中でも、作成・保存が義務化されているのは「議事録」で、議事録だけは法令に従って作成し保存しなければなりません。

適切な議事録の作成・保存ができていない場合には、100万円以下の過料に課せられる可能性があります。

「取締役会の資料作成方法を知らなかった」では済まない可能性があるので、事前に適切な資料作成方法を把握しておきましょう。

そこでこの記事では取締役会に必要な資料と作成方法、作成時の注意点をまとめてご紹介します。

とくに、取締役会に必要な資料の作成方法はテンプレート付きで詳しく解説しているので、すぐに実践できます。

この記事を読むと分かること

この記事を最後まで読めば、適切な方法で取締役会に必要な書類を作成できます。
資料の取り扱いは取締役会の開催前に知っておきたい部分なので、ぜひ参考にしてみてください。

※取締役会の実際の運営等については、法務部門や専門家等にご相談ください。

取締役会には、基本的に下記の3種類の資料が必要です。

とくに作成保存義務のある「議事録」は必ず必要なので、作成することを念頭に置いて準備をしなければなりません。

どのような書類を作成するのか全体像を把握するためにも、参考にしてみてください。

1-1.【法律で作成・保存義務あり】議事録

議事録とは、取締役会の日時や内容を記録しておく書類のことです。

取締役会の議事録は、会社法に沿って作成し保存する義務があります（株主など一部の関係者には閲覧請求をする権限があります）。

出典：会社法 第369条

議事録の内容は「2.取締役会資料1｜議事録の作成方法」で詳しく解説していますが、取締役会の日時や決議事項など定められた項目を記載しなければなりません。

取締役会を開催するときには「議事録を作成して保存しなければならない」ことを念頭に置き、議事録作成担当者やフォーマットを用意しておくようにしましょう。

1-2.取締役会開催通知書

取締役会開催通知書とは、取締役会の出席者に取締役会を開催する旨を伝える書類のことです。

記載内容は「3.取締役会資料2｜取締役会開催通知書の作成方法」で詳しく解説しますが、取締役会の日時や時間、場所などの必要事項を出席者に共有します。

取締役会開催通知書は、取締役会の日の1週間前までに通知しなければなりません（定款で定めがある場合を除く）。

出典：会社法 第368条

例えば、5月30日に取締役会を開催する場合、会社の定款で定めがないときは1週間前の5月22日までに取締役会開催通知書を共有しなければなりません。

余裕を持って通知ができるように、計画的に準備を進めるようにしましょう。

1-3.決議事項・報告事項に関する資料

決議次号に関する資料とは、取締役会の決議事項や報告事項を理解するための資料です。

「4.取締役会資料3｜決議事項・報告事項に関する資料の作成方法」で詳しく解説しますが、資料に書式や形式の決まりはなく、決議事項や報告事項に応じて自由に作成することが可能です。

取締役会の決議事項や報告事項は多岐にわたり、取締役会の目的に応じて変わります。

例えば、報告事項で取締役の業務執行状況や月次決算の説明をするときは、紐づく書類があったほうが理解しやすいでしょう。

決議事項で重要な財産を処分する場合は、対象の財産や処分に至った背景を口頭のみで説明すると時間を要します。

このように、取締役会の決議事項や報告事項の理解を深め、意義のある決議に導けるように資料を作成します。

取締役会の議事録は法律で定められている書式はありませんが、必ず記載するべき事項があります。
会社法施行規則で定められている必須事項は下記の7つです。

参考：会社法施行規則第101条

上記の内容は、すべての取締役会で発生するものではありません。
取締役会の内容に応じて、必要な事項を漏れなく記載するようにしましょう。

一例として、下記のようなフォーマットで議事録を作成できます。

議事録フォーマットのダウンロードはこちら

取締役会の議事録は作成後に、書面または電磁的記録で保存しなければなりません。

電磁的記録とは、簡単に言うとデータの状態で保存することです。
Wordなどで議事録を作成（電子署名をする）し、改ざんできないようにPDFに変換したものを、ハードディスクなどで保存することが該当します。

