とは言え、複数のツールを組み合わせて、会議効率化を推進できる状況を整えることも大変ですよね。

そこで、おすすめなのが会議の準備から完了後までを効率化できる「ペーパーレス会議システム」です。

ペーパーレス会議システムは資料共有・会議運営のサポートなど会議の効率化とペーパーレス化を推進する機能が揃っているシステムを指します。

ペーパーレス会議システムでは先ほど紹介したツールの半分以上をカバーできるため、複数のツールを併用しなくても会議の効率化を推進できます。

※カバーできるや細かな性能はペーパーレス会議システムにより異なります

実際に私たちが提供しているペーパーレス会議システム「ConforMeeting」を導入している企業様は、会議時間を30分も短縮でき、会議効率化を実現しています。

自社に合う会議効率化ツールを選定すると、しっかりと成果を実感できますよ。
この記事では、会議効率化に貢献するツールと選び方を分かりやすく解説していきます。

とくに会議効率化に貢献するツールは、解決できる課題や機能などをまとめているので選定しやすくなっています。

この記事を読むと分かること

最後まで読めば、どの会議効率化ツールを導入するべきか判断でき、ツールを活用しながら会議効率化を進められます。

会議全体の底上げをして効率化を推進するためにも、活用するべきツールを見つけてみましょう。

会議を効率化ツールとは、会議の準備や運営、完了後の議事録作成など様々な会議業務をサポートするツールのことです。

一言で会議効率化ツールと言っても多岐に渡るため「どのようなツールを導入するべきか分からない」と悩んでしまう方が多いのではないでしょうか。

会議効率化ツールは、会議の工程ごとの課題に応じて必要なツールを導入していく方法がおすすめです。

例えば、会議の準備では「資料作成負担を軽減するツール」会議後は「議事録作成負担を軽減するツール」と会議工程ごとの課題に応じてツールを検討すると選びやすくなります。

会議工程ごとに検討できる効率化ツールには、下記の10種類があります。

※導入を検討したい代表的なツールは赤文字表示になっています

次の章からは、あなたが導入するべきツールを選定するためにツールごとの機能や効率化できるポイントを詳しく解説していきます。

まずは、会議の準備を効率化するツールをご紹介します。

会議の準備は「参加者の調整・連絡」と「資料作成」が課題になることが多いです。

これからご紹介するツールを活用すると会議の準備負担を軽減できるので、ぜひ参考にしてみてください。

2-1.スケジュール管理ツール

スケジュール管理ツールは、会議参加者のスケジュール調整やスケジュール共有に活用できるツールです。

下記のように、社員のスケジュールを可視化・共有できる機能やプロジェクトごとにスケジュール管理できる機能が備わっています。

※ツールにより備わっている機能が異なります

会議の参加者が多い場合、全員のスケジュールを確認して日程調整をする作業に時間がかかります。

参加一人ひとりにメールを送信してスケジュールを確認したうえで会議の日程候補を出すなど、意外と工数がかかっているケースが多いでしょう。

スケジュール管理ツールを使えば事務局側で参加者のスケジュールを確認し、空いている日時に会議を設定できます。

ツールによってはスケジュールの提案や必要な書類、Web会議URLの共有ができ、スケジュール管理ツール経由で効率よく会議の準備を進められるでしょう。

その結果、下記のように会議の準備にかかる工程を大幅に削減でき、短時間で効率よく会議のスケジュールが決められます。

また、プロジェクト管理機能を使用すれば会議の準備に必要なタスクを可視化し、どこまで作業が完了しているのか管理することも可能です。

数人で会議の準備を進めている場合は「誰がどこまで準備をしたのか」可視化しながら、スムーズな連携ができるでしょう。

2-2.資料作成ツール

資料作成ツールは、会議資料の作成をサポートするツールです。
日常業務で使用している文書作成ソフトではテキスト入力はできても、図表を取り入れた資料作成が難しいものです。

