会議DXは、デジタル技術の導入のみにとどまりません。
会議の質を高め、業務プロセスの変革や新しい価値の創出につなげることこそが、会議DXのポイントです。

しかし、ここまで聞いて「具体的に何をすればいいのか分かりにくい」と感じた方もいるでしょう。

会議DXでは人による対策とデジタルツール・システムの導入を組み合わせて、企業が目指す目的を達成できるようにDXを推進します。

具体的には下記のような取り組みを行い、会議全体の変革や効率化を図ります。

とはいえ、会議DXは闇雲に取り組んでも、思ったようにDXを推進できません。
会議DXの取り組み方やステップを理解して、計画的に取り組むことが重要です。

そこでこの記事では、会議DXの概要や効果、具体的な取り組み方など、会議DXに関する基礎知識をまとめて解説していきます。

とくに会議DXで取り組むべきことや実施する手順は、詳しくまとめているので必見です。

この記事を読むと分かること

この記事を最後まで読めば会議DXとはどのような取り組みなのか理解でき、あなたの企業で実践できるようになるでしょう。

DXに取り組んでいる企業は一定数いますが、会議DXに本格的に着手できていない企業が多い現状があります。

競合他社に差をつけてDXを推進し新たな価値の創出するためにも、ぜひ参考にしてみてください。

冒頭でも触れたように、会議DXとはデジタル技術を導入して会議の質を向上させることです。

経済産業省ではDXの定義として「デジタル技術やデータを使い、新たな価値の創出やビジネスモデル・企業文化の変革に取り組むこと」だと述べています。

つまりDXは、ただ単にデジタル技術を導入すればいいわけではありません。

デジタル技術はあくまでも手段であり、新たな価値の創出やビジネスモデル・企業文化の変革を目的として取り組むことが求められます。

会議DXではデジタル技術を有効活用して会議の質そのものを向上させ、下記のように新たな価値創出や競争力の優位性を確保することが重要です。

例えば、ペーパーレス会議システム（会議の準備から完了後までを効率化するシステム）などのシステムを導入して「ダラダラと続く会議」を改善し、会議に集中できる環境を整えたとしましょう。

その結果、参加者の議論が活性化し新たな価値やアイデアを生むことができれば、会議のDX化が推進したことになります。

では、どのように会議DXを推進するのでしょうか？
会議DXには「戦略」「人材・組織」「テクノロジー」の3つの柱があります。
この３つの柱をしっかりと築くことで、会議DXを推進し目的を達成することができるでしょう。

次の章では3つの柱を「人による対策」と「デジタル技術による対策」に分けて、それぞれどのようにDXを推進すればいいのかご紹介します。

1-1.DX化1｜人による対策「戦略」「人材・組織」

会議DXでは、人による「戦略設計」と「組織・人材づくり」が必要です。

会議DXの戦略では、どのように会議DXを進めるのか明確にします。

など、会議DXを進めるうえで欠かせない全体像の設計とルール設定を行うことがポイントです。

人材・組織では、会議DXを推進するための組織や人材づくりを実施します。

など、どのような体制で会議DXを推進するのか決めることが重要です。

とくに、社内にDXに関する知識がある人材がいない場合は、外部から採用するのか、社内から適任者を抜擢するのかなど会議DXを推進するスキルのある人材の確保が必要になります。

