DX（デジタルトランスフォーメーション）実現の取り掛かりとして成果が見えやすい「ペーパーレス」が注目されています。本記事では、DX推進の第一歩として「ペーパーレス会議」のポイントをご紹介いたします。

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DXの概念は、2004年、スウェーデンのウメオ大学教授、エリック・ストルターマン氏によって「ITの浸透が、人々の生活をあらゆる面でより良い方向に変化させる」こととして、初めて提唱されました。
一方日本においては、2018年に経済産業省が取りまとめた「デジタルトランスフォーメーション（DX）を推進するためのガイドライン」が、最も一般的なDXの定義として知られているのではないでしょうか。

＜経済産業省によるDXの定義＞
企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること

※出典：経済産業省「デジタルトランスフォーメーションを推進するためのガイドライン」
（太字は当社によります。）

ただ単純にデジタル化するのではなく、データとデジタル技術を活用して既存業務を抜本的に見直し新たな価値創造へと変革することがDX推進のカギとなります。

デジタル技術の進化に伴い注目か高まるDXですが、2021年の総務省の調査では約6割の企業が「DXを実施していない、今後も予定なし」と答えています。

DXのテーマ（新事業の創出、ビジネスモデル変革、新サービス・製品開発、顧客視点デジタル化、VC改革、RPA/OCR活用、コーポレート機能高度化、働き方改革、その他）に関わらず成功に至った企業は6.6%と少なく、多くの企業が成功に至っていない、あるいは中間であると回答して言います。

PDF※出典：総務省「デジタル・トランスフォーメーションによる経済へのインパクトに関する調査研究」

成果が見えにくく、どこから始めれば良いか分からないといった場合が多いのではないでしょうか。

東京都は「5つのレス徹底推進」プロジェクトで、これまで進めてきた3つのレス（ペーパーレス、はんこレス、キャッシュレス）にFAXレス、タッチレスを新たに加え5つのレスの徹底に向けて取り組みを加速するとしています。

「5つのレス」実現することのみに留まらず、デジタルを前提とした仕事の仕方を転換することで、イノベーティブな仕事を効率的に遂行できる組織へと変革を掲げています。

出典：東京都「都政の構造改革QOSアップグレード戦略」

また、総務省の調査によると、日本企業の従業員を対象に「ICT化に関連する業務慣行の改善について尋ねたところ、「社内業務のペーパーレス化」が最も選択された。一方で直近3年以内に実施した取組を尋ねると「テレワーク、Web会議などを活用した柔軟な働き方の促進」が最も多かった。」との報告がされています。

このように、DX実現の取り掛かりとして成果が見えやすい「ペーパーレス」が注目されています。

ペーパーレス化に取り組むにあたり、会議のペーパーレス化、特に上位層の定型的な会議は準備や運用の手間が大きく効果が出やすい領域です。

また、説明時の情報の錯綜を防ぎ、スケジュールを意識した時間通りの運営やセキュリティを担保した事前準備の徹底で会議の質の更なる向上も図れ、移動時間を削減するリモート会議の積極的な活用も可能となります。

参加者の理解促進
資料の事前参照や自分のペースでの資料の読み込みで内容を把握し、会議に集中できること。

議論活性化
システム操作に意識を取られず、資料のポイントをすぐに伝えることができ、より深い議論ができること。

事務局の会議運営
事務局からの資料と議事のコントロールで時間通りの会議進行ができること。