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人事・総務コラム・第2回
年末調整電子化のメリットは?手続きの流れとポイントを解説

  • 今年からウチの会社も年末調整が電子化されるわね
    これで私達の仕事がグッと楽になるわ

  • 年末調整ってそんなに大変なんですか?

  • 証明書の確認作業だけでもものすごく時間がかかるし、添付書類の紛失や証明書の計算ミスなどのトラブルも多くて大変だったわ

  • それは大変でしたね…
    電子化されるとどうなるんですか?

  • 経理の業務は控除額の検算が不要になることで大幅に負担が減るわね
    それに添付書類の確認時間が削減されるのも大きいわ

  • それはありがたいですね!

  • 経理だけじゃなくて、従業員も申告書の記入や控除額の計算を省略できるから、書類作成を簡素化できるのよ

  • 双方にメリットがあるんですね

  • 今回は年末調整電子化についてくわしく解説していくわね
    実施する際のポイントも紹介するので最後までお見逃しなく

すぐに役立つ!人事総務・経理コラム スーパー総務、岡本リカの人事・会計講座 人事・総務コラム・第2回年末調整電子化のメリットは?手続きの流れとポイントを解説

2020年10月以降、年末調整手続きの電子化が可能となりました。義務ではないためこれまで通りに書類での手続きも受け付けられるものの、社会的なペーパーレス化や簡略化の流れからいずれは電子データでの受領に一本化される可能性も高いです。
企業にとって年末調整電子化には、どのようなメリットがあるのでしょうか。実施に向けてどう進めていけばよいのか、解説します。

年末調整電子化の概要

初めに、2020年(令和2年)10月から開始した年末調整電子化について基本情報を解説しましょう。

年末調整電子化とは

年末調整とは毎月の給与から概算で天引きされている所得税について、本来支払うべき所得税の金額との調整を行い、確定する作業です。生命保険や地震保険、住宅ローンなど控除対象を合わせて計算すると「払い過ぎ」ている税金が還付されます。
年末調整電子化は、これまで紙ベースで行われていた上記の作業を電子データでの提出に変える動きです。源泉徴収義務者(雇用者)の事務負担を軽減し、給与所得者(被用者)の利便性を向上させられます。従来方式の年末調整では、各社員の元に送付された各種の証明書にもとづいて申請書類に転記し、原票を添えて提出していました。
これが電子データに代わるため、こまごまとした添付書類の扱いがなくなり、企業側の処理も各段に簡略化されます。

電子データで提出できる年末調整関連の申告書

  • 扶養控除等申告書

申告者に扶養家族・親族がいる場合、所得控除を受けられます。正式名称は「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」で、控除額は扶養親族の種類によって38~63万円です。

  • 配偶者控除等申告書

配偶者控除:申告者の合計所得金額の見積額が1,000万円以下、同一生計の配偶者の年間合計所得金額が48万円以下(給与収入が103万円以下)の場合、控除を受けられます。
配偶者特別控除:申告者が1,000万円以下の場合でかつ、配偶者の年間合計所得金額が48万円を超え133万円以下の場合、控除を受けられます。
控除される金額は、控除を受ける納税者本人の所得金額と配偶者の所得金額によって変わります。

  • 保険料控除申告書

1月1日~12月31日の1年間に支払った各保険料に応じて、所得から控除を受けられます。対象となる保険は以下のとおりです。

  • 社会保険料控除:健康保険料、国民年金保険料、厚生年金保険料など
  • 生命保険料控除:生命保険料、介護医療保険料、個人年金保険料など
  • 地震保険料控除:建物の火災保険に付帯して契約する、地震保険部分の保険料
  • 住宅ローン控除申告書

住宅ローンを使って家を取得したり改築したりした際、控除が受けられる制度です。正式名称は「住宅借入金等特別控除」ですが、国の制度として「住宅ローン減税」と呼ばれる場合もあります。
給与所得以外に収入のない会社員が住宅ローン控除を利用する場合、1年目は確定申告で手続きします。年末調整では2年目以降の手続きとなります。

  • 基礎控除申告書

基礎控除は納税者本人の合計所得金額に応じて、控除を受けられる制度です。控除金額は以下のようになります。

  • 2,400万円以下:48万円
  • 2,400万円超2,450万円以下:32万円
  • 2,450万円超2,500万円以下:16万円
  • 2,500万円超:0円
  • 所得金額調整控除申告書

所得金額調整控除は、申告者の条件により一定の金額を給与所得の金額から控除する制度です。所得金額調整控除には2種類あり、年末調整では「子ども・特別障害者等を有する者等の所得金額調整控除」が適用されます。
給与所得が850万円を超える申告者で、以下のいずれかの条件に該当する場合、対象となります。

  • 本人が特別障がい者に該当している場合
  • 年齢23歳未満の扶養親族がいる場合
  • 特別障がい者である同一生計配偶者又は扶養親族がいる場合

年末調整電子化で何がどう変わる?