1-2.DX化2｜デジタル技術による対策「ツール」

会議DXを推進する重要な柱となるのが、デジタル技術による対策です。

DXの定義でも触れたように、DXはデジタル技術を活用して新たな価値の創出や変革に取り組むことが欠かせません。

会議DXでは、目的に応じて下記のようなツール・システムを導入してDXを推進します。

例えば、ペーパーレス会議システムを導入して、資料の共有・閲覧のしやすい環境や会議進行のしやすい環境を構築できると、参加者が会議に集中しやすくなります。

その結果「重要な決断に時間がかかる」「適切な決断ができない」などの課題を解消でき、会議の質そのものが向上するでしょう。

このように、デジタル技術による対策では人による対策ではカバーしきれない部分をデジタル化し、会議DXを促進します。

会議で活用できるデジタルツール・システムは、下記の記事で詳しく解説しているので参考にしてみてください。

「会議　効率化　ツール」

会議DXの概要が分かったところで、会議DXを推進する効果が気になるところです。
会議DXでは「会議の効率化」や「働き方改革の推進」など4つの効果が得られます。

会議DXではDXの推進とともに様々な効果を得られるので、事前に把握しておきましょう。

2-1.会議の効率化

1つ目は、会議の効率化です。

会議をするときに「ダラダラ続く会議に困っている」「会議の準備に時間がかかる」など何らかの課題を抱えているケースは多いかと思います。

会議DXでは会議運営そのものを見直せるため、必然的に会議効率化を実現できます。

一例として、会議DXを推進するときの取り組みでは、下記のような効率化が見込めるでしょう。

人による対策では会議DXを推進するルールを設定することで、会議時間の短縮や準備の簡略化などが見込めます。

デジタル技術による対策では、ツールを活用した自動翻訳や自動文字起こし、ペーパーレス化などにより運営の負担を大幅に削減できるでしょう。

ペーパーレス化では会議資料を印刷して製本し、保存する手間を省けるため、DXの推進とともに大幅な業務効率化が実現できます。

実際に独立行政法人情報処理推進機構が公開している「DX白書2023」によると、DXを推進した成果として業務効率化を実感している割合が高いです。

参考：独立行政法人情報処理推進機構「DX白書2023」
※DXの成果として「すでに十分な成果が出ている」「すでにある程度の成果が出ている」と回答した企業の割合

このように、会議DXでは目的達成だけでなく同時に会議の効率化を進めることができ、新たな価値を提供する余力の創出やビジネスモデルの変革にも貢献できます。

2-2.会議のコストダウン

2つ目は、会議のコストダウンにつながるところです。

会議DXでは、デジタル技術を活用して会議に要する時間短縮やペーパーレス化などが見込めます。
例えば、会議時間の短縮とペーパーレス化が実現できると、下記のような費用が削減できるでしょう。

会議費用の中でも大きな割合を占めるのが「人件費」です。

会議DXを推進して会議の準備にかかる時間を5時間削減できれば、1人当たり5時間分の人件費削減が実現できます。

一例として、10名が出席している会議を1時間短縮できれば、2.5万円のコスト削減が可能です。

同等の会議が月に4回あるとすると、1ヶ月で10万円もの人件費削減を達成できます。

※時給2,500円として算出

実際に私たちが提供しているペーパーレス会議システム「ConforMeeting」を導入して、1ヶ月につき約170万円のコスト削減ができた事例があります。

会議にかかる余分なコストを削減できると、新規事業や他の業務のDX化に費やす費用を捻出できます。

会議はDXを促進することで、コストダウンできる部分が多くあります。
DXを促進しながらコストダウンができるのは、大きな魅力だと言えるでしょう。

2-3.働き方改革の推進

3つ目は、働き方改革の推進ができるところです。

日本の労働環境は下記のような課題を抱えており、多様な働き方に対応できる環境構築が求められています。

働き方改革を推進するには、会議環境の整備や会議の効率化も無視できません。

例えば、対面での会議にしか対応していない環境では、テレワーク対象者であっても出社が必要です。
会議の度に時間と費用がかかるため、働き方改革の課題となるでしょう。

会議DXを推進すると多様な働き方に対応できる環境が構築でき、働き方改革も促進できます。

例えば、Web会議ツールを導入してインターネット経由で会議ができる環境を構築できれば、テレワークや時短勤務、フレックスタイム制など様々な働き方の従業員と会議がしやすくなります。

会議のために出社する必要もなくなり、従業員が働きやすい環境を構築できるでしょう。

また、Web会議をするときには資料の共有方法やセキュリティが課題となりますが、デジタル技術を活用することで一定のセキュリティを担保しながら情報共有がしやすくなります。