また、議事録が完成したら出席した取締役・監査役は内容を確認して、署名または記名押印することが義務化されています（会社法第369条3項）。

電磁的記録の場合も、電子署名など署名または記名押印に代わる措置が必要です。

取締役会の議事録は、取締役会の日から10年間本店で保存しなければなりません。
長期的な保存を視野に入れて、法律に沿って管理しましょう。

取締役会開催通知書は、会社法で定められた期日（定款で定めがない場合は取締役会日の1週間前まで）までに出席者に共有しなければなりません。

期日までに共有できれば、方法は問われません。
書面でなくてもメールや口頭、電話などの伝達方法を検討できます。

ただし、電話や口頭で取締役会開催通知を実施すると、トラブルがあったときに事実確認が難しくなります。

予期せぬ事態に備えて、確実に取締役会開催通知を行った証拠を残すためにも書面やメールを利用することが一般的です。

ここでは一例として、書面で取締役会開催通知書を作成する方法を確認してみましょう。
取締役会開催通知書の記載事項は、法律で定められていません。

そのため、必須の記載事項はありませんが「取締役会の案内状」としての役割を果たすために、最低限取締役会の日時と時間、場所は記載するといいでしょう。

必要に応じて事前に目的事項（議題）などの共有できると、出席者が理解を深めやすくなります。

取締役会開催通知書にあるといい事項を踏まえて書面を作成すると、下記のようになります。

取締役会開催通知書のフォーマットのダウンロードはこちら

書面を作成したら期日までに出席者に送付すると、取締役会開催通知書の手続きが完了します。

決議事項・報告事項に関する資料は基本的には取締役会当日までに作成して、決議事項・報告事項の理解を促す資料として活用します。

記載事項や書式に決まりはないため、取締役会の決議事項・報告事項の内容に応じて理解しやすいようにまとめるといいでしょう。

一例として、下記のようなテンプレートを使い資料を作成できます。

取締役会で扱う報告事項や決議事項は、下記のように多岐に渡ります。

正しく理解するには会計や法律の知識が必要なので、知識のある士業の方と協力しながら作成することをおすすめします。

また、決議事項・報告事項に関する資料の作成は、義務ではありません。

出席者が決議事項などの理解できるであれば資料を使わず取締役会を行い、議題の結果を議事録に記載する方法で問題ありません。

取締役会では機密性の高い情報を扱うため、セキュリティ対策を必ず実施しましょう。

報告事項・決議事項の書類や議事録には、資金繰りや人事、戦略など外部に漏れると困る情報を含むことが多いからです。

取締役会での機密情報の扱いに気を配っていない場合、下記のようなリスクがあります。

紙の書類の場合は、出席者や資料作成者がどこかに置き忘れるリスクや保存中に紛失するリスクが考えられます。

電子化した書類の場合は、不正アクセス・ウイルス感染などよる情報漏えいなどのリスクがあるしょう。

万が一機密情報が漏えいした場合には、企業の信頼を損ねる・機密情報を悪用されてしまうなどのトラブルにつながる可能性があります。

そこで、機密情報の記載された書類を慎重に扱うために、下記のようなセキュリティ対策を実施しましょう。

紙の資料の場合は、持ち出しや保管にルールを設けて、厳重に管理します。

とくに紙の資料では持ち出し時の紛失が懸念されるため、取締役会後に資料を回収して紛失を防ぐことも1つの方法でしょう。

また、書類を電子化している場合は、使用しているパソコンやツールのセキュリティ基準を確認して、一定のセキュリティ基準以上の環境で扱うことが大切です。

ここまで、取締役会に必要な資料の作成方法や保存方法などを解説してきました。

取締役会の資料は機密性の高い情報を記載しているので、慎重に扱う必要があります。

とは言え、取締役会の資料作成や工程を効率化しながら、一定のセキュリティを担保することはなかなか難しいものです。

そこでおすすめなのが、私たちが提供しているペーパーレス会議「ConforMeeting」です。

実際に取締役会に導入した事例では、取締役会のセキュリティ強化や効率化を実現しています。

ここでは、「ConforMeeting」ならではの魅力を解説していくので、取締役会のセキュリティ強化や効率化にお悩みの方はぜひ参考にしてみてください。

6-1.取締役会の準備から後処理までのペーパーレス化・効率化をサポート

ペーパーレス会議システム「ConforMeeting」は、会議の準備から完了後までの効率化・ペーパーレス化をサポートするシステムです。

取締役会の準備ではシステム経由で資料を共有できるため、情報漏えいや伝達ミスの防止をサポートできます。

取締役会中は円滑な運用をサポートする機能が揃っているので議題集中しやすく、報告事項や決議事項をスムーズに伝えられるでしょう。

取締役会後は議事録や資料をサーバに保存できるため、管理の手間を大幅に削減できます。
このように、取締役会全体の効率化とセキュリティ担保ができ、安心して運営できる基盤を整えられます。

6-2.機密性の高い情報を扱える高度なセキュリティ

「ConforMeeting」は取締役会など高いセキュリティ水準が求められる会議に対応できるように、セキュリティを強化しています。

資料の共有やダウンロードには権限を設けられるため、機密情報の持ち出しを防げます。
また、資料を保存するサーバはISO27017認証を取得しています。

情報全般の適切な管理体制の構築・運用ができている証となるので、安心して使用できるところも大きな強みです。

また、取締役会後には出席者の端末に情報が残らないようになっているため、不正アクセスによる情報漏えいリスクを軽減できます。

実際に「ConforMeeting」を導入している企業様からは、高いセキュリティ水準で安心して使用できるとの声をいただいています。

取締役会を始め幅広い会議の効率化・ペーパーレス化に活用できる「ConforMeeting」は、30日間の無料トライアルをご用意しています。

操作性や高いセキュリティ水準を体感いただけるので、まずはお気軽お試しください。

この記事では、取締役会で必要な資料と作成方法をご紹介しました。

取締役会の準備や進行の方法が分かり、どのような資料を用意するべきか理解できたかと思います。
最後にこの記事の内容を簡単に振り返ってみましょう。

〇取締役会で必要な資料は下記の3つ

◯取締役会の資料を作成するときはセキュリティ対策を必ず行おう
取締役会の資料で扱う情報は機密性が高く、慎重に扱う必要があります。

ペーパーレス会議システム「ConforMeeting」なら、高いセキュリティを維持しながら取締役会を効率化できます。

30日間の無料トライアルをご用意していますので、ぜひお気軽にお試しください。