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ペーパーレスとは?ペーパーレス化の必要性・目的、メリット・デメリット、進め方を解説

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  • ペーパーレスとは?
  • ペーパーレス化のメリットは?なぜペーパーレス化が必要か
  • ペーパーレス化のデメリット
  • ペーパーレスのセキュリティ対策で注意したいこと
  • ペーパーレスの進め方のポイント「ペーパーレス導入と推進対策」

●ペーパーレスとは?

ペーパーレスとは、言葉通り「紙を使わず」に業務を進めることです。法人・個人事業であるかを問わず、業務では紙を使います。それらの紙を少なくし、電子データ活用による業務効率化が「ペーパーレス」だと考えるとわかりやすいでしょう。

●ペーパーレス化のメリットは?なぜペーパーレス化が必要か

ペーパーレス化はなぜ必要なのでしょうか。ただ「紙をなくす」のはもちろんのこと、実はそれ以上のメリットがあります。

メリット1:印刷や保管コストを削減できる

もっとも大きなメリットは、紙に関わる様々なコストをカットできることです。

紙を使うには、印刷用紙そのものやプリンターなどの周辺機器、ファイルなどのオフィス用品にコストがかかります。ペーパーレス化することで、まずはこれらの費用を大幅に削減できます。

人件費も紙を使うためにかかるコストです。たとえば「会議で使う資料を印刷して、参加者全員に配布する」という業務がある場合、誰かがその作業をしなければなりません。これには当然、人件費がかかります。
ペーパーレス化すればこうした作業に人を割く必要がなくなり、空いた時間を別の業務に使えるようになります。

また、ペーパーレス化はオフィスのスペース確保にもつながります。文書を保存していたキャビネットは不要になりますし、引き出しのあるデスクさえ必要なくなるかもしれません。

もし保管スペースを大幅に削減できるようであれば、その分だけ小さなオフィスに移転してもいいでしょう。ペーパーレス化をきっかけに、企業全体の固定費削減につながる可能性もあります。

メリット2:働き方改革やリモートワークを推進できる

近年、働き方改革やリモートワークが社会的な大きな流れとなっています。この流れは今後、さらに強くなっていくことでしょう。

これらを実践しようとするとき、悩みのタネになるものがあります。その一つが「紙」です。会社の公式な文書や業務で使用する書類、資料などを紙で管理していると、それらが必要になったときに出社せざるを得なくなってしまいます。

逆に言えば、こうした文書や資料を「紙」でなくデジタル化できれば、出社の必要がなくなるということです。社員はおのずと働き方を変えられますし、リモートワークの推進にもつながります。

メリット3:文書や資料活用の利便性を向上できる

紙で文書を保存することの大きな欠点は、必要な書類を探すのに時間がかかるということです。

文書を閲覧したくなったら、まずはキャビネットまで移動。そのなかから適切なファイルを探し、日付などを参考にしながら該当の書類を見つける……。これで見つかればいいほうで、場合によっては自分が考えたのとは異なる場所に書類があるケースもあるかもしれません。

適切に管理するような仕組みをどれだけ整えていても「紙文書を探すのに5分以上かかる」など、紙の文書や資料を探すにはどうしても時間がかかってしまうものなのです。

ペーパーレス化すれば、書類を探す手間や時間を大幅に減らせます。デジタル化により検索性が向上するため、「いつでも」「どこでも」必要な書類を端末上ですぐに閲覧できるからです。営業職が外出時に大量の紙資料を持ち運ぶ必要もなくなります。
文書や資料活用の利便性がアップすることで、業務効率も上がります。

メリット4:情報漏洩リスクを低減できる

情報漏洩リスクの低減も大きなメリットです。企業にとって情報漏洩は、その事業存続にかかわる場合もあります。

いくら厳重に管理したとしても、紙の文書は置き忘れなどの人為的ミスや持ち出しといった内部不正のリスクにさらされています。ペーパーレス化とともに、データを外部に持ち出せないようなシステムを導入すれば、こうしたリスクを低減することができます。

メリット5:企業の社会的責任を果たせる

近年の企業には、「CSR(企業の社会的責任)」が強く求められるようになってきました。企業が自社の利潤を求めるだけでなく、社会全体の利益に配慮して活動する必要があります。
ペーパーレス化は紙の原料である木を守るだけでなく、「脱炭素社会」の実現に向けて協力することにつながります。

●ペーパーレス化のデメリット

ペーパーレス化にはデメリットもあります。ただし、会社レベルではなくて個人レベルの問題点が多いようです。

デメリット1:デジタルの文書は紙よりも視認性や一覧性に劣る

タブレットやパソコンのディスプレイには、紙と比較して読みづらいという点があります。たとえば印刷するとA3の大きさになるようなデータをタブレットで見るときは、読みたい部分を拡大しなければなりません。すると、資料全体を把握しづらくなってしまいます。

複数資料の閲覧が難しいのも欠点の一つです。紙であればデスクやテーブルに複数の資料を広げることができます。一方、タブレットやパソコンではそれができません。もちろんウインドウを分割して並べることはできます。しかし、ディスプレイの大きさには限度があるため、紙を並べるように閲覧するのは難しいです。