文書管理ツールを導入した場合は、システム内で資料の共有や閲覧、提出などができ、出社をしなくても情報共有や書類提出が可能です。

このように、会議DXを推進する工程で、働き方改革に必要なツール導入やルール設定ができる可能性があります。

2-4.会議データの可視化・活用

4つ目は、会議データの可視化や活用ができるところです。

DXの推進には、データ活用が必要です。
ただ単に会議を実施するだけでなく下記のようなデータを蓄積することで、会議の質向上に貢献します。

例えば、同じ発言者ばかりが一方的に話している傾向がある場合は、会議の発言方法を見直すことで質の向上につながります。

進行役が一方的に話している傾向がある場合は全員に発言権を持たせ、会議を活性化させることも検討できるでしょう。

このように、会議の課題や癖を可視化することで、会議の質を高め企業の変革へとつなげられます。

ここまで、会議DXの概要や効果をお伝えしてきました。

会議DXはDXの中でも取り組みやすく、業務効率化や多様な働き方の実現など企業にとって貢献度の高いところが大きな魅力です。

独立行政法人中小企業基盤整備機構が実施した「中小企業のDX推進に関する調査（2023年）」によるとDXを必要だと捉えている企業は7割を上回り、DXには取り組んだほうがいいと考えている企業が多いことが分かります。

※調査で「必要だと思う」「ある程度必要だと思う」と回答した企業の割合

会議のDXに必要な取り組みを項目別に見ると文書の電子化やペーパーレス化に取り組んでいる企業が多く、次いで会議のオンライン化やセキュリティ対策が多いです。（会議DXに必要な取り組みは「5.会議のDX化を推進するうえで実施すべき4つのこと」で解説しています）。

参考：独立行政法人中小企業基盤整備機構「中小企業のDX推進に関する調査（2023年）」

会議DXを推進する項目により企業の取り組み状況が異なりますが、DXの第一歩となる取り組みを開始している傾向があります。

ただし、会議DXでは会議の質が向上するようにペーパーレス化にとどまらず、会議のオンライン化やセキュリティ対策など複数の取り組みが必要です。

現状は「会議のオンライン化は47.1％」など会議DXに必要な取り組みが過半数を下回り、まだまだ本格的に取り組む段階には至っていないと考えられます。

会議DXはデジタル技術を活用して推進していくため、どうしても導入時に一定のコストがかかります。

先ほども触れたように、DXの一歩が踏み出せていても会議DXにまで至っていない企業が多いのが現状です。

しかし、市場の変化や企業の競争力強化に対応するには、会議DXを推進したほうがいいでしょう。
今の会議を継続していると、いつかは下記のような課題にぶつかるからです。

経済産業省や自治体などがDXを推進している背景があるので、会議DXを推進しないと競合他社から遅れを取る可能性があります。

それだけでなく、会議の質が向上しないため、競合他社に対抗できる戦略や新規事業を生み出せないリスクもあるでしょう。

デジタル技術を活用して会議DXを推進すると、働き方や会議への取り組み方が変わり企業の変革につながるはずです。

実際にペーパーレス会議システム「ConforMeeting」を導入した企業様は、会議が活性化したとの声があります。

海外展開加速によりグローバルな活用も視野に入れることができ、新たな価値の創出につながっています。
また、会議開催の負担軽減やコスト削減にもつながり、働き方にも変革を起こすことができました。

