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会議体は、明確な目的を達成するための意思決定を行うのに最適な会議です。会議の決定事項がそのままビジネスや企業全体へ影響を及ぼす可能性があるため、設計方法や注意点を理解したうえで臨むことが大切になってきます。

そこで本記事では、会議体の基本的な内容やメリット、注意点を解説します。最後には、会議体でも役立つおすすめの会議システムをご紹介しているので、ぜひ最後までチェックしてみてください。

会議体とは、明確な目的をもって関係者全員が集まり、目的に対する意思決定を行う会議のことです。基本的に会議体は、目的や審議事項に関わる全ての人が参加する必要があります。メンバー全員の意見を踏まえた上で意思決定が行われるため、そこでの決定事項はビジネス、もしくは企業全体に大きな影響を与えるでしょう。

また、重要事項を決定するのが会議体で、連絡事項をただ報告するだけの会議や明確な目的のない会議のことは会議体と言わないので用語を使用する際には注意が必要です。

会議体には明確な規定等は存在しませんが、プロジェクトやビジネスの方針等を決めていくうえで重要な点となりますので、ビジネス用語の一つとして把握しておきましょう。

会議とは複数の関係者が集まって、話し合いの内容をまとめる場です。一方で会議体は、関係者全員が明確な目的の下に集まって、複数回にわたって意思決定を行う会議のことを指します。

通常の会議は一人でも意思決定が行われますが、会議体の場合はそこでの意思決定が大きな意味を持つため、一人で意思決定されることがほぼありません。何かを決める点では同じような意味合いを持つ用語ですが、決定に対する重要性は全く違うため、その点についてはしっかりと理解しておきましょう。

会議体は“明確な目的”をもってして開催される必要があるため、開催前に設計をしなくてはいけません。以下で解説する設計方法を参考に、会議体の開催を検討しましょう。

【会議体の設計方法】

最終的な決定事項が大きな意味・影響力を持つからこそ、効率よく進めることが大切です。上記の設計方法を参考に、ムダな時間を生み出さずに会議体を進められるように努めましょう。

以下では、会議体の具体例をご紹介します。具体的にどのような会議体があるのかを知ることによって、実際に会議体を開催する際の参考となるでしょう。

どのような会議体にしても、必ず目的というものが存在します。目的が明確であれば、話し合う内容や開催する回数については特に規定がありません。

会議体のメリットは以下の通りです。

会議に参加するメンバーを選定する際、開催するほとんどの会議に出席できるメンバーを選定するため、基本的には目的に関係する同じメンバーで会議が行われます。そのため、初めて会議に参加した人が発言しにくくなるような事態を避けられ、様々な意見が出やすい会議を開催することが可能です。

また、会議体は特定の目的に合わせて開催されるため、会議の内容が明確になりやすい特徴があります。それゆえに会議の内容も具体的になりやすく、意思決定までの工程がスムーズに進むでしょう。

一人でも意思決定ができる会議と違って、会議体は複数のメンバーの意見を踏まえた上で意思決定を行うため、一人の意見に偏って意思決定が行われることは基本的にありません。もちろん、一人の意見に参加者の多くが賛同すれば、それが意思決定として成り立ちはしますが、それでも公平性は保たれます。

様々な意見を抽出することができ、偏りを最小限に公平性を維持できる点が会議体のメリットと言えるでしょう。

会議体では、設計の段階で目的や審議事項が決められているため、比較的意思決定をしやすい特徴があります。明確な目的の無い“会議”の場合には、話し合う内容が一転二転することもあるため、意思決定がまとまらない可能性が高いでしょう。

また、基本的には会議体に参加するメンバー全員が目的に対して関係しているため、意思決定において明確な話し合いがしやすいです。

会議体は明確な目的をもって実施する会議ではありますが、必ずしも話し合いの中で最適な意思決定が行われるわけではありません。場合によっては意見が割れて話し合いがまとまらない場合もあるでしょう。そういった際には、多数決の採用や責任者による意思決定といったことも想定しておかなくてはいけません。

いくら会議体のような話し合いといえども、“予想通りにまとまらないこともある”という点が主なデメリットと言えるでしょう。

会議体を開催する際は、以下のような注意点があります。

会議の目的が明確になるからこそ、話し合いの効率は最大限高めておくことが重要であるため、アジェンダの共有やメンバー構成に重点を置くことは必須と言えます。

また、意見が偏らないようにメンバー全員での議論を意識することや、時間内で終わらせるように日時を厳守することも大切です。

会議を効率よく進めるためにも、アジェンダの展開・共有は必須と言えます。アジェンダとは、会議の議題として予定している内容をまとめたもので、会議内で話し合う内容を事前に理解するのに活用するものです。

アジェンダが展開されることによって、参加者は会議内での質問事項や要点をある程度整理することができるため、会議の開始がスムーズになるでしょう。

会議体では、必ず参加メンバー全員で議論するようにしてください。そうしないと、そもそも会議体のメリットである“一部の声など偏りが発生しづらい”といった点が満たされなくなってしまいます。会議体の意思決定はプロジェクトや企業全体に影響を与える可能性もあるほど重要であるため、全員で議論したうえで結論等を出さないと、一人で意思決定ができてしまう通常の会議と変わりません。

ここでいう関係性とは、会議体の目的に対する関係性のことを指します。目的に対して関係性の薄いメンバーを参加させてしまうと、話し合いの決を採る多数決の際に、関係性の薄い人の意見も組み込まれてしまうため、意思決定の質が低下してしまいます。

また、場合によっては関係性の薄い人の意見がきっかけで話し合いがまとまらないこともあるでしょう。ですので、会議体に参加するメンバーはよく検討したうえで、関係性が強いメンバーを選定することが重要になります。

会議体は、基本的に複数回にわたって行われます。すべての会議の日時・時間をバラバラにしてしまうと、参加できない人が増えてしまう可能性が高まるため、会議の意思決定の質が低下してしまう恐れがあるでしょう。そのため、固定の日時・時間で開催することによって、関係者の参加確率を高めることが重要です。

会議体の効率を上げるのにおすすめのシステムとして、本記事ではペーパーレス会議システム「ConforMeeting」をおすすめしています。「ConforMeeting」はオンラインでの会議を効率よく実施できるシステムです。

「ConforMeeting」には以下のような特徴があります。

以上のように、「ConforMeeting」は会議体の効率化をサポートするのに最適なシステムとなっております。

会議体とは、明確な目的をもって関係者全員が集まり、目的に対する意思決定を行う会議のことです。報告だけをする会議やミーティングなどとは違って、会議で決める内容が明確化しており、最終的な目的を達成するために複数回にわたって行われます。

会議体での意思決定は重要な役割をもち、その影響力は企業全体に及ぶケースもあります。会議体の具体例としては、プロジェクトの区切りごとに実施するものや取締役会などがあるでしょう。

基本的に会議体そのものが重要な会議として認識されているため、一般的な会議以上に効率的であることが求められやすいです。そのため、実際に会議体の実施を検討している方は合わせてペーパーレス会議システム「ConforMeeting」の導入も検討してみてください。導入することで会議の効率化を図れるだけでなく、オンライン会議の質を高めることもサポート可能です。