年末調整電子化により、従来形式と電子化後の流れがどのように変わるのか、電子化によるメリットは何か、について解説します。

年末調整の流れ

従来形式と電子化後のそれぞれの流れの違いを見ていきましょう。

  • 従来形式
  1. 個々の社員が送付などにより控除証明書などを受け取る
  2. 申告書類に証明書記載の数値を転記、必要事項を記入
  3. 控除証明書添付し、申告書を勤務先に提出
  4. 担当者が控除額の検算・控除証明書などの確認を行う
  5. 年税額の計算後税務署に提出
  • 電子化後
  1. 個々の社員は控除証明書などを電子データで受領
  2. 年末調整控除申告書作成用ソフトウェアにて電子データを作成
  3. 勤務先に送付
  4. 担当者は社員から受け取ったデータを給与システムにインポートする(年税額計算)
  5. 計算したデータを国税庁サイトにアップロード

年末調整電子化のメリット

年末調整の電子化によるメリットを社員・企業それぞれの立場から解説しましょう。

  • 社員

書類作成、数値の記入・計算など作業負担が軽減されます。電子データにより添付の必要がなくなるため、証明書を紛失するといった心配もありません。マイナポータルと連携ができるため、控除証明書などの必要書類のデータを一括取得できます。さらに、各種申告書への自動入力が可能です。

  • 企業

電子化により、事務作業の大幅な負担軽減が期待できます。
給与システムとの連携により、自動計算されるため税額計算の必要がなくなります。社員が書類作成した際の誤記載に関する問い合わせややり取りが減るため、時間ロスも解消するでしょう。
また、社員全員分の証明書の確認作業がなくなる点も、大きなメリットです。加えて書類保管コストや管理作業が軽減します。紙による申告書は7年間の保管が必要となり、社員数によっては膨大な量になるもの。電子データとなれば物理的な保管場所が不要となり、管理も楽になります。

年末調整電子化のための準備・ポイント

年末調整電子化に対応するため、留意すべきポイントについて解説します。

承認申請書の提出

年末調整手続きを電子化するには、事前に税務署への承認申請書提出が必要です。申請書を提出すると、提出した月の翌月末日までに、「承認」「非承認」決定の通知が届きます。
電子化するにしても従来の方法で提出をするにしても、ぎりぎりになってしまわないよう、早めの処理が必要です。年末調整の時期は毎年同じなので、どこのタイミングで切り替えるのか十分に検討しておきましょう。

社員への説明・周知とフォロー体制の整備

申告書を作成する当事者である社員が電子化について十分に理解していないと、混乱を招き、移行に時間がかかります。電子化に向けてセミナーや勉強会の機会を設け、社員へ周知しましょう。
その際、源泉徴収票など電子データ化する書類の確認や、現行方式と電子化後の流れの違いについてしっかりと説明します。また、国税庁が提供する年調ソフトの周知も必要です。
データによる申告に抵抗を持つ社員が出る場合も予測されます。企業は社員が自発的に申請を行えるよう、フォロー体制を整備しましょう。

年末調整電子化に対応した給与システムの選択と導入

年末調整電子化に対応した給与システムの導入により、国税庁の定める基準を満たす電子データ作成が容易になります。
給与管理を行いながら諸票の管理、年末調整時の年税額計算が可能となるため、担当者の作業負担が大幅に軽減するのです。またペーパーレスや残業時間の減少などのコスト削減、業務効率化にもつながるでしょう。

電子化への移行を円滑に進めるうえでも、給与システムの選択は重要です。「導入に際して十分なアドバイスやサポートが受けられるか」「必要な機能が搭載されているか」確認しましょう。
NECソリューションイノベータでは年末調整電子化に対応し、日々の企業活動をサポートする人事給与システム「STAFFBRAIN」をご提供しております。STAFFBRAINの年末調整ワークフローでは、社員本人による入力や印刷ができ、また、自動計算プロセスで年末調整業務を効率化します。年末調整電子化を検討する際はぜひ、一度ご相談ください。

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