この事例は下記で詳しく解説しているので、参考にしてみてください。
事例の詳細を見る

会議DXの必要性が理解できたところで、実際に取り組むべきことをご紹介します。

会議DXでは課題に応じて優先順位は変動するものの、下記の4つの項目に取り組む必要があります。

この4つを実施しないと会議全体のDX化が実現できないので、どのようなことを実施すればいいのか把握しておきましょう。

5-1.資料・議事録のペーパーレス化

まずは、会議の資料・議事録のペーパーレス化を検討しましょう。
ペーパーレス化とは、紙を使用して運用していた文書や書類を電子化することです。

会議では、資料や議事録を紙で作成しているケースがあります。
紙を使い運用するとどうしても工数が増え、事務局の負担が大きくなります。

一例として会議資料を紙で作成すると、印刷や修正対応、製本に時間がかかるでしょう。
資料を電子化できれば、印刷をする必要がありません。

それだけでなく資料修正や共有が容易にできるため、会議の準備にかかる時間を減らせます。

会議の資料や議事録のペーパーレス化は、下記のようなツール・システムを活用して進めます。

例えば、ペーパーレス会議システムでは、システム経由で電子化した資料の共有ができます。
資料や議事録の保存もできるため、ペーパーレス化を促進することが可能です。

DXを推進するときのペーパーレス化の進め方については下記の記事で詳しく解説しているので、参考にしてみてください。

「dx ペーパーレス」

5-2.Web会議の導入

会議DXでは、Web会議の導入も欠かせない要素です。
Web会議とは、インターネット経由で各拠点をつなぎリアルタイムで会議を行う方法です。

対面会議では会議室やミーティングスペースなど特定の場所に集まり会議を実施する必要がありますが、Web会議は場所を問わずリアルタイムで会議ができます。

テレワークや時短勤務など多様な働き方をする従業員と会議を設定しやすくなり、出社しなくても必要に応じて議論ができる環境を構築できます。

多拠点や海外拠点ともスムーズに連携しやすくなり、新たな価値の創出につながるでしょう。

Web会議は、ビデオ通話や音声通話のできるWeb会議ツールを活用して実施することが一般的です。
Web会議ツールを使えば、リアルタイムで複数人での会議が実施できます。

Web会議は対面会議とは発言方法や進行方法が異なるため、事前にルールを決めておくと円滑に導入できるでしょう。

5-3.会議プロセスのデジタル化

会議DXを推進するには、会議の質が向上できるように会議の工程全体を見直す必要があります。

Web会議を実施できても資料共有やスケジュール管理などがアナログのままでは、会議を実施しにくくなるでしょう。

会議の一部工程にデジタル技術を使うのではなく、会議の工程全体にデジタル技術を活用して効率化・質の向上を目指すことが重要です。

一例として、下記のような業務にツール・システムを活用すると、会議DXが推進できるでしょう。

会議中にホワイトボードツールを使うと、参加者が同じホワイトボードに書き込みながら議論ができるため活性化につながります。

また、ペーパーレス会議システムにはタイマー表示機能や進行管理機能などが備わっているため、限られた時間内で会議の質を向上できるようサポートすることが可能です（システムにより機能が異なります）。

このように、デジタル技術を活用して会議全体を改善することで、DXを推進できます。

5-4.会議のセキュリティ対策

会議DXでは、Web会議ツールやペーパーレス会議システムなど目的に応じたツール・システムを導入します。
ツール・システムには、アナログにはなかったセキュリティリスクがあります。