会議資料を作成する際に「見やすい資料を作ってほしい」「統一感のある図表を使ってほしい」など、難易度の高いリクエストに悩んだ経験のある担当者は多いでしょう。

資料作成ツールには下記のような機能があり、直感的な操作で見やすい資料を作成できます。

※ツールにより備わっている機能が異なります

例えば、テンプレート機能やグラフ・表作成機能を使うと、デザインに関するスキルがなくても統一感のある見やすい資料を作成できます。

文書作成ソフトを使い見やすさや文字の配置などを工夫する必要もなくなるので、資料作成にかかる時間を削減でき短時間でクオリティの高い資料が完成するでしょう。

また、昨今の資料作成ツールでは、AIの活用が注目されています。まだまだ種類は限定されていますが

2-3.情報共有ツール

情報共有ツールは、社内の情報共有方法を一元化してスムーズなコミュニケーションを図るためのツールです。

下記のような機能が備わっていて、一対一のコミュニケーションからグループ、プロジェクト単位でのコミュニケーションまで幅広い情報共有に活用できます。

※ツールにより備わっている機能が異なります

社内での情報共有方法が定まっていないと、事務局がスケジュール調整や情報共有をする際に下記のように一人ひとりに合う方法でコミュニケーションを取らなければなりません。

参加人数が増えると情報共有に時間がかかり、場合によっては情報伝達の漏れが発生するリスクがあるでしょう。

情報共有ツールを活用すれば、社内の参加者には同じツールを使い情報共有ができます。
プロジェクトやグループ機能を使うと参加者への一括送信もできるため、個別対応の手間を省くことも可能です。

会議の回数が多かったり参加者の変動があったりすると、会議前の情報共有にも一定の時間がかかります。

情報共有ツールがあれば社内参加者全員に同じツール経由で情報共有でき、準備に費やす時間を減らせるでしょう。

続いて、会議の進行を効率化するツールをご紹介します。

会議中は「事務局のスムーズな運営」と「参加者の議論活性化」が課題となりやすいです。

この課題が解決できれば自然と会議時間が短くなり、短時間で意義のある会議が実現できるようになるでしょう。
どのようなツールが活用できるのか分かりやすくまとめているので、参考にしてみてください。

3-1.Web会議ツール

Web会議ツールは、インターネット経由で動画・音声を使った会議を行うためのツールです。
在宅ワークや海外拠点、他支店など様々な環境下にいる参加者とリアルタイムで会議を実施するときに必要です。

主に下記のような機能があり、対面会議と変わらない質で会議ができるようにサポートします。

※ツールにより備わっている機能が異なります

昨今は多様な働き方を推進している企業が増えているので、会議参加者がすぐに会議室に集合できる状態ばかりではありません。

3-2.ホワイトボードツール

ホワイトボードツールは、会議で使用するホワイトボードをオンライン化できるツールです。
ホワイトボードツールでは下記のような機能を使い、参加者の意見をまとめながら会議を進められます。

※ツールにより備わっている機能が異なります

会議効率化を実現するには、会議の質を高めることが重要です。

会議の質が高くなれば短時間で意義のある議論ができ、時間短縮や無駄な会議の排除につながるからです。

ホワイトボードツールは共同作業ができ、参加者が自由に意見を書き込みながら議論を深められます。

付箋機能を使って一人ひとりの意見やアイデアを可視化することもでき、全員の意見を抽出しながら理想的な結論を見出しやすくなります。

また、テンプレートを活用して会議内容をまとめることができれば、議事録の代わりとして保存していくことも検討できるでしょう。

このように、ホワイトボードツールを活用すれば

3-3.タイムキーパーツール

タイムキーパーツールとは、発言時間や進捗時間管理ができるツールです。

パソコンやタブレットの画面に時間を大きく表示でき、制限時間を意識しながら会議を進められます。

シンプルな機能のツールが多く、下記のようにアラーム機能や制限時間表示機能などが備わっています。

※ツールにより備わっている機能が異なります

会議効率化を目指すときに「会議時間が長い」「会議が延長してしまう」など、会議時間に課題を抱えているケースは多いです。

会議時間を短縮するには、一人ひとりが会議時間を意識する習慣を身につけることが欠かせません。
タイマーキーパーツールを使い制限時間を可視化できれば、時間を意識する習慣が身につきます。

3-4.翻訳ツール

翻訳ツールは、多言語で会議をするときにリアルタイムで翻訳ができるツールです。
海外拠点の社員やクライアントと会議をするときに、言語の壁が課題になることがあります。

