SDGsとペーパーレス化の関係性やペーパーレス化の具体的な方法について詳しくご紹介します。

目次

ペーパーレスとは、paper（紙）＋less（少ない）。つまりビジネスで使用する書類や文書などを電子化して、紙媒体の量を少なくすることを指します。たとえば今まで紙で配布していた給与明細を、自分のパソコンやスマートフォンから確認できる「Web給与明細」に変えることもペーパーレスの一環です。ちなみに2021年12月に発表された「ペーパーレス化に伴う2022年度予算」に関する調査によると、対象となった企業の72.3％が2021年に社内でペーパーレスを推進していることがわかっています。

PDF出典：ペーパーロジック株式会社「ペーパーレス化に伴う2022年度予算」

ペーパーレスはSDGsの4つの目標に貢献可能
SDGsとは、「Sustainable Development Goals（持続可能な開発目標）」の頭文字をとった略称です。2030年までに“持続可能でよりよい世界”を目指す国際目標として、2015年9月の国連サミットで採択されました。SDGsは17のゴール（目標）と169のターゲット（具体目標）で構成されており、ペーパーレスは「8.働きがいも経済成長も」「12.つくる責任 つかう責任」「13.気候変動に具体的な対策を」「15.陸の豊かさも守ろう」の4つのゴールに貢献します。

ではここからは、上記に挙げた4つのゴールについて1つずつ掘り下げていきましょう。

8.「働きがいも経済成長も」
SDGsのゴール8は、働きがいと経済成長です。目標のポイントは“環境を守り、持続可能な経済成長を進める”こと。そして“すべての人が働きがいと十分な収入のある仕事につく”ことが掲げられており、もしペーパーレス化を実現できれば業務の効率化や生産性の向上、さらには多様な働き方などが期待できるようになります。

たとえば従来の紙ベースでは物理的な紙でのやりとりが必須となり、手元に目的の文書がなければ会議なども進められません。しかしこれが電子化されると紙でのやりとりが必要なくなるので、時間や場所にとらわれることなく業務を進められるように。結果、テレワークやハイブリッドワークといった柔軟な働き方を実現できるようになるのです。

12.「つくる責任 つかう責任」
SDGsのゴール12は、つくる責任とつかう責任。つまり“持続可能な方法で生産し、責任をもって消費する”ことがポイントに挙げられます。

当然ながら地球上の資源は無限にあるわけではなく、紙を作るにも樹木などの資源を大量に消費します。一方ペーパーレス化に取り組めば紙を使わない分、資源の使用頻度を減らすことが可能です。ひいては環境や資源に配慮している企業として、企業のイメージアップにもつながるでしょう。

13.「気候変動に具体的な対策を」
SDGsのゴール13は、地球温暖化対策です。気候変動やその影響を減らすための具体的な対策案を考え、それを実行に移すことがポイントに掲げられています。

温暖化の元凶といわれている二酸化炭素（CO2）は、紙を作るときも紙を捨てるときも大きく関係しています。たとえば紙の原材料である森林を伐採することは、CO2を吸収してくれる森林を破壊することでもあり、その分CO2が増えるのは当然ですよね。もちろん使った紙を廃棄するにも焼却が必要になるので、紙を利用すればするほどCO2の増加を促すことに。

そういった意味ではペーパーレス化に取り組み、資源の無駄遣いを減らす行動は地球温暖化対策につながるのです。

15.「陸の豊かさも守ろう」
SDGsのゴール15は、生き物と森林を守ることです。

開発や地球温暖化が進んだことで、森林が急速に減少している昨今。ペーパーレス化によって紙の使用量が減れば、それだけ資源の消費を抑えることができます。ペーパーレス化は働き方だけでなく、“環境保全”の面においても大きく貢献しているのです。


ペーパーレス化の重要性
働き方と環境保全に大きく貢献する“ペーパーレス”は、SDGsだけでなく、「DX（Digital Transformation）」化が進む近年の情勢に遅れを取らないという意味でも重要な役割を果たしています。