例えば、Web会議ツールを導入した場合、ツールに脆弱性があると不正アクセスによる情報漏えいやウイルス感染によるデータの損失が起きるかもしれません。

とくに会議では機密性の高い情報を扱うため、外部に漏れてしまうと大きなトラブルになることが考えられます。

アナログにはないリスクを軽減するためにも、会議DXを推進するときにはセキュリティ対策が欠かせません。

会議DXのセキュリティ対策は「人」「技術」「ルール」の3つの柱を意識して、取り組むようにしましょう。

とくに、今まで会議をアナログで実施してきた場合は、DX推進により環境が変わりセキュリティに関する意識が追いつかないケースがあります。

そのため、会議DXを推進するときにはセキュリティ対策も同時に実施して、問題なくDXを推進できる状況を整えることが大切です。

Web会議におけるセキュリティ対策の必要性は下記の記事でも解説しているので、参考にしてみてください。

「web会議　セキュリティ」

ここからは、実際に会議DXを推進するためのステップをご紹介します。
会議DXにスムーズに取り組むためには、適切なステップを理解し計画に勧めることが大切です。

どのように取り組むのか全体像を理解するためにも、ぜひ参考にしてみてください。

6-1.会議DXの目的を明確にする

まずは、会議DXに取り組む目的を明確にしましょう。

会議DXに限らずDXの推進失敗で多いのは、目的がないまま始めてしまいデジタル技術の導入だけで終わってしまうことです。

冒頭でも述べたように、DXは業務をデジタル化した先に新しい価値やビジネスモデル変革を起こすことが求められます。

ただ単に会議を効率化するデジタルツールを導入するのではなく、その先にどのような価値を見出せるのかを念頭に置いて会議DXの目的を検討してみてください。

会議DXの目的を検討するときか企業の今後のビジョンや戦略を踏まえて、会議にどのような課題があるのか考えると明確にしやすいです。

上記の例では企業としてグローバルな展開を目指したいものの、会議が対応しきれていない課題があります。

そこで会議DXを推進して、国内外で協業できるビジネスモデルの変革に取り組みます。

目的が曖昧な状況でDXを推進すると失敗につながるため、なぜ会議DXが必要なのか明確するところから始めてみましょう。

6-2.DXを推進するためのデジタルツール・システムを選定する

会議DXの目的が明確になったところで、導入するデジタルツールやシステムを選定します。

会議DXは「デジタル技術・データを使い新たな価値の創出やビジネスモデル・企業文化の変革を起こすこと」なので、デジタル技術の導入が必須です。

会議DXの目的や課題と照らし合わせて、どのようなツール・システム導入が必要なのか検討してみましょう。

先ほどの例で言うとWeb会議や時間短縮に課題があるので、下記のようなツール・システム導入が検討できます。

ツール・システム導入を検討するときに留意したいのは、一度に複数のツール・システムを導入しないことです。

会議には様々な工程があり、課題に応じて必要なツール・システムが異なります。

例えば、Web会議を実現するなら「Web会議ツール」が必要ですし、資料や議事録を管理するなら「文書管理ツール」が検討できます。

これらのツール・システムを同時に導入すると浸透するまでに時間がかかり、会議負担が大きくなることが考えられます。

そのため、導入するツール・システムの優先順位を決めて、問題なく活用できるようになったら次のツール・システムを導入する手順で進めるといいでしょう。

また、既に導入しているツールや機器がある場合は、新たに導入するツール・システムとの互換性を確認し、問題なく使用できる環境かチェックしておくことが大切です。

6-3.会議DXの推進スケジュールを決める

会議DXに導入するツール・システムが決まったところで、具体的な会議DX推進のスケジュールを決めておきましょう。

スケジュールを決めるときのポイントは、下記のとおりです。

会議DXの具体的なスケジュールは、導入するツール・システムや会議の規模により大きく異なります。
即日導入できるツールもあれば、社内環境に応じたカスタマイズが必要ツールもあります。

事前に導入にかかる期間を確認し、いつから運用開始できるのか決めておくといいでしょう。

6-4.社内研修やルールの共有を実施する

会議DXを推進するスケジュールが決まったら「1.会議のDX化とは「デジタル技術を導入して会議の質を向上させる」こと」で触れた人による対策に取り掛かります。

具体的には、ツール・システムを導入するにあたり、必要なルール設定や研修を実施します。

ルール設定では、ツール・システムの使い方の手順を決めてマニュアルなどにまとめます。

マニュアルにはセキュリティ対策や注意点も含めて、誰もが問題なく使用できる仕組みを構築しておきましょう。

また、研修では、どのように会議を進めるのか具体的な使い方を共有します。
注意点やトラブル時の対策も共有しておくことで、会議時に問題なく使用できるようになるでしょう。

ルール設定や研修はツール・システムに関する知識が必要な場合があるので、知見のある担当者と共に取り組むと重要な項目を漏らすことなく準備ができます。

6-5.導入テストを実施する

会議DXに必要なツール・システムを実際に活用する前には、導入テストを実施します。

実際の会議で「上手に使えなかった」「回線不良があった」などのトラブルが起きると、会議のやり直しなどを検討しなければなりません。

導入テストを実施するときには、下記の点に着目するといいでしょう。

例えば、Web会議ツールを実際の会議と同じ環境で使用する場合に「接続不良が起きやすい」「相手の声が聞き取りにくい」などの問題があれば、本格的な運用までに改善が必要です。

また、実際にWeb会議ツールを使用してみて「操作が難しい」と感じる部分があれば事前に共有し、円滑な運用を促す必要があるでしょう。

ツール・システムによっては無料トライアル期間が用意されているため、この期間を使って試してみるのもおすすめです。

6-6.実際にツール・システムを使い会議を行う

問題なくツール・システムが使用できる環境が整ったら、実際にツール・システムを使い会議を行います。
ツール・システムの使用に慣れるまでは、下記のようなサポートするといいでしょう。