通訳できる社員が在籍していない場合は通訳者を用意したり会議以外の方法を提案したりと、費用と手間がかかるでしょう。

翻訳ツールの機能を使えばリアルタイムで他言語を日本語に翻訳できるため、スムーズなコミュニケーションが図れます。

※ツールにより備わっている機能が異なります

例えば、海外拠点の社員とWeb会議をするときに翻訳ツールを使うとしましょう。
リアルタイムで会話をテキスト化し表示できるため、互いが何を伝えようとしているのか可視化しながら会議を進められます。

会議資料を一括翻訳できる機能が備わっているツールもあり、海外の社員に自国の言語で共有することも可能です。

昨今の翻訳ツールはAIの活用で精度が向上しているので、円滑なコミュニケーションによる会議の効率化が期待できるでしょう。

ここからは、会議後の処理を効率化するツールをご紹介します。

会議後は「議事録作成」と「会議の分析」が効率化の課題になりやすいです。

ツールを使うと議事録作成の簡略化や会議の改善点の可視化ができ、会議効率化を加速できるでしょう。
どのようなツールが活用できるのか参考にしてみてください。

4-1.議事録作成ツール

議事録作成ツールとは、議事録の文字起こしから作成までをサポートするツールのことです。

議事録の文字起こし機能を主軸に、下記のような議事録に関する幅広い機能を備えています。

※ツールにより備わっている機能が異なります

会議完了後の効率化大きな課題となるのが、議事録の作成です。
事務局が一から録画データを基に議事録を作成すると、どうしても一定の時間がかかります。

議事録作成ツールを使用すれば自動で文字起こしができるため、議事録作成に費やす時間を大橋に削減できます。

中には会議中の音声をリアルタイムで文字起こしできるツールもあり、その場で文字起こしを修正しながら効率よく議事録を作成することも可能です。

また、文字起こした文書を議事録にするためのテンプレートや補助機能も充実しています。

とくに自動文字起こしでは誤認や誤字が気になるところですが、単語登録機能やスペルチェック機能を併用することで精度を高めることができるでしょう。

4-2.文書管理ツール

文書管理ツールとは、文書のライフスタイル（作成・閲覧・保存・廃棄）に合わせて一元管理できるツールです。

会議の資料と議事録に関する事務局負担を軽減する下記のような機能が揃っています。

※ツールにより備わっている機能が異なります
※文書管理ツールは多機能なので会議の効率化に関する機能を厳選して記載しています

議事録作成後には、内容の確認申請を行い共有、保存する票務があります。
文書管理ツールのワークフロー機能を使うと、ツール内で確認申請を依頼でき承認を得ることが可能です。

議事録を印刷して承認を得る手間が省けて、業務効率化につながります。

また、議事録と会議の資料とまとめて一元管理でき、必要なときにすぐに閲覧できるところもポイントです。
例えば、次の会議資料作成時に「〇月の議事録を参照したい」となっても、検索機能を使いすぐに表記できます。

会議中に「過去の資料を確認して欲しい」と依頼があってもすぐに対応でき、事務局の運用負担軽減にも貢献します。

文書管理ツールは、企業内のあらゆる文書を一元管理できます。

請求書や報告書など他の社内文書と合わせて一元管理する方法も検討でき、他業務の効率化も同時に進められるでしょう。

4-3.会議分析ツール

会議分析ツールは、会議時間や発言数など会議の状態を分析し改善に活用できるツールです。

主にWeb会議の分析に活用でき「どの会議が長いのか」「どの会議が活性化できていないのか」など会議の状況を可視化できます。

会議効率化を進めるときには、会議ごとに成果の差が生まれることがあります。
例えば、役員会議では30分の時間短縮ができても、他の会議ではなかなか上手く効率化できなかったとしましょう。

会議分析ツールを活用して、役員会議と他の会議の違いを可視化します。

ここまで会議効率化に活用できるツールを紹介してきました。

課題や現状に応じて活用するべきツールが異なるので、複数ツールを導入しなければならないと感じた担当者もいるでしょう。

複数ツールを導入したときに問題なく活用・管理ができればいいのですが、ツールが増えれば増えるほど煩雑になりがちです。

そこでおすすめなのが「ペーパーレス管理システム」です。
ペーパーレス管理システムとは、会議準備から完了後までのペーパーレス化と円滑な会議運用をサポートするシステムです。

