込む機能を備えており、便利で手慣れたExcelにて予算を組み立てることが可能になります。ただし、先述の通り、部門と本部間でのExcelのやり取りには時間と労力がかかります。予算データ収集時の課題解決には、予算収集専用ツールの導入も会計パッケージと併せて検討されることをおすすめします。