ペーパーレス会議とは？メリット・デメリット、進め方・資料の作り方、システム比較を解説します。

目次

ペーパーレス会議とは、従来は紙にプリントアウトしていた文書や資料をデジタル化し、タブレットやパソコンなどで共有して会議を実施することです。タブレットやパソコンのほかにプロジェクターや大型ディスプレイが利用されることもあれば、テレビ会議やWeb会議の形でおこなわれることもあります。

近年は、「ペーパーレス会議システム」と呼ばれるツールが使われるのが一般的です。タブレットやパソコンから文書を共有できるだけでなく、資料への書き込みや画面同期など、電子化のメリットを活かした使い方ができるのが特長です。

ペーパーレス会議を実施することで、どのような効果を期待できるでしょうか。

ペーパーレス会議にはデメリットもあります。どんな課題が発生しやすいでしょうか。


デメリット1：紙と比較して一覧性に劣る

紙の資料は、デスクに広げて複数の資料を同時にチェックすることができます。一方、ペーパーレスで会議をするとタブレットやパソコンで資料を閲覧することになるため、どうしても一覧性に劣ります。複数のウインドウを開いて資料を並べることもできますが、ディスプレイの大きさには限度があるため、紙と比較すると見づらくなってしまいます。


デメリット2：メモを取りづらい

資料にメモを取りづらいのもペーパーレスのデメリットです。仮にデジタルで資料が共有されたとしても、メモを取るには専用の端末やタッチペンなどを使わなければなりません。紙の資料にボールペンでメモを取るのと比較すると、利便性に劣ります。また、資料が会議中に限り共有された場合、参加者が自分のメモした資料を持ち帰れないことに不満を覚えることも少なくありません。


デメリット3：端末の操作に不慣れだと資料を閲覧しづらい

ペーパーレス会議は、文書や資料をタブレットやパソコンなどの端末上で閲覧しながら議題を進行するものです。そのため、そもそもこれらの機器の扱いに不慣れな参加者は、資料をうまく閲覧できない可能性があります。


デメリット4：会議中に資料を遡って確認できない

紙の資料が手元にあると、参加者はそれらを自由に閲覧できます。たとえば、議題Bの進行中にすでに通過した議題Aの資料を確認し、関連がないか考えるようなこともできるわけです。ペーパーレス会議では、このように会議資料を遡って確認するのが難しくなります。こうした問題は、紙資料と同じように使えるツールを導入することで解決できます。

端末に合わせて資料を作成する

まず、会議をはじめる前に気を付けるべきことがあります。それはタブレットやパソコンなど、参加者が使う端末に合わせて資料を作成することです。ディスプレイの大きさを把握したうえで、資料自体の大きさやフォントサイズを決めておくといいでしょう。

資料の向きにも注意が必要です。紙の場合はA4紙のタテ型資料を作成するのが一般的でした。ペーパーレス会議ではタブレットやパソコンで資料を見ている参加者が多いため、ヨコ型の資料を作成すると閲覧しやすくなります。


最新の会議資料を事前に共有しておく

ペーパーレス会議を円滑に進めるためには、最新の資料を事前に共有しておくことが大切です。これをあらかじめ確認してもらっておけば、会議に集中して参加してもらえます。

機密性が高くメールでの配付が禁止されているような資料は、セキュリティの高いシステムを導入すると最新資料を参加者に閲覧してもらいやすくなります。


会議の進行をシミュレーションしておく

会議の進行を事前シミュレーションしておくことも大切です。発表者がペーパーレス会議に慣れていないと、資料を出すだけでも手間取ってしまいます。議題に応じた発表者の交代のタイミングを想定し、発表者がスムーズに資料を出せるか確認しておきましょう。進行の不手際で会議が長引くようなことがあれば、せっかくのペーパーレスも効果が薄くなってしまいます。全員が会議に集中できる環境を整えることが大切です。


はじめてのツールを使うときは、事前にテストしておく

ペーパーレス会議は、リモート会議システムなどのツールを使っておこなうことがあります。こうしたツールをはじめて使う場合は事前にテストをして、当日の進行がスムーズになるよう準備しておきましょう。特にIT機器に不慣れな参加者がいる場合、会議自体が中止になってしまうリスクを、テストしておくことによって軽減できます。


メモに適した端末を導入する

参加者が共有資料にメモできるようにするには、タッチペンで手書きできるような端末を用意する必要があります。紙の資料ならできたことは、ペーパーレスになってもできるようにしておきましょう。そうでないと参加者が資料をプリントアウトしてしまい、会議のペーパーレス化を促進できなくなってしまいます。