DXとはデジタル技術を活用し、ビジネスモデルを変革させることをいいます。たとえば2022年3月に発表された「日本企業のデジタルトランスフォーメーション（DX）に関する意識調査」によれば、全回答者の73.2%が「過去1年でデジタル化が進んだ」、あるいは「その意向がある」と回答していることがわかりました。

出典：TeamViewer ジャパン株式会社「日本企業におけるDX推進に関する意識調査」

それだけ多くの企業でDX化が推進されている中で、ペーパーレス化に取り組むことはDXの第一歩にもつながります。

様々なメリットをもたらすペーパーレス化ですが、効率よく進めるためにはどのようなプロセスを踏めばいいのでしょうか。主な手順を下記にまとめました。

【効率よくペーパーレス化を進める方法】

ここからは、1つずつ具体的にご説明します。

企業全体の目標としてペーパーレス化を掲げる
ペーパーレス化を進める上でまず大切なのは、会社全体の経営課題として掲げていくことです。というのも従業員の一個人がペーパーレスを進めても、紙の使用量はそれほど大きく変わりません。会社全体で取り組み、初めてある程度の効果が発揮できます。

しかし会社全体となると、中には紙媒体を好む人も少なからずいるでしょう。そういった人たちにも納得してもらわないと、ペーパーレスの必要性を理解できず、そのまま紙媒体を使い続ける可能性があります。だからこそまずは発言力のある経営層にペーパーレス化の重要性やメリットを理解してもらい、ペーパーレス化を企業全体の目標として掲げることが大切なのです。

適した機器やシステムを導入する
ペーパーレス化を進めるにあたり、目的にあった機器やシステムを導入することが大切です。むやみやたらに電子化すると、かえって業務の効率が悪くなる可能性があります。

そうならないようにするためにも、まずはどの書類が電子化に適しているのかを見極めていくことが大事。電子化が必要な書類を洗い出したら、そのペーパーレス化に最適なサービスやシステムを導入していきましょう。

計画的に進めていく
ペーパーレスに取り組む際には、一気に進めていくのではなく、“段階的に”進めていくことをおススメします。最初からすべてをペーパーレス化にすると会社的に負担が大きくなる上、取引先にも関係する場合があるので進め方として難しいかもしれません。

またペーパーレスを進めている間に新たな課題が浮上する可能性もあるため、まずは小さい範囲から着手していきましょう。ときに課題を解決しながら、少しずつペーパーレスを進めていくことが成功の近道です。

続いては、ペーパーレス化のメリットをご紹介。ペーパーレス化によって得られるメリットは、以下の通りです。

【ペーパーレス化のメリット】

業務効率化が図れる
ペーパーレス化のメリットとして、まず挙げられるのが“業務の効率化”です。たとえば今まで紙媒体で行っていた業務を電子化させると、データの検索性が向上したり書類整理が不要になったり、さらには文書作成の効率化を図ることもできます。

また紙文書で申請業務を行っている方の中には、上司の不在により承認が得られず、ワークフローが停滞してしまったという経験も少なくありません。しかしこれが電子化されれば、出張中でも自分のパソコンやスマートフォンから書類を確認できるほか、文書を手渡しして回ったり郵送したりする必要がなくなります。どんな場所にいても業務が進められるようになることで、業務の効率化が期待できます。

紛失・破損のリスク軽減
紙媒体の文書で業務を行う場合、誤って破棄してしまったり紛失したりするリスクが少なからずあります。一方電子データとして書類や資料などを保存・保管し、バックアップ対策も万全であれば破損や紛失のリスクが軽減できるようになります。

またデータの閲覧権限やパスワードを設定すれば、持ち出しによる情報漏洩のリスクも軽減。情報のリスクマネジメントという観点からみても、ペーパーレス化から得られるメリットは大きいといえるでしょう。

コスト削減
ペーパーレス化を推進することで、コストの削減も見込めるようになります。たとえば紙の文書でやりとりする場合は、紙代や印刷代、郵送代、廃棄費、さらには複合機の維持費やメンテンナス費などが発生します。これが電子データであれば、上記に挙げた諸々の費用をカットできます。

おまけに紙媒体だと保管場所の確保や保管費用、ファイリングや封入封緘などの手作業が発生してしまいますが、紙を使わない電子データならば物理的な保管場所は一切必要ありません。保管場所が必要なければ保管費用やファイリングなどの手作業もなくなるため、人手に関わる人件費も大幅にカットできます。