とくにツール・システムの導入時は「ログイン方法が分からない」「どのように操作をすればいいのか分からない」などのトラブルが発生する可能性があります。

事務局や技術部など知見のあるスタッフが待機をして、サポートできるようにしておくといいでしょう。

また、会議後に出席者にアンケートを実施して、ツール・システムの反響を確認してみることも大切です。

出席者からの評価が良ければ継続使用ができますし、改善が必要などの声があれば新たな工夫が必要でしょう。

このように、ツール・システムを導入して終わりではなく、問題なく使用できるようにサポートをしながら進めてことが重要です。

6-7.改善を重ねて会議の質を高める

会議DXを推進するときには「ツール・システム導入のデジタル化」で終わらず、本来の目的を達成できるように改善を重ねることが大切です。

例えば、本来の目的が「会議プロセスのデジタル化により国内外での協業ができる体制を整えビジネスモデルを変革する」であれば、ツール・システム導入により、どれくらい達成できたのか分析するようにしましょう。

仮に役員会議ではツール・システム導入の一定水準が達成できたのなら、他の会議に拡大していくなど次のステップを検討する必要があります。

DXは中長期的な取り組みであり、少しずつ会議環境を変化させ目的達成を目指すものです。
短期的な取り組みで終わらせないように、随時分析と改善を繰り返すようにしましょう。

会議DXを推進するステップが分かったところで、実際に会議DXに取り組む前に知っておきたい3つのポイントをご紹介します。

会議DXをスムーズに進めるためにも知っておきたいポイントばかりなので、ぜひ参考にしてみてください。

7-1.補助金の活用を検討する

会議DXを推進するときにコストがネックになっている場合は、補助金の活用を検討しましょう。

2024年2月時点で会議DX推進への活用を検討できる主な補助金は、下記のとおりです。

※採択条件が異なるので各補助金の条件を確認して検討してください

実際に「IT導入補助金」は様々な業務のDX促進に活用されており、Web会議の環境整備を目的に採択された事例があります。

補助金を活用できると会議DXのツール・システム導入費用を抑えられるため、促進しやすくなるでしょう。

今回ご紹介した国の実施している補助金以外にも、企業の所在地となる地方自治体が実施している補助金が活用できる場合もあります。

補助金により応募の条件が大きく異なるため、自社の会議DXの目的に活用できそうか確認したうえで応募を検討してみてください。

7-2.ツール・システムの導入で満足しないで社内に浸透させる

会議DXはツール・システムの導入がゴールではなく、ツール・システムを社内に浸透させて目的を達成することが重要です。

そのため、ツール・システムの導入で満足するのではなく、下記のように社内に浸透させる工夫を取り入れましょう。

会議DXを推進するときにツール・システムの使い方や必要性が理解できないと、実際の会議で活用されずに失敗する可能性が高くなります。

会議で問題なく使用できるように研修などのサポートを実施し、社内になくてはならない仕組みへと変化させることが大切です。

また、会議DXの必要性が分からないと、なかなか前向きに取り組めない従業員も出てきます。

管理職などのリーダーが中心となり会議DXに取り組む意義や将来のビジョンを発信することで、足並みを揃えることも大切でしょう。

7-3.会議DXの成果を可視化する

会議DXは意図的に成果を可視化しないと、どのような変化があったのか体感しにくいです。

下記の2つの目的で、会議DXの成果を可視化するようにしましょう。

会議DXの成果を可視化する方法は複数ありますが、ペーパーレス会議システムや会議分析ツールなどを活用して目的に応じた変化を分析すると運用しやすいです。

例えば、会議時間の短縮が課題になっていた場合は、会議時間を集計し可視化すると会議DXの成果が分かります。

会議が30分程度短縮できていることが明確になれば、取り組みの成果が出ていることになりモチベーションアップにもつながるでしょう。

また、会議時間が短縮できているので、空いた時間を活用して新しい取り組みを検討できるかもしれません。

このように、会議DXの成果を確認しながら推進できるように、改善や工夫を重ねるようにしましょう。

ここまで解説してきたように、会議DXはツール・システムを有効活用しながら進めていきます。
会議DXを推進できるツール・システムは多くの種類があり、課題や目的に応じて使い分ける必要があります。