ここでは、会議の効率化にペーパーレス会議システムが向いている2つの理由を解説するので、参考にしてみてください。

5-1.会議開始から完了後までの効率化に必要な機能が揃っている

ペーパーレス会議システムは、会議開始から完了後までの効率化をサポートする幅広い機能が揃っています。

※ツールにより備わっている機能が異なります

ここまで紹介してきたツールは会議工程の一部を効率化できますが、会議の全行程を効率化することは難しいです。

ペーパーレス会議システムならこのシステム1つで会議資料の作成や共有、会議の進行、議事録の管理までを効率化できます。

例えば、会議の準備ではペーパーレス会議システム経由で資料やWeb会議URLを共有できるため、事務局と参加者間のコミュニケーションが円滑になります。

会議中はタイムスケジュール管理ができる機能や資料操作機能、多言語対応機能などが揃っているので、事務局の負担を減らしながら滞りなく進行できるでしょう。

会議後は議事録や資料を保存でき、参加者や事務局がいつでも閲覧することが可能です。

このように、会議効率化に必要な基本的な機能を兼ね備えているため、ペーパーレス会議システムを軸として不足している機能を他ツールで補うことも検討できるでしょう。

5-2.会議参加者と事務局の双方の立場で効率化できる

会議の効率化をできるだけ早く実現するには、参加者と事務局の双方の視点で進める必要があります。

ペーパーレス会議システムには、参加者と事務局のどちらの効率化も実現できる機能が揃っているところが特徴です。

一例として会議中に的を絞り機能を見てみると事務局側は円滑な運用ができる機能が、参加者側は議論を活性化できる機能が用意されています。

事務局側のみの効率化が進んでも、参加者の意識が低いと効率化がなかなか進みません。

双方の視点で効率化を促進できるところは、ペーパーレス会議システムを導入する大きな価値だと言えるでしょう。

ペーパーレス会議システムの機能やメリットは下記の記事でより詳しく解説しているので、参考にしてみてください。

「ペーパーレス会議システム」

ここでは、自社に合う会議を効率化するツールを選ぶときのポイントを4つご紹介します。

会議効率化ツールは種類が豊富だからこそ、しっかり選定しないと思ったような成果が得られません。

会議効率化の成果を出すためにも、どこに着目して選定するべきかチェックしてみてください。

6-1.効率化したい業務に合うツールを選ぶ

まずは、会議の中でも効率化したい業務に合うツールを選びましょう。

例えば、会議の準備に課題がある場合は、効率化したい業務によって選定するべきツールが変わります。

現状の会議効率化の課題を明確にしたうえで「どのツールなら効率化できそうか」検討すると、ツールの選定ミスが起こりにくいでしょう。

効率化したい業務が多くて選定が難しい場合は

6-2.ツールを使うための環境を確認する

会議効率化ツールを導入するときは、ツールを使用する環境を確認しましょう。
ツールを導入しても現在の環境で使えなければ、追加費用が発生する可能性があります。

スムーズに導入して効率化を進めるためにも、下記の点をチェックしてみてください。

とくに資料作成ツールや議事録作成ツールなど書類の作成や確認を行うツールは、端末画面が小さいと文字が小さくなり見にくくなる可能性があります。

A4の用紙を画面サイズに換算すると約14.3インチなので、紙面と同等の比率で扱いたい場合タブレットやパソコンの見直しが必要となるケースもあるでしょう。

デモンストレーションやお試し期間などを設けているツールの場合は実際に社内環境で稼働させて、問題なく使用できそうか確認しておくと安心です。

6-3.社内に浸透しやすいツールを選定する

会議効率化ツールは、社内に浸透しやすいツールを選定しましょう。
せっかくツールを導入しても活用できなければ形骸化してしまい、会議の効率化につながらないためです。

社内に浸透しやすいツールを選定するときの大きなポイントは「社員のスキル」と「ツール数」の2つです。

社員のスキルに合わないツールを選定してしまうと、使えるようになるまで時間がかかります。

場合によっては使える社員と使えない社員に分かれてしまうため、対象社員誰もが問題なく使用できることを基準に選定することが大切です。

例えば、普段の業務でパソコンに触れる機会が少ない場合は、シンプルな機能で扱いやすいツールを選定して導入ハードルを下げるといいでしょう。

また、導入するツール数が多すぎるとフローが複雑化し、効率化を妨げてしまう可能性があります。
1～2個のツール導入からスタートし、効率化の成果が出たら次のステップを考えるといいでしょう。