取引などがWEB上で完結できるようになる
ペーパーレスによって物理的な紙のやりとりがなくなると、取引先との商談などもWEB上で完結できるようになります。たとえば会議資料を電子化することで、オンラインで会議を行うことも可能です。

そういったWEB上で完結できる業務が増えれば、時間や場所にとらわれることがなくなり、働き方の幅も大きく広がります。テレワークはもちろん、オフィスワークとテレワークを組み合わせたハイブリッドワークなど、各従業員に合わせた柔軟な働き方を実現していけます。

対外的な評価にもつながる
企業内でペーパーレス化を進めると、ビジネス的なメリットはもちろんのこと、SDGsや環境保護への貢献にもつながります。ひいてはそれだけ社会貢献しているとみなされ、企業のイメージアップが期待できるでしょう。

実際に企業のイメージアップを実感する企業は少なくないようで、2022年4月に発表されたインク革命.COMの「ペーパーレス化」実態調査では、ペーパーレスになってよかった点の1つとして「企業イメージの向上につながった」という声があがっていました。

企業に対して様々な恩恵をもたらすペーパーレスですが、デメリットが一切ないわけではありません。ペーパーレス化を推進するにあたり、発生するデメリットには以下の3つが挙げられます。

【ペーパーレス化のデメリット】

システムの導入コストがかかる
ペーパーレス化を推進するためには、ITツールなど何かしらのシステム導入が必要不可欠です。当然ながら導入にはコストがかかるほか、ツールの選定や導入、運営を担う人員も欠かせません。導入するシステムにより費用は様々ですが、大前提としてイニシャルコストやランニングコストがかかることを頭に入れておきましょう。

重要書類など電子化できない書類がある
ペーパーレス化といっても、すべての書類を電子化できるわけではありません。数ある書類の中には法律によって“紙での保管”が義務づけられているものもあり、業種によってはペーパーレス化したくてもできないケースがあります。

システム障害による業務停滞の懸念
電子化されたデータが風化や劣化したりすることはありませんが、電子機器も機械である以上、途中で故障や不具合に見舞われることがあります。場合によっては業務が停滞するだけでなく、データが消失する可能性も否めません。

ただしシステム障害に対しては、定期的なバックアップや複数の場所へのデータ保存など回避する方法もたくさんあるので、システム導入時に必要な対策も合わせて検討しましょう。

ここからはペーパーレス化を進める際の注意点をご紹介します。

【ペーパーレス化を進める上での注意点】

ペーパーレス化には少なからずコストがかかるからこそ、導入するシステムは安全且つ使いやすいものを選びたいですよね。そんな方におススメしたいのが、NECのペーパーレス会議システム「ConforMeeting」です。

同システムは、わかりやすい操作性と高いセキュリティ機能を兼ね備えたペーパーレス会議システム。会議中だけでなく、会議前後もサポートするため、会議のペーパーレス化を実現できます。ページめくりや資料の拡大・縮小といった操作はすべてワンタッチで行えるほか、情報漏洩対策も手間いらず。SaaSサービスでの提供、また無償トライアルを通して、使い方の支援までしてくれるため、スムーズにペーパーレス会議を実現することができます。

実際に導入した企業からも、以下のような声が寄せられるなど好評。WEB会議に不安を感じている方は、ぜひチェックしてみてくださいね。

「役員自らがペーパーレス化に取り組むことで従業員の意識も高まり、社内のペーパーレス化が加速できた」
「年間でおよそ40000枚の用紙削減につながった」
「会議開始5分前に練習するだけで利用できるくらい簡単」

ここまで、ペーパーレス化とSDGsの関係性やペーパーレス化のメリット・デメリット、導入の進め方などを紹介してきました。今までペーパーレスに対してフワッとしたイメージしかなかった方も、その重要性を何となく理解できたのではないでしょうか。

2030年までにSDGsを達成するために、世界中が様々な取り組みに動き始めた昨今。まずはその第一歩として、企業のペーパーレス化を検討してみませんか？