目次

コロナ禍の影響もありDX（デジタルトランスフォーメーション）の普及が加速し、様々な形でビジネススタイルの変革が進んでいる。会議のシステムもその一つだ。近年では「会議のDX」といった言葉も注目されている。
しかし、「オンライン・オフラインを問わず、理想的な形で会議DXが進んでいるか？」と問われたとき、自信を持って首肯できる企業は多くないのではないだろうか。
ペーパーレス化でデータ化した文書は会議で有効に活用されているか？　資料の事前共有の不備はないか？　秘匿性の高い資料の管理が個人任せになっていないか？　ウェブ会議の際、ツールに不慣れなため議論に支障が生じていないか――？
こうした様々な課題を、真の会議DXに至るまでには解決しなくてはならない。とくに重要な意思決定を行う役員会議では必須だ。
「真の会議DXは、役員会議の質や意思決定スピードの向上を実現し、生産性向上にもつながります」と語るのは、NECソリューションイノベータのソリューションビジネス事業部でマネージャーを務める佐藤雅彦氏だ。
同社が提供するペーパーレス会議システムは日経平均株価の銘柄225社のうち、13％もの企業が導入しているという。一体、どのように役員会議の課題を解決するのか？　営業を担当する佐藤氏と、システム開発に携わる松野晋也氏に「会議DX」の極意について聞いた。

NECソリューションイノベータが提供するペーパーレス会議システム「ConforMeeting」は、2007年のリリース以降、役員会議に関する企業の悩みに応えてきた。従来のオンプレミス版に加え、20年にはSaaS版をリリースし、クラウド環境にも対応している。

同社では、オンライン・オフライン・ハイブリッドを問わず、自社役員会議にもConforMeeting SaaS版を活用。全社ガバナンス、経理財務状況、リスクマネジメント、エンゲージメント向上等の重要事項の共有や意思決定に役立てている。
「ConforMeeting」がリリースされた07年は、コロナ禍はもちろん、DXやウェブ会議が企業の議題に挙がるはるか前の時期に当たる。
「当時は、役員会議を実施する際に、過去の資料など大量の紙ファイルを持ち込んでいました。これでは効率も悪く、意思決定のための議論が進まないという課題があり、ペーパーレス会議システムの開発が始まりました」（松野氏）

自社の役員が使う前提だったため、煩雑なインターフェースを避け、銀行のATMレベルの操作感を目指したという。

NECグループという大きな組織の役員会議で実際に検証を行い、使えることを証明した上でリリースされた「ConforMeeting」は大きな信頼を得て、多くの企業に採用された。
近年では、SDGsの観点からもペーパーレス化が加速度的に進み、DXや働き方改革といった面からも会議の在り方が問われる流れがあり、「ConforMeeting」の存在感はますます高まっている。

NECソリューションイノベータは、「ConforMeeting」が多くの企業に選ばれている理由を4点に整理できると分析する。

「1つ目は、議論の活性化です。会議資料はPCやタブレットに表示されますが、説明者が行った操作が同期するので分かりやすいのはもちろん、非同期の個人モードに切り替えれば先読みやメモも可能ですし、会議中に過去の資料にも簡単にアクセスできます。また、20年のSaaS版リリース時には、ZoomやTeamsといったウェブ会議ツールとの連携機能も搭載しました。資料データをあらかじめ送付してあるので、遅延が発生することもなく、会議本来の目的である議論に集中できるとご好評を頂いています。

2つ目は、会議事務局の負担軽減です。ペーパーレスなので、地方や海外の参加者に事前に郵送する必要がなく、変更の差し替えも簡単です。タイムスケジュールの管理や説明者の切り替えなどを事務局が制御できるので、滞りない会議進行が可能です」（佐藤氏）

「3つ目は、セキュリティ向上です。権限の設定や会議終了後のデータの自動削除といった機能の他、人事情報と連携した退職者のアクセス権抹消など、様々な観点からセキュリティを強化しています。SaaSの運用でもクラウドセキュリティのISO27017を取得済みです。
4つ目は、進化を続ける製品強化です。07年のリリース以降、ユーザー様の多くの声を反映し、定期的なアップデートで常に進化しています」（松野氏）

上記で紹介した「ConforMeeting」が選ばれる4つの理由と併せて見れば、役員会議開催に伴う課題が網羅され、会議準備から終了後までのプロセス全体を通して議論の進行をサポートしていることが分かる。佐藤氏は「会議はシステムを触る場ではなく、議論をする場」との考えを重視していると話す。まさにそれを具現化したソリューションだと言えよう。

「ConforMeeting」の導入事例も見てみよう。1社目は、秘匿性確保のため専用の会議室で役員会議を実施していた、とある企業だ。
「会議が始まらなければ資料を見られない状況でしたが、『ConforMeeting』を導入したことで、セキュリティの懸念なく事前に資料を共有でき、スムーズな議論が行えるようになったとの声を頂きました。
また、このお客様はコロナ前からの導入でしたが、いざコロナ禍になったときに、リモート会議への切り替えも支障がなく、外出が制限された時期でも、担当者様が事前準備や会議進行を自宅から行うことができ、社員だけでなく家族の安心感につながったとお聞きしました」（佐藤氏）
もう1社は、オリンパスの事例だ。
「オリンパス様は外国人役員が多いため、日本語と英語の資料が必要でした。『ConforMeeting』は、言語の違う2種類の資料を登録しておくと、端末のOSや言語設定から適切な資料を自動で表示する機能があり、余計な操作なく会議が進められるとお褒めいただきました」（松野氏）
いずれも会議の質を向上させるにとどまらず、社員の満足度も高めていることがよく分かる事例だ。
「ペーパーレス会議システムと銘打ってはいますが、単なるペーパーレスによる効率化だけでなく、企業価値や競争力の向上にも貢献できるソリューションだと自負しています。今後は役員会議以外にも、社内の様々な会議シーンでご利用いただけるような機能を増やしていきたいと考えています」（佐藤氏）