ただし、「6.会議DXを推進する7つのステップ」でも触れたように、同時に複数のツール・システムを導入すると混乱を招きます。

ツール・システム同士の互換性や相性もあるため、すべてのツール・システムを有効活用できる環境整備が難しいケースもあるでしょう。

そのため、できるだけ少ないツール・システム数で会議DXを推進することが求められるのです。

そこで、できるだけ多くの会議課題を解消しDXを推進するなら「ペーパーレス会議システム」がおすすめです。

ペーパーレス会議システムとは、会議の準備から完了後までの効率化・ペーパーレス化を支援するシステムです。

下記のように、幅広い機能を備えているので、会議の資料共有や保存、会議進行、セキュリティ強化など会議DXに必要なポイントをこのシステム1つでカバーできます。

※Web会議を実施する場合は別途Web会議ツールが必要です

などの課題を抱えている場合は、まずはペーパーレス会議システムの導入を検討してみてください。

ペーパーレス会議システムの機能や導入メリットは下記の記事で詳しく解説しているので、参考にしてみてください。

「ペーパーレス会議システム」

会議DXを推進するペーパーレス会議システムを検討している場合は、私たちが提供しているペーパーレス会議システム「ConforMeeting」がおすすめです。

「ConforMeeting」は会議の準備から完了後までを効率化する豊富な機能が揃っており、会議のDX化促進をサポートします。

実際に、会議の運営負荷の軽減や進行スピードの向上に貢献した事例もあります。

ここでは、会議DXを推進する「ConforMeeting」の魅力をご紹介します。

9-1.会議に集中できる環境を整えて会議の質の向上に貢献

「ConforMeeting」は会議出席者のストレスを軽減して、会議に集中できる環境を整えます。

従来の会議運営では会議の資料作成の負担が大きく、事前に資料共有ができないケースが多いです。

「ConforMeeting」ではシステム経由で資料の共有や差し替えができるため、会議前に資料に目を通しておけます。

また、会議中は事務局のページ送りや書き込みが同期されるので確実な情報共有ができ、会議に集中しやすい環境を構築できます。

開発時のコンセプトは「エグゼクティブの思考を妨げない直観的なインターフェース」で、出席者が直感的に使用できる画面設計にこだわっているところもポイントです。

他にも、過去資料の検索やWeb会議ツールとの連携など豊富な機能があり、複数のツール・システムを導入しなくても会議の質向上に貢献できます。

9-2.事務局の負担を軽減できる

会議DXを推進するときに「事務局の負担軽減」や「会議準備の効率化」が課題になることがあります。
「ConforMeeting」は事務局の負担を軽減する機能が揃っています。

会議の準備ではオフィス文書をそのまま資料として登録できるため、印刷・製本をする手間を省けます。

会議中は事前に登録した議事に沿ってスケジュール管理ができ、時間のコントロールがしやすいところが特徴です。

各種権限も事務局側で制御できるため、進行の舵が取りやすくなるでしょう。
また、会議後はサーバ上で資料を一元管理でき、議事録や資料を保存する手間も省けます。

このように、会議の工程をデジタル化しながらも、事務局の負担を大幅に削減できるところが大きな魅力です。

「ConforMeeting」では30日間の無料トライアルをご用意しています。

実際に操作をしてみて会議DXを推進できそうか判断いただけますので、まずはお気軽にお試しください。

今回は、会議DXの概要や効果、具体的な進め方をご紹介しました。
最後まで読み、会議DXに取り組んでみようと感じることができたでしょう。

最後に、この記事の内容を簡単に振り返ってみましょう。

〇会議DXとはデジタル技術を導入して会議の質を向上させること

〇会議DXには「戦略」「人材・組織」「テクノロジー」のバランスが取れた取り組みが必要

〇会議DXを推進する効果は次の4つ

〇会議DXを推進するときに取り組むべきことは次の4つ

〇会議DXを推進するステップは下記のとおり

〇会議DXを推進するポイントは次の3つ

会議DXは市場の流れや市場での優位性を確保するために、欠かせない取り組みです。
会議DXを推進するときにはペーパーレス会議システム「ConforMeeting」を活用して、スムーズにDXを進めましょう。

30日間の無料トライアルをご用意していますので、ぜひお気軽にお試しください。