デメリット2:メモを取りづらい

メモを取りづらいのも、デジタルで文書を扱うデメリットです。紙ならペンさえあれば、簡単にメモを取れます。しかし、タブレットやパソコンではアプリやソフトを立ち上げてキーボードでメモするか、タッチペンを使わなければなりません。スピーディーにメモを取るという意味では、紙に劣ると言えるでしょう。

デメリット3:操作に慣れないと使いづらい

タブレットやパソコンで文書を読むためには、そもそも機器の操作に慣れている必要があります。端末の扱いに不慣れな社員がいる場合には、研修をするなどして全員が使えるようにする必要があります。

デメリット4:法律によって紙での保管が義務づけられているものがある

現在、「e-文書法」や「電子帳簿保存法」などにより、多くの書類の電子保存が容認されています。しかし、書類によっては、電子化が認められていないものもあります。ペーパーレス化を進めるときには、紙での保存が義務付けられている書類かを確認しておく必要があります。

●ペーパーレスのセキュリティ対策で注意したいこと

「ペーパーレスを進めて、書類をデジタル化する」と聞くと、セキュリティ面で不安を覚えることがあるかもしれません。近年、データの流出がニュースになることは、めずらしいことではなくなりました。書類をデータで管理するときには、どのようなことに気をつけてセキュリティ対策するべきなのでしょうか。

アクセス権限の厳格化

デジタルで文書を管理する場合にもっとも大切なのは、データへのアクセス権限を厳格化することです

紙で文書を保管している場合、物理的な大きさや重さがあるため、第三者に大量のデータを持ち出される可能性は高くありません。ところが、デジタル化が進むと蓄積したデータそのものにアクセスされてしまうため、一度に大量コピーされてしまう危険があります。万一、複数の人によって同じようにアクセスされてしまうと、漏洩の被害がさらに広がってしまうことにもなりかねません。

機密性の高低によってデータを区別し、アクセス権限やセキュリティ方法を厳格に決めておくことが大切です。

データ自体のセキュリティ強化

会社で使っているシステムがいくら強いものであっても、不正なアクセスによってデータが流出してしまう危険をゼロにすることはできません。万一漏洩してしまったときに備え、データ自体を暗号化しておくことも重要な対策の一つです。

保管期限を管理する

電子データの保管期限を管理することも大切です。紙で文書を保管していると、キャビネットやファイルのなかの紙の量が物理的に増えていくため、廃棄のタイミングに気付きやすいもの。一方、データで文書を管理すると、保管期限の超過に気付きづらくなります。漏洩のリスクを少しでも軽減するために、文書管理システムを活用するなどして不要になったデータを廃棄することも必要です。

●ペーパーレスの進め方のポイント「ペーパーレス導入と推進対策」

「ペーパーレスを進めて、書類をデジタル化する」と聞くと、セキュリティ面で不安を覚えることがあるかもしれません。近年、データの流出がニュースになることは、めずらしいことではなくなりました。書類をデータで管理するときには、どのようなことに気をつけてセキュリティ対策するべきなのでしょうか。

トップダウン方式でペーパーレス化へのきっかけをつくる

まず大切なのは、トップが企業の方針として「ペーパーレス化を推進する」と掲げることです。資料を印刷しなくても業務上問題はないという考えを、ベテランから新入社員にまでしっかり伝えてください。そのうえで、まずは管理職からペーパーレス化を実践するといいでしょう。

業務や部署をしぼってペーパーレス化する

一気にすべての業務をペーパーレス化するのではなく、対象とすべき業務をしぼって進めることも大切です。たとえば、「まずは会議用の紙資料を印刷するのをやめましょう」というように、少しずつペーパーレス化していきましょう。

すべての部署で一斉に進めるのが難しい場合は、一つの部署で限定的にはじめてみるのも一案です。ここで納得のいく結果が出たら、ペーパーレス化する部署を少しずつ広げていけます。

ペーパーレス化の効果を見える化する

ペーパーレス化を実施しても、その効果を理解しづらければ社内に定着していきません。「どれぐらいの紙を削減できたのか」、「どれぐらいの時間と労力を別の業務に使えるようになったのか」など、社員にとってのメリットをわかりやすいデータにまとめましょう。ペーパーレスの効果を“見える化”することが大切です。

ペーパーレス化の事例を社内で共有する

ペーパーレス化のメリットを一部の社員しか感じられなければ、効果は半減してしまいます。ペーパーレス化を進めていると、紙を使わずに業務をうまく進捗する社員が出てきます。そのスキルやコツを含めて、メリットを社内全体にいきわたるように共有しましょう。そうすることでペーパーレス化推進の気運が高まります。

「持続可能社会の実現」「脱炭素化」は、すでに世界的な大きな流れとなっています。これと密接に関わるペーパーレス化への動きが止まることはもうありません。ペーパーレス化を進めるには障壁もありますが、メリットはそれ以上に大きなもの。長期的に無理なく実施していきましょう。

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