6-4.セキュリティ対策ができるか確認する

会議を効率化するツールは、インターネット経由で使うことが多いです。
インターネットに接続するとウイルス感染や不正アクセスなど様々なリスクがあります。

例えば、ツールに脆弱性がある場合、その隙を狙って不正アクセスやウイルス攻撃を受けるかもしれません。

ツール自体のセキュリティ対策が不十分だと思わぬトラブルに巻き込まれるリスクがあるので、下記のようなセキュリティ対策をしているか確認しておきましょう。

※必要なセキュリティ対策は導入するツールと現状により異なります

とくに定期的なアップデートや改善をしていない場合は新たに生まれた脅威に対応できない可能性があるので、定期的なアップデートを実施しているツールを選定しましょう。

ここまで解説したように会議の効率化にはいろいろなツールが活用できるものの、併用が必要だったり使い方が難しかったりと社内への浸透に工夫が必要なケースが多いです。

「5.会議準備中から完了後まで効率化できるツール「ペーパーレス会議システム」でも触れましたが、ペーパーレス会議システムを軸として効率化を進めれば会議の準備から完了後までの効率化を均一に進められます。

中でも私たちが提供しているペーパーレス会議システム「ConforMeeting」なら、使いやすい操作性と豊富な機能で会議プロセス全体の効率化の実現をサポートします。

実際に会議時間を30分短縮し、7.5時間の工程削減ができた事例もあります。

※15名の会議の場合

ここでは「ConforMeeting」の魅力について解説していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

7-1.会議全体を効率化する機能で参加者・事務局の双方の負担を軽減できる

「ConforMeeting」には、参加者と事務局の双方の負担を軽減できる機能が揃っています。

会議の準備から完了後までの一連の流れをサポートし、会議全体の効率化が実現できるでしょう。

例えば、参加者と事務局の画面はワンタッチで共有できるため、円滑に意思疎通が図れます。
メモをしたい場合は個人作業モードにすると、紙面のメモと同等の感覚で必要事項をまとめられます。

事務局は資料共有や差し替えが容易にできるので、会議の準備を効率化することが可能です。

会議のコントロールがしやすい機能も揃っているため、参加者の状況やタイムスケジュールを把握しながら円滑に会議を進められます。

このように、会議の工程の一部を効率化するのではなく、継続的に会議を効率化するための基盤を整えられるところが大きな魅力です。

7-2.セキュリティが高く機密性の高い会議でも安心して使える

「ConforMeeting」は下記のようにセキュリティ機能が充実しているので、機密性の高い会議でも安心して使用できます。

実際に「ConforMeeting」を利用しているお客様からも、安心して使用できるなど嬉しいお言葉をいただいています。

「ConforMeeting」は自社の環境で問題なく利用できるか確認するために、30日間の無料トライアルをご用意しています。

実際に会議の効率化に貢献できるか体験していただけますので、お気軽にお問い合わせください。

この記事では、会議の効率化に貢献するツールを詳しく解説しました。
自社の課題に応じてどのようなツールを導入するべきか検討できたでしょう。

最後に、この記事の内容を簡単に振り返ってみましょう。

〇会議の貢献するツール一覧は下記のとおり

〇会議の準備から完了後までを効率化するなら「ペーパーレス会議システム」がおすすめ

〇会議を効率化するツールを選ぶときのポイントは次の4つ

会議を効率化するには、人による対策とツールの並行が欠かせません。

会議の全行程を効率化できるペーパーレス会議システム「ConforMeeting」は30日間の無料トライアルをご用意していますので、効率化ツールにお困りの場合はぜひお試しください。