端末のデスクトップを整理しておく

発表者が自分の端末のデスクトップを整理しておくことも大切です。自分のパソコンから資料を共有する場合、参加者にデスクトップの画面が見えてしまうことがあります。そこに機密性の高い情報や個人情報がタイトルになったファイルがあれば、それだけで情報漏洩につながってしまうかもしれません。

意外と盲点なのが、チャットツールの通知です。発表者が自分の画面を共有中にポップアップが出ると、参加者全員にその画面が見えてしまいます。あらかじめ通知をオフにしておくといいでしょう。


細かなルールを決めておく

会議の細かなルールも決めておきましょう。会議に出席すべき時間や会議後の資料の配付方法、会議中のカメラやマイクの扱いなどを決めておけば、スムーズに進行できます。

ペーパーレス会議システムとは、会議が円滑に進むように設計されたツールのことです。基本的にはペーパーレス会議のメリットを活かし、デメリットを解決できるように作られています。具体的にはどのような機能があるでしょうか。

フルペーパーレス化できるツールを選ぶ

まず大切なのは、プリントアウトする必要が一切生じないツールを選ぶことです。

たとえば、発表者が自分の資料に補足的なメモを入れたくなったとします。このとき端末上でメモを取れないツールを導入してしまうと、発表者はプリントアウトしてメモを取ることになってしまいます。

会議中だけでなく、会議前後を含めて紙を使う必要のないペーパーレス会議システムを選びましょう。


スムーズな会議進行のしやすさ

会議を実施するのに大切なことの一つは、スムーズな進行です。ペーパーレス会議では資料を参加者それぞれの端末に表示するため、発表者がその共有作業に手間取ると会議全体の遅れにつながりかねません。

こうした事態を避けるために必要なのが、会議の進行担当者です。進行担当者が会議全体の進捗を管理して資料を切り替えれば、発表者は進行役が出してくれた資料を操作しながら発表するだけで済みます。システムのなかから自分の発表に必要な資料を探すといったわずらわしい作業がなくなるので、発表に集中することができます。これが発表者の負担を減らし、スムーズな会議の進行につながります。

ペーパーレス会議システムを選ぶときは、発表者と進行担当者の役割を分けられるものを選ぶといいでしょう。


直観的に使えるシステムであること

誰もが簡単に使えるシステムを選ぶことも大切です。ペーパーレス会議を推進しようとしても、使われるシステムの操作が難しければ資料をプリントアウトする参加者が出てくるかもしれません。IT機器に不慣れな参加者でも感覚的に使えるようなシステムを導入しましょう。


メモや拡大・縮小のしやすさ

ペーパーレス会議システムを選ぶときには、メモの取りやすさもチェックしましょう。ペーパーレス会議で使うデジタル資料には、メモの自由度に欠ける欠点があります。紙の資料と同じように発表者や参加者が自分専用のメモを残し、さらに全員に共有するメモも書き込めるツールを選びましょう。

資料の拡大や縮小の自由度も大切です。ペーパーレス会議では端末のディスプレイや資料自体の大きさの関係で、資料を閲覧しづらく感じることがあります。資料を拡大・縮小できるシステムを選べば、こうした問題の解決も簡単です。


資料管理のしやすさ

会議中に過去の資料が必要になることはよくあります。ペーパーレス会議システムによっては、当日の会議資料は管理できても、会議終了時にシステムから取り出す必要があり、過去の会議資料や関連資料を閲覧できないものもあります。会議前後でも会議中でも、必要なときに必要な資料をシステム上で閲覧できるものを選びましょう。


セキュリティの高さ

ペーパーレス会議システムは、会議資料を一括で管理します。外部からの攻撃による情報漏洩を防ぐためにも、サーバーに保存された資料がすべて暗号化されていることが大切です。

また、内部からの情報漏洩を防ぐために、資料へのアクセス権限を細かく設定できることも重要です。たとえば、運営体ごとにアクセス権限を変更したり、同じ会議の参加者であっても人ごとにアクセス権限を設定できたりすれば、情報漏洩対策になります。また、会議後の資料ダウンロード不可や自動削除を設定できれば、安心して資料をシステムにアップロードできます。


リモート会議システムとの連携

ペーパーレス会議システムでは、一般的に動画や音声の送受信はできません。リモート会議で利用するには、「Microsoft Teams（マイクロソフト チームズ）」や「Zoom（ズーム）」などのリモート会議システムと併用する必要があります。

ただ、会議をするために、わざわざ両方のシステムを立ち上げるのはわずらわしく感じられる場合があります。リモート会議システムと連携できるペーパーレス会議システムを導入して、会議にかかる手間を低減しましょう。

今後、ペーパーレス会議は一般的な会議の形になっていきます。そのメリットを活かし、スムーズな運営をするためにも、適切なペーパーレス会議システムを導